Diferencia entre revisiones de «Configuración - Portal DRecepción Validación Previa»

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<includeonly>=</includeonly>==Configuraciones de Anexo.==<includeonly>=</includeonly>
__NOTOC__
[[Archivo:MUPR-600.jpg|miniaturadeimagen|'''Figura 1: Menú Configuración de anexos''']]
 
Desde la sesión del Usuario Receptor (UR), se podrán conFigurar el tamaño permitido para carga de los
<span id="menu-recepcion"></span>
archivos anexos, se podrá configurar un máximo de 10 Mb, esta configuración se encuentra en la ruta
<div style="background-color:#f8f9fa; border:1px solid #d9d9d9; padding:15px; border-radius:8px; font-size:1em; width:30%;">
Configuraciones> Con Figuración de nexos. ('''Ver Figura 1''').
== 📑 Sumario - Recepción ==
<ul style="line-height:1.7; list-style-type:none; margin-left:0; padding-left:1em;">
  <li>[[#consideraciones-generales|1 – Consideraciones generales para la configuración del correo electrónico en el portal de recepción]]</li>
  <li>[[#configuraciones-dominio|2 – Configuraciones según el dominio de correo]]
    <ul style="padding-left:1.5em;">
      <li>[[#config-gmail|2.1 – Configuración Gmail]]</li>
      <li>[[#config-hotmail|2.2 – Configuración Hotmail/Outlook]]
        <ul style="padding-left:1.5em;">
          <li>[[#config-personal|2.2.1 – Configuración cuenta personal]]</li>
          <li>[[#config-corporativa|2.2.2 – Configuración cuenta corporativa]]</li>
        </ul>
      </li>
      <li>[[#config-yahoo|2.3 – Configuración Yahoo]]</li>
      <li>[[#config-zoho|2.4 – Configuración Zoho]]</li>
      <li>[[#config-dominio-propio|2.5 – Configuración para correos de dominio propio]]</li>
      <li>[[#config-siteground|2.6 – Configuración Servidor Siteground]]</li>
    </ul>
  </li>
  <li>[[#menu-servidores|3 – Listado de servidores y puertos]]</li>
  <li>[[#configuracion-dian|4 – Configuración de correo en la DIAN para Recepción Electrónica]]</li>
  <li>[[#configuracion-dian|5 – Vincular Usuarios con Proveedores y Categorías]]</li>
</ul>
</div>
 
 
== 📌 <span style="color:#155724;">Consideraciones generales para la configuración del correo electrónico en el portal de recepción</span> [[#menu-recepcion|⬆️]] ==
 
<div style="margin:1.5em 0;"></div>
 
<div style="display:grid; grid-template-columns:1fr 1fr; gap:16px;">
 
  <div style="background:#f9f9f9; border:1px solid #ddd; border-radius:12px; padding:16px; box-shadow:0 2px 5px rgba(0,0,0,0.05);">
    <h3 style="color:#20C997; margin-top:0;">🔄 Carga de documentos</h3>
    <p style="color:#333; margin:0;">
      Todos los documentos en la <b>bandeja de entrada</b> del correo configurado se cargarán en <b>HKA Recepción</b>, sin importar la fecha.
      Si tiene correos antiguos, muévalos a otra carpeta para evitar consumos innecesarios de transacciones.
    </p>
  </div>
 
  <div style="background:#f9f9f9; border:1px solid #ddd; border-radius:12px; padding:16px; box-shadow:0 2px 5px rgba(0,0,0,0.05);">
    <h3 style="color:#20C997; margin-top:0;">🔐 Seguridad de la cuenta</h3>
    <p style="color:#333; margin:0;">
      Cada vez que cambie la contraseña de su correo debe <b>reconfigurar la contraseña de aplicaciones</b> en el portal de recepción.
      La contraseña anterior se elimina automáticamente y sin la nueva no podrá acceder a sus datos.
    </p>
  </div>
 
  <div style="background:#f9f9f9; border:1px solid #ddd; border-radius:12px; padding:16px; box-shadow:0 2px 5px rgba(0,0,0,0.05);">
    <h3 style="color:#20C997; margin-top:0;">📨 Cuenta exclusiva de recepción</h3>
    <p style="color:#333; margin:0;">
      Utilice una <b>cuenta única y exclusiva</b> para la recepción de documentos electrónicos.
      Recuerde configurar nuevamente la contraseña de aplicaciones cuando sea necesario para evitar inconvenientes.
    </p>
  </div>
 
  <div style="background:#f9f9f9; border:1px solid #ddd; border-radius:12px; padding:16px; box-shadow:0 2px 5px rgba(0,0,0,0.05);">
    <h3 style="color:#20C997; margin-top:0;">⏱️ Tiempos estimados</h3>
    <p style="color:#333; margin:0;">
      El sistema lee los correos en promedio a los <b>30 minutos</b> de la configuración.
      Una vez movidos a la carpeta de descarga, la carga en el portal toma cerca de <b>15 minutos</b>.
      Estos tiempos pueden variar según el tráfico de información.
    </p>
  </div>
 
</div>
<div style="margin:1.5em 0;"></div>
<div style="font-size:14px; color:#444; margin:6px 0 12px 0;">
A continuación encontrará unas recomendaciones importantes. <br>
Que podrá visualizar el video de apoyo:
<div style="text-align:center; margin:20px 0;">
<div style="display:inline-block; border:2px solid #d6d8d9; border-radius:10px; padding:6px; box-shadow:1px 1px 5px rgba(0,0,0,0.1);">
{{#widget:YouTube|id=IPz5k2pY1tA|width=660|height=415}}
  </div>
</div>
 
 
<span id="configuraciones-dominio"></span>
 
== 📧 <span style="color:#155724;">2. Configuraciones según el dominio de correo</span> [[#menu-recepcion|⬆️]] ==
 
Para usar HKA Recepción es necesario contar con una '''cuenta de correo única y exclusiva''' para la recepción de documentos electrónicos.
A continuación encontrará la guía de configuración según el dominio de correo:
 
{{clear}}
{{clear}}


[[Archivo:MUPR-601.jpg|miniaturadeimagen|'''Figura 2: Configuración de anexos''']]
<span id="config-gmail"></span>
En configuraciones de anexos se encuentra en modo solo informativa el tamaño permitido de los archivos
==== 2.1 Configuración con Gmail [[#menu-recepcion|⬆️]] ====
y los formatos permitidos png, bmp, jpg, pdf, doc, docx, xls, xlsx, ppt, pptx. ('''Ver Figura 2''').
 
Si su cuenta es de ''Gmail'', siga estos pasos para completar la configuración:
 
<div style="text-align:center; margin:20px 0;">
  <div style="display:inline-block; border:2px solid #d6d8d9; border-radius:10px; padding:6px; box-shadow:1px 1px 5px rgba(0,0,0,0.1);">
{{#widget:YouTube|id=hn8k1VcRpQ8|width=660|height=415}}
  </div>
</div>
 
<gallery mode="slideshow" caption="Haga clic en las flechas para navegar por los pasos a seguir">
    File:IMAP.png|'''Paso 1:''' Las cuentas de Google personales ya tienen activado el acceso IMAP de forma automática.
    File:CorreoGMAIL1.2.png|'''Paso 2:''' Acceder a su cuenta de correo y haga clic en el ícono de su cuenta de Gmail y luego seleccione "Gestionar tu cuenta de Google".
    File:CorreoGmail1.3.0.png|'''Paso 3:''' Al acceder a la configuración de su cuenta, en el menú lateral izquierdo, seleccione “Seguridad” y luego haga clic en "Verificación en dos pasos".
    File:CorreoGmail1.4.png|'''Paso 4:''' Debe dar clic en la opción "Activa la verificación de 2 pasos".
    File:CorreoGmail1.5.png|'''Paso 5:''' Aparecerá una ventana en la que podrá seleccionar cómo desea activar la verificación en dos pasos. Deberá elegir una de las opciones y proporcionar la información solicitada. Una vez completado, haga clic en "Listo".
    File:CorreoGmail1.6.png|'''Paso 6:''' Haga clic en el buscador que se muestra en la imagen y escriba lentamente la palabra "aplicaciones" para así poder ver los resultados que aparecen. Cuando vea la opción "Contraseña de aplicaciones", selecciónela.
    File:CorreoGmail1.7.png|'''Paso 7:''' Ingrese como nombre de la app "HKA Recepción" y de clic en crear.
    File:CorreoGmail1.8.png|'''Paso 8:''' Copie la contraseña de aplicaciones generada.
    File:CorreoGeneral.png|'''Paso 9:''' Ingrese al portal de recepción > de clic en configuración > luego en configuración de correo electrónico > por último de clic en crear configuración.
    File:DRVP_CONF_CORREO_GMAIL_12.png|'''Paso 10:''' Pegue la contraseña de aplicaciones en el campo de contraseña y de clic en siguiente.
    File:CorreoGMAIL3.png|'''Paso 11:''' Como servidor ingrese "imap.gmail.com" y de clic en siguiente.
    File:CorreoGMAIL4.png|'''Paso 12:''' De clic en el campo de Usar SSL > seleccione si > de clic en probar conexión > y por ultimo de clic en guardar para finalizar la configuración de correo.
</gallery>
 
