Diferencia entre revisiones de «Asignación de estatus/eventos a Factura de Recepción»

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Este artículo desglosa los pasos clave para asignar manualmente eventos a las facturas de recepción, detallando los diferentes estados que pueden gestionarse, así como ejemplos de transiciones de estados comunes. Además, se explora la opción de generar eventos con un solo clic, lo que simplifica aún más el proceso, o generar los eventos de forma masiva.


Esta guía es de utilidad para comprender y gestionar de manera efectiva los eventos asociados a las facturas de recepción, garantizando un control preciso y una administración eficiente de los documentos en el portal.
<includeonly>=</includeonly>==Asignación de estatus/eventos a Factura de Recepción==<includeonly>=</includeonly>


== Asignación de Eventos Manual ==
Este artículo desglosa los pasos clave para asignar manualmente eventos a las facturas de recepción, detallando los diferentes estados que se pueden gestionar, así como la asignación de estatus personalizados por la empresa. Además, se explora la opción de generar eventos con un solo clic, lo que simplifica aún más el proceso, o generar los eventos de forma masiva.


En esta sección se proporciona información detallada sobre la asignación manual de eventos a una factura de recepción.<br>
==== Gestión del Documento ====
El botón verde "Asignar Estatus" abre una ventana que permite gestionar el documento por estatus. En esta ventana, se muestran los estatus disponibles para asignar al documento y un campo de "Detalle" para ingresar observaciones relacionadas con el estatus.
<br>
[[Archivo:MUPR- 530.jpg|700px|miniaturadeimagen|center|'''Figura 29: Detalle del documento -  Gestión ''']]
<br>
<br>
'''Condiciones que se deben tener en cuenta para aplicar los eventos o estatus personalizados.'''


A continuación se explica el historial del documento:
*Según la '''Resolución No. 000085 ( 08 ABR 2022 ) Anexo Técnico -RADIAN – Versión 1.1''' La generación de dichos eventos aplican para facturas electrónicas cuyo medio de pago es crédito.
==== Fecha del registro ====
Representa la fecha del registro de cada acción aplicada al documento, como la radicación o carga inicial y cambios de estatus subsiguientes.


==== Creado por ====
*El portal permitirá la asignación de eventos Dian a documentos con el proveedor activo; no estará disponible para documentos con el proveedor en estado pendiente de activación.
Muestra la dirección de correo electrónico del usuario receptor responsable de aplicar el cambio de estatus.


==== Estatus ====
*Los estatus personalizados deben estar previamente creados, activos y asignados a un Orden en el menú Catálogo/Estatus para que se encuentren disponibles cuando el estatus Dian esté aprobado.[[Configuración_por_Catálogos_-_Portal_DRecepción_Validación_Previa#Estatus|Ver Menú Estatus]].
Indica el estado asignado al documento. El sistema asigna automáticamente dos estados: "Radicado" (cuando el documento se carga exitosamente) y "Entregado" (cuando un usuario receptor consulta el detalle del documento).


==== Comentarios ====
*Los eventos Dian '''Aceptación expresa''' y '''Reclamo''' son eventos finales, por lo que, una vez aprobados, no es posible cambiarlos a otro estatus Dian; solo estará disponible el estatus personalizado configurado por la empresa para su gestión. Además, los eventos '''Aceptación expresa''' y '''Reclamo''' no serán aprobados si han pasado más de 3 días hábiles desde la fecha de generación del evento '''Recibo del bien y prestación del servicio'''.
Refleja cualquier comentario asociado al momento de asignar un estatus (consulte la Figura 29 para obtener más detalles).


*Pasados los 3 días hábiles desde la fecha de generación del evento '''Recibo del bien y prestación del servicio''', debe solicitar la asignación del evento '''Aceptación Tácita''' al emisor del documento.


*Una vez generado un evento de aceptación '''Expresa o Tácita''' NO se pueden generar notas crédito o notas débito a las facturas electrónicas.


