RESOLUCIÓN 001092 01 DE JULIO DE 2022 Y CIRCULAR EXTERNA 000007 24 DE OCTUBRE DE 2022

RESOLUCIÓN 001092 DEL 01 de JULIO DE 2022

Por lo cual se establece el calendario para la implementación del limite de las cinco (5) UVT, como monto máximo para la expedición de los documentos equivalentes generados por maquina registradora con sistema POS.

Esquema

Artículo 1. A partir de la entrada en vigencia del calendario establecido en el artículo 2, el tiquete P.O.S. no podrá superar el monto máximo de cinco (5) UVT, sin incluir ningún impuesto, por cada operación de venta y/o prestación de servicio. Lo anterior, sin perjuicio de que el adquirente exija la expedición de la factura electrónica de venta al respectivo sujeto obligado a facturar.

Parágrafo. En los casos en que la operación de venta y/o prestación de servicios supere las cinco (5) UVT, el sujeto obligado a facturar deberá expedir la factura electrónica de venta atendiendo las disposiciones especiales que regulan la materia.

OPCIÓN 1:

Generar la lógica para que nuestro sistema al momento de detectar que el monto superó las cinco (5) UVT, expida factura electrónica:

OPCIÓN 2:

Expedir factura electrónica para todas las compras:

Calendario

Grupo	Fecha máxima para la aplicación del limite de 5 UVT	Calidad de los sujetos obligados a expedir factura de venta y/o documento equivalente.
1	1 de febrero de 2023	Grandes Contribuyentes
2	1 de abril de 2023	Declarantes del impuesto sobre la renta y complementarios o declarantes de ingresos y patrimonio, que no tengan la calidad de grandes contribuyentes
3	1 de mayo de 2023	No declarantes del impuesto sobre la renta y complementarios
4	1 de junio de 2023	Demás sujetos que no tengan ninguna de las calidades mencionadas

Parágrafo. Cada primero de enero a partir del año gravable 2024, los sujetos obligados a expedir factura de venta y/o documento equivalente que opten por expedir el documento equivalente denominado tiquete de máquina registradora con sistema P.O.S., deberán ajustar el valor de la UVT aplicable para cumplir con la limitación de los cinco (5) UVT en la expedición de cada tiquete.

CIRCULAR EXTERNA 000007 24 DE OCTUBRE DE 2022

Marco Normativo

REQUISITOS FACTURA DE VENTA PARA PROCEDENCIA DE COSTOS

Resolución DIAN 000042

Artículo 16. Requisitos de la factura de venta y de los documentos equivalentes para la procedencia de costos, deducciones e impuestos descontables. Conforme con el artículo 771-2 del Estatuto Tributario los requisitos para la procedencia de costos y deducciones en el impuesto sobre la renta y complementarios, así como de los impuestos descontables en el impuesto sobre las ventas, son los señalados en los artículos 11, 12 y 13 de la presente resolución según corresponda.

De conformidad con el inciso 1 del artículo 771-2 del Estatuto Tributario, la referencia que se realiza al literal c) del artículo 617 del mismo Estatuto, correspondiente a los apellidos y nombre o razón social y NIT del adquirente de los bienes y servicios en la factura de venta, será la establecida en el literal a) del numeral 3 de los artículos 11 y 12 de esta resolución.

Artículo 11. Requisitos de la factura electrónica de venta:

