Usuario Proveedor (UP) - Portal HKARecepción Validación Previa
Registro
El proveedor dispondrá del portal para radicar documentos electrónicos, representaciones gráficas y anexos emitidos no solo por The Factory HKA, sino por cualquier proveedor tecnológico de facturación electrónica. Un proveedor recibe por parte del cliente Receptor la invitación por medio de un correo electrónico que contiene:
- La razón social del Receptor que envía la invitación.
- Información social de su empresa como proveedor:
- Tipo persona.
- Razón social.
- Tipo de identificación.
- Número de identificación.
- Enlace para confirmar invitación.
(Ver Figura 1).
Si el usuario Proveedor es interno (emite documentos con The Factory HKA) y ya se encuentra registrado, solo debe confirmar la invitación y el portal le indicará la confirmación exitosa. (Ver Figura 2).
Si el usuario Proveedor es externo (no emite documentos con The Factory HKA) debe confirmar la invitación y registrarse en el portal como Proveedor, el formulario de registro cargará los datos, confirme y presione Registrar, (Ver Figura 3).
Se genera un mensaje que indicará que se ha enviado un correo para confirmar su cuenta. (Ver Figura 4).
En el nuevo correo recibirá una contraseña temporal, presione “Confirmar cuenta”, posteriormente el portal le indicará la confirmación exitosa para ingresar. (Ver Figura 5).
Ingreso al Sistema
Ingreso al Sistema para Usuario Proveedor Externo
Para el ingreso del Proveedor externo (no emite documentos con The Factory HKA) por primera vez, debe ingresar con la contraseña temporal recibida en su correo. (Ver Figura 6).
Al ingresar al portal el sistema le solicitará actualizar su contraseña. (Ver Figura 7).
Posteriormente al mensaje tendrá el formulario de cambio contraseñara donde debe ingresar la contraseña actual y la nueva confirmando la misma cumpliendo las normas de seguridad de contraseña (Ver Figura 8).
El portal indicará la actualización de la contraseña de forma exitosa (Ver Figura 9). Debe ingresar nuevamente al portal con la nueva contraseña.
Si es la primera vez, luego del registro y cambio de contraseña debe completar los datos fiscales en el sistema para una radicación exitosa de los documentos (Ver Figura 10).
Al actualizar sus datos fiscales se indicara por un mensaje los cambios exitosos (Ver Figura 11).
El portal le indicará los Términos y condiciones del sistema, estos los debe aceptar y guardar (Ver Figura 12).
Posteriormente se mostrará la pantalla de Bienvenida, debe cerrar el mensaje y ya se encuentra listo para el uso del portal (Ver Figura 13).
En cada ingreso al portal debe seleccionar la empresa receptora que desea enviar comprobantes electrónicos (Ver Figura 14).
Ingreso al Sistema para Usuario Proveedor Interno
Para el ingreso del Proveedor interno (emite documentos con The Factory HKA) ingrese con el correo y contraseña actual del portal Emisión, seleccione la opción Proveedor en el campo Portal (Ver Figura 15).
En cada ingreso al portal debe seleccionar la empresa receptora que desea enviar comprobantes electrónicos (Ver Figura 16).
nota: solo es posible seleccionar una empresa receptora a la vez, con la finalidad de identificar y validar los datos tanto del Proveedor como del Receptor.
Ventana Principal
La página de inicio del portal DProveedor, se compone de tres bloques.
- Menú principal: Donde podrá encontrar los principales menús del sistema.
- Información de usuario proveedor: Una visual rápida de la información del Proveedor.
- Razón social del receptor: Una visual rápida de la información del receptor seleccionado para cargar o consultar documentos.
- Botones de acceso directos: Acceso directos a las funciones.
- Subir documentos: permite ir directamente a la pantalla se subir documentos al receptor.
- Documentos enviados: se visualizan los documentos cargados.
- Cambiar Receptor: disponible para cambiar de receptor.
- Mi cuenta: Una visual de la información fiscal.
(Ver Figura 17).
El menú principal ubicado al lado izquierdo de la pantalla, está compuesto por los siguientes elementos:
- Inicio: Este elemento lo llevara siempre a la pantalla inicial
- Comprobantes: Contiene los menús de consulta y subir comprobantes al sistemas:
- Compromante
- Subir documentos
- Soporte: Enlace de la Wiki para la consulta del manual del sistema.
