Paso a paso solicitud representación grafica
Los productos cubiertos por soporte y desarrollo de representaciones gráficas son los que se describen a continuación:
Representación gráfica Personalizada:
El cliente o casa de software realizan la contratación de un desarrollo en PDF personalizado para Factura electrónica de venta, Facturas de exportación, Notas créditos, Notas débitos, Documento Soporte, Nómina electrónica, el cual cumpla con lo requerido por la DIAN en normativa y adicional agregar información que son utilizados según el modelo de negocio.
Representación gráfica estándar:
The Factory HKA Colombia SAS cuenta con un desarrollo en PDF estándar el cual cumple con lo requerido a nivel de normativa por la DIAN y es utilizado por la mayor parte de los clientes que contratan el servicio de facturación electrónica.
Paso a paso solicitud representación grafica personalizada:
1. El cliente Envía correo al área de ventas solicitando el servicio de representación gráfica adjuntando plantilla modelo (nueva o ajustes de estándar).
2. El área de ventas Remite al área de representaciones gráficas solicitud del cliente con plantilla modelo adjunta.
3. El área de soporte de representaciones graficas:
- 3.1) Evalúa la viabilidad del requerimiento.
- 3.2) Válida por cual medio emite los documentos el cliente (Portal, Integración).
- 3.3) Agenda reunión con cliente y casa de software (este último si el cliente emite por integración).
- 3.4) En reunión con el cliente debe indicar los términos y condiciones que se encuentran en el contrato RGR.
- 3.5) Levanta requerimiento utilizando el checklist FOR-IMPL-01 FORMATO DE LEVANTAMIENTO DE REQUERIMIENTOS DE REPRESENTACIONES GRÁFICAS PERSONALIZADAS.
- 3.6) Establece el alcance del requerimiento.
- 3.7) Una vez establecido el requerimiento se envía al área de ventas el precio y tiempo estimado de desarrollo.
4. El área de ventas Envía cotización al cliente para su proceso administrativo.
5. EL cliente/casa de software Realiza el proceso de pago y documentación administrativa y remite el mismo al área de facturación.
6. El área de facturación:
- 6.1) Realiza el proceso de confirmación de pago por el servicio de representaciones gráficas.
- 6.2) Carga datos del cliente en el documento (enlace drive).
- 6.3) Notifica vía correo electrónico la confirmación de pago.
7. El área de soporte de representaciones graficas:
- 7.1)Crea ticket agregando plantilla modelo, detallando específicamente todas las variables que utilizará la representación.
- 7.2) Escala al área de desarrollo.
8. El área de desarrollo de representaciones graficas:
- 8.1) Desarrolla la representación gráfica según el requerimiento y tiempo establecidos.
- 8.2) Asigna a soporte para pruebas de certificación.
9. El área de soporte de representaciones graficas:
- 9.1) Realiza pruebas de la representación gráfica basado en el requerimiento.
- 9.2) Asigna al cliente / Casa de software ambiente en demo.
10. Casa de software:
- 10.1) Ajusta ERP o Sistema Administrativo.
- 10.2) Realiza pruebas y solicita pase a producción.
11. El área de soporte de representaciones graficas:
- 11.1) Asigna en ambiente de producción.
- 11.2) Envía acta de conformidad.
- 11.3) Cierre del ticket una vez se cumpla el tiempo de garantía
TÉRMINOS Y CONDICIONES PARA CONTRATO DE REPRESENTACIÓN GRÁFICA PERSONALIZADA.
1. Todo desarrollo de Representación Gráfica Personalizada tiene un tiempo de entrega final de hasta 8 semanas, por supuesto este tiempo está sujeto al trabajo y respuesta oportuna y diligente de cada uno de los actores (Cliente, Casa de software/integrador y The Factory HKA), el resultado final es compartido y depende del compromiso y del cumplimiento de las responsabilidades de cada una de las partes involucradas.
2. El tiempo de entrega de la primera versión de la Representación Gráfica Personalizada es de dos a tres semanas dependiendo de su complejidad. Seguidamente, se inicia el proceso con las casas de software donde se aclararán dudas de la integración. El tiempo de retroalimentación sobre el diseño y pruebas de la primera versión es de máximo 1 semana para la casa de software/integrador y cliente.
3. Para el desarrollo de la Representación Gráfica Personalizada es necesario una reunión inicial con el cliente, la casa de software o sistema administrativo y The Factory HKA para definir el alcance del requerimiento, es obligatorio que estén todos los involucrados. Para esto se diligenciara el formato de levantamiento de requerimiento.
4. Se enviará por correo electrónico la minuta con el requerimiento solicitado, el cual debe ser confirmado por esta misma vía para iniciar el desarrollo de la Representación Gráfica Personalizada. Una vez confirmado el requerimiento e iniciado el desarrollo cualquier cambio o modificación tendrá un costo adicional.
5. Toda solicitud de modificación tiene un periodo mínimo de una semana para la debida modificación y entrega.
6. Todos los puntos relacionados con el desarrollo e integración de la Representación Gráfica Personalizada se manejarán en un mismo hilo de correos con todas las personas involucradas.
7. Se deben realizar pruebas de validación de la Representación Gráfica Personalizada en ambiente demo por parte de la casa de software para verificar tanto el diseño como la integración.
8. El cliente debe realizar pruebas de certificación y notificar la conformidad a través de correo electrónico.
9. Para solicitar el pase a producción de la Representación Gráfica Personalizada se debe cumplir con los siguientes requisitos:
- a) Emitir un mínimo de 10 facturas de ventas nacionales.
- b) Emitir un mínimo de 10 notas crédito.
- c) Emitir un mínimo de 10 notas débito.
- d) Emitir un mínimo de 10 facturas de exportación, si aplica.
10. Una vez confirmado por parte del área de soporte de Representaciones Gráficas de The Factory HKA Colombia SAS el cumplimiento del punto 9 se procederá a asignar en el ambiente de producción.
11. Se enviará un acta de conformidad de servicios que debe ser firmada por el cliente y devuelta, una vez recibida es firmada por The Factory HKA Colombia SAS para finiquitar el desarrollo.
12. Una vez asignada la Representación Gráfica Personalizada en producción se tendrán 15 días hábiles de garantía, por lo tanto, después del periodo de garantía todo cambio o modificación no contemplado en el requerimiento inicial tendrá un costo adicional.
CONTACTO
Area Representaciónes gráficas.
Whatsapp. 3182702062
Email. representaciongrafica@thefactoryhka.com
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