Tutorial: Como se debe enviar campos extras en caso de una factura tipo exportación

La presentación trata principalmente sobre los requisitos obligatorios para las representaciones gráficas de la factura electrónica y documentos relacionados, basados en la Resolución 165 del 1 de noviembre de 2023 de la DIAN.

Los puntos clave abordados son:

• Base legal y obligatoriedad: Se enfatiza que todos los documentos electrónicos deben cumplir con las reglas de la DIAN, especialmente las de la Resolución 165, y que la falta de cumplimiento puede llevar a sanciones.
• Importancia y beneficios: Cumplir con los requisitos ayuda a generar confianza, agilizar procesos y, lo más importante, evitar sanciones. Además, las facturas correctamente emitidas son clave para los impuestos propios y de los clientes.
• Sanciones por incumplimiento: Se detallan multas económicas (hasta el 1% del valor facturado o hasta 950 UVT por facturar sin requisitos), cierre de establecimientos (hasta por 3 o 30 días) y otras consecuencias graves como la pérdida de beneficios tributarios o la anulación de registros de facturación.
• Representación gráfica: Se explica que la representación gráfica es el dibujo o la parte visual de la factura (el PDF), mientras que el documento válido y validado por la DIAN es el archivo XML. Se pueden usar formatos estándar, tirilla o personalizados, siempre que cumplan los requisitos mínimos.
• Requisitos mínimos obligatorios: La representación gráfica debe contener campos específicos como la denominación "factura electrónica de venta", información del vendedor y adquirente, sistema de numeración, fecha y hora, detalle de ítems, valor total, forma y medio de pago, responsabilidades fiscales, discriminación de impuestos, el Código Único de Factura Electrónica (CUFE) y el código QR, que permite validar la factura ante la DIAN.
• Cambios en facturas de exportación y moneda extranjera: Desde junio de 2024, las representaciones gráficas estándar pueden mostrar valores tanto en pesos colombianos (COP) como en moneda extranjera (ej. USD) a nivel de ítems y totales.
• Escenarios de contingencia:

    Contingencia tipo 03 (falla del facturador): Si la falla es propia, se debe avisar a la DIAN (enviando una declaración firmada) y transmitir las facturas generadas manualmente o en papel dentro de las 48 horas siguientes a la contingencia. Requiere una resolución de numeración especial.
   Contingencia tipo 04 (falla de la plataforma de la DIAN): Se activa automáticamente por el proveedor tecnológico, permitiendo seguir operando, y las facturas se envían automáticamente una vez la DIAN se recupera.

• Recomendaciones: Usar un software certificado por la DIAN, validar la habilitación en los plazos correctos, guardar copias electrónicas por al menos 5 años y asegurarse de incluir todos los datos obligatorios.