(Ver Figura 17.1).
Subir comprobantes electrónicos Usuario Proveedor
Para subir un nuevo documento electrónico presione "Subir Documentos” desde el menú: Comprobantes (Ver Figura 19).
La radicación o carga de documentos es posible por medio de un asistente que permitirá realizar las siguientes acciones:
- Metadata: Permite seleccionar metadatos el documento en el proceso de carga, estos solo son obligatorios si la empresa receptora lo configura en el catálogo metadatos.
- Subir XML: es el espacio donde se cargan los documentos electrónico con formato .xml.
- Subir Representación gráfica: es el espacio donde se carga la Representación gráfica del documento electrónico y los anexos adicionales.
(Ver Figura 20).
Metadata
Es la primera acción donde el asistente solicitará los metadatos para asociar al documento antes de la carga, estos metadatos serán de forma obligatoria solo si el usuario receptor tiene metadatos configurados como requeridos en el catálogo.
Si existen metadatos requeridos el asistente mostrará un mensaje donde indica que "Debe agregar todos los metadatos obligatorios para radicar el documento electrónico" y dividirá la lista de los metadatos con los requeridos y los opcionales (Ver Figura 21).
En la lista estarán los metadatos obligatorios y opcionales separados e identificados en dos grupos (Ver Figura 21.1).
Si el metadato es de tipo lista en el campo Valor Metadato estarán disponibles todos los valores para seleccionar uno para asignar (Ver Figura 22).
Si el receptor no tiene metadatos configurados como obligatorios, la selección de los mismos es opcional (Ver Figura 23).
Si el metadato no es tipo lista debe ingresar el valor del correspondiente en el campo Valor, dependiendo del tipo de metadato el campo recibirá datos tipo Fecha, Caracteres alfanuméricos o numérico (Ver Figura 24).
Ya seleccionado el metadato con su valor se debe agregar a la lista del asistente con el botón (+), donde estará disponible la acción eliminar en caso de ser necesario (Ver figura- 24.1).
No es posible agregar un metadato varias veces, si se requiere cambiar el valor debe eliminarlo de la lista presionando el botón Eliminar y agregarlo nuevamente. (Ver figura- 24.2).
Al tener todos los metadatos requeridos y opcionales en la lista, presione el botón siguiente para subir el documento XML. (Ver Figura 25).
nota: el botón Siguiente se activará si tiene agregado todos los metadatos obligatorios.
En Subir documentos el portal permitirá agregar archivos en formato XML mediante dos opciones (Ver Figura 26):
- Arrastrar y soltar: los archivos se pueden arrastrar desde una carpeta o ubicación en el computador hasta la sección punteada.
- Carga mediante explorador de archivos: Hacer click en la sección punteada.
Condiciones de carga de documentos
- Sólo puede ser cargado una vez por proceso y por número de documentos, tamaño máximo de 1MB, formato permitido .XML
- Es obligatorio realizar la carga inicial del archivo XML antes de continuar con la cargar la Representación gráfica y archivos adjuntos.
Cuando se cargue el archivo XML con éxito será identificado por un check color verde, presione Atrás si se requiere actualizar los metadatos, presione Siguiente para continuar (Ver Figura 27).
Si la carga presenta error, el asistente marca el documento en rojo o con una ‘X’ y mostrando el mensaje informativo, para visualizar el mensaje de error presentado, debe posicionar el cursor sobre la imagen del archivo (Ver Figura 28).
Representación gráfica
Por cada carga de Representación gráfica o anexo, se debe seleccionar el Emisor PDF o Emisor del Anexo (Ver Figura 30).
nota: la carga de Representación gráfica y anexos no es obligatoria.
El asistente permitirá agregar representación gráfica y anexos mediante dos opciones:
- Arrastrar y soltar: los archivos se pueden arrastrar desde una carpeta o ubicación en el computador hasta la sección punteada.
- Carga mediante explorador de archivos: Hacer click en la sección punteada.
Condiciones de carga de documentos
- Debe estar cargado inicialmente el documento electrónico .XML en el mismo día o días anteriores a esta carga.
