Preguntas frecuentes en representaciones gráficas

En esta sección podrás encontrar respuestas y posibles soluciones a las preguntas más frecuentes buscadas por nuestros clientes en el área de reprentaciones gráficas.

Lo nuevo de la Resolución 00165

Preguntas	Respuestas
¿Los requisitos de la factura electrónica son nuevos o hacen parte de un cambio reciente en la normativa?	No, está información no corresponde a un cambio normativo reciente. Los requisitos mínimos para las representaciones gráficas de la factura electrónica y documentos relacionados han sido establecidos desde normativas anteriores, como las Resoluciones 000042 de 2020 y 000119 de 2024. Aunque estas normas llevan tiempo vigentes, la DIAN ha intensificado recientemente sus visitas a comercios para verificar su cumplimiento, lo que ha generado mayor atención sobre el tema.
¿Por qué es importante cumplir con los requisitos de la factura electrónica?	La importancia radica en que las empresas deben estar en norma. La DIAN realiza visitas para validar que las representaciones gráficas cumplan con la Resolución 165. Cumplir con estos requisitos ayuda a generar confianza con los clientes, agilizar procesos y, sobre todo, evitar sanciones. Es clave porque solo las facturas correctamente emitidas son válidas para los impuestos propios y los de los clientes. Todos los documentos electrónicos deben cumplir con las reglas de la DIAN, especialmente las de la Resolución 165 del 1 de noviembre de 2023.
¿Cuáles son las posibles sanciones por no cumplir con los requisitos de la factura electrónica?	El no cumplimiento de los requisitos establecidos para la facturación electrónica puede generar sanciones significativas, entre ellas: 1. Multa del 1% del valor facturado cuando no se cumplen los requisitos formales de la factura. 2. Multas más altas por no emitir facturas electrónicas, las cuales pueden ascender hasta 780.000 UVT (aproximadamente $37.800.000.000 COP para el año 2025). 3. Uso de facturas no autorizadas: puede sancionarse con hasta el 1% de los ingresos brutos del contribuyente. 4. En casos de reincidencia o faltas graves, la DIAN puede ordenar el cierre del establecimiento hasta por 3 días. 5. Las sanciones más severas pueden alcanzar hasta 950 UVT (alrededor de $47.309.000 COP para el año 2025).
¿A qué hace referencia el artículo 652 del Estatuto Tributario en relación con las sanciones por expedir facturas sin requisitos?	El artículo 652 del Estatuto Tributario, especialmente sus literales A, H e I, establece una sanción de hasta 950 UVT (aproximadamente $47,309,000 COP) por expedir facturas sin requisitos. Literal A: La factura debe estar expresamente denominada como "factura electrónica de venta". Literal H: La discriminación del IVA y el consumo (si aplica) debe estar reflejada en la representación gráfica. Literal I: Debe indicarse el régimen del emisor (común o simplificado, o responsable o no).
¿Cómo se pueden evitar estas sanciones?	Para evitar sanciones y asegurar la validez legal de las facturas electrónicas, se recomienda lo siguiente: 1. Utilizar un software autorizado por la DIAN. Asegúrese de que esté debidamente certificado y actualizado. 2. Validar la habilitación dentro de los plazos establecidos por la DIAN, especialmente en procesos de inicio o actualización. 3. Conservar las copias electrónicas de las facturas por un periodo mínimo de 5 años, tal como lo exige la normativa. 4. Incluir todos los datos obligatorios exigidos por la DIAN en cada factura, conforme a lo estipulado en la Resolución 165 de 2023.
¿Qué beneficios brinda el Sistema de Factura Electrónica con estas actualizaciones?	Se ofrecen múltiples beneficios, tales como: * Ahorro en el procesamiento y gestión documental. * La posibilidad de usar los documentos electrónicos validados por la DIAN como costos, deducciones e impuestos descontables para pagar lo justo en las declaraciones tributarias. * Facilitar la consulta y trazabilidad al desmaterializar comprobantes fiscales. * Acceder a mejores servicios como devoluciones automáticas y declaraciones tributarias sugeridas. * Mantener actualizada la información contable y tributaria. * RADIAN genera confianza para los tenedores de títulos valor y facilita la generación de liquidez inmediata

Aspectos clave de la Representación Gráfica: Pagos, Descuentos e Impuestos.

Preguntas	Respuestas
¿es necesario especificar el medio exacto de pago, como Daviplata, Bancolombia o Davivienda, o basta con registrarlo simplemente como una transferencia?	Los métodos de pago específicos como DaviPlata, Bancolombia, o Davivienda no están definidos por la DIAN. Estos se engloban bajo la categoría de "Transferencia", ya que la DIAN solo maneja métodos de pago generales.
¿Debe mostrarse el descuento en la representación gráfica de la factura?	No es obligatorio mostrar los descuentos en la representación gráfica de la factura, según los literales de la normativa. Sin embargo, puede ser una opción si el cliente lo necesita.
¿Es obligatorio enviar el impuesto saludable en la representación gráfica personalizada?	La inclusión de los impuestos 35 y 36 en la representación gráfica sólo es obligatoria si la factura contiene productos o servicios sujetos a dichos tributos. 1. El Impuesto 35 (IBUA) aplica a bebidas ultra procesadas azucaradas. 2. El Impuesto 36 (ICUI) se refiere a productos comestibles ultraprocesados con altos niveles de azúcar, sodio o grasas saturadas. 3. Si la factura no contempla productos gravados con estos impuestos, no es necesario que estos aparezcan reflejados en la representación gráfica. No obstante, es importante que el sistema de facturación esté preparado para incluirlos correctamente cuando corresponda, conforme a los lineamientos de la DIAN.