1. Estar denominada expresamente como factura electrónica de venta.
2. Apellidos y nombre o razón social y NIT del vendedor o de quien presta el servicio.
3. Identificación del adquiriente, según corresponda, así:
   1. a) Contener apellidos y nombre o razón social y NIT del adquiriente.
   2. b) Registrar apellidos y nombre y número de identificación del adquiriente; para los casos en que el adquiriente no suministre la información del literal a) de este numeral, en relación con el NIT.
   3. c) Registrar la frase «consumidor final» o apellidos y nombre y el número «222222222222» en caso de adquirientes de bienes y/o servicios que no suministren la información de los literales a) o, b) de este numeral.
      Se debe registrar la dirección del lugar de entrega del bien y/o prestación del servicio, cuando la citada operación de venta se realiza fuera de la sede de negocio, oficina o local del facturador electrónico para los casos en que la identificación del adquiriente, corresponda a la señalada en los literales b) y c) de este numeral. Manejo de la Dirección
4. Llevar número, rango, fecha y vigencia de la numeración autorizada por la DIAN.
5. Fecha y hora de generación.
6. Fecha y hora de expedición. (Fecha validación DIAN)
7. Deberá entregarse al adquiriente en el formato electrónico de generación, junto con el documento electrónico de validación que contiene el valor: «Documento validado por la DIAN»
8. Indicar el número de registro, línea o ítems, el total de número de líneas o ítems en las cuales se detalle la cantidad, unidad de medida, descripción específica y códigos inequívocos que permitan la identificación de los bienes vendidos o servicios prestados, los impuestos de que trata el numeral 13 del presente artículo cuando fuere del caso, así como el valor unitario y el valor total de cada una de las líneas o ítems.
9. Valor total de la venta, como resultado de la sumatoria de cada una de las líneas o ítems que conforman la factura electrónica de venta.
10. La forma de pago, estableciendo si es de contado o a crédito, y plazo (si es a crédito).
11. El Medio de pago si la forma de pago es de contado.
12. Indicar la calidad de agente retenedor del IVA, de autorretenedor del Impuesto sobre la Renta y Complementarios, de gran contribuyente y/o de contribuyente del régimen SIMPLE, cuando corresponda.
13. Discriminar el IVA, Impuesto Nacional al Consumo, Impuesto Nacional al Consumo de Bolsas Plásticas, con su correspondiente tarifa aplicable a los bienes y/o servicios que se encuentren gravados con estos impuestos.
14. La firma digital del facturador electrónico al momento de la generación como elemento para garantizar autenticidad, integridad y no repudio de la factura electrónica de venta.
15. El Código Único de Factura Electrónica -CUFE-.
16. La dirección de internet en la DIAN en la que se encuentra información de la factura electrónica de venta contenida en el código QR de la representación gráfica. Manejo Código QR
17. El contenido del Anexo Técnico de la factura electrónica de venta establecido en el artículo 69 de esta resolución.
18. Apellidos y nombre o razón social y NIT, del fabricante del software, el nombre del software y del proveedor tecnológico si lo tuviere.

Artículo 29. Expedición de factura electrónica de venta.

1. Tratándose de adquirientes facturadores electrónicos: Con la entrega al adquiriente de la factura electrónica de venta en el formato electrónico de generación, junto con el documento electrónico de validación que contiene el valor: «Documento validado por la DIAN».

El adquiriente facturador electrónico recibirá la entrega de la factura electrónica de venta y su validación, así:

a) Por correo electrónico a la dirección electrónica suministrada por el adquiriente en el procedimiento de habilitación como facturador electrónico.

b) Cuando la entrega no se realice según lo previsto en el literal a) por transmisión electrónica, en dispositivos electrónicos entre el servidor del facturador electrónico y del adquiriente, siempre que exista acuerdo entre el facturador electrónico y el adquiriente.

2. Tratándose de adquirientes que no son facturadores electrónicos: Con la entrega al adquiriente, quien señalará el medio por el cual, autoriza la entrega de la factura electrónica de venta, así:

a) Por correo electrónico a la dirección electrónica suministrada por el adquiriente al facturador electrónico, en formato digital de representación gráfica.

b) Por correo electrónico a la dirección suministrada por el adquiriente al facturador electrónico, en el formato electrónico de generación, junto con el documento electrónico de validación que contiene el valor: «Documento validado por la DIAN».

c) Impresión de representación gráfica.

d) Por envío electrónico entre el servidor del facturador electrónico y el servidor del adquiriente, en dispositivos electrónicos, en el formato digital de representación gráfica o en formato electrónico de generación, junto con el documento electrónico de validación que contiene el valor: «Documento validado por la DIAN» siempre que exista acuerdo entre el facturador electrónico y el adquiriente.

e) Si el adquiriente no informa o señala el medio de recepción de la factura electrónica de venta, la misma se deberá expedir de conformidad con lo indicado en el literal c) de este numeral.