- La Representación gráfica, se permite 1 archivo por proceso y por número de documentos, tamaño máximo de 1MB, formato permitido .pdf.
- Los anexos, se permite un máximo de 5 archivos con tamaño máximo de 2MB por archivo y 10MB por tamaño total de almacenamiento, formatos permitidos (png, bmp, jpg, pdf, doc, docx, xls, xlsx, ppt, pptx, zip, rar) cada archivo debe tener la estructura del nombre NumeroFactura_NombreArchivo.ext Ejemplo: FACTP7_Presupuesto.pdf.
nota: durante el proceso de carga de Representación gráfica y archivos adjuntos, el portal permite la carga de otros números de documentos previamente cargados, esto si el XML en proceso de carga no requiere de estos archivos, ya que es importante conservar el límite de cantidad de archivos. En caso de cargar documentos incorrectos es posible actualizar los mismos desde Menú - Comprobantes - Comprobante - Acción Detalle - Adjuntos, consultando el número de documento del archivo cargado.
Todos los archivos cargados, serán validados por los servicios de la plataforma The Factory HKA - HKARecepción. Los documentos registrados exitosamente, serán identificados con un check y los que contengan errores de estructura, datos erróneos, formato inválido u otro, serán identificados en rojo o con una ‘X’ y su mensaje informativo que se visualizarán posicionando el cursor sobre ellos (Ver Figura 31).
Al cargar archivos con extensión .zip o .rar el porta le indicará un mensaje de informativo de responsabilidad sobre el contenido del mismo, el cual debe aceptar para generar la carga en caso de cancelar el mensaje el archivo no será cargado. (Ver Figura 32).
Al culminar la carga de los documentos se finaliza el proceso de carga con el botón Siguiente y Finalizar e iniciar una nueva carga de otro documento. (Ver Figura 33).
Documentos Enviados
Todos los documentos cargados en el portal HKARecepción por usuario Receptor o Proveedor siguen un flujo de validación de la plataforma y aceptación del usuario. De acuerdo a su estatus, son depositados en cuatro bandejas: Pendientes, Errados, Aceptados y Rechazados. Esto permite una gestión eficiente de los documentos entrantes (Ver figura- 34).
Los documentos cargados se encuentran disponibles en la opción Acceso rápido “Documentos recibidos” o desde Menú Comprobantes - Comprobante (Ver figura- 35).
Al ingresar, la primera pantalla es la de documentos Pendientes, se listan los documentos cargados en los últimos 7 días que tengan algún estatus de gestión (radicado, entregado, otro, recibido u algún estatus del catálogo) sin haber pasado por aceptado o rechazado. (Ver figura- 36).
El portal dispone de un filtro de consulta con los siguientes campos:
- Estatus de documento: Pendiente, Aceptados, Rechazados, Errados
- Tipo de Documento: Factura venta, Factura de Exportación, Nota de crédito, Nota de débito
- Proveedor: lista de proveedores invitados.
- Fecha de Rango de Recpción: Rango de fecha de carga del documento (Inicio y Fin) no mayor a 35 días entre fechas.
- Metadatos: solo tipos listables.
- Valor de metadatos: valor asignado al metadato.
La consulta se puede seleccionar por el rango de fecha o en combinación con otros campos, el resultado tendrá la misma estructura para todos los tipos documentos.
Es importante presionar el botón de Generar consulta en el lateral derecho para que la misma se ejecute con éxito, si se requiere limpiar el filtro de la consulta presione el botón Limpiar Filtro. (Ver figura- 37).
Descripción de estatus de documentos
- Documentos Pendientes: Son los documentos cargados con y tienen estatus de gestión (otro, recibido u algún estatus del catálogo) sin haber pasado por aceptado o rechazado..
- Documentos Aceptados: Son todos los documentos Aceptado, más los que tengan en su gestión posterior a la aceptación algún estatus del catálogo u otro de los estándar el portal.
- Documentos Rechazados: Son todos documentos Rechazado por el receptor.
- Documentos Errados: Es una lista de registros de los documentos que no cumplieron con las validaciones definidas en la plataforma The Factory HKA por lo que no son considerados válidos.
Todos los documento a excepción de los errados contienen:
- Pestaña desplegable en el lateral izquierdo con signo (+) que permite observar información adicional sobre el documento tal como: Recibido (fecha de carga del documento), Receptor (usuario que cargó el documento y Estado).