<includeonly>=</includeonly>==Asignación de eventos a un documento de forma individual==<includeonly>=</includeonly>


[[Archivo:MUPR- 531.jpg|700px|miniaturadeimagen|center|'''Figura 30: Ventana de Gestión del Documento''']]
Para iniciar el envío de eventos, debemos identificar el documento al que se aplicarán los eventos.<br>


Los estados estándar que gestiona el portal son:
Los siguientes pasos te guiarán a través de este proceso:
<br>
'''Paso 1:''' Accede al portal RE de The Factory HKA utilizando tus credenciales de inicio de sesión.


* Recibido
<gallery mode="slideshow">
* Aceptado
Archivo:Masivo3.png|'''Paso 2:''' Dirígete a la sección de "Documentos" en el portal y utiliza los filtros disponibles para buscar el documento específico a radicar el evento, tener en cuenta que el documento debe encontrarse en estatus Pendiente, Acuse de recibo o Recibo del bien o prestación de servicio, con tipo documento factura de venta y tipo de pago Crédito, ya que estos son los que aplican para la aprobación de eventos Dian.
* Rechazado
Archivo:Individual1.png|'''Paso 3:''' Ubicado el documento presiona en el 'Detalle'.
* Pagado
Archivo:Individual2.png|'''Paso 4:''' En el detalle del documento en la pestaña Gestión, presiona el botón verde 'Asignar Estatus'.
* Otro
Archivo:Masivo5.png|'''Paso 5:''' Se abrirá un cuadro de diálogo donde podrás seleccionar el evento que deseas asignar al documento seleccionado con un detalle de información (Opcional).
* En Verificación
Archivo:Masivo6.png|'''Paso 6:''' En el cuadro de diálogo de asignación de estatus, selecciona el evento que desea asignar al documento.
* En Verificación por Emisor
Archivo:Masivo7.png|'''Paso 7:''' Completa los campos requeridos en el cuadro de diálogo. El valor 'Detalle' es opcional, aplicando para una descripción que puedes proporcionar para el evento.
* Proceso de pago
Archivo:Masivo7.1.png|'''Paso 7:''' Los valores 'Cargo' y 'Departamento' son opcionales, se activan al marcar el check 'Editar', y corresponden a información relacionada con el usuario que envía el evento.
Archivo:Masivo11.png|'''Paso 8:''' Una vez que hayas llenado los datos, haz clic en el botón "Guardar" para confirmar la asignación del evento.
Archivo:Masivo8.png|'''Paso 9:''' Esperar a que se complete el proceso de asignación de evento. Verifica que se hayan asignado correctamente al documento.
Archivo:Masivo10.png|'''Paso 10:''' Cuando el evento es enviado se mantiene en 'Pendiente por entrega a la Dian', luego de unos minutos presiona en el botón 'Actualizar Historial' para validar la respuesta de aceptación o rechazo del evento.
</gallery>


Los estados de ejemplo configurados en el catálogo son:
<includeonly>=</includeonly>==Asignación de eventos de forma Masiva==<includeonly>=</includeonly>


* Contabilidad
La radicación masiva de eventos en el portal RE de The Factory HKA es un proceso esencial para gestionar múltiples documentos de manera eficiente en el envío de acuses de eventos Dian al poder seleccionar individualmente cada evento o seleccionando el evento final de aceptación expresa.
* Proceso
* Administración


Los estados "Radicado" y "Entregado" se gestionan automáticamente por el sistema y no están disponibles para selección por parte del usuario. "Radicado" se asigna a cada documento cargado en el portal, ya sea por el usuario receptor o el proveedor. "Entregado" se asigna cuando el receptor consulta el detalle del documento en la lista de documentos recibidos.
Para el envío de evento de reclamo Dian el documento debe tener aprobado los eventos Acuse de recibo y Acuse de recibido del bien o prestación de servicio.


Cuando un documento tiene el estado actual "Entregado", para que pueda cambiar a un estado "Aceptado" o "Rechazado", debe pasar primero por el estado "Recibido".