<br>
 
En caso de que en su configuración no encuentre la opción de "verificación en dos pasos", debe acceder desde su administrador de Dominio y realizar el siguiente proceso:
 
<gallery mode="slideshow" caption="Haga clic en las flechas para navegar por los pasos a seguir">
    File:DRVP CONF CORREO GMAIL 13.png|'''Paso 1:''' En el menú lateral izquierdo debe seleccionar la opción de "seguridad", dirigirse a "autenticación" y hacer clic en "verificación en dos pasos".
    File:DRVP CONF CORREO GMAIL 14.png|'''Paso 2:''' Deben activar la opción de check en la opción que dice "permitir a los usuarios activar la verificación en 2 pasos".
</gallery>
 
<div style="margin:1.5em 0;"></div>
 
Si la opción para crear contraseñas de aplicaciones no aparece en tu cuenta de Gmail, verifique lo siguiente:
 
* La verificación en dos pasos puede no estar activada.
* En la sección "Verificación en dos pasos", busque la opción "Contraseñas de aplicaciones" al final de la pantalla.
* Si la verificación en dos pasos está activada, pero no ve la opción, podría ser porque solo está configurada para llaves de seguridad o que la cuenta tiene Protección Avanzada, que no permite crear contraseñas de aplicaciones.
* Si tiene Protección Avanzada, no podrá crear contraseñas de aplicaciones. En este caso, se recomienda crear una nueva cuenta de Gmail personal, destinada solo para la recepción de documentos. Debe informar a sus proveedores sobre el nuevo correo y configurar o actualizar en su portal DIAN en '''Correo electrónico para recepción de facturas'''.
* Si la verificación en dos pasos solo está configurada para llaves de seguridad, elimine las llaves de seguridad y vuelva a configurar la verificación en dos pasos para incluir la opción de contraseñas de aplicaciones.
* Si cambia la contraseña de su cuenta de Google, las contraseñas de aplicaciones se revocarán automáticamente y deben ser creadas nuevamente.
 
<br>
 
Una vez realizado este proceso, puede intentar nuevamente la configuración de su correo Gmail.
<br>
 
 
{{clear}}
{{clear}}


<includeonly>=</includeonly>==Vincular proveedores y Metadatos.==<includeonly>=</includeonly>
<hr style="border:0; height:1px; background-color:#d0e6d5; margin:1em 0;">
[[Archivo:MUPR-602.jpg|miniaturadeimagen|'''Figura 3: Vincular proveedores y metadatos.''']]
 
Esta función permite al usuario principal y a los usuarios con Rol Administrador asociar metadatos y proveedores a los usuario internos con Rol de Recepción que se encuentren activos y tengan confirmada su cuenta.
<span id="config-hotmail"></span>
 
==== 2.2 Configuración Hotmail/Outlook [[#menu-recepcion|⬆️]] ====
 
Esta sección explica cómo configurar cuentas de correo bajo <strong>Hotmail y Outlook</strong> para la recepción de documentos electrónicos. Se detallan los pasos para configurar tanto <strong>cuentas personales</strong> como cuentas pertenecientes a <strong>dominios corporativos de Office 365</strong>.
 
A continuación, se explica la <strong>configuración de la cuenta personal</strong>:
 
<span id="config-personal"></span>
===== 2.2.1 – Configuración cuenta personal [[#menu-recepcion|⬆️]] =====
 
 
Para configurar su cuenta Hotmail personal para la recepción de documentos electrónicos debe seguir los siguientes pasos:
 
<br>
<br>
Ingrese en '''Menú-Configuraciones-Vincular proveedores y metadatos.
 
nota:''' para los usuarios con rol Administrador, la opción se visualizará solo al tener el permiso activo. ('''Ver Ver Figura 3''').
<div class="thumb center">
{{#widget:YouTube|id=GNhXiqIyEsI|width=660|height=415}}<br/>
</div>
 
<br>
 
<b>Pasos completos para la configuración de cuentas de Office 365 para recepción de documentos electrónicos</b>
 
Para configurar su cuenta de correo perteneciente a un dominio de Office 365, siga los pasos detallados a continuación. Puede navegar entre las imágenes usando las flechas o botones de navegación.
 
<gallery mode="slideshow" caption="Haga clic en las flechas para navegar por los pasos a seguir" widths="250" heights="250">
 
File:re101.png|<div style="background-color:#f4fdf5; border:1px solid #d6f0d8; border-radius:10px; padding:10px; box-shadow:1px 1px 5px rgba(0,0,0,0.1);"><b>Paso 1:</b> En la esquina superior derecha ubique la opción de "Mi cuenta Microsoft".</div>
 
File:DRVP CONF CORREO 365 2.png|<div style="background-color:#f4fdf5; border:1px solid #d6f0d8; border-radius:10px; padding:10px; box-shadow:1px 1px 5px rgba(0,0,0,0.1);"><b>Paso 2:</b> Seleccione la pestaña de "Seguridad" en la sección "Nunca pierda acceso a su cuenta" y haga clic en "Administrar como inicio de sesión".</div>
 
File:DRVP CONF CORREO 365 4.png|<div style="background-color:#f4fdf5; border:1px solid #d6f0d8; border-radius:10px; padding:10px; box-shadow:1px 1px 5px rgba(0,0,0,0.1);"><b>Paso 3:</b> Active la opción "Verificación en dos pasos". Su correo ya estará listo para configurar desde el portal.</div>
 
File:CorreoGeneral.png|<div style="background-color:#f4fdf5; border:1px solid #d6f0d8; border-radius:10px; padding:10px; box-shadow:1px 1px 5px rgba(0,0,0,0.1);"><b>Paso 4:</b> Ingrese al portal de recepción, haga clic en configuración > Configuración de correo electrónico > Crear configuración.</div>
 
File:CHotmail.png|<div style="background-color:#f4fdf5; border:1px solid #d6f0d8; border-radius:10px; padding:10px; box-shadow:1px 1px 5px rgba(0,0,0,0.1);"><b>Paso 5:</b> Dar clic en "Iniciar sesión con Microsoft".</div>
 
File:CHotmail1.png|<div style="background-color:#f4fdf5; border:1px solid #d6f0d8; border-radius:10px; padding:10px; box-shadow:1px 1px 5px rgba(0,0,0,0.1);"><b>Paso 6:</b> Ingrese el correo de recepción > Seleccione como tipo de cuenta personal > Por último dar clic en aceptar.</div>
 
File:CHotmail2.png|<div style="background-color:#f4fdf5; border:1px solid #d6f0d8; border-radius:10px; padding:10px; box-shadow:1px 1px 5px rgba(0,0,0,0.1);"><b>Paso 7:</b> Inicie sesión en el correo de recepción y acepte los permisos de acceso de aplicación para la lectura de correos.</div>
 
File:CHotmail3.png|<div style="background-color:#f4fdf5; border:1px solid #d6f0d8; border-radius:10px; padding:10px; box-shadow:1px 1px 5px rgba(0,0,0,0.1);"><b>Paso 8:</b> De clic en Aceptar y luego en cerrar.</div>
 
File:CHotmail4.png|<div style="background-color:#f4fdf5; border:1px solid #d6f0d8; border-radius:10px; padding:10px; box-shadow:1px 1px 5px rgba(0,0,0,0.1);"><b>Paso 9:</b> Verifique la conexión del correo, revisando la tabla que se ve en la imagen.</div>
 
File:CHotmail5.png|<div style="background-color:#f4fdf5; border:1px solid #d6f0d8; border-radius:10px; padding:10px; box-shadow:1px 1px 5px rgba(0,0,0,0.1);"><b>Paso 10:</b> Tras la correcta configuración, en 30-35 minutos, se crearán automáticamente las carpetas: 'TFHKA-Recepción' (principal), 'Descargados' y 'Erróneos' (secundarias). Estas carpetas no deben ser modificadas y los correos deben permanecer en la bandeja de entrada para distribución automática.</div>
 
</gallery>
 
 
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{{clear}}
[[Archivo:MUPR-603.jpg|miniaturadeimagen|'''Figura 4: Vincular proveedores y metadatos, Usuarios activos.''']]