Contingencia tipo 03 y 04

Preguntas	Respuestas
En el caso de la contingencia tipo 03, ¿es obligatorio enviar una declaración a la DIAN cada vez que se presente esta situación?.	Sí, es obligatorio enviar un correo electrónico a la DIAN cada vez que se active la contingencia tipo 03, indicando que se entrará en esa contingencia.
¿Es obligatorio contar con facturas físicas en caso de una contingencia del sistema, o es válido generar las facturas electrónicamente una vez se restablezca el servicio?.	Sí, se deben tener facturas de talonario o papel para emitir en caso de contingencia del sistema, ya que estas tendrán validez ante la DIAN. Estas facturas de papel deben cumplir con los campos mínimos exigidos por la DIAN en su resolución. Después de emitirlas en papel, deben ser transmitidas electrónicamente una vez el sistema esté funcionando.
¿Qué acciones se deben tomar en caso de una Contingencia Tipo 03.	Cuando la falla es propia, se debe avisar a la DIAN enviando una declaración firmada por el representante legal a un correo específico de la DIAN, detallando el NIT, el nombre de la empresa y los datos de contacto. Se deben emitir facturas manuales o de papel (con o sin sistemas informáticos). Posteriormente, se deben transmitir las facturas generadas en contingencia dentro de las siguientes 48 horas a la presentación de la contingencia, usando el método SendBillSync de la DIAN .
¿Qué sucede en una Contingencia Tipo 04 (falla de la plataforma de la DIAN)?	En caso de que la plataforma de la DIAN presente fallas, el sistema de contingencia se activa automáticamente por medio del proveedor tecnológico The Factory HKA. Esto garantiza que el cliente pueda seguir facturando sin interrupciones. Las facturas se generan con el código de contingencia 04 y CUFE, aunque quedan en estado pendiente de validación por parte de la DIAN. Una vez la plataforma oficial se restablece, The Factory HKA se encarga de enviar automáticamente las facturas dentro del plazo establecido de 48 horas. El cliente no necesitará intervenir ni hacer ajustes manuales, ya que toda la operación es gestionada por el proveedor tecnológico.
¿Cuál es la principal diferencia entre la contingencia Tipo 03 y Tipo 04?.

Código QR en la representación grafica

Preguntas

Respuestas

¿Es obligatorio que, al escanear el código QR de la factura, se pueda acceder directamente al documento?.

No es obligatorio que el código QR muestre la factura completa al escanearlo. En cambio, muestra campos específicos como el número de la factura, fecha, hora, NIT y el CUFE. También puede incluir un enlace a la página de la DIAN donde se puede visualizar la representación gráfica o la factura completa. Se recomienda imprimirlo preferiblemente en una impresora láser para asegurar que el QR sea legible. para mas información por favor dirigase al enlace en el numeral 16 del articulo: En el siguiente enlace encontrara el articulo citado anteriormente

Como se debe imprimir esta información el la Representación grafica?

Preguntas	Respuestas
Si la DIAN solicita la última factura electrónica de venta y esta corresponde a un cliente consumidor final con los datos modificados como los manejamos actualmente, ¿podría haber algún inconveniente?	No habrá ningún problema siempre y cuando la información del consumidor final esté estructurada correctamente: el nombre o razón social sea "consumidor final", el tipo de identificación sea "cédula" y el número de identificación sean doce veces el número dos.
Para las facturas de exportación, ¿es obligatorio mostrar los valores en las en las dos monedas, ejemplo, COP y USD?	No es necesario mostrar los valores en ambas monedas (COP y USD) en la representación gráfica. Se puede usar solo COP o solo la moneda extranjera (USD), o incluso tener la representación gráfica completamente en otro idioma, aunque la representación gráfica debe estar inicialmente en español. En la Resolución No 119: El art. 66 Nos indica que la representación gráfica debe estar totalmente en idioma español y en COP moneda Nacional, en la Resol 119 añade en el Art 5 que se puede plasmar en un idioma y una moneda extranjera según se requiera.
¿Cuándo se entiende que una factura electrónica ha sido expedida?	Según el artículo 11 de la Resolución 165, la fecha y hora de expedición de una factura electrónica corresponde a la fecha de validación por parte de la DIAN, no a la fecha de generación. Esto es muy importante para efectos tributarios

Inquietudes sobre representaciones gráficas

• en mi factura en la parte de responsabilidad dice No aplica - otros ? esta correcto esto ?

Causa: Con respecto a tu factura, cuando en el campo de responsabilidad fiscal aparece “No aplica – Otros”, puede significar lo siguiente:
* La empresa que emite la factura no está registrada con responsabilidades fiscales específicas (como régimen común, régimen simple, gran contribuyente, autorretenedor, etc.) en el RUT.
* Es posible que sea un contribuyente no obligado a facturar electrónicamente, o que tenga una responsabilidad fiscal diferente o especial no categorizada normalmente.

¿Está correcto?
Depende del tipo de contribuyente. No es necesariamente un error, pero puede ser inusual si se trata de una empresa que realiza actividades comerciales de forma regular.
¿Qué se puede hacer?
1. Verifica el RUT del emisor de la factura en la página de la DIAN:
Consulta RUT por NIT
Así podrá ver qué responsabilidades fiscales tiene registradas.