Ejemplos de asignación de estados del documento:
Los siguientes pasos te guiarán a través de este proceso:
<br>
'''Paso 1:''' Accede al portal RE de The Factory HKA utilizando tus credenciales de inicio de sesión.
<gallery mode="slideshow">
Archivo:Masivo3.png|'''Paso 2:''' Dirígete a la sección de "Documentos" en el portal y utiliza los filtros disponibles para buscar los documentos específicos a los cuales deseas realizar la radicación masiva de eventos, tener en cuenta que los documentos deben encontrarse en estatus Pendiente, Acuse de recibo o Recibo del bien o prestación de servicio, con tipo documento factura de venta y tipo de pago Crédito, ya que estos son los que aplican para la aprobación de eventos Dian.
Archivo:Masivo4.png|'''Paso 3:''' Marca las casillas junto a los documentos que deseas procesar o la casilla superior que se encuentra al lado botón Asignar Estatus para seleccionar todos.
Archivo:Masivo5.png|'''Paso 4:''' Busca y haz clic en el botón "Asignar Estatus". Esto abrirá un cuadro de diálogo donde podrás seleccionar el evento que deseas asignar a los documentos seleccionados con un detalle de información (Opcional).
Archivo:Masivo6.png|'''Paso 5:''' En el cuadro de diálogo de asignación de estatus, selecciona el estatus que deseas asignar a los documentos.
Archivo:Masivo7.png|'''Paso 6:''' Completa los campos requeridos en el cuadro de diálogo. El valor 'Detalle' es opcional, aplicando para una descripción que puedes proporcionar para el o los eventos.
Archivo:Masivo7.1.png|'''Paso 6:''' Los valores 'Cargo' y 'Departamento' son opcionales, se activan al marcar el check 'Editar', y corresponden a información relacionada con el usuario que envía el evento.
Archivo:Masivo11.png|'''Paso 7:''' Una vez que hayas llenado los datos, haz clic en el botón "Guardar" para confirmar la asignación de eventos.
Archivo:Masivo8.png|'''Paso 8:''' Esperar a que se complete el proceso de asignación de eventos. Verifica que los eventos se hayan asignado correctamente a los documentos.
Archivo:EventosPendienteDian.png|'''Paso 10:''' Cuando los eventos son enviados se mantiene en 'Pendiente por entrega a la Dian' los documentos de visualizarán en el Estatus 'Documentos Pendiente entrega a la Dian' hasta que se aprueben o se rechacen.
Archivo:Masivo10.png|'''Paso 11:''' Para validar la aceptación o rechazo del evento puede ingresar en el detalle del documento en la pestaña Gestión y visualizar el Hitorial de evento.
</gallery>


* Entregado - Recibido - Próximo estado (cualquier estado estándar o del catálogo).
* Entregado - Proceso - Próximo estado (Recibido, Otro, del catálogo).
* Entregado - Otro - Próximo estado (Recibido, del catálogo).


Los estados "Rechazado" o "Pagado" indican el final de la gestión del documento, lo que significa que ya no es posible cambiar a un nuevo estado.
Siguiendo estos pasos, podrás llevar a cabo la radicación masiva de eventos de manera efectiva en el portal RE de The Factory HKA, garantizando un control preciso y una administración eficiente de tus documentos.


==== Generación de eventos con un solo clic ====


Al seleccionar la opción para asignar un estatus, verá un cuadro donde puede optar por generar el evento de acuse de recibo o los eventos de aceptación expresa o reclamo de manera directa.
<includeonly>=</includeonly>==Asignar estatus personalizado a un documento==<includeonly>=</includeonly>


[[Archivo:HKARECEP_EVENT_OC_1.png|center]]
El portal dispone de una herramienta de estatus personalizados que permite a la empresa identificar el área en la que un documento está siendo evaluado antes de aplicar el siguiente estatus de los eventos Dian.


Después de guardar los datos del usuario encargado de generar el evento, el portal mostrará un cuadro indicando los eventos que se están generando.
El estatus personalizado no modificará el estatus actual de la Dian, ya que es exclusivo para el portal.
 
[[Archivo:HKARECEP_EVENT_OC_2.png|center]]
 
Posteriormente, podrá ver los eventos generados en su historial.
 