Al ingresar en la vinculación se listaran todos usuarios, cada uno con sus acciones detalles, configurar proveedores y configurar metadatos.
<span id="config-corporativa"></span>
('''Ver Figura 4''').
 
===== 2.2.2 – Configuración cuenta corporativa [[#menu-recepcion|⬆️]] =====
 
Para ver la configuración de cuentas corporativas, consulte el siguiente artículo: 
[https://felcowiki.thefactoryhka.com.co/index.php/HKA_Recepci%C3%B3n_-_Configuraci%C3%B3n_Microsoft_Office_365_%28OAUTH%29 Configuración Microsoft Office 365 (OAUTH)]
 
 
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[[Archivo:MUPR-604.jpg|miniaturadeimagen|'''Figura 5: Detalle de la vinculación proveedor - metadatos al usuario seleccionado.''']]
<hr style="border:0; height:1px; background-color:#d0e6d5; margin:1em 0;">
'''Detalle''': presenta la lista de los proveedores y metadatos asociados al usuario seleccionado, de no haber ninguna asociación se muestra un mensaje indicativo. ('''Ver Figura 5''').
 
<span id="config-yahoo"></span>
==== 2.3 Configuración Yahoo [[#menu-recepcion|⬆️]] ====
 
Para configurar su cuenta Yahoo para la recepción de documentos electrónicos debe realizar los siguientes pasos:
<br>
 
<gallery mode="slideshow" caption ="Haga clic en las flechas para navegar por los pasos a seguir">
 
File:DRVP CONF CORREO YAHOO 1.png|Paso 1: Debe hacer clic en la sección superior derecha en su usuario, seleccionar "configuración de la cuenta".
 
File:DRVP CONF CORREO YAHOO 2.png|Paso 2: En la sección izquierda haga clic sobre "seguridad de la cuenta" y en el apartado central diríjase a "Generar contraseña de aplicaciones".
 
File:DRVP CONF CORREO YAHOO 3.png|Paso 3: Una vez que ha seleccionado "Generar contraseña de aplicaciones" aparecerá una vista donde debe seleccionar  "empezar".
 
File:DRVP CONF CORREO YAHOO 4.png|Paso 4: Debe asignar un nombre a la aplicación a la cual corresponde la contraseña, por ejemplo "HKA Recepción".
 
File:DRVP CONF CORREO YAHOO 5.png|Paso 5: En cuanto se han realizado los pasos anteriores se genera una clave que se usará para la configuración IMAP.
 
File:DRVP CONF CORREO YAHOO 6.png|<font color="red">'''NOTA:</font> Debe tener en cuenta  que esta va a ser la contraseña que debe usar en la sección de credenciales de correo electrónico en su portal HKA Recepción.'''
 
</gallery>
 
<hr style="border:0; height:1px; background-color:#d0e6d5; margin:1em 0;">
 
<span id="config-zoho"></span>
==== 2.4 Configuración Zoho [[#menu-recepcion|⬆️]] ====
 
Puede configurar su cuenta de Zoho Mail en cualquier cliente IMAP estándar con los datos de la configuración que aparecen a continuación.
<br><br>
'''Configuración de servidor entrante'''
(usuarios personales con una dirección de correo electrónico,nombredeusuario@zoho.com ó nombredeusuario@zohomail.com):
Nombre de servidor entrante: imap.zoho.com
Puerto: '''993''' Requerir
SSL: '''Sí'''
Nombre de usuario:''' nombredeusuario@zoho.com ''' ó '''nombredeusuario@zohomail.com'''
<br><br>
'''Configuración de servidor entrante''' (usuarios de la organización con una dirección de correo electrónico basada en dominios, '''sunombre@sudominio.com'''): Nombre de servidor entrante: imappro.zoho.com
Puerto: '''993''' Requerir
SSL: '''Sí'''
Nombre de usuario: '''sunombre@sudominio.com '''
<br> <br>
'''Configuración de vista de carpetas del IMAP''' Un buzón con muchas carpetas y capacidad puede ser engorroso para efectos de visualización y sincronización de los correos electrónicos en los clientes con el IMAP.
Para optimizar el rendimiento de los clientes con IMAP, puede seleccionar las carpetas que desee sincronizar con el IMAP mediante los pasos que se indican a continuación:
::-Inicie sesión en Zoho Mail
::-Vaya a '''Configuración'''
::-Navegue a '''Cuentas de correo'''>> Acceso al IMAP
::-En la sección Acceso al IMAP, haga clic en '''Abrir ahora la configuración de carpeta.'''
::-Seleccione las carpetas que desee ver en los clientes con IMAP.
<br>
 
<gallery mode="slideshow" caption ="Haga clic en las flechas para navegar por los pasos a seguir">
 
 
File:Zoho001.jpg|'''Paso 1:''' Acceder a su cuenta de correo.
 
File:Zoho002.jpg|'''Paso 2:''' Seleccionar la opción de "Configuración".
 
File:Zoho003.jpg|'''Paso 3:''' Diríjase a la opción "Mail accounts".
 
File:Zoho004.jpg|'''Paso 4:''' Una vez se encuentre en el menú de Mail accounts debe hacer clic en la pestaña "IMAP"
 
File:Zoho005.jpg|'''Paso 5:''' Seleccione el campo de "IMAP ACCESS"
 
File:Zoho006.jpg|'''Paso 6:''' Y debería quedar así.
 
File:Zoho007.jpg|'''Paso 7:''' Nos vamos al final y presionamos "SAVE".
 
File:Zoho008.jpg|'''Paso 8:'''  "Habilitar/deshabilitar la opción de TFA para usuarios específicos:" El administrador puede habilitar o deshabilitar el estado de TFA para los usuarios en el panel de control.
 
File:Zoho008.jpg|'''Paso 8.1:''' Inicie sesión en la consola de administración de Zoho Mail > Vaya a Usuarios en el panel izquierdo y haga clic en el usuario para el cual desea habilitar o deshabilitar la TFA > Vaya a Configuración de seguridad, haga clic en TFA y desactívela.
 
File:Zoho009.jpg|'''Paso 9:''' Restablecer la TFA para usuarios específicos. El administrador puede restablecer la opción de TFA para los usuarios en caso de que hayan perdido el dispositivo móvil o no tengan acceso al dispositivo móvil que utilizaron en el momento de la activación de TFA.
 
File:Zoho009.jpg|'''Paso 9.1:'''  Para restablecer la contraseña de un usuario, realice los siguientes pasos: Inicie sesión en la consola de administración de Zoho Mail > Vaya a Usuarios en el panel izquierdo y haga clic en el usuario para el cual desea restablecer la TFA.
 
File:Zoho009.jpg|'''Paso 9.2:'''  > Vaya a Configuración de seguridad, haga clic en TFA y haga clic en Restablecer TFA. Una vez que la haya restablecido, el usuario puede configurar el modo de TFA otra vez durante el inicio de sesión.
 
File:Zoho010.jpg|'''Paso 10:''' "Generación de una contraseña específica de la aplicación" Si la autenticación de dos factores está habilitada para una cuenta, los usuarios deben proporcionar la contraseña específica de la aplicación cuando accedan a su cuenta a través de POP/IMAP o Active Sync.
 
File:Zoho010.jpg|'''Paso 10.1:''' Para generar una contraseña específica de la aplicación, realice los siguientes pasos:
 
File:Zoho010.jpg|'''Paso 10.2:''' Inicie sesión en Zoho Accounts > En el menú de la izquierda, vaya a Seguridad y haga clic en Contraseñas de la aplicación > Haga clic en Generar nueva contraseña.
 
File:Zoho011.jpg|'''Paso 11:''' Se le pedirá que indique el nombre de su aplicación para referencia futura. Introduzca el nombre y haga clic en "Generar".
 
File:Zoho012.jpg|'''Paso 12:''' Se genera su contraseña y podrá usarla para iniciar sesión desde una sola aplicación. '''NOTA: Debe tener en cuenta  que esta va a ser la contraseña que debe usar en la sección de credenciales de correo electrónico en su portal HKA Recepción.'''
 
File:Zoho013.jpg|'''Paso 13:''' Debe acceder a su portal HKA Recepción , dirigirse al menú lateral izquierdo y seleccionar Configuración -> Configuración de correo electrónico.
 
File:Zoho014.jpg|'''Paso 14:''' En la “Configuración de correo” al seleccionar la opción “Crear configuración”
 
File:Zoho015.jpg|'''Paso 15:''' Debe indicar las credenciales de acceso al correo electrónico registrado en la Dian para la recepción de documentos electrónicos. Debe tener en cuenta la contraseña es la generada en el '''paso 12.'''
 
File:Zoho016.jpg|'''Paso 16:''' Establecer servidor y puerto según el dominio del correo electrónico válido ante la Dian, en la parte inferior puede ubicar el listado de servidores y puertos más comunes.
 
