El portal de Vinculación o Inscripción de The Factory HKA Colombia S.A.S. permite a nuestros clientes formalizar su proceso de registro inicial. A través de este portal, los clientes pueden registrar los datos de su empresa, representante legal y vendedor, además de enviar los documentos requeridos para dar inicio al proceso dentro de nuestra empresa.
Es importante que tengan en consideración los siguientes puntos clave:
El portal genera automáticamente el documento necesario para el proceso de inscripción. Esto garantiza que todos los datos relevantes se incluyan de manera precisa y eficiente.
La presencia del representante legal es fundamental durante el proceso de registro. Este deberá realizar la firma electrónica del documento en el momento del registro, lo cual es un requisito obligatorio para completar el proceso de inscripción.
Para llevar a cabo el registro de manera adecuada, es necesario contar con el código del vendedor correspondiente. Este código deberá ser proporcionado al momento de realizar el registro en el portal.
El Registro Único Tributario (RUT) que se utilice en el proceso de inscripción debe ser descargado directamente de la DIAN (Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales). Esto garantiza la validez y actualidad de la información tributaria proporcionada.
Es importante tener en cuenta que el certificado de la Cámara de Comercio no debe tener más de 1 mes de generación al momento de realizar el registro. Esto asegura que la información sea actual y refleje el estado legal de la empresa.
Nuestro portal de inscripción está diseñado específicamente para clientes nuevos que deseen comenzar a trabajar con The Factory HKA Colombia. A través de este proceso, garantizamos una gestión eficiente y precisa de los datos y documentos necesarios para formalizar su relación comercial con nuestra empresa.
Pasos para realizar el registro
Inicio
Se proporciona información sobre la política de tratamiento de datos. Es crucial que lo lean y verifiquen, ya que en ella se detalla el uso y la protección que se dará a los datos recopilados. Es fundamental estar informado acerca de cómo se manejará la información personal y cómo se respetará la privacidad de cada usuario.
Imagen 1: Pantalla de Inicio
Para garantizar el cumplimiento de la ley 1581 de 2012 y la política de protección de datos, es necesario que ustedes acepten y estén de acuerdo con nuestras políticas de tratamiento de datos. Por favor, seleccionen la opción que indica su conformidad con la política de tratamiento de datos.
Una vez que seleccionen esta opción, se desplegará una pequeña ventana informativa donde se detalla el proceso de registro en nuestro sistema y se especifican los documentos necesarios para completar dicho registro. Es importante leer cuidadosamente esta información. Luego, podrán continuar seleccionando la opción Continuar y luego Siguiente.
Consideraciones ANTES DE EMPEZAR:
Se recomienda tener en cuenta que antes de continuar con el registro se debe tener a mano los documentos que nos solicitan para poder subirlas en el portal, el Representante legal debe estar disponible para este proceso y dar continuar con el registro.
Estos Documentos que deben ser cargados los cuales son:
Cédula del representante Legal
RUT (No superior a 2Mb)
Comprobante de pago
Carta Notariada
Formato de vinculación con The Factory HKA
Ventana de información
Empresa
En esta pestaña se da el registro de la empresa obteniendo sus datos según el tipo de persona
Seleccionamos Tipo de persona, Si es persona Natural o Si es persona Jurídica se registran los siguientes Datos:
Una vez, registrado los datos damos SIGUIENTE
Si es Tipo de persona Natural
Si es Tipo de persona jurídica
Imagen 2: Tipo de persona natural
Imagen 4: Tipo de persona jurídica
Datos a diligenciar:
Datos a diligenciar:
Nombre
Apellido
Tipo de documento
Número de documento
Razón social
Nombre Comercial
Tipo de documento
Número de documento
Dígito verificador
Imagen 5: Datos Empresa Tipo persona jurídica
Representante
En esta pestaña vamos a encontrar y vamos a diligenciar los Datos del representante legal que son con los siguientes datos:
Tipo de Documento
Datos a diligenciar:
Imagen 6: Tipo de documento representante
Número de Documento
Nombre
Apellido
Imagen 7: Datos del representante
Luego, se requiere agregar los correos, y números telefónicos del representante legal con tal de que se pueda recibir la notificación correspondiente, ya que el portal enviará un Código de a la emisión del Certificado Digital
Se requiere correo de pagos, y de facturas si son diferentes o son los mismos
Imagen 8: Datos de Contacto Representante
Cuando estemos ingresando el correo electrónico del representante, el sistema nos dará una pequeña información sobre el campo requerido.
Imagen 9: Ventana de información del correo del representante
Es necesario leer detenidamente esta información para comprender el uso que se le dará al correo electrónico registrado anteriormente. Al leer y entender la información, marcamos la casilla "Hemos leído y estamos de acuerdo" Check para indicar nuestra conformidad. Luego, hacemos clic en CONTINUAR.
Es importante tener en cuenta que en este correo electrónico se recibirán notificaciones importantes requeridas por el sistema para fines de validación.
Además, se proporciona un campo adicional para ingresar una dirección de correo electrónico opcional en caso de ser necesario.
APODERADO
En el siguiente campo, podemos seleccionar la opción ¿Posee apoderado? Si no contamos con un apoderado, seleccionamos NO y luego hacemos clic en SIGUIENTE para avanzar a la siguiente pestaña.
En caso de contar con un apoderado, debemos seleccionar SÍ y completar los datos correspondientes del apoderado.
Es importante tener en cuenta que, si poseemos un apoderado, el portal solicitará los siguientes documentos como requisito:
Documento de identidad del apoderado.
Documento de confianza del apoderado.
Poder conferido al apoderado.
RUT del apoderado.
Imagen 11: Si posee Apoderado
Imagen 12: Datos del apoderado Persona Jurídica
Si es persona Jurídica llenamos los siguientes datos:
Imagen 13: Datos del Apoderado Persona Jurídica
Imagen 14: Tipo de documento del representante
Imagen 15: Datos del apoderado representante Persona Jurídica
Si el tipo de persona es Natural, por favor complete el campo de número de identificación junto con su Dígito verificador, además de los demás datos requeridos. Luego, haga clic en SIGUIENTE para continuar.
Imagen 16: Datos del apoderado representante Persona Natural
Ubicación
En esta pestaña llenamos los datos de la ubicación:
Imagen 17: Departamento en Datos de Ubicación
Imagen 18: Datos de Ubicación
Comercial
En esta pestaña, llenamos la información del aliado comercial, indicando:
Medio de Adquisición
Su vendedor
Su código de agencia
(Para obtener más información, le recomendamos contactar a su asesor comercial, quien podrá proporcionarle dicha información adicional.)
y le damos VALIDAR, para verificar el aliado
Imagen 19: Medio de Adquisición
Imagen 20: Datos del comercial
Aparecerá la Validación del código de Agencia, para seguir con el proceso, daremos CONTINUAR y SIGUIENTE
Imagen 21: Ventana de información validación codigo de agencia
Documentos
En esta pestaña, procedemos a cargar los documentos correspondientes para dar continuidad a la inscripción. Es importante tener en cuenta que los documentos no deben exceder los 2 MB de tamaño.
En total, se deben cargar 5 documentos, los cuales son los siguientes:
Cédula del representante Legal.
RUT (no debe superar los 2 MB).
Comprobante de pago.
Carta notariada.
Formato de vinculación con The Factory HKA.
Adjuntar documentos:
Cédula del representante Legal
Para adjuntar los documentos, siga estos pasos:
Haga clic en el botón "Examinar" o "Buscar" para buscar el documento correspondiente.
Seleccione el archivo y haga clic en "Abrir" para adjuntarlo.
Imagen 22: Carga de documento EXAMINAR Documento de Identidad del Representante Legal
Imagen 23: Abrir Documento de Identidad del Representante Legal
Podemos visualizar el documento subido de la siguiente manera, de igual manera podemos ver una vista previa detallada del documento dando Click en la lupa
Imagen 24: Lupa para visualizar Documento de Identidad del Representante Legal
Se puede dar una vista previa más detallada el documento que adjuntamos, podemos utilizar las herramientas señaladas para ver mejor el documento
Imagen 25: Visualización del Documento de Identidad del Representante Legal
RUT
Para adjuntar los documentos, siga estos pasos:
Haga clic en el botón "Examinar" o "Buscar" para buscar el documento correspondiente.
Seleccione el archivo y haga clic en "Abrir" para adjuntarlo.
Igualmente podemos realizar una respectiva vista previa del documento
Imagen 26: Abrir Documento RUT
Imagen 27: Lupa para visualizar del Documento RUT
Comprobante de pago
Para adjuntar los documentos, siga estos pasos:
Haga clic en el botón "Examinar" o "Buscar" para buscar el documento correspondiente.
Seleccione el archivo y haga clic en "Abrir" para adjuntarlo.
Imagen 28: Abrir el Documento Comprobante de Pago
Imagen 29: Lupa para visualizar Documento Comprobante de Pago
Carta Notariada
Para adjuntar los documentos, siga estos pasos:
Haga clic en el botón "Examinar" o "Buscar" para buscar el documento correspondiente.
Seleccione el archivo y haga clic en "Abrir" para adjuntarlo.
Imagen 30: Abrir documento Carta Notariada
Imagen 31: Lupa para visualizar el Documento Carta Notariada
Formato de vinculación con The Factory HKA
Para adjuntar los documentos, siga estos pasos:
Haga clic en el botón "Examinar" o "Buscar" para buscar el documento correspondiente.
Seleccione el archivo y haga clic en "Abrir" para adjuntarlo.
Imagen 32: Abrir documento de Formato de Vinculación TFHKA
Imagen 33: Lupa para visualizar el documento de Formato de vinculación
Adjuntar documentos si poseemos APODERADO:
Cédula del Apoderado
Para adjuntar los documentos, siga estos pasos:
Haga clic en el botón "Examinar" o "Buscar" para buscar el documento correspondiente.
Seleccione el archivo y haga clic en "Abrir" para adjuntarlo.
Imagen 34: Abrir documento de identidad del Apoderado
Imagen 35: Lupa para visualizar el documento de identidad del Apoderado
RUT del apoderado
Para adjuntar los documentos, siga estos pasos:
Haga clic en el botón "Examinar" o "Buscar" para buscar el documento correspondiente.
Seleccione el archivo y haga clic en "Abrir" para adjuntarlo.
Imagen 36: Abrir documento de Rut del apoderado
Imagen 37: Lupa para visualizar el documento de Rut del Apoderado
Poder conferido del apoderado
Para adjuntar los documentos, siga estos pasos:
Haga clic en el botón "Examinar" o "Buscar" para buscar el documento correspondiente.
Seleccione el archivo y haga clic en "Abrir" para adjuntarlo.
Imagen 38: Abrir documento de poder conferido Apoderado
Imagen 39: Lupa para visualizar el documento Poder Conferido del Apoderado
Documento de confianza del apoderado, DILIGENCIADO A MANO
(Es importante aclarar que este documento NO se firma electrónicamente) Para adjuntar el documento, siga estos pasos:
Haga clic en el botón "Examinar" o "Buscar" para buscar el documento correspondiente.
Seleccione el archivo y haga clic en "Abrir" para adjuntarlo.
Imagen 40: Abrir documento de Documento de Confianza Apoderado
Imagen 41: Lupa para visualizar el documento de Confianza del Apoderado
En esta sección, seleccionamos el tipo de formato de vinculación de acuerdo con la información del documento correspondiente.
Además, si lo deseamos, podemos agregar un comentario adicional.
Una vez completado este paso, procedemos a hacer clic en el botón VALIDAR para verificar el proceso.
Imagen 42: Tipo de Formato De vinculación
Imagen 43: Selección del tipo de formato de Vinculación
Esperamos que la plataforma valide los documentos que ingresamos
Imagen 44: Validando Documentos Por favor esperar
Una vez que haya validado los documentos, se genera un cuadro donde puede validar y verificar si los datos de la empresa sean exactamente los mismo que aparecen en el RUT, si estamos de acuerdo damos Click en VALIDAR
Imagen 45: Ventana de información Validación de datos
Una vez validado los datos correctamente damos Click en SIGUIENTE
Imagen 46: Dar siguiente para continuar
Se generará otro cuadro con información del documento de confianza que es generado por el sistema, basado en la información proporcionada. Es de suma importancia leer detenidamente esta información, ya que se toma en cuenta el Firmado Electrónico.
A continuación, hacemos clic en el botón CONTINUAR para proceder.
Imagen 47: Ventana de información del documento de Confianza
Vista Previa
En esta pestaña nos da una vista previa de la generación del documento de confianza según con los datos suministrados para dar continuidad con el firmado del documento
Imagen 48: Vista previa del documento de Confianza
Imagen 49: Envio del Documento de confianza
Una vez que hayamos verificado el documento, hacemos clic en el botón ENVIAR.
Esto nos generará un cuadro con instrucciones sobre el código de autenticación que ha sido enviado al correo electrónico del Representante Legal registrado en el sistema.
Luego, hacemos clic en el botón CONTINUAR para proceder.
Imagen 50: Ventana de información sobre el código de autenticación enviado al correo Representante Legal
Nos dirigimos a nuestro Correo electrónico para ver el código de autenticación generado. El correo que nos llegará con el asunto
Código de autenticación
Imagen 51: Correo The Factory HKA Código de Autenticación
Al verificar el correo electrónico, podremos leer detalladamente la información sobre el proceso de la firma electrónica y el código de autenticación.
En el correo electrónico encontrarás información adicional relevante para garantizar la validez y seguridad del documento.
Te recomendamos leer atentamente todo el contenido del correo electrónico para comprender y seguir correctamente los pasos necesarios.
Imagen 52: Abrir correo Código de Autenticación
Ingresamos el Código que nos llegó por el correo y validamos el re CAPTCHA
Damos Click en FINALIZAR
Imagen 53: Validar Código de Autenticación, reCAPTCHA
El portal está en proceso de carga y guardado del documento para tenerlo registrado correctamente.
El documento será enviado al mismo correo electrónico que utilizamos para recibir el código de autenticación, el cual hemos registrado previamente.
Una vez finalizado el proceso, se generará un recuadro informativo confirmando que el documento ha sido guardado, firmado exitosamente y enviado al correo electrónico correspondiente.
Imagen 54: Ventana de información sobre el guardado y firmado el documento Exitosamente al Correo del Representante Legal
Verificamos el correo electrónico, el Asunto que nos llega es
Documento de Confianza
Procedemos a abrir el correo y en la parte inferior entramos el Documento de Confianza generado por el sistema.
Imagen 55: Asunto correo Documento de confianza al Representante Legal
Procedemos a descargar dicho documento para tenerlo presente, ya que se requiere más adelante.
Imagen 56: Opción para Descargar el Documento de confianza
Soporte
Cualquier novedad que se les pueda presentar en el portal pueden observar en la parte superior derecha como lo muestra la siguiente imagen para obtener información..
Podemos dar Click
Imagen 57: Principal icono de soporte
Podemos obtener apoyo durante el proceso comunicándonos a través de las siguientes canales:
