Nómina Electrónica según Concepto Unificado DIAN 0106 – 19 agosto 2022

Contratos Prestación Servicios

4.2.3.3. ¿Qué se entiende por la vinculación por medio de una relación laboral, legal o reglamentaria para efectos del documento soporte de pago de nómina electrónica?

Las disposiciones normativas precitadas determinan que los sujetos obligados a implementar el documento soporte de pago de nómina electrónica son aquellos contribuyentes del impuesto sobre la renta y complementarios, que realizan pagos o abonos en cuenta que se derivan de una vinculación, por una relación laboral o legal y reglamentaria y por pagos a los pensionados a cargo del empleador, que requieran soportar los costos y deducciones en el impuesto sobre la renta y complementarios e impuestos descontables en el Impuesto sobre las Ventas -IVA según corresponda.

Por lo cual, los pagos que no obedezcan a una relación laboral o legal y reglamentaria, tales como las compensaciones efectuadas por las Cooperativas de Trabajo Asociado a los asociados en razón a la prestación de un servicio, o los derivados de contratos de prestación de servicios entre otros, no deberán ser soportados con el documento soporte de pago de nómina electrónica.

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Dotación, Alimentación, Hospedaje de Empleados

4.2.2.2. Respecto a la posible duplicidad de soportes para el costo, deducción o descontable, es preciso indicar que el “documento soporte de pago de nómina electrónica”, es el soporte de costos, deducciones e impuestos descontables, cuando aplique, derivado de los pagos o abonos en cuenta relacionados con la nómina.

Por otra parte, la factura electrónica de venta respalda una operación de venta de bienes y/o servicios y es considerada individualmente el soporte de la misma, en consecuencia, en materia de dotaciones, alimentación y hospedaje, la prueba de la procedencia del costo o deducción está conformada por los diferentes soportes establecidos en la legislación tributaria vigente para cada operación individualmente considerada y debidamente regulada (factura electrónica de venta, documento equivalente, documento soporte en adquisiciones con no obligados a facturar, documento soporte de pago de nómina electrónica, entre otros).

Los Contratos de Aprendizaje no aplican para Nómina Electrónica

4.2.3.6. El contrato de aprendizaje no genera una relación laboral o legal y reglamentaria, ya que no implica la existencia de una relación laboral conforme a las normas establecidas en el Código Sustantivo del Trabajo.

De acuerdo con la jurisprudencia de la Corte Constitucional, la sentencia C-457 de 2004, consideramos que:

(…) 4.6. Ahora bien, la Corte considera necesario señalar que el hecho de que las remuneraciones de los aprendices sean, en términos generales, inferiores al salario mínimo, se justifica en la medida en que, como ya lo señaló la Corporación en su Sentencia C-038/04, los aprendices no son trabajadores y en esa medida el sostenimiento no constituye salario. Así las cosas, si el sostenimiento no constituye salario, no debe regirse por las normas propias del contrato de trabajo y, en especial, del artículo 53 constitucional, que señala que la remuneración debe ser mínima, entendiendo por tal la coincidente con un salario mínimo mensual. El hecho de que la tasación porcentual del apoyo de sostenimiento se establezca con base en un salario mínimo no implica que a los aprendices se les deba tratar de manera idéntica que a quienes están vinculados mediante un contrato de trabajo.

Nómina Electrónica en Uniones Temporales

4.2.3.7.Cuando el contribuyente del impuesto sobre la renta en su calidad de unido temporalmente o consorciado necesite soportar los costos o deducciones derivados de los pagos o abonos en cuenta por una relación laboral que mantiene el contrato de colaboración empresarial en su nombre, es el tercero gestor, representante o administrador del consorcio o la unión temporal quien deberá generar y transmitir para validación el documento soporte de pago de nómina electrónica, el cual constituirá el soporte del costo y deducciones a que tienen derecho los contribuyentes del impuesto sobre la renta y complementarios que hacen parte del mencionado contrato.

Por su parte, la certificación que expida el gestor, representante o administrador del consorcio o unión temporal al contribuyente de renta unido o consorciado, de acuerdo con la normatividad vigente antes citada (cfr. Artículo 18 del Estatuto Tributario), deberá especificar la proporción asignada de dicho soporte en los términos pactados en el contrato de colaboración empresarial.

Nómina Electrónica Empleador Realiza Conmutación Pensional a una Fiducia

4.2.3.9. Si bien con la conmutación pensional parcial se transfiere la responsabilidad jurídica del pago de las pensiones a cargo del empleador a un tercero (administrador), este empleador es quien realiza el desembolso de los recursos al patrimonio autónomo con el que se realiza dicho pago. Esta situación tiene consecuencias en la depuración del impuesto sobre la renta a cargo del empleador.

La anterior mención es relevante en la medida que la obligación de generar y transmitir, para validación el documento soporte de pago de nómina y las notas de ajuste del documento soporte de pago de nómina, se da porque el contribuyente requiere soportar los costos y deducciones en el impuesto sobre la renta y complementarios. Dado que las erogaciones por concepto de pagos pensionales se enmarcan en el concepto de gastos deducibles (bajo la observancia de los requisitos establecidos en las normas) será obligatorio el cumplimiento de esta obligación formal.

Sin perjuicio de la anterior conclusión, en caso que el empleador pese a tener a cargo a los pensionados no desembolse los recursos, no asuma la carga económica pensional y no realice la correspondiente erogación, no estaría obligado al cumplimiento de la obligación relacionada con la generación y trasmisión para validación del documento soporte de pago de nómina electrónica.

Transmisión Notas de Ajuste Nómina Electrónica

4.2.6.2.En relación con el tiempo estipulado para generar y transmitir para validación las notas de ajuste del documento soporte de pago de nómina electrónica, una vez se conoce el error por parte del sujeto obligado, éste deberá dentro de los diez (10) primeros días del mes siguiente generar y transmitir para validación la nota de ajuste correspondiente, lo anterior de conformidad con el artículo 8 de la Resolución DIAN No. 000013 de 2021.

En cualquier caso, al momento de presentar la declaración del impuesto sobre la renta y complementarios deberá el contribuyente contar con los documentos soporte de los costos, deducciones e impuestos descontables que se pretendan imputar en la referida declaración presentada ante la Administración Tributaria, los que, a su vez, deben ser congruentes y tener la vocación de soportar los valores de las operaciones económicas que se pretendan hacer valer.

En consecuencia, teniendo claro que el soporte de pago de nómina electrónica y sus notas de ajuste, cuando a ello haya lugar, se configura como un documento soporte de costos, deducciones o impuestos descontables, cuando aplique…

Nómina Electrónica no es un “Desprendible de Pago”

4.2.4.2.El documento soporte de pago de nómina electrónica tiene la finalidad de soportar los costos y deducciones en el impuesto sobre la renta y complementarios e impuestos descontables en el impuesto sobre las ventas -IVA para el sujeto obligado.

Dicho costo y deducción al estar supeditado, por regla general para obligados a llevar contabilidad, a aquellos valores devengados contablemente en el periodo, debe incluirse en el documento electrónico desde el momento en que se da el abono en cuenta o pago de dichos conceptos, LO QUE SUCEDA PRIMERO.

Por lo que el mismo no es un desprendible de pago, no tiene incidencia en la determinación del ingreso para el trabajador y que los valores efectivamente pagados al trabajador podrán no coincidir con el costo, deducción o descontable acreditado con dicho documento soporte.

Existen valores que son deducibles para el empleador pero que no constituyen ingreso para el trabajador (ejemplo dotaciones), estos valores deben incluirse en Nomina Electrónica pues dicho documento no es un reporte de ingresos para el trabajador.

Concepto DIAN No.003580 de 2006

Se entiende por pago" la extinción total o parcial de una obligación mediante la prestación de lo que se debe y por "abono en cuenta" el reconocimiento contable de una obligación independientemente de su cancelación o pago.

Estatuto Tributario Articulo 283

Para efectos de este estatuto las deudas se entienden como un pasivo que corresponde a una obligación presente de la entidad, surgida a raíz de sucesos pasados, al vencimiento de la cual, y para cancelarla la entidad espera desprenderse de recursos que incorporan beneficios económicos.

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