File:Zoho017.jpg|'''Paso 17:''' Probar la conexión, se recomienda habilitar el SSL para mantener la seguridad en la conexión con el correo electrónico.
 
File:Zoho018.jpg|'''Paso 18:''' En caso de que la conexión sea exitosa el botón “guardar” se habilitará.
 
</gallery>
 
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[[Archivo:MUPR-605.jpg|miniaturadeimagen|'''Figura 6: Lista de proveedores activos, disponibles para vincular.''']]
'''Nota:''' Una vez realizada la configuración interna de correo  se generarán de manera automática las carpetas TFHKA -> Recepción -> Descargados/Erróneos
'''Configurar proveedor''': presenta la lista de los proveedores activos que tiene el receptor.('''Ver Figura 6''').
 
<hr style="border:0; height:1px; background-color:#d0e6d5; margin:1em 0;">
 
<span id="config-dominio-propio"></span>
==== 2.5 Configuración para correos de dominio propio [[#menu-recepcion|⬆️]] ====
 
En esta sección se describen los servidores de correo de dominio propio que son compatibles con la plataforma HKA recepción.
 
'''Nota:''' los servidores de correo aquí descritos aún no son la totalidad de los que son compatible, si su servidor de correo no se encuentra en este listado, se recomienda hacer pruebas de conexión con la plataforma hka recepción.
 
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<includeonly>=</includeonly>====Pasos Básicos para todos los dominios propios:====<includeonly>=</includeonly>
*1: Activar del IMAP, o dar permisos de IMAP a la cuenta de correo que se va a configurar.
*2: Obtener las claves de acceso ya sea de la cuenta o de la aplicación según sea el caso.
*3: Validar el servidor y el puerto de conexión para IMAP.
*4: Sincronizar el correo en HKA Recepción.
*5: Activar las carpetas (si no están activas) en la cuenta de correo sincronizada.
*6: esperar 20 minutos y validar carga de correos.
{| class="wikitable" style =" margin: 0 auto; width: 60%;"
|+ style ="font-size: 115%;"|Servidores de dominio propio
|-
!Dominio !! Servidor !! Puerto !! SSL
|-
|GoDaddy|| imap.secureserver.net || 993|| Si
|-
|Colombia Hosting|| mail.dominio.com || 993|| Si
|-
|Latinoamérica Hosting|| mail.dominio.com || 993|| Si
|-
|Blue Host|| mail.dominio.com || 993|| Si
|-
|Web comercial|| mail.dominio.com || 993|| Si
|-
|Dungee || mail.dominio.com || 993|| Si
|-
|Hostinger|| imap.hostinger.com || 993|| Si
|-
|Inmotion hosting|| secure249.inmotionhosting.com|| 993|| Si
|-
|Yandex || imap.yandex.com || 993|| Si
|-
|Edgeuno|| pop.edgeuno.mail || 993|| Si
|-
|Publicar dominio propio|| ubicar información en el hosting || 993|| Si
|}
<br>
<b>En los dominios propios hay que ubicar la configuración manual del correo en el hosting. Algunos casos de ejemplo en los que puede tener un servidor diferente al nombre del dominio son los siguiente: GoDady y webmail  </b>
<div style="text-align:center;">
  <div style="display:inline-block; margin:0 10px;">
    [[Archivo:servidordominiopropio.jpg|500px|miniaturadeimagen]]
  </div>
  <div style="display:inline-block; margin:0 10px;">
    [[Archivo:servidordominiopropio.jpg|500px|miniaturadeimagen]]
  </div>
</div>
<includeonly>=</includeonly>====Observaciones para dominios propios:====<includeonly>=</includeonly>
*Si usted usa la herramienta Roundcube para acceder a su cuenta de correo de dominio propio, es necesario que al realizar la sincronización de su correo con el portal active las carpetas que se crean de manera automática.
[[Archivo:DVRP CONF CORREO DOM PROPIO 1.png|800px|miniaturadeimagen|centro]]
<br>
*En caso de que en su cuenta de correo no se creen las carpetas después de haber sincronizado con la plataforma HKA Recepción y haya verificado que no las ve inactivas como en el punto anterior, puede crearlas manualmente.


[[Archivo:MUPR-606.jpg|miniaturadeimagen|'''Figura 7: Lista de metadatos activos, disponibles para vincular.''']]
'''Configurar metadatos''': presenta la lista todos los valores configurados para los metadatos "Zona" y “Línea de negocio”, siempre y cuando éstos estén asociados en el catálogo metadatos. Se podrá seleccionar: Todos (opción predeterminada) o los que específicamente se desee. Es obligatorio seleccionar al menos uno para guardar los cambios. ('''Ver Figura 7''').
{{clear}}
{{clear}}


<includeonly>=</includeonly>==Registrar Usuarios (Interno receptor).==<includeonly>=</includeonly>
<hr style="border:0; height:1px; background-color:#d0e6d5; margin:1em 0;">
[[Archivo:MUPR631.jpg|miniaturadeimagen|'''Figura 9: Catálogo Usuarios''']]
 
[[Archivo:MUPR632.jpg|miniaturadeimagen|'''Figura 10: Catálogo Usuarios''']]
<span id="config-siteground"></span>
Un usuario principal Receptor puede registrar usuarios asociados a su cuenta. Esta opción se dispone en
==== 2.6 Configuración Servidor Siteground [[#menu-recepcion|⬆️]] ====
el Menú inicial- Catalogo - Usuario. La pantalla desplegada dispone de una lista de usuarios registrados,
 
filtro de búsqueda de forma alfabética y del botón agregar usuario para el registro. ('''Ver Figuras 9 y 10''').
*Sigua estos pasos para configurar en el servidor Siteground
<gallery mode="slideshow"> caption ="Haga clic en las flechas para navegar por los pasos a seguir">
  Archivo:ServidorSiteground1.png|''' '''
  Archivo:ServidorSiteground2.png|''' '''
  Archivo:ServidorSiteground3.png|''' '''
</gallery>
 
 
<includeonly>=</includeonly>= Configuración de correo en el portal =<includeonly>=</includeonly>
{{clear}}
{{clear}}


[[Archivo:MUPR633.jpg|miniaturadeimagen|'''Figura 11: Perfil de usuario''']]
<div style="color:red; font-weight:bold; margin:0.5em 0;">
Al agregar un nuevo usuario, se despliega la pantalla de registro donde se configura el Perfil con los datos solicitados son Nombre de usuario y Correo electrónico, debe continuar con el botón siguiente ('''Ver Figura 11''').
⚠️ Advertencia:
{{clear}}
</div>
[[Archivo:MUPR634.jpg|miniaturadeimagen|'''Figura 12: Aplicación Asociar a la cuenta''']]
<div style="margin:0.5em 0;">
La sección de Aplicación, es donde es posible seleccionar el tipo de aplicación del portal que desee configurar al nuevo usuario, estas son Portal Emisión y Portal Recepción, es posible la selección múltiple o individual ('''Ver Figura 12''').
Todos los documentos electrónicos que se encuentren en la bandeja de entrada del correo de recepción que configure en el sistema, serán cargados en su plataforma HKA Recepción sin importar en qué fecha hayan sido recibidos. 
{{clear}}
Si usted tiene documentos antiguos en su bandeja principal, se recomienda que los mueva a una carpeta diferente para evitar que su plataforma HKA Recepción realice carga de los mismos y genere un consumo de transacciones.
</div>
 
<p>Para configurar su correo de recepción en el portal HKA Recepción, debe seguir el siguiente proceso:</p>
 
<br>
<div class="thumb center">
{{#widget:YouTube|id=5UzJJ2i0hV8|width=660|height=415}}<br/>
</div>
 
<gallery mode="slideshow" caption ="Haga clic en las flechas para navegar por los pasos a seguir">
 
File:DRVP CONF CORREO 1.png|Paso 1: Debe acceder a su portal HKA Recepción , dirigirse al menú lateral izquierdo y seleccionar Configuración -> Configuración de correo electrónico.
 
File:DRVP CONF CORREO 2.png|
 
File:DRVP CONF CORREO 3.png|Paso 2: En la “Configuración de correo” al seleccionar la opción “Crear configuración” debe indicar las credenciales de acceso al correo electrónico registrado en la Dian para la recepción de documentos electrónicos.
 
File:DRVP CONF CORREO 4.png|Paso 3: Establecer servidor y puerto según el dominio del correo electrónico válido ante la Dian, en la parte inferior puede ubicar el listado de servidores y puertos más comunes.


