Diferencia entre revisiones de «Comprobantes electrónicos - Portal DRecepción Validación Previa»

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<includeonly>=</includeonly>==Carga de comprobantes electrónicos Usuario Receptor (UR) ==<includeonly>=</includeonly>
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<includeonly>=</includeonly>== Subir documentos electrónicos de forma manual ==<includeonly>=</includeonly>
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[[Archivo:Figura 50.jpg|miniaturadeimagen|'''Figura 50: Ruta para acceder al Subir Documentos''']]
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Para subir comprobantes electrónicos desde el portal de recepción,  Para ello, el portal cuenta con la opción "Subir Documentos”, al cual se accede desde el menú: Comprobantes (Ver figura 50).
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'''Video guía '''
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<center>{{#widget:YouTube|id=4U8pOI3TRRk|width=660|height=415|}}</center>
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'''Paso a paso '''
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Para subir un nuevo documento electrónico presione "Subir Documentos” desde el menú: Documentos ('''Ver figura 1''').
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[[Archivo:MUPR- 501.jpg|miniaturadeimagen|center|'''Figura 1: Ruta para acceder al Subir Documentos''']]
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La radicación o carga de documentos es posible por medio de un asistente que permitirá realizar las siguientes acciones ('''Ver figura 2'''):
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[[Archivo:MUPR- 502.jpg|700px|miniaturadeimagen|center|'''Figura 2: Asistente para subir documentos''']]
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* '''Infodatos''': Permite seleccionar infodatos del documento en el proceso de carga, estos solo son obligatorios si la empresa receptora lo configura en el catálogo infodatos.
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* '''Subir XML''': es el espacio donde se cargan los documentos electrónico con formato .xml.
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* '''Subir Representación gráfica''': es el espacio donde se carga la Representación gráfica del documento electrónico y los anexos adicionales.
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===== Infodato =====
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Es la primera acción donde el asistente solicitará los infodatos para asociar al documento antes de la carga, estos infodatos serán de forma obligatoria solo si el usuario receptor tiene infodatos configurados como requeridos en el catálogo.
 
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[[Archivo:Figura 51.jpg|miniaturadeimagen|'''Figura 51: Asistente para subir documentos''']]
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Si existen infodatos requeridos el asistente mostrará un mensaje donde indica que "Debe agregar todos los infodatos obligatorios para radicar el documento electrónico" y dividirá la lista de los infodatos con los requeridos y los opcionales ('''Ver Figura 3''').
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El portal permitirá agregar archivos en formato XML, Representación Gráfica y Archivos adjuntos por medio de un asistente que solicitará el ingreso de metadato (opcional) aplicando para documentos requeridos por el cliente, Subir XML, Subir Representación Gráfica o Anexos ('''Ver figura 51''').
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[[Archivo:MUPR- 744.jpg|700px|miniaturadeimagen|center|'''Figura 3: Selección infodatos.''']]
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[[Archivo:Figura 52.jpg|miniaturadeimagen|'''Figura 52: Selección de metadato.''']]
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En la lista estarán los infodatos obligatorios y opcionales separados e identificados en dos grupos ('''Ver Figura 4''').
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Si un documento requiere el envío de metadatos estos deben ser seleccionados en el campo Metadato de la funcionalidad Metadata, se debe tener en cuenta que al enviar metadatos se deben seleccionar todos los requeridos configurados en el Catálogo Metadatos ('''Ver figura 52''').
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[[Archivo:MUPR- 744_1.jpg|700px|miniaturadeimagen|center|'''Figura 4: Selección valor de infodatos.''']]
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[[Archivo:Figura 53.jpg|miniaturadeimagen|'''Figura 53: Selección de valor de metadato''']]
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Si el infodatos es de tipo lista en el campo Valor Infodatos estarán disponibles todos los valores para seleccionar uno para asignar ('''Ver Figura 5''').
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Si el metadato es de tipo lista se listaran todos los valores configurados en el campo Valor Metadato ('''Ver figura 53''').
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[[Archivo:MUPR- 745.jpg|700px|miniaturadeimagen|center|'''Figura 5: Selección valor de infodatos.''']]
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[[Archivo:Figura 54.jpg|miniaturadeimagen|'''Figura 54: Agregar metadato''']]
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Si el receptor no tiene infodatos configurados como obligatorios, la selección de los mismos es opcional ('''Ver Figura 6''').
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Ya seleccionado el metadato se debe agregar a la lista del asistente con el botón (+), donde estará disponible la acción eliminar en caso de ser necesario
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[[Archivo:MUPR- 746.jpg|700px|miniaturadeimagen|center|'''Figura 6: Selección infodatos.''']]
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('''Ver figura 54''').
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[[Archivo:Figura 55.jpg|miniaturadeimagen|'''Figura 55: Selección metadato tipo valor''']]
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Si el infodatos no es tipo lista debe ingresar el valor del correspondiente en el campo Valor, dependiendo del tipo de infodatos el campo recibirá datos tipo Fecha, Caracteres alfanuméricos o numérico ('''Ver Figura 7''').
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Si el metadato no es de lista debe ingresar el valor del correspondiente en el campo Valor, dependiendo del tipo de metadato configurado el campo recibirá datos tipo Fecha, Caracteres alfanuméricos o numérico ('''Ver figura 55''').
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[[Archivo:MUPR- 747.jpg|700px|miniaturadeimagen|center|'''Figura 7: Selección infodatos.''']]
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[[Archivo:Figura 56.jpg|miniaturadeimagen|'''Figura 56: Metadatos seleccionados''']]
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Ya seleccionado el infodatos con su valor se debe agregar a la lista del asistente con el botón (+), donde estará disponible la acción eliminar en caso de ser necesario ('''Ver figura 8''').
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Al tener todos los metadatos requeridos y opcionales en la lista, continuar con el botón siguiente para subir el documento XML('''Ver figura 56''').
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[[Archivo:MUPR- 747_1.jpg|700px|miniaturadeimagen|center|'''Figura 8: Agregar infodatos''']]
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[[Archivo:Figura 57.jpg|miniaturadeimagen|'''Figura 57: Subir documento XML''']]
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No es posible agregar un infodato  varias veces, si se requiere cambiar el valor debe eliminarlo de la lista presionando el botón Eliminar y agregarlo nuevamente ('''Ver figura 9''').
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En  Subir documentos el portal permitirá agregar archivos en formato XML mediante dos opciones ('''Ver figura 57''').
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[[Archivo:MUPR- 747_2.jpg|700px|miniaturadeimagen|center|'''Figura 9: Agregar infodatos''']]
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* Arrastrar y soltar (drag and drop): los archivos se pueden arrastrar desde una carpeta o ubicación en el computador hasta la sección punteada.
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* Carga mediante explorador de archivos: Hacer click en la sección punteada.
 