Representación Gráfica Factura Electrónica

Parágrafo 1. Para efectos de las representaciones gráficas en formato digital, los facturadores electrónicos deberán utilizar formatos que sean de fácil y amplio acceso por el adquiriente, garantizando que la factura se pueda leer, copiar, descargar e imprimir, sin tener que acudir a otras fuentes para proveerse de las aplicaciones necesarias para ello.

Las representaciones gráficas en formato digital o impreso deberán contener como mínimo los requisitos de los numerales del 1 al 5, del 8 al 13, 15 y 18 del artículo 11 de esta resolución:

Estatuto Tributario

ARTÍCULO 336. RENTA LÍQUIDA GRAVABLE DE LA CÉDULA GENERAL.

5. Las personas naturales que declaren ingresos de la cédula general a los que se refiere el artículo 335 de este Estatuto, que adquieran bienes y/o servicios, podrán solicitar como deducción en el impuesto sobre la renta, independientemente que tenga o no relación de causalidad con la actividad productora de renta del contribuyente, el uno por ciento (1%) del valor de las adquisiciones, sin que exceda doscientas cuarenta (240) UVT en el respectivo año gravable, siempre que se cumpla con los siguientes requisitos:

5.2. Que la adquisición del bien y/o del servicio esté soportada con factura electrónica de venta con validación previa, en donde se identifique el adquirente con nombres y apellidos y el número de identificación tributaria -NIT o número de documento de identificación, y con el cumplimiento de todos los demás requisitos exigibles para este sistema de facturación.

TIQUETE POS

Anulación Tiquete POS para Expedir Factura Electrónica Concepto Unificado 106 de 2022

3.3.2.1. ¿Es posible anular un tiquete de máquina registradora con sistema P.O.S. cuando el mismo se ha expedido con ocasión de una operación de venta y con posterioridad a dicha operación el adquiriente solicita la expedición de la factura electrónica de venta con el fin de soportar impuestos descontables, costos y deducciones?

Una vez expedido el documento equivalente respecto de una operación realizada, con el lleno de los requisitos legales, puede afirmarse que el vendedor o prestador del servicio cumplió con su obligación.

No puede aceptarse que, por disposición de las partes, se vulneren las disposiciones relativas a la facturación, se anulen las facturas o documentos equivalentes ya expedidos y se expidan otros que no consulten la realidad de la operación comercial.

Así, el manejo administrativo interno de las empresas si bien es de su absoluta discreción debe adecuarse de tal manera que no vulnere las normas tributarias o las desconozca. Por ello, al tenor de lo previsto en el artículo 615 del Estatuto Tributario la factura o documento equivalente debe ser expedido al realizarse la operación y debe contener la fecha de la misma.

En este sentido, la anulación de la factura de venta podrá efectuarse cuando la operación económica que se soporta no se lleva a cabo.

Oportunidad para solicitar Factura Electrónica Concepto Unificado 106 de 2022

Cuando el adquiriente del bien o servicio exija que se le expida la factura electrónica de venta en el momento de efectuarse la operación respectiva, el facturador electrónico se encuentra en la obligación de expedir y entregar este documento en dicho momento.

La normatividad vigente no estipula un término posterior, y la regla es clara y precisa sobre la oportunidad para la solicitud de la factura electrónica de venta, sin prever que el adquiriente conserve la facultad para la exigencia posterior de esta.

En el evento en que el adquiriente realice una operación de compra de bienes y al momento de realizar dicha operación omita exigir la factura electrónica de venta al facturador electrónico y este expida debidamente el tiquete P.O.S., no está previsto que el sujeto obligado a facturar pueda anular el mencionado documento equivalente para expedir una factura electrónica de venta, pues éste fue expedido con el lleno de los requisitos legales como respaldo de una operación de venta de bienes efectivamente realizada.