- Acciones:
- Descargar XML: permite bajar el documento a un directorio local.
- Detalle del documento: despliega una nueva página para la visualización y gestión del comprobante.
Los documentos errados solo dispone del Detalle. (Ver figura- 38).
Detalle del Comprobante
Es donde inicia la gestión del documento seleccionado, dispone de dos secciones:
- Datos del documento: los datos relacionado al documento consultado:
- Razón Social.
- Número de identificación.
- Versión del Documento.
- Tipo de documento.
- Número de documento.
- Fecha de emisión.
- Total de la factura.
- Detalle del documento: dispone de tres pestañas:
- Representación.
- Adjuntos.
- Metadatos.
- Gestión.
- Presenta de forma visual en formato XML el documento electrónico y la representación gráfica sólo si fue cargada.
(Ver figura- 39).
Representación
Proporciona hasta tres formas para visualizar y revisar el comprobante recibido.
- Datos del documento: se detallan los datos principales del documento, Razón social, número de identificación, versión del documento, tipo de documento, número de documento, fecha de emisión, total de la factura y CUFE.
- Representación del documento electrónico (XML): se muestra la información del documento en formato XML .
- Representación gráfica del documento: se muestra de forma original el formato de la representación gráfica y disponible para descargar e imprimir, solo si fue cargada en el proceso o posteriormente
(Ver figura- 40).
Adjuntos
Permite Subir, descargar o eliminar la representación gráfica y los anexos asociados al comprobante. La herramienta permite agregar archivos mediante dos opciones.
- Arrastrar y soltar (drag and drop): los archivos se pueden arrastrar desde una carpeta o ubicación en el computador hasta la sección punteada.
- Carga mediante explorador de archivos: Hacer click en la sección punteada.
El formato de nombre de archivos y cantidad son los siguientes:
- Representación Gráfica: El nombre del Archivo debe ser exactamente el número del documento con extensión .pdf, tamaño máximo de 1 MB y cantidad máxima de archivo 1.
- Anexos: Permite un máximo de 5 archivos con tamaño máximo de 2 MB por archivo y 10MB por tamaño total de almacenamiento, formatos permitidos (png, bmp, jpg, pdf, doc, docx, xls, xlsx, ppt, pptx, zip, rar) cada archivo debe tener la estructura del nombre NumeroFactura_NombreArchivo.ext Ejemplo: FACTP7_Presupuesto.pdf.
Cada tipo documento cargado se visualiza en la lista correspondiente del lateral derecho una vez se refresque la pantalla. Las representaciones gráficas tiene la disponibilidad de descarga y la acción de eliminación del archivo para una nueva carga y los anexos tiene la disponibilidad de descarga y las acciones de editar el nombre y eliminación (Ver figura- 41).
Metadatos
Es donde se permite asignar o modificar metadatos al documento, si existen metadatos obligatorios todos deben ser seleccionados para realizar la modificación o asignación de lo contrario seleccionar los metadatos deseados (Ver figura- 42).
Ya seleccionados y agregados todos los metadatos requeridos y no requeridos, presionar guardar para que se tomen los cambios y se listen en el lateral derecho con la información nombre, valor del metadato y Creado por, Actualizado Por Fecha de actualización (Ver figura- 43).
Si se requiere actualizar algún valor de metadato previamente cargado, es posible enviar el nuevo valor seleccionando nuevamente el metadato (Ver figura- 44).
Gestión
Se muestra la información histórica de las operaciones realizadas sobre el documento por parte de la empresa Receptora, manteniendo la información de gestión disponible detallada con la siguiente información:
- Fecha de registro: Es la fecha de registro de cada acción aplicada al documento, tal como, Radicación o Carga, Cambio de estatus.
- Creado por: Correo electrónico del usuario receptor que aplica el cambio de estatus.
- Estatus: Estatus asignado al documento, existes dos estatus que se asigna de forma automática por el sistema Radicación y Entregado, el estatus Radicado se asigna en la carga exitosa del documento, el estatus Entregado se asigna al momento que un usuario Receptor consulta el detalle del documento.
- Comentarios: comentario asignado al momento de asignar un estatus.
(Ver figura- 45).
