Vinculacion Usuarios Proveedores Categorias

La asociación de usuarios a proveedores y categorías permite distribuir los documentos a gestionar entre los usuarios del sistema, con el fin de agilizar el proceso de gestión de documentos dentro de la organización. Esta función permite que el usuario principal y los usuarios administradores asocien proveedores y categorías a los usuarios internos con rol de recepción que se encuentren activos y tengan confirmada su cuenta.

Condiciones de vinculación para un usuario Administrador

• La opción solo será visible si se tiene el permiso activo.
• Los usuarios listados para vincular serán aquellos con un rol inferior al de Administrador, es decir, Avanzado y Básico.
• La vinculación de usuarios como Administrador será asignada por el usuario Principal (Root).

• Haga clic en las flechas para navegar por los pasos de vinculación
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  Paso 1: Ingrese en Menú > Configuraciones > Vincular proveedores y categorías.
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  Paso 2: Al ingresar a la sección de vinculación, se listarán todos los usuarios, junto con sus acciones disponibles: Detalle, Configurar Proveedor y Configurar Categoría.
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  Paso 3: En la Acción "Detalle" en la pestaña Proveedores, se mostrarán los proveedores vinculados al usuario.
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  Paso 4: En la Acción "Detalle" en la pestaña Categorías se mostrarán las categorías vinculados al usuario seleccionado.
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  Paso 5: En la Acción "Configurar Proveedores": Puede seleccionar la activación o desactivación de uno o todos los proveedores que desea que el usuario pueda consultar.
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  Paso 6: Al presionar el botón Actualizar, se generará un mensaje indicando que el cambio de estatus fue exitoso.
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  Paso 7: Posteriormente se visualizará el cambio del estatus como Activo o Inactivo.
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  Paso 8: En la Acción "Configurar Categorías": Puede seleccionar la activación o desactivación de una o todas las categorías que desea que el usuario pueda consultar.
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  Paso 9:, Al presionar el botón Actualizar, se generará un mensaje indicando que el configuración de la categoría se a realizado exitosamente.

Registrar Usuarios Interno

Figura 9: Catálogo Usuarios

La creación de nuevos usuario a la cuenta se encuentra disponible por usuario principal y usuarios Administrador. Ir a Configuración → Usuarios (Ver Figuras 9).

La pantalla dispone de:

• Lista de usuarios registrados con información nombre, correo, status y acciones.
• Filtro de búsqueda de forma alfabética.
• Botón agregar usuario para el registro.

Para iniciar presione Agregar Usuario. (Ver Figuras 10).

Figura 10: Catálogo Usuarios

Para agregar un nuevo usuario debe completar con 5 secciones necesarias para crear el usuario satisfactoriamente, estos pasos son:

• Perfil: Configuración de nombre y correo.
• Aplicaciones: Permite seleccionar ala aplicación Emisión - Recepción de forma individual o múltiple.
• Roles: El tipo de Rol que desempeñara el usuario por aplicación, pueden ser:
  • Básico
  • Avanzado
  • Administrador
• Permisos: Permite ajustar los permisos del usuario por aplicación.
• Establecimientos: En los que desempeñara labores el usuario, solo aplica para los usuarios con aplicación de Emisión.

Perfil Indique El nombre y el correo del usuarios que hará uso del sistema. Al culminar presione siguiente (Ver Figura 11).

Figura 11: Perfil de usuario

Aplicación Seleccionar el tipo de aplicación del portal que desee configurar al nuevo usuario, Portal Emisión y Portal Recepción, es posible la selección múltiple o individual (Ver Figura 12).

Figura 12: Aplicación Asociar a la cuenta

Roles Selección de perfil de usuario en la opción Roles, permite definir los permisos asociados a la cuenta de usuario se debe seleccionar el rol correspondiente

• Administrador
• Avanzado
• Básico

Los permisos por defecto se muestran en la siguiente sección. Para continuar presione Siguiente. (Ver Figura 13).

Figura 13: Roles del usuario

Si la aplicación seleccionada para el usuario fue múltiple (Emisión y Recepción) en la selección de Roles se listarán los 3 niveles de Roles para cada el portal en forma paralelo, se debe seleccionar la pestaña superior identificada por cada portal y seleccionar el tipo de Rol. Para continuar presione Siguiente. (Ver Figura 14).

Figura 14: Roles del usuario Múltiple

Permisos Para la edición de los permisos del rol seleccionado, active o desactive la opción de "Personalizar Permisos" esto le permitirá definir accesos más específicos para el Rol del Usuario seleccionados. Podrá limitar las opciones del sistema, por módulo o de forma individual las opciones del sistema (Ver Figura 15).

Figura 15: Permisos disponibles al perfil

En la siguiente tabla se muestran los permisos por defecto de cada Rol de Recepción, los cuales pueden ser activados o desactivados según la necesidad.

• Administrador: Acceso total a todas las opciones y configuraciones.
• Avanzado: Acceso para acciones de comprobantes, realizar invitaciones de proveedor y consultas de catálogos.
• Básico: Acceso básico con opciones limitadas de sólo consultas de comprobantes y catálogos.

Permiso/Rol	Administrador	Avanzado	Básico
Ver Proveedores	X	X	X
Enviar invitación	X	X
Enviar Invitación Masiva	X	X
Eliminar invitaciones	X
Cambiar estatus de invitaciones	X
Ver Estatus	X	X	X
Crear Estatus	X
Editar estatus	X
Eliminar estatus	X
Ver Comprobantes	X	X	X
Ver Detalle	X	X	X
Subir Representación Gráfica	X	X
Eliminar Representación Gráfica	X	X
Gestión de Representación Gráfica	X	X	X
Verificar estatus	X	X	X
Subir documentos	X	X	X
Configuración de Anexos	X
Configuración de Usuarios	X
Usuarios	X		X
Crear Usuarios	X
Editar Usuarios	X
Eliminar Usuarios	X
Editar Permisos Usuario	X
Agregar Aplicación	X
Descargar archivos adjuntos	X	X
Editar anexos	X	X
Eliminar anexos	X
Vincular Proveedores y Infodatos	X
Cambio contraseña	X	X	X

Establecimiento Esta sección no se requiere para los usuario receptores. Para culminar presione Guardar (Ver Figura 16).

Figura 16: Establecimiento

Al culminar, si el registro fue creado satisfactoriamente se genera un mensaje de registro exitoso (Ver Figura 17).

Figura 17: Registro Exitoso

Luego del registro exitoso el nuevo usuario se listará con estatus inactivo y en las Acciones solo mostrará un candado abierto, el usuario debe ser activado por el receptor presionando el candado para permitir el ingreso al portal (Ver Figura 18).

Figura 18: Nuevo usuario creado

Cuando el usuario es creado, se envía un correo electrónico de bienvenida con su contraseña temporal y el botón para confirmar que es obligatorio para poder iniciar sesión (Ver Figura 19).

Figura 19: Correo electrónico de registro usuario

Cada usuario activo se listará con el nombre, correo y acciones:

• Detalle de usuario.
• Edición de usuario.
• Edición de permisos.
• Eliminar aplicación para el usuario.
• Agregar aplicación para el usuario.
• Inactivar usuario.

(Ver Figura 20).

Figura 20: Catálogo usuarios

Detalle de usuario Permite consultar los datos, perfil y permisos actuales del usuario (Ver Figura 21).

Figura 21: Detalle de usuario

Edición de usuario Permite actualizar los datos del usuario tal como el nombre, correo, cambiar tipo de rol, cambiar estatus y cambiar contraseña (Ver Figura 22).

Figura 22: Edición de usuario

Edición de permisos Permite activación o desactivación de permisos requeridos (Ver Figura 23).

Figura 23: Edición de permisos

Eliminar aplicación de usuario Permite eliminar una aplicación Emisión o Recepción del portal que tenga asociado el usuario, solo es posible eliminar una sola (Ver Figura 24).

Figura 24: Eliminar aplicación de usuario

Agregar aplicación de usuario Permite agregar una aplicación Emisión o Recepción del portal que no tenga asociado el usuario. (Ver Figura 25).

Figura 25: Agregar aplicación de usuario

Permite inactivar el usuario para el ingreso al portal (Ver Figura 26).

Figura 26: Inactivar Usuario