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* Es obligatorio realizar la carga inicial del archivo XML antes de cargar la Representación gráfica y archivos adjuntos.
 
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* La carga de archivo XML sólo puede ser cargado una sola vez por número de documentos.
 
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* Cantidad y formatos permitidos de documentos es de 1 archivo con tamaño máximo de 1MB, formato permitido .XML.
 
 
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[[Archivo:Figura 58.jpg|miniaturadeimagen|'''Figura 58: Subir documento XML''']]
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Al tener todos los infodatos requeridos y opcionales en la lista, presione el botón siguiente para subir el documento XML. ('''Ver Figura 10''').
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Cuando se cargue el archivo XML con éxito éste será identificado por un check, para cargar otro documento regresar a la opción de Metadata y refrescar la pantalla
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[[Archivo:MUPR- 748.jpg|700px|miniaturadeimagen|center|'''Figura 10: Selección infodatos.''']]
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('''Ver figura 58''').
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[[Archivo:Figura 59.jpg|miniaturadeimagen|'''Figura 59: Subir documento XML''']]
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'''Nota''': el botón Siguiente se activará si tiene agregado todos los infodatos obligatorios.
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En caso de algún error presentado con el documento  serán identificados en rojo o con una ‘X’ y su mensaje informativo, para visualizar el mensaje de error presentado, debe posicionar el cursor sobre la imagen del archivo ('''Ver figura 59''').
 
 
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===== Subir documento XML=====
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En la sección '''Documentos > Subir documentos''' el portal permitirá agregar archivos en formato XML mediante dos opciones ('''Ver Figura 11'''):
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[[Archivo:MUPR- 749.jpg|700px|miniaturadeimagen|center|'''Figura 11: Subir documentos XML.''']]
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[[Archivo:Figura 60.jpg|miniaturadeimagen|'''Figura 60: Subir documento XML''']]
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* Arrastrar y soltar: los archivos se pueden arrastrar desde una carpeta o ubicación en el computador hasta la sección punteada.
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Cuando se carga un documento con metadatos y entre ellos falta agregar alguno que es requerido, el documento se cargará exitosamente sin metadatos e indicará un mensaje correspondiente al problema que se visualizará posicionando el cursor sobre la imagen del archivo, esta imagen se identificará con un icono de información color verde
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* Carga mediante explorador de archivos: Hacer click en la sección punteada.
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('''Ver figura 60''').
 
  
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('''NOTA:''' actualmente se está desarrollando mejoras sobre este punto).
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'''Condiciones de carga de documentos'''
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* Sólo puede ser cargado una vez por proceso y por número de documentos, tamaño máximo de 1MB, formato permitido .XML
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* Es obligatorio realizar la carga inicial del archivo XML antes de continuar con la cargar la Representación gráfica y archivos adjuntos.
 
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[[Archivo:Figura 61.jpg|miniaturadeimagen|'''Figura 61: Subir documento Representación gráfica y Adjunto''']]
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Cuando se cargue el archivo XML con éxito será identificado por un check color verde, presione  Atrás si se requiere actualizar los infodatos, presione Siguiente para continuar ('''Ver Figura 12''').
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Si se requiere asignar metadatos adicionales al documento estos pueden ser asignados desde Catálogo Comprobantes - Comprobante - Acción detalle del documento - pestaña Metadatos.
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[[Archivo:MUPR- 7410.jpg|700px|miniaturadeimagen|center|'''Figura 12: Subir documentos XML.''']]
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Ya cargado un archivo de forma exitosa, se continúa con el botón siguiente para cargar la representación gráfica o anexos asociados al documento u otro documento XML previamente, esta carga es opcional de no requerir se continúa hasta el final del asistente.
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Para realizar una carga de documentos exitosos se debe seleccionar el emisor del mismo el cual se listará en el recuadro superior de cada sección del tipo documento (Emisor del PDF, Emisor del PDF ). Nota: por cada carga de un nuevo documento tipo anexo se debe seleccionar el emisor, ya que puede ser relacionado a otro documento y emisor previamente cargado ('''Ver figura 61''').
 
 
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La carga de documentos de representación gráfica y anexos se ejecutan mediante dos opciones:
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* Arrastrar y soltar (drag and drop): los archivos se pueden arrastrar desde una carpