Preguntas frecuentes en representaciones graficas
En esta sección podrás encontrar respuestas y posibles soluciones a las preguntas más frecuentes buscadas por nuestros clientes en el area de reprentaciones graficas.
Lo nuevo de la Resolución 00165
| Preguntas | Respuestas |
|---|---|
| ¿Es la información sobre los requisitos de la factura electrónica algo nuevo o un cambio normativo reciente?. | No, esta información no es un cambio normativo reciente. Proviene de la Resolución 165 del 1 de noviembre de 2023, la cual establece los requisitos mínimos para las representaciones gráficas de factura electrónica y otros documentos relacionados1. La DIAN ha estado realizando visitas a comercios para validar el cumplimiento de estos requisitos. |
| ¿Por qué es importante cumplir con los requisitos de la factura electrónica? | La importancia radica en que las empresas deben estar en norma. La DIAN realiza visitas para validar que las representaciones gráficas cumplan con la Resolución 165. Cumplir con estos requisitos ayuda a generar confianza con los clientes, agilizar procesos y, sobre todo, evitar sanciones. Es clave porque solo las facturas correctamente emitidas son válidas para los impuestos propios y los de los clientes2. Todos los documentos electrónicos deben cumplir con las reglas de la DIAN, especialmente las de la Resolución 165 del 1 de noviembre de 2023. |
| ¿Cuáles son las posibles sanciones por no cumplir con los requisitos de la factura electrónica? | Las multas pueden ser hasta del 1% del valor facturado si no se cumplen los requisitos, y mucho más altas si no se emiten facturas electrónicas. En casos de reincidencia o faltas graves, se puede incurrir en el cierre del establecimiento hasta por 3 días. Las sanciones más graves pueden ascender a 950 UVT (Unidades de Valor Tributario), equivalentes a aproximadamente $47,309,000 COP23. Por no emitir facturas electrónicas, las multas económicas pueden ser de hasta 780,000 UVT, equivalentes a aproximadamente $37,800,000,000 COP para el 2025. Si se usan facturas no autorizadas, la sanción puede ser hasta el 1% de los ingresos brutos. |
| ¿A qué hace referencia el artículo 652 del Estatuto Tributario en relación con las sanciones por expedir facturas sin requisitos? | El artículo 652 del Estatuto Tributario, especialmente sus literales A, H e I, establece una sanción de hasta 950 UVT (aproximadamente $47,309,000 COP) por expedir facturas sin requisitos.
Literal A: La factura debe estar expresamente denominada como "factura electrónica de venta".
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| ¿Cómo se pueden evitar estas sanciones? | Las recomendaciones clave incluyen: usar un software certificado por la DIAN, validar la habilitación en los plazos correctos, guardar las copias electrónicas por un mínimo de 5 años, y asegurarse de incluir todos los datos obligatorios exigidos por la DIAN en las facturas. |
| ¿Qué beneficios brinda el Sistema de Factura Electrónica con estas actualizaciones? | Se ofrecen múltiples beneficios, tales como:
* Ahorro en el procesamiento y gestión documental.
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Formas y medios de pago en la Representación grafica
| Preguntas | Respuestas |
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| ¿es necesario especificar el medio exacto de pago, como Daviplata, Bancolombia o Davivienda, o basta con registrarlo simplemente como una transferencia? | Los métodos de pago específicos como DaviPlata, Bancolombia, o Davivienda no están definidos por la DIAN. Estos se engloban bajo la categoría de "Transferencia", ya que la DIAN solo maneja métodos de pago generales. |
| ¿Debe mostrarse el descuento en la representación gráfica de la factura? | No es obligatorio mostrar los descuentos en la representación gráfica de la factura, según los literales de la normativa. Sin embargo, puede ser una opción si el cliente lo necesita. |
| ¿Es obligatorio enviar el impuesto saludable en la representación gráfica personalizada? | Si la factura cuenta con productos o servicios gravados con estos impuestos, sí, se debe informar el tipo de impuesto y su porcentaje en la misma representación gráfica. Si no se están facturando, no es necesario que se muestren. Es importante saber que el impuesto 35 hace referencia al IBUA (impuesto a las bebidas ultra procesadas azucaradas), y el impuesto 36 al ICUI (impuesto a los productos comestibles ultra procesados industrialmente y con alto contenido de azúcares añadidos, sodio o grasa saturada). |
Contingencia tipo 03 y 04
| Preguntas | Respuestas |
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| En el caso de la contingencia tipo 03, ¿es obligatorio enviar una declaración a la DIAN cada vez que se presente esta situación?. | Sí, es obligatorio enviar un correo electrónico a la DIAN cada vez que se active la contingencia tipo 03, indicando que se entrará en esa contingencia2. Sin embargo, De Factory ha diseñado una contingencia parcial aprobada por la DIAN, que permite informar a la DIAN con una única carta todos los escenarios futuros por los cuales se podría entrar en contingencia, evitando tener que enviar un informe cada vez que ocurra una intermitencia. |
| ¿Es obligatorio contar con facturas físicas en caso de una contingencia del sistema, o es válido generar las facturas electrónicamente una vez se restablezca el servicio?. | Sí, se deben tener facturas de talonario o papel para emitir en caso de contingencia del sistema, ya que estas tendrán validez ante la DIAN. Estas facturas de papel deben cumplir con los campos mínimos exigidos por la DIAN en su resolución. Después de emitirlas en papel, deben ser transmitidas electrónicamente una vez el sistema esté funcionando. |
| ¿Qué acciones se deben tomar en caso de una Contingencia Tipo 03. | Cuando la falla es propia, se debe avisar a la DIAN enviando una declaración firmada por el representante legal a un correo específico de la DIAN, detallando el NIT, el nombre de la empresa y los datos de contacto. Se deben emitir facturas manuales o de papel (con o sin sistemas informáticos). Posteriormente, se deben transmitir las facturas generadas en contingencia dentro de las siguientes 48 horas a la presentación de la contingencia, usando el método SendBillSync de la DIAN . |
| ¿Qué sucede en una Contingencia Tipo 04 (falla de la plataforma de la DIAN)? | Cuando la falla es de la plataforma de la DIAN, esta contingencia se activa automáticamente a través del proveedor tecnológico (Factory HKA), lo que permite seguir operando. Las facturas se envían automáticamente cuando la DIAN se recupera. The Factory HKA garantiza y gestiona la activación; el cliente no realiza ningún ajuste. Las facturas se generan con código 04 y CUFE, pero con validación de la DIAN pendiente, y Factory HKA las envía a la DIAN dentro de las 48 horas tras restablecerse el servicio. |
| ¿Cuál es la principal diferencia entre la contingencia Tipo 03 y Tipo 04?. | La gran diferencia es el origen de la falla: en la Tipo 03, la falla es del facturador; en la Tipo 04, la falla es de la DIAN. En la Tipo 03, la acción debe ser realizada por el facturador; en la Tipo 04, es gestionada por el proveedor tecnológico19. La Tipo 03 requiere emitir facturas de papel o talonario y enviar una declaración; la Tipo 04 no requiere ninguna acción del cliente19. La Tipo 03 usa una numeración de contingencia, mientras que la Tipo 04 sigue con la numeración electrónica habitual19. En ambos casos, hay un plazo de 48 horas posterior a la contingencia para transmitir las facturas electrónicas. |
Código QR en la representación grafica
| Preguntas | Respuestas |
|---|---|
| "¿Es obligatorio que, al escanear el código QR de la factura, se pueda acceder directamente al documento? Lo pregunto porque en nuestra impresora de punto el código QR no se lee correctamente." | No es obligatorio que el código QR muestre la factura completa al escanearlo. En cambio, muestra campos específicos como el número de la factura, fecha, hora, NIT y el CUFE. También puede incluir un enlace a la página de la DIAN donde se puede visualizar la representación gráfica o la factura completa1. Se recomienda escanearlo preferiblemente en una impresora láser para asegurar que el QR sea legible. |
Como se debe imprimir esta información el la Representación grafica?
| Preguntas | Respuestas |
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| Si la DIAN solicita la última factura electrónica de venta y esta corresponde a un cliente consumidor final con los datos modificados como los manejamos actualmente, ¿podría haber algún inconveniente? | No habrá ningún problema siempre y cuando la información del consumidor final esté estructurada correctamente: el nombre o razón social sea "consumidor final", el tipo de identificación sea "cédula" y el número de identificación sean doce veces el número dos. |
| Para las facturas de exportación, ¿es obligatorio mostrar los valores en las en las dos monedas, ejemplo, COP y USD? | No es necesario mostrar los valores en ambas monedas (COP y USD) en la representación gráfica. Se puede usar solo COP o solo la moneda extranjera (USD), o incluso tener la representación gráfica completamente en otro idioma, aunque la representación gráfica debe estar inicialmente en español. |
| ¿Cuándo se entiende que una factura electrónica ha sido expedida? | Según el artículo 11 de la Resolución 165, la fecha y hora de expedición de una factura electrónica corresponde a la fecha de validación por parte de la DIAN, no a la fecha de generación. Esto es muy importante para efectos tributarios |
| ¿Cuándo se entiende que una factura electrónica ha sido expedida? | Según el artículo 11 de la Resolución 165, la fecha y hora de expedición de una factura electrónica corresponde a la fecha de validación por parte de la DIAN, no a la fecha de generación. Esto es muy importante para efectos tributarios |
Inquietudes sobre representaciones gráficas
- en mi factura en la parte de responsabilidad dice No aplica - otros ? esta correcto esto ?
Causa:
Con respecto a tu factura, cuando en el campo de responsabilidad fiscal aparece “No aplica – Otros”, puede significar lo siguiente:
* La empresa que emite la factura no está registrada con responsabilidades fiscales específicas (como régimen común, régimen simple, gran contribuyente, autorretenedor, etc.) en el RUT.
* Es posible que sea un contribuyente no obligado a facturar electrónicamente, o que tenga una responsabilidad fiscal diferente o especial no categorizada normalmente.
* En algunos casos, también puede deberse a una configuración del software de facturación, especialmente si se trata de un sistema genérico o personalizado.
¿Está correcto?
Depende del tipo de contribuyente. No es necesariamente un error, pero puede ser inusual si se trata de una empresa que realiza actividades comerciales de forma regular.
¿Qué puedes hacer?
1. Verifica el RUT del emisor de la factura en la página de la DIAN:
Consulta RUT por NIT
Así podrás ver qué responsabilidades fiscales tiene registradas.
2.Si eres tú quien está emitiendo la factura, revisa tu RUT y cómo está configurado tu software de facturación electrónica.
Si quieres, puedo ayudarte a revisar el caso con más detalle si me das el nombre o el NIT del emisor (puedes ocultar parte del número si prefieres mantenerlo privado).