[[Archivo:HKARECEP_EVENT_OC_3.png|center]]
 
 
 
 
<!--
<gallery mode="slideshow" caption="Pasos para la Radicación Masiva de Eventos">
 
File:Masivo1.png|'''Paso 1:''' Accede al portal RE de The Factory HKA utilizando tus credenciales de inicio de sesión.
File:Masivo2.png|'''Paso 2:''' Dirígete a la sección de "Documentos" en el portal para ver la lista de documentos que están recepcionados.
File:Masivo3.png|'''Paso 3:''' Utiliza los filtros disponibles para buscar los documentos específicos a los cuales deseas realizar la radicación masiva de eventos. Puedes aplicar filtros por fecha, estado, tipo de documento, etc., para encontrar los documentos deseados.
File:Masivo4.png|'''Paso 4:''' Marca las casillas junto a los documentos que deseas procesar. Puedes seleccionar uno o varios documentos a la vez, según tus necesidades.
File:Masivo5.png|'''Paso 5:''' Busca y haz clic en el botón "Asignar Estados". Esto abrirá un cuadro de diálogo donde podrás especificar los eventos que deseas asignar a los documentos seleccionados.
File:Masivo6.png|'''Paso 6:''' En el cuadro de diálogo de asignación de estados, selecciona el estado que deseas asignar a los documentos. Pueden ser estados como "Reclamado", "Aceptado", u otros, dependiendo de tu proceso.
File:Masivo7.png|'''Paso 7:''' Completa los campos requeridos en el cuadro de diálogo, lo que puede incluir información adicional relacionada con el evento que estás asignando, como comentarios o detalles específicos.
File:Masivo11.png|'''Paso 8:''' Una vez que hayas llenado los datos, haz clic en el botón "Guardar" para confirmar la asignación de eventos. Los eventos se asignarán a los documentos seleccionados.
File:Masivo8.png|'''Paso 9:''' Espera a que se complete el proceso de asignación de eventos. Verifica que los eventos se hayan asignado correctamente a los documentos.
File:Masivo9.png|'''Paso 10:''' Puedes revisar los detalles de cada documento individualmente para asegurarte de que los eventos se hayan asignado correctamente. Esto te permitirá confirmar que los documentos ahora tienen el estado deseado.