[[Archivo:MUPR635.jpg|miniaturadeimagen|'''Figura 13: Roles del usuario individual''']]
File:DRVP CONF CORREO 6.png|Paso 4: Probar la conexión, se recomienda habilitar el SSL para mantener la seguridad en la conexión con el correo electrónico.
Dependiendo de la aplicación seleccionada para el usuario en la selección de Roles se listarán los 3 niveles de Roles para el portal seleccionado.
Los Roles disponibles son Administrados, Avanzado y Básico.
('''Ver Figura 13''').
{{clear}}


[[Archivo:MUPR636.jpg|miniaturadeimagen|'''Figura 14: Roles del usuario Múltiple''']]
File:DRVP CONF CORREO 7.png|Paso 5: En caso de que la conexión sea exitosa el botón “guardar” se habilitará.
Si la aplicación seleccionada para el usuario fue múltiple (Portal Emisión y Portal Recepción) en la selección de Roles se listarán los 3 niveles de Roles para cada el portal en forma paralelo, se debe seleccionar la pestaña superior identificada por cada portal y seleccionar el tipo de Rol.  ('''Ver Figura 14''').
{{clear}}
'''Nota''': no es posible ir al Siguiente o Atrás si no se selecciona una opción.
{{clear}}


[[Archivo:MUPR637.jpg|miniaturadeimagen|'''Figura 15: Permisos disponibles al perfil Básico''']]
</gallery>
El Rol básico para Recepción, dispone de los permisos de solo visualización, tales como:
* Recepción: Módulo de Administración de Recepción Global, este módulo permite activar o desactivar todos los siguientes permisos.
* Ver Proveedores: Permite visualizar la lista de proveedores.
* Ver Estatus: Permite visualizar la lista de estatus personalizados.
* Ver Comprobantes: Permite ver el listado de comprobantes.
* Ver Detalle: Permite ver el detalle del comprobante.
* Gestión de Representación Gráfica: Permite gestionar la representación gráfica.
Estos permisos pueden ser activados o desactivados con la opción de Personalizar Permisos, si se requiere
que el usuario tenga control de administrar sus propios permisos esta opción debe quedar activa de lo
contrario desactivar ('''Ver Figura 15''').
{{clear}}


[[Archivo:MUPR638.jpg|miniaturadeimagen|'''Figura 16: Personalización de los permisos''']]
<br>
La personalización de permiso tiene disponible activar e inactivar el Módulo de administración ('''Ver Figura 16''').
<span id="menu-servidores"></span>
{{clear}}
==  <span style="color:#155724;">3. Listado de servidores y puertos</span> [[#menu-recepcion|⬆️]] ==


[[Archivo:MUPR639.jpg|miniaturadeimagen|'''Figura 17: Permisos disponibles al perfil Avanzado''']]
{| class="wikitable" style="border:1px solid #d9d9d9; border-collapse:collapse; width:30%; text-align:center; margin:1em auto;"
El Rol Avanzado para Recepción, dispone de los permisos de consultar, modificar y eliminar datos o documentos de
|-
funcionalidades específicas, tales como:
! style="background-color:#a2c6df; color:#1a1a1a; padding:8px;" | Correo
* Recepción: Módulo de Administración de Recepción Global, este módulo permite activar o desactivar todos los siguientes permisos.
! style="background-color:#a2c6df; color:#1a1a1a; padding:8px;" | Servidor
* Ver Proveedores: Permite visualizar la lista de proveedores.
! style="background-color:#a2c6df; color:#1a1a1a; padding:8px;" | Puerto
* Enviar Invitación: Permite enviar invitación.
|-
* Enviar Invitación Masiva : Permite enviar invitación masiva
| style="background-color:#f8f9fa; padding:6px;" | Gmail
* Ver Estatus: Permite visualizar la lista de estatus personalizados.
| style="background-color:#f8f9fa; padding:6px;" | imap.gmail.com
* Ver Comprobantes: Permite ver el listado de comprobantes.
| style="background-color:#f8f9fa; padding:6px;" | 993
* Ver Detalle: Permite ver el detalle del comprobante.
|-
* Subir Representación Gráfica: Permite subir representaciones gráficas.
| style="background-color:#ffffff; padding:6px;" | Hotmail
* Eliminar Representación Gráfica: Permite eliminar representación.
| style="background-color:#ffffff; padding:6px;" | Outlook.office365.com
* Gestión de Representación Gráfica: Permite gestionar la representación gráfica.
| style="background-color:#ffffff; padding:6px;" | 993
* Verificar estatus: Permite verificar el estatus.
|-
* Subir documentos: Permite subir XML, RG y anexos.
| style="background-color:#f8f9fa; padding:6px;" | Yahoo
* Descargar: Permite descargar archivos adjuntos en recepción.
| style="background-color:#f8f9fa; padding:6px;" | export.imap.mail.yahoo.com
* Editar anexos: Permite editar archivos adjuntos en recepción.
| style="background-color:#f8f9fa; padding:6px;" | 993
* Eliminar anexos: Permite eliminar archivos adjuntos en recepción.
|}
* Metadatos: Permitir Asociar Metadatos.


Estos permisos pueden ser activados o desactivados con la opción de Personalizar Permisos, si se requiere que el usuario tenga control de administrar sus propios permisos esta opción debe quedar activa de lo
contrario desactivar ('''Ver Figura 17''').
{{clear}}


[[Archivo:MUPR6310.jpg|miniaturadeimagen|'''Figura 18: Permisos disponibles al perfil Administrador''']]
El Rol Administrador para Recepción, dispone de todos los permisos todas las funcionalidades del portal, ejemplo: crear, consultar, modificar y eliminar datos o documentos cargados en el mismo.


Estos permisos pueden ser activados o desactivados con la opción de Personalizar Permisos, si se requiere que el usuario tenga control de administrar sus propios permisos esta opción debe quedar activa de lo contrario debe estar inactiva ('''Ver Figura 18''').
{{clear}}
{{clear}}


[[Archivo:MUPR6311.jpg|miniaturadeimagen|'''Figura 19: Correo electrónico de registro usuario''']]
<span id="configuracion-dian"></span>
Al culminar la creación del registro del usuario, se genera un mensaje de registro exitoso y se enviará un correo electrónico de bienvenida con su contraseña inicial y el botón para confirmar que obligatorio para poder iniciar sesión ('''Ver Figura 19''').
 
{{clear}}
==  <span style="color:#155724;">4. Configuración de correo en la DIAN para Recepción Electrónica</span> [[#menu-recepcion|⬆️]] ==


[[Archivo:MUPR6312.jpg|miniaturadeimagen|'''Figura 20: Catálogo usuarios''']]
En el siguiente video encontrará los pasos a seguir para la configuración del correo en la DIAN para Recepción Electrónica.
Al confirmar el usuario este se activará en el catálogo del usuario principal de registro donde puede
visualizar el Estatus y ejecutar las acciones de Detalle, Editar, Editar permisos y Eliminar ('''Ver Figura 20''').
{{clear}}


[[Archivo:MUPR6313.jpg|miniaturadeimagen|'''Figura 21: Detalle de usuario''']]
<br>
La acción Detalle, permite consultar los datos, perfil y permisos actuales del usuario ('''Ver Figura 21''').
<div class="thumb center">
{{clear}}
{{#widget:YouTube|id=ooWMfiQNC5w|width=660|height=415}}<br/>
</div>
</noinclude>


[[Archivo:MUPR6314.jpg|miniaturadeimagen|'''Figura 22: Edición de usuario''']]
La acción Editar, permite actualizar los datos del usuario tal como el nombre, correo, cambiar tipo de rol, cambiar estatus y cambiar
contraseña ('''Ver Figura 22''').
{{clear}}
{{clear}}


[[Archivo:MUPR6315.jpg|miniaturadeimagen|'''Figura 23: Edición de permiso de usuario''']]
<span id="vincular-usuarios"></span>
La acción Editar permisos, permite activación o desactivación de permisos requeridos ('''Ver Figura 23''').
==  <span style="color:#155724;">5. Vincular Usuarios con Proveedores y Categorías</span> [[#menu-recepcion|⬆️]] ==
{{clear}}


[[Archivo:MUPR6316.jpg|miniaturadeimagen|'''Figura 24: Eliminar Aplicación''']]
<div style="margin:1.5em 0;"></div>
La acción eliminar aplicación, permite eliminar una aplicación de portal que tenga asociado el usuario ('''Ver Figura 24''').
{{clear}}


[[Archivo:MUPR6317.jpg|miniaturadeimagen|'''Figura 25: Eliminar Usuario''']]
Para más información, consulte la página: [[Vinculacion_Usuarios_Proveedores_Categorias|Asociación de usuarios con proveedores y categorías]].
La acción eliminar usuario, permite eliminar el usuario registrado en el catálogo ('''Ver Figura 25''').
{{clear}}

Revisión actual - 03:40 9 sep 2025


📑 Sumario - Recepción


📌 Consideraciones generales para la configuración del correo electrónico en el portal de recepción ⬆️

🔄 Carga de documentos

Todos los documentos en la bandeja de entrada del correo configurado se cargarán en HKA Recepción, sin importar la fecha. Si tiene correos antiguos, muévalos a otra carpeta para evitar consumos innecesarios de transacciones.