Expedición de Tiquete POS o Factura Electrónica en el momento de la operación Concepto Unificado 106 de 2022

Así las cosas, el sujeto obligado a facturar que cuente con la opción de expedir tiquete de máquina registradora con sistema P.O.S., podrá hacerlo; no obstante, si al momento de efectuarse la operación de venta de bienes o prestación de servicios el adquiriente exige la factura electrónica de venta correspondiente, este deberá expedirla en dicho momento.

El facturador electrónico debe contar con sistemas informáticos adecuados que le permitan expedir la factura electrónica de venta al momento de efectuarse la operación que da lugar a su expedición, sin exigir o imponer cargas no establecidas en la legislación vigente al adquiriente del bien o servicio.

En consecuencia, es obligación del facturador expedir y entregar la factura electrónica en el momento de la operación de venta del bien o prestación del servicio cuando el adquiriente en ese mismo momento le ha exigido la misma, sin imponerle obligaciones o cargas técnicas o tecnológicas, ya que éstas no están contempladas en la normatividad vigente.

ARTICULOS DE INTERES

Manejo de la Dirección

Dirección solo es obligatoria para sujetos B, C por articulado de resolución (cuando la entrega se da por fuera de la sede del facturador), y por Anexo Técnico 1.8. para deducción de costos para el adquiriente. TFHKA sugiere que si el adquiriente no le dice su dirección (sujetos A y B) puede enviar la Factura Electrónica con el campo de dirección vacío (es posible que al adquiriente la factura electrónica no le soporte el costo por ser un requisito del anexo técnico).

Manejo de la Dirección (Modificación Resolución DIAN 000012)

La dirección del adquiriente es obligatoria para Procedencia de Costos

Resolución DIAN 000042 - Artículo 16. Requisitos de la factura de venta y de los documentos equivalentes para la procedencia de costos, deducciones e impuestos descontables. Conforme con el artículo 771-2 del Estatuto Tributario los requisitos para la procedencia de costos y deducciones en el impuesto sobre la renta y complementarios, así como de los impuestos descontables en el impuesto sobre las ventas, son los señalados en los artículos 11, 12 y 13 de la presente resolución según corresponda.

Manejo Código QR

Para efectos del numeral 16 del artículo 11 de esta resolución, se debe incluir el Código de respuesta rápida -Código QR-, de conformidad con las condiciones, términos y mecanismos técnicos y tecnológicos establecidos por la DIAN, en el «Anexo Técnico de la factura electrónica de venta».

Anexo Técnico 1.8 – Página 582

Tamaño:

El tamaño mínimo que debe tener el código bidimensional QR es de 2cm para facilitar la lectura por los diferentes dispositivos.

La Representación Gráfica:

La representación gráfica puede ser diseñada de acuerdo con las necesidades del OFE; como la generación está en formato XML, entonces cualquier herramienta informática de conversión de este formato a .pdf, .docx, u otros formatos digitales será suficiente para cumplir con lo previsto en la normatividad vigente. El requisito que debe cumplir es la inclusión del código bidimensional QR tal como se precisa arriba.

Una alternativa a los formatos digitales es la impresión en papel de la representación gráfica diseñada de acuerdo con las necesidades del OFE. El requisito que debe cumplir es la inclusión del código bidimensional QR tal como se precisa arriba.

Manejo Correo Electrónico

Parágrafo 2. El correo electrónico de que trata el numeral 1 y el literal b) del numeral 2 del artículo 29, registrado por el adquiriente en el procedimiento de habilitación, deberá cumplir con las condiciones, términos y mecanismos técnicos y tecnológicos, conforme lo indicado en el «Anexo técnico de factura electrónica de venta»:

Anexo Técnico 1.8 – Página 548:

Inconvenientes Tecnológicos

Inconvenientes Tecnológicos de la DIAN

Artículo 26. Impedimento por inconvenientes tecnológicos de la DIAN. Si al momento de la transmisión se presentan inconvenientes tecnológicos que impiden la transmisión, el obligado a facturar deberá expedir la factura electrónica de venta al adquiriente sin la validación previa y en tal sentido, se entiende cumplido el deber formal de expedir factura electrónica de venta.

Los documentos expedidos o entregados en inconveniente tecnológico, deberán ser transmitidos en un plazo máximo de cuarenta y ocho (48) horas contadas a partir del día siguiente al que se restablezca el servicio informático.

Parágrafo. Se entenderá que el impedimento de la transmisión para la validación por inconvenientes tecnológicos presentados por parte de la DIAN con el aviso del inconveniente técnico que reporte el servicio informático electrónico de validación previa de factura electrónica de venta, por los mecanismos y dentro del término señalado en el «Anexo técnico de factura electrónica de venta».

Inconvenientes Tecnológicos de la DIAN – Anexo Técnico 1.8

Artículo 27. Validación.

Parágrafo 1. Cuando no se pueda llevar a cabo la validación previa de la factura electrónica de venta, por inconvenientes tecnológicos de la DIAN, el obligado a facturar está facultado para expedir al adquiriente la factura electrónica de venta sin la validación previa, siendo válida como soporte de la venta del bien y/o prestación del servicio, así como de costos, gastos, deducciones, descuentos, exenciones, activos, pasivos, impuestos descontables tanto para el facturador electrónico como para el adquiriente. En todo caso, el facturador electrónico deberá cumplir con los requisitos del artículo 11 de esta resolución, salvo el requisito contemplado en los numerales 6 y 7 del citado artículo.

Inconvenientes Tecnológicos del Facturador Electrónico

Artículo 31.

1. Inconvenientes tecnológicos presentados por parte del facturador electrónico. En caso de inconvenientes tecnológicos que impidan el cumplimiento de la obligación formal de expedir factura electrónica de venta, el facturador electrónico deberá:

a) Por el tiempo en que dure el inconveniente, se deberá expedir factura de venta de talonario o de papel, la citada factura de venta se podrá generar para su expedición de forma manual o autógrafa o a través de sistemas informáticos electrónicos.

La factura de talonario o de papel de que trata el inciso anterior será válida como soporte de la venta del bien y/o prestación del servicio, así como de costos, gastos, deducciones, descuentos, exenciones, activos, pasivos, impuestos descontables tanto para el facturador electrónico como para el adquiriente.

b) Transcribir la información mediante «documento electrónico de transmisión» que contenga cada una de las facturas de venta de talonario o de papel, con la identificación del tipo de factura, que fue expedida en el periodo del inconveniente y la información correspondiente al código único de documento electrónico -CUDE-, y transmitirlas a la DIAN, dentro de las 48 horas siguientes al momento en que se supera el inconveniente. Para estos documentos no serán aplicables las reglas de validación de que trata el artículo 27 de esta resolución

Tipos de Contingencia Facturador Electrónico (Tipo 03)

Contingencia Total

Eventos fuera de la operación normal – Se aplica lo establecido en Anexo Técnico 1.8.

Contingencia Total Facturador Electrónico – Anexo Técnico 1.8

Contingencia Parcial

Eventos que se pueden presentar en la operación normal – Sugerencia de Procedimiento TFHKA bajo la premisa de “Máximo Esfuerzo de Validación ante la DIAN” con Esquemas Auditables.

Declaración Contingencia Total Facturador Electrónico (Tipo 03)

Solicitud Aprobación Contingencia Parcial Facturador Electrónico (Tipo 03)

Conciliación

Ante escenarios de estados indeterminados de transacciones electrónicas que pueden ser origen de documentos emitidos en contingencia, es necesario realizar el último esfuerzo de conciliar el estado definitivo de los mismos, ejemplos:

1. Transacción validada por la DIAN después del lapso de tiempo especificado para la expedición de una factura electrónica de contingencia. Esta transacción se debe anular con una nota crédito referenciada.

2. Transacción en estado de error por la DIAN después del lapso de tiempo especificado para la expedición de una factura electrónica de contingencia. Esta transacción se puede consultar por API y no se puede ver por el portal de la DIAN. Se debe dejar registrado el intento de anulación de la transacción así no se logre.

3. En la documentación técnica de TFHKA de estatus indeterminados pueden ver escenarios adicionales y sugerencias de manejo.

Canal de Notificaciones Técnicas Telegram

Documentos con estatus indeterminado en HKAFactura

Datos Origen de conciliación:

1. Reporte del Portal DIAN “Facturando Electrónicamente” (Emisión / Recepción).
2. Reporte de documentos desde los portales de TFHKA.
3. Reporte de documentos desde los Sistemas de Facturación – ERP´s.

Facultad de la DIAN para Acceder al Software del Obligado a Facturar

Resolución DIAN 000042 del 5 de mayo del 2020

Artículo 1. Definiciones.

1. Acceso al software: El acceso al software es la facultad otorgada a la DIAN, para solicitar a los sujetos obligados a expedir factura de venta y/o documento equivalente, a los proveedores tecnológicos y a los proveedores de soluciones tecnológicas, la información cifrada con métodos distintos a claves públicas, autenticación de ingreso al software, códigos fuente, especificaciones funcionales, interfaces o interoperabilidad con otros sistemas de información, sus licencias, proveedores, identificación de fabricantes y en general, toda aquella información que permita el conocimiento, acceso al contenido y funcionamiento de las tecnologías que se utilizan para los sistemas de facturación a cargo propio o de su proveedor o fabricante.

Representación Gráfica Factura Electrónica Contingencia

Resolución DIAN 000042 del 5 de mayo del 2020

Artículo 9. Sujetos obligados a expedir factura de venta de talonario o de papel.

1. Cuando se presenten inconvenientes tecnológicos establecidos en el TITULO VII de esta resolución, tratándose de sujetos obligados a expedir factura electrónica de venta,

Parágrafo. La factura de venta de talonario o de papel se deberá generar para su expedición de forma manual o autógrafa o a través de sistemas informáticos electrónicos que permitan la interacción, en cuyo caso, se entenderán cumplidos los requisitos de impresión previa de que trata el artículo 617 del Estatuto Tributario y los requisitos establecidos en los numerales 1, 2, 4 y 12 del artículo 12 de esta resolución.

Impresión Facturas en Contingencia desde Sistemas Informáticos

Artículo 12

Parágrafo. De conformidad con el inciso 2 del artículo 617 del Estatuto Tributario, al momento de la expedición de la factura los requisitos de los numerales 1, 2, 4, 12 y 13 del presente artículo, deberán estar previamente impresos a través de medios litográficos, tipográficos o de técnicas industriales de carácter similar. No obstante, cuando la factura de venta de talonario o de papel se genere para su expedición a través de sistemas informáticos electrónicos de conformidad con lo indicado en el parágrafo del artículo 9 de esta resolución, se entenderán cumplidos los requisitos de impresión previa de que trata el presente parágrafo.

Prohibido obligar a una acción para descargar una Factura Electrónica

Resolución DIAN 000012 - 9 Feb 2021 - Anexo Técnico 1.8 - Pagina 548 – Numeral 9

“El facturador electrónico no podrá obligar al adquiriente, en lo relacionado con la entrega, a la descarga de los documentos electrónicos a través de portales web”.

Nuestro Entendimiento Regulatorio

Según el tipo de documento de adquiriente:

Según las responsabilidades del adquiriente:

Según el correo electrónico:

Mockup: Ejemplo Implementación Resolución 001092

Una vez la venta supere los 5UVT ($212.060) el sistema deberá habilitar el módulo para trasmitir el documento como factura electrónica. Teniendo en cuenta esto y el entendimiento regulatorio según el tipo de adquiriente, a continuación se plantea la siguiente lógica:

Escenario A:

Al reportar los datos del adquiriente en este grupo la información plasmada en la Clase Cliente será:

Escenario B:

Al reportar los datos del adquiriente en este grupo la información plasmada en la Clase Cliente será:

Escenario C:

Para este escenario donde no se cuente con la información del adquiriente, los campos de la Clase Cliente se deberá reportar como Consumidor final:

Una vez se reciba la validación correcta que nos indica la factura como electrónica se procede a imprimir el tiquete POS con los datos bajo la resolución 000042:

@IMPORTANTE: Tenga en cuenta que este es solo un ejemplo muy especifico por el tipo de adquiriente.