Los siguientes pasos te guiarán a través de este proceso:
<br>
<gallery mode="slideshow">
Archivo:CatalogoEstatus.png|'''Paso 1:''' En el portal RE de The Factory HKA en el Menú Catálogo/Estatus, la empresa debe tener registrado previamente los estatus establecidos en la empresa para la evaluación de los documentos.   
Archivo:OrdenEstatus.png|'''Paso 2:''' Según lo requiera, puede tener asignado uno o más estatus personalizados dentro de cada grupo de estatus Dian.
Archivo:AsignacionEstatus.png|'''Paso 3:''' Al tener el documento con un estatus Dian aprobado, puede asignar sólo un estatus personalizado en el botón "Asignar Estatus"
Archivo:AsignacionEstatus2.png|'''Paso 4:''' Se abrirá un cuadro de diálogo donde podrás seleccionar el estatus disponible que previamente fue configurado.
Archivo:AsignacionEstatus3.png|'''Paso 5:''' Seleccione el estado que desea asignar al documento puede registrar un detalle de información (opcional), hacer clic en el botón "Guardar".
Archivo:AsignacionEstatus4.png|'''Paso 6:''' Espera a que se complete el proceso de asignación de estatus. Verifica que el estatus se hayan asignado correctamente.
Archivo:AsignacionEstatus5.png|'''Paso 10:''' Al culminar actualice el historial y verifique el último estatus asignado al documento.
Archivo:AsignacionEstatus6.png|'''Paso 11:''' El documento dispone de la asignación de cambio de estatus personalizado que se encuentre disponible en el Gestión de Orden de Estatus Dian.
</gallery>
</gallery>
-->
Siguiendo estos pasos, podrás llevar a cabo la radicación masiva de eventos de manera efectiva en el portal RE de The Factory HKA, garantizando un control preciso y una administración eficiente de tus documentos.
== Radicación Masiva de Eventos ==
La radicación masiva de eventos en el portal RE de The Factory HKA es un proceso esencial para gestionar múltiples documentos de manera eficiente. Los siguientes pasos te guiarán a través de este proceso:
'''Paso 1:''' Accede al portal RE de The Factory HKA utilizando tus credenciales de inicio de sesión.
'''Paso 2:''' Dirígete a la sección de "Documentos" en el portal para ver la lista de documentos que están recepcionados.
[[Archivo:Masivo1.png|center]]
'''Paso 3:''' Utiliza los filtros disponibles para buscar los documentos específicos a los cuales deseas realizar la radicación masiva de eventos. Puedes aplicar filtros por fecha, estado, tipo de documento, etc., para encontrar los documentos deseados.
[[Archivo:Masivo2.png|center]]
'''Paso 4:''' Marca las casillas junto a los documentos que deseas procesar. Puedes seleccionar uno o varios documentos a la vez, según tus necesidades.
[[Archivo:Masivo3.png|center]]
'''Paso 5:''' Busca y haz clic en el botón "Asignar Estados". Esto abrirá un cuadro de diálogo donde podrás especificar los eventos que deseas asignar a los documentos seleccionados.
[[Archivo:Masivo4.png|center]]
'''Paso 6:''' En el cuadro de diálogo de asignación de estados, selecciona el estado que deseas asignar a los documentos. Pueden ser estados como "Reclamado", "Aceptado", u otros, dependiendo de tu proceso.
[[Archivo:Masivo5.png|center]]
Seleccionamos el status
[[Archivo:Masivo6.png|center]]
'''Paso 7:''' Completa los campos requeridos en el cuadro de diálogo, lo que puede incluir información adicional relacionada con el evento que estás asignando, como comentarios o detalles específicos.
'''Paso 8:''' Una vez que hayas llenado los datos, haz clic en el botón "Guardar" para confirmar la asignación de eventos. Los eventos se asignarán a los documentos seleccionados.
[[Archivo:Masivo11.png|center]]
[[Archivo:Masivo7.png|center]]
'''Paso 9:''' Espera a que se complete el proceso de asignación de eventos. Verifica que los eventos se hayan asignado correctamente a los documentos.
[[Archivo:Masivo8.png|center]]
[[Archivo:Masivo9.png|center]]
'''Paso 10:''' Puedes revisar los detalles de cada documento individualmente para asegurarte de que los eventos se hayan asignado correctamente. Esto te permitirá confirmar que los documentos ahora tienen el estado deseado.
[[Archivo:Masivo10.png|center]]
Siguiendo estos pasos, podrás llevar a cabo la radicación masiva de eventos de manera efectiva en el portal RE de The Factory HKA, garantizando un control preciso y una administración eficiente de tus documentos.

Revisión actual - 13:45 1 abr 2025

Asignación de estatus/eventos a Factura de Recepción

Este artículo desglosa los pasos clave para asignar manualmente eventos a las facturas de recepción, detallando los diferentes estados que se pueden gestionar, así como la asignación de estatus personalizados por la empresa. Además, se explora la opción de generar eventos con un solo clic, lo que simplifica aún más el proceso, o generar los eventos de forma masiva.


Condiciones que se deben tener en cuenta para aplicar los eventos o estatus personalizados.

  • Según la Resolución No. 000085 ( 08 ABR 2022 ) Anexo Técnico -RADIAN – Versión 1.1 La generación de dichos eventos aplican para facturas electrónicas cuyo medio de pago es crédito.
  • El portal permitirá la asignación de eventos Dian a documentos con el proveedor activo; no estará disponible para documentos con el proveedor en estado pendiente de activación.
  • Los estatus personalizados deben estar previamente creados, activos y asignados a un Orden en el menú Catálogo/Estatus para que se encuentren disponibles cuando el estatus Dian esté aprobado.Ver Menú Estatus.
  • Los eventos Dian Aceptación expresa y Reclamo son eventos finales, por lo que, una vez aprobados, no es posible cambiarlos a otro estatus Dian; solo estará disponible el estatus personalizado configurado por la empresa para su gestión. Además, los eventos Aceptación expresa y Reclamo no serán aprobados si han pasado más de 3 días hábiles desde la fecha de generación del evento Recibo del bien y prestación del servicio.
  • Pasados los 3 días hábiles desde la fecha de generación del evento Recibo del bien y prestación del servicio, debe solicitar la asignación del evento Aceptación Tácita al emisor del documento.
  • Una vez generado un evento de aceptación Expresa o Tácita NO se pueden generar notas crédito o notas débito a las facturas electrónicas.

Asignación de eventos a un documento de forma individual

Para iniciar el envío de eventos, debemos identificar el documento al que se aplicarán los eventos.

Los siguientes pasos te guiarán a través de este proceso:
Paso 1: Accede al portal RE de The Factory HKA utilizando tus credenciales de inicio de sesión.

  • Paso 2: Dirígete a la sección de "Documentos" en el portal y utiliza los filtros disponibles para buscar el documento específico a radicar el evento, tener en cuenta que el documento debe encontrarse en estatus Pendiente, Acuse de recibo o Recibo del bien o prestación de servicio, con tipo documento factura de venta y tipo de pago Crédito, ya que estos son los que aplican para la aprobación de eventos Dian.

    Paso 2: Dirígete a la sección de "Documentos" en el portal y utiliza los filtros disponibles para buscar el documento específico a radicar el evento, tener en cuenta que el documento debe encontrarse en estatus Pendiente, Acuse de recibo o Recibo del bien o prestación de servicio, con tipo documento factura de venta y tipo de pago Crédito, ya que estos son los que aplican para la aprobación de eventos Dian.

Asignación de eventos de forma Masiva

La radicación masiva de eventos en el portal RE de The Factory HKA es un proceso esencial para gestionar múltiples documentos de manera eficiente en el envío de acuses de eventos Dian al poder seleccionar individualmente cada evento o seleccionando el evento final de aceptación expresa.

Para el envío de evento de reclamo Dian el documento debe tener aprobado los eventos Acuse de recibo y Acuse de recibido del bien o prestación de servicio.


Los siguientes pasos te guiarán a través de este proceso:
Paso 1: Accede al portal RE de The Factory HKA utilizando tus credenciales de inicio de sesión.

  • Paso 2: Dirígete a la sección de "Documentos" en el portal y utiliza los filtros disponibles para buscar los documentos específicos a los cuales deseas realizar la radicación masiva de eventos, tener en cuenta que los documentos deben encontrarse en estatus Pendiente, Acuse de recibo o Recibo del bien o prestación de servicio, con tipo documento factura de venta y tipo de pago Crédito, ya que estos son los que aplican para la aprobación de eventos Dian.

    Paso 2: Dirígete a la sección de "Documentos" en el portal y utiliza los filtros disponibles para buscar los documentos específicos a los cuales deseas realizar la radicación masiva de eventos, tener en cuenta que los documentos deben encontrarse en estatus Pendiente, Acuse de recibo o Recibo del bien o prestación de servicio, con tipo documento factura de venta y tipo de pago Crédito, ya que estos son los que aplican para la aprobación de eventos Dian.


Siguiendo estos pasos, podrás llevar a cabo la radicación masiva de eventos de manera efectiva en el portal RE de The Factory HKA, garantizando un control preciso y una administración eficiente de tus documentos.


Asignar estatus personalizado a un documento

El portal dispone de una herramienta de estatus personalizados que permite a la empresa identificar el área en la que un documento está siendo evaluado antes de aplicar el siguiente estatus de los eventos Dian.

El estatus personalizado no modificará el estatus actual de la Dian, ya que es exclusivo para el portal.

Los siguientes pasos te guiarán a través de este proceso:

  • Paso 1: En el portal RE de The Factory HKA en el Menú Catálogo/Estatus, la empresa debe tener registrado previamente los estatus establecidos en la empresa para la evaluación de los documentos.

    Paso 1: En el portal RE de The Factory HKA en el Menú Catálogo/Estatus, la empresa debe tener registrado previamente los estatus establecidos en la empresa para la evaluación de los documentos.

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