🔐 Seguridad de la cuenta

Cada vez que cambie la contraseña de su correo debe reconfigurar la contraseña de aplicaciones en el portal de recepción. La contraseña anterior se elimina automáticamente y sin la nueva no podrá acceder a sus datos.

📨 Cuenta exclusiva de recepción

Utilice una cuenta única y exclusiva para la recepción de documentos electrónicos. Recuerde configurar nuevamente la contraseña de aplicaciones cuando sea necesario para evitar inconvenientes.

⏱️ Tiempos estimados

El sistema lee los correos en promedio a los 30 minutos de la configuración. Una vez movidos a la carpeta de descarga, la carga en el portal toma cerca de 15 minutos. Estos tiempos pueden variar según el tráfico de información.

A continuación encontrará unas recomendaciones importantes.
Que podrá visualizar el video de apoyo:


📧 2. Configuraciones según el dominio de correo ⬆️

Para usar HKA Recepción es necesario contar con una cuenta de correo única y exclusiva para la recepción de documentos electrónicos. A continuación encontrará la guía de configuración según el dominio de correo:

2.1 Configuración con Gmail ⬆️

Si su cuenta es de Gmail, siga estos pasos para completar la configuración:
  • Haga clic en las flechas para navegar por los pasos a seguir
  • Paso 1: Las cuentas de Google personales ya tienen activado el acceso IMAP de forma automática.
    Paso 1: Las cuentas de Google personales ya tienen activado el acceso IMAP de forma automática.
  • Paso 2: Acceder a su cuenta de correo y haga clic en el ícono de su cuenta de Gmail y luego seleccione "Gestionar tu cuenta de Google".
    Paso 2: Acceder a su cuenta de correo y haga clic en el ícono de su cuenta de Gmail y luego seleccione "Gestionar tu cuenta de Google".
  • Paso 3: Al acceder a la configuración de su cuenta, en el menú lateral izquierdo, seleccione “Seguridad” y luego haga clic en "Verificación en dos pasos".
    Paso 3: Al acceder a la configuración de su cuenta, en el menú lateral izquierdo, seleccione “Seguridad” y luego haga clic en "Verificación en dos pasos".
  • Paso 4: Debe dar clic en la opción "Activa la verificación de 2 pasos".
    Paso 4: Debe dar clic en la opción "Activa la verificación de 2 pasos".
  • Paso 5: Aparecerá una ventana en la que podrá seleccionar cómo desea activar la verificación en dos pasos. Deberá elegir una de las opciones y proporcionar la información solicitada. Una vez completado, haga clic en "Listo".
    Paso 5: Aparecerá una ventana en la que podrá seleccionar cómo desea activar la verificación en dos pasos. Deberá elegir una de las opciones y proporcionar la información solicitada. Una vez completado, haga clic en "Listo".
  • Paso 6: Haga clic en el buscador que se muestra en la imagen y escriba lentamente la palabra "aplicaciones" para así poder ver los resultados que aparecen. Cuando vea la opción "Contraseña de aplicaciones", selecciónela.
    Paso 6: Haga clic en el buscador que se muestra en la imagen y escriba lentamente la palabra "aplicaciones" para así poder ver los resultados que aparecen. Cuando vea la opción "Contraseña de aplicaciones", selecciónela.
  • Paso 7: Ingrese como nombre de la app "HKA Recepción" y de clic en crear.
    Paso 7: Ingrese como nombre de la app "HKA Recepción" y de clic en crear.
  • Paso 8: Copie la contraseña de aplicaciones generada.
    Paso 8: Copie la contraseña de aplicaciones generada.
  • Paso 9: Ingrese al portal de recepción > de clic en configuración > luego en configuración de correo electrónico > por último de clic en crear configuración.
    Paso 9: Ingrese al portal de recepción > de clic en configuración > luego en configuración de correo electrónico > por último de clic en crear configuración.
  • Paso 10: Pegue la contraseña de aplicaciones en el campo de contraseña y de clic en siguiente.
    Paso 10: Pegue la contraseña de aplicaciones en el campo de contraseña y de clic en siguiente.
  • Paso 11: Como servidor ingrese "imap.gmail.com" y de clic en siguiente.
    Paso 11: Como servidor ingrese "imap.gmail.com" y de clic en siguiente.
  • Paso 12: De clic en el campo de Usar SSL > seleccione si > de clic en probar conexión > y por ultimo de clic en guardar para finalizar la configuración de correo.
    Paso 12: De clic en el campo de Usar SSL > seleccione si > de clic en probar conexión > y por ultimo de clic en guardar para finalizar la configuración de correo.


En caso de que en su configuración no encuentre la opción de "verificación en dos pasos", debe acceder desde su administrador de Dominio y realizar el siguiente proceso:

  • Haga clic en las flechas para navegar por los pasos a seguir
  • Paso 1: En el menú lateral izquierdo debe seleccionar la opción de "seguridad", dirigirse a "autenticación" y hacer clic en "verificación en dos pasos".
    Paso 1: En el menú lateral izquierdo debe seleccionar la opción de "seguridad", dirigirse a "autenticación" y hacer clic en "verificación en dos pasos".
  • Paso 2: Deben activar la opción de check en la opción que dice "permitir a los usuarios activar la verificación en 2 pasos".
    Paso 2: Deben activar la opción de check en la opción que dice "permitir a los usuarios activar la verificación en 2 pasos".

Si la opción para crear contraseñas de aplicaciones no aparece en tu cuenta de Gmail, verifique lo siguiente:

  • La verificación en dos pasos puede no estar activada.
  • En la sección "Verificación en dos pasos", busque la opción "Contraseñas de aplicaciones" al final de la pantalla.
  • Si la verificación en dos pasos está activada, pero no ve la opción, podría ser porque solo está configurada para llaves de seguridad o que la cuenta tiene Protección Avanzada, que no permite crear contraseñas de aplicaciones.
  • Si tiene Protección Avanzada, no podrá crear contraseñas de aplicaciones. En este caso, se recomienda crear una nueva cuenta de Gmail personal, destinada solo para la recepción de documentos. Debe informar a sus proveedores sobre el nuevo correo y configurar o actualizar en su portal DIAN en Correo electrónico para recepción de facturas.
  • Si la verificación en dos pasos solo está configurada para llaves de seguridad, elimine las llaves de seguridad y vuelva a configurar la verificación en dos pasos para incluir la opción de contraseñas de aplicaciones.
  • Si cambia la contraseña de su cuenta de Google, las contraseñas de aplicaciones se revocarán automáticamente y deben ser creadas nuevamente.


Una vez realizado este proceso, puede intentar nuevamente la configuración de su correo Gmail.


2.2 Configuración Hotmail/Outlook ⬆️

Esta sección explica cómo configurar cuentas de correo bajo Hotmail y Outlook para la recepción de documentos electrónicos. Se detallan los pasos para configurar tanto cuentas personales como cuentas pertenecientes a dominios corporativos de Office 365.

A continuación, se explica la configuración de la cuenta personal:

2.2.1 – Configuración cuenta personal ⬆️

Para configurar su cuenta Hotmail personal para la recepción de documentos electrónicos debe seguir los siguientes pasos:




Pasos completos para la configuración de cuentas de Office 365 para recepción de documentos electrónicos

Para configurar su cuenta de correo perteneciente a un dominio de Office 365, siga los pasos detallados a continuación. Puede navegar entre las imágenes usando las flechas o botones de navegación.

  • Haga clic en las flechas para navegar por los pasos a seguir
  • Paso 1: En la esquina superior derecha ubique la opción de "Mi cuenta Microsoft".
    Paso 1: En la esquina superior derecha ubique la opción de "Mi cuenta Microsoft".
  • Paso 2: Seleccione la pestaña de "Seguridad" en la sección "Nunca pierda acceso a su cuenta" y haga clic en "Administrar como inicio de sesión".
    Paso 2: Seleccione la pestaña de "Seguridad" en la sección "Nunca pierda acceso a su cuenta" y haga clic en "Administrar como inicio de sesión".
  • Paso 3: Active la opción "Verificación en dos pasos". Su correo ya estará listo para configurar desde el portal.
    Paso 3: Active la opción "Verificación en dos pasos". Su correo ya estará listo para configurar desde el portal.
  • Paso 4: Ingrese al portal de recepción, haga clic en configuración > Configuración de correo electrónico > Crear configuración.
    Paso 4: Ingrese al portal de recepción, haga clic en configuración > Configuración de correo electrónico > Crear configuración.
  • Paso 5: Dar clic en "Iniciar sesión con Microsoft".
    Paso 5: Dar clic en "Iniciar sesión con Microsoft".
  • Paso 6: Ingrese el correo de recepción > Seleccione como tipo de cuenta personal > Por último dar clic en aceptar.
    Paso 6: Ingrese el correo de recepción > Seleccione como tipo de cuenta personal > Por último dar clic en aceptar.
  • Paso 7: Inicie sesión en el correo de recepción y acepte los permisos de acceso de aplicación para la lectura de correos.
    Paso 7: Inicie sesión en el correo de recepción y acepte los permisos de acceso de aplicación para la lectura de correos.
  • Paso 8: De clic en Aceptar y luego en cerrar.
    Paso 8: De clic en Aceptar y luego en cerrar.
  • Paso 9: Verifique la conexión del correo, revisando la tabla que se ve en la imagen.
    Paso 9: Verifique la conexión del correo, revisando la tabla que se ve en la imagen.
  • Paso 10: Tras la correcta configuración, en 30-35 minutos, se crearán automáticamente las carpetas: 'TFHKA-Recepción' (principal), 'Descargados' y 'Erróneos' (secundarias). Estas carpetas no deben ser modificadas y los correos deben permanecer en la bandeja de entrada para distribución automática.
    Paso 10: Tras la correcta configuración, en 30-35 minutos, se crearán automáticamente las carpetas: 'TFHKA-Recepción' (principal), 'Descargados' y 'Erróneos' (secundarias). Estas carpetas no deben ser modificadas y los correos deben permanecer en la bandeja de entrada para distribución automática.


2.2.2 – Configuración cuenta corporativa ⬆️

Para ver la configuración de cuentas corporativas, consulte el siguiente artículo: Configuración Microsoft Office 365 (OAUTH)


2.3 Configuración Yahoo ⬆️

Para configurar su cuenta Yahoo para la recepción de documentos electrónicos debe realizar los siguientes pasos:

  • Haga clic en las flechas para navegar por los pasos a seguir
  • Paso 1: Debe hacer clic en la sección superior derecha en su usuario, seleccionar "configuración de la cuenta".
    Paso 1: Debe hacer clic en la sección superior derecha en su usuario, seleccionar "configuración de la cuenta".
  • Paso 2: En la sección izquierda haga clic sobre "seguridad de la cuenta" y en el apartado central diríjase a "Generar contraseña de aplicaciones".
    Paso 2: En la sección izquierda haga clic sobre "seguridad de la cuenta" y en el apartado central diríjase a "Generar contraseña de aplicaciones".
  • Paso 3: Una vez que ha seleccionado "Generar contraseña de aplicaciones" aparecerá una vista donde debe seleccionar "empezar".
    Paso 3: Una vez que ha seleccionado "Generar contraseña de aplicaciones" aparecerá una vista donde debe seleccionar "empezar".
  • Paso 4: Debe asignar un nombre a la aplicación a la cual corresponde la contraseña, por ejemplo "HKA Recepción".
    Paso 4: Debe asignar un nombre a la aplicación a la cual corresponde la contraseña, por ejemplo "HKA Recepción".
  • Paso 5: En cuanto se han realizado los pasos anteriores se genera una clave que se usará para la configuración IMAP.
    Paso 5: En cuanto se han realizado los pasos anteriores se genera una clave que se usará para la configuración IMAP.
  • NOTA: Debe tener en cuenta que esta va a ser la contraseña que debe usar en la sección de credenciales de correo electrónico en su portal HKA Recepción.
    NOTA: Debe tener en cuenta que esta va a ser la contraseña que debe usar en la sección de credenciales de correo electrónico en su portal HKA Recepción.

2.4 Configuración Zoho ⬆️

Puede configurar su cuenta de Zoho Mail en cualquier cliente IMAP estándar con los datos de la configuración que aparecen a continuación.

Configuración de servidor entrante (usuarios personales con una dirección de correo electrónico,nombredeusuario@zoho.com ó nombredeusuario@zohomail.com): Nombre de servidor entrante: imap.zoho.com Puerto: 993 Requerir SSL: Sí Nombre de usuario: nombredeusuario@zoho.com ó nombredeusuario@zohomail.com

Configuración de servidor entrante (usuarios de la organización con una dirección de correo electrónico basada en dominios, sunombre@sudominio.com): Nombre de servidor entrante: imappro.zoho.com Puerto: 993 Requerir SSL: Sí Nombre de usuario: sunombre@sudominio.com

Configuración de vista de carpetas del IMAP Un buzón con muchas carpetas y capacidad puede ser engorroso para efectos de visualización y sincronización de los correos electrónicos en los clientes con el IMAP. Para optimizar el rendimiento de los clientes con IMAP, puede seleccionar las carpetas que desee sincronizar con el IMAP mediante los pasos que se indican a continuación:

-Inicie sesión en Zoho Mail
-Vaya a Configuración
-Navegue a Cuentas de correo>> Acceso al IMAP
-En la sección Acceso al IMAP, haga clic en Abrir ahora la configuración de carpeta.
-Seleccione las carpetas que desee ver en los clientes con IMAP.


  • Haga clic en las flechas para navegar por los pasos a seguir
  • Paso 1: Acceder a su cuenta de correo.
    Paso 1: Acceder a su cuenta de correo.
  • Paso 2: Seleccionar la opción de "Configuración".
    Paso 2: Seleccionar la opción de "Configuración".
  • Paso 3: Diríjase a la opción "Mail accounts".
    Paso 3: Diríjase a la opción "Mail accounts".
  • Paso 4: Una vez se encuentre en el menú de Mail accounts debe hacer clic en la pestaña "IMAP"
    Paso 4: Una vez se encuentre en el menú de Mail accounts debe hacer clic en la pestaña "IMAP"
  • Paso 5: Seleccione el campo de "IMAP ACCESS"
    Paso 5: Seleccione el campo de "IMAP ACCESS"
  • Paso 6: Y debería quedar así.
    Paso 6: Y debería quedar así.
  • Paso 7: Nos vamos al final y presionamos "SAVE".
    Paso 7: Nos vamos al final y presionamos "SAVE".
  • Paso 8: "Habilitar/deshabilitar la opción de TFA para usuarios específicos:" El administrador puede habilitar o deshabilitar el estado de TFA para los usuarios en el panel de control.
    Paso 8: "Habilitar/deshabilitar la opción de TFA para usuarios específicos:" El administrador puede habilitar o deshabilitar el estado de TFA para los usuarios en el panel de control.
  • Paso 8.1: Inicie sesión en la consola de administración de Zoho Mail > Vaya a Usuarios en el panel izquierdo y haga clic en el usuario para el cual desea habilitar o deshabilitar la TFA > Vaya a Configuración de seguridad, haga clic en TFA y desactívela.
    Paso 8.1: Inicie sesión en la consola de administración de Zoho Mail > Vaya a Usuarios en el panel izquierdo y haga clic en el usuario para el cual desea habilitar o deshabilitar la TFA > Vaya a Configuración de seguridad, haga clic en TFA y desactívela.
  • Paso 9: Restablecer la TFA para usuarios específicos. El administrador puede restablecer la opción de TFA para los usuarios en caso de que hayan perdido el dispositivo móvil o no tengan acceso al dispositivo móvil que utilizaron en el momento de la activación de TFA.
    Paso 9: Restablecer la TFA para usuarios específicos. El administrador puede restablecer la opción de TFA para los usuarios en caso de que hayan perdido el dispositivo móvil o no tengan acceso al dispositivo móvil que utilizaron en el momento de la activación de TFA.
  • Paso 9.1: Para restablecer la contraseña de un usuario, realice los siguientes pasos: Inicie sesión en la consola de administración de Zoho Mail > Vaya a Usuarios en el panel izquierdo y haga clic en el usuario para el cual desea restablecer la TFA.
    Paso 9.1: Para restablecer la contraseña de un usuario, realice los siguientes pasos: Inicie sesión en la consola de administración de Zoho Mail > Vaya a Usuarios en el panel izquierdo y haga clic en el usuario para el cual desea restablecer la TFA.
  • Paso 9.2: > Vaya a Configuración de seguridad, haga clic en TFA y haga clic en Restablecer TFA. Una vez que la haya restablecido, el usuario puede configurar el modo de TFA otra vez durante el inicio de sesión.
    Paso 9.2: > Vaya a Configuración de seguridad, haga clic en TFA y haga clic en Restablecer TFA. Una vez que la haya restablecido, el usuario puede configurar el modo de TFA otra vez durante el inicio de sesión.
  • Paso 10: "Generación de una contraseña específica de la aplicación" Si la autenticación de dos factores está habilitada para una cuenta, los usuarios deben proporcionar la contraseña específica de la aplicación cuando accedan a su cuenta a través de POP/IMAP o Active Sync.
    Paso 10: "Generación de una contraseña específica de la aplicación" Si la autenticación de dos factores está habilitada para una cuenta, los usuarios deben proporcionar la contraseña específica de la aplicación cuando accedan a su cuenta a través de POP/IMAP o Active Sync.
  • Paso 10.1: Para generar una contraseña específica de la aplicación, realice los siguientes pasos:
    Paso 10.1: Para generar una contraseña específica de la aplicación, realice los siguientes pasos:
  • Paso 10.2: Inicie sesión en Zoho Accounts > En el menú de la izquierda, vaya a Seguridad y haga clic en Contraseñas de la aplicación > Haga clic en Generar nueva contraseña.
    Paso 10.2: Inicie sesión en Zoho Accounts > En el menú de la izquierda, vaya a Seguridad y haga clic en Contraseñas de la aplicación > Haga clic en Generar nueva contraseña.
  • Paso 11: Se le pedirá que indique el nombre de su aplicación para referencia futura. Introduzca el nombre y haga clic en "Generar".
    Paso 11: Se le pedirá que indique el nombre de su aplicación para referencia futura. Introduzca el nombre y haga clic en "Generar".
  • Paso 12: Se genera su contraseña y podrá usarla para iniciar sesión desde una sola aplicación. NOTA: Debe tener en cuenta que esta va a ser la contraseña que debe usar en la sección de credenciales de correo electrónico en su portal HKA Recepción.
    Paso 12: Se genera su contraseña y podrá usarla para iniciar sesión desde una sola aplicación. NOTA: Debe tener en cuenta que esta va a ser la contraseña que debe usar en la sección de credenciales de correo electrónico en su portal HKA Recepción.
  • Paso 13: Debe acceder a su portal HKA Recepción , dirigirse al menú lateral izquierdo y seleccionar Configuración -> Configuración de correo electrónico.
    Paso 13: Debe acceder a su portal HKA Recepción , dirigirse al menú lateral izquierdo y seleccionar Configuración -> Configuración de correo electrónico.
  • Paso 14: En la “Configuración de correo” al seleccionar la opción “Crear configuración”
    Paso 14: En la “Configuración de correo” al seleccionar la opción “Crear configuración”
  • Paso 15: Debe indicar las credenciales de acceso al correo electrónico registrado en la Dian para la recepción de documentos electrónicos. Debe tener en cuenta la contraseña es la generada en el paso 12.
    Paso 15: Debe indicar las credenciales de acceso al correo electrónico registrado en la Dian para la recepción de documentos electrónicos. Debe tener en cuenta la contraseña es la generada en el paso 12.
  • Paso 16: Establecer servidor y puerto según el dominio del correo electrónico válido ante la Dian, en la parte inferior puede ubicar el listado de servidores y puertos más comunes.
    Paso 16: Establecer servidor y puerto según el dominio del correo electrónico válido ante la Dian, en la parte inferior puede ubicar el listado de servidores y puertos más comunes.
  • Paso 17: Probar la conexión, se recomienda habilitar el SSL para mantener la seguridad en la conexión con el correo electrónico.
    Paso 17: Probar la conexión, se recomienda habilitar el SSL para mantener la seguridad en la conexión con el correo electrónico.
  • Paso 18: En caso de que la conexión sea exitosa el botón “guardar” se habilitará.
    Paso 18: En caso de que la conexión sea exitosa el botón “guardar” se habilitará.

Nota: Una vez realizada la configuración interna de correo se generarán de manera automática las carpetas TFHKA -> Recepción -> Descargados/Erróneos

2.5 Configuración para correos de dominio propio ⬆️

En esta sección se describen los servidores de correo de dominio propio que son compatibles con la plataforma HKA recepción.

Nota: los servidores de correo aquí descritos aún no son la totalidad de los que son compatible, si su servidor de correo no se encuentra en este listado, se recomienda hacer pruebas de conexión con la plataforma hka recepción.

Pasos Básicos para todos los dominios propios:

  • 1: Activar del IMAP, o dar permisos de IMAP a la cuenta de correo que se va a configurar.
  • 2: Obtener las claves de acceso ya sea de la cuenta o de la aplicación según sea el caso.
  • 3: Validar el servidor y el puerto de conexión para IMAP.
  • 4: Sincronizar el correo en HKA Recepción.
  • 5: Activar las carpetas (si no están activas) en la cuenta de correo sincronizada.
  • 6: esperar 20 minutos y validar carga de correos.
Servidores de dominio propio
Dominio Servidor Puerto SSL
GoDaddy imap.secureserver.net 993 Si
Colombia Hosting mail.dominio.com 993 Si
Latinoamérica Hosting mail.dominio.com 993 Si
Blue Host mail.dominio.com 993 Si
Web comercial mail.dominio.com 993 Si
Dungee mail.dominio.com 993 Si
Hostinger imap.hostinger.com 993 Si
Inmotion hosting secure249.inmotionhosting.com 993 Si
Yandex imap.yandex.com 993 Si
Edgeuno pop.edgeuno.mail 993 Si
Publicar dominio propio ubicar información en el hosting 993 Si


En los dominios propios hay que ubicar la configuración manual del correo en el hosting. Algunos casos de ejemplo en los que puede tener un servidor diferente al nombre del dominio son los siguiente: GoDady y webmail

Observaciones para dominios propios:

  • Si usted usa la herramienta Roundcube para acceder a su cuenta de correo de dominio propio, es necesario que al realizar la sincronización de su correo con el portal active las carpetas que se crean de manera automática.


  • En caso de que en su cuenta de correo no se creen las carpetas después de haber sincronizado con la plataforma HKA Recepción y haya verificado que no las ve inactivas como en el punto anterior, puede crearlas manualmente.

2.6 Configuración Servidor Siteground ⬆️

  • Sigua estos pasos para configurar en el servidor Siteground


Configuración de correo en el portal

⚠️ Advertencia:

Todos los documentos electrónicos que se encuentren en la bandeja de entrada del correo de recepción que configure en el sistema, serán cargados en su plataforma HKA Recepción sin importar en qué fecha hayan sido recibidos. Si usted tiene documentos antiguos en su bandeja principal, se recomienda que los mueva a una carpeta diferente para evitar que su plataforma HKA Recepción realice carga de los mismos y genere un consumo de transacciones.

Para configurar su correo de recepción en el portal HKA Recepción, debe seguir el siguiente proceso:



  • Haga clic en las flechas para navegar por los pasos a seguir
  • Paso 1: Debe acceder a su portal HKA Recepción , dirigirse al menú lateral izquierdo y seleccionar Configuración -> Configuración de correo electrónico.
    Paso 1: Debe acceder a su portal HKA Recepción , dirigirse al menú lateral izquierdo y seleccionar Configuración -> Configuración de correo electrónico.
  • Paso 2: En la “Configuración de correo” al seleccionar la opción “Crear configuración” debe indicar las credenciales de acceso al correo electrónico registrado en la Dian para la recepción de documentos electrónicos.
    Paso 2: En la “Configuración de correo” al seleccionar la opción “Crear configuración” debe indicar las credenciales de acceso al correo electrónico registrado en la Dian para la recepción de documentos electrónicos.
  • Paso 3: Establecer servidor y puerto según el dominio del correo electrónico válido ante la Dian, en la parte inferior puede ubicar el listado de servidores y puertos más comunes.
    Paso 3: Establecer servidor y puerto según el dominio del correo electrónico válido ante la Dian, en la parte inferior puede ubicar el listado de servidores y puertos más comunes.
  • Paso 4: Probar la conexión, se recomienda habilitar el SSL para mantener la seguridad en la conexión con el correo electrónico.
    Paso 4: Probar la conexión, se recomienda habilitar el SSL para mantener la seguridad en la conexión con el correo electrónico.
  • Paso 5: En caso de que la conexión sea exitosa el botón “guardar” se habilitará.
    Paso 5: En caso de que la conexión sea exitosa el botón “guardar” se habilitará.


3. Listado de servidores y puertos ⬆️

Correo Servidor Puerto
Gmail imap.gmail.com 993
Hotmail Outlook.office365.com 993
Yahoo export.imap.mail.yahoo.com 993


4. Configuración de correo en la DIAN para Recepción Electrónica ⬆️

En el siguiente video encontrará los pasos a seguir para la configuración del correo en la DIAN para Recepción Electrónica.




5. Vincular Usuarios con Proveedores y Categorías ⬆️

Para más información, consulte la página: Asociación de usuarios con proveedores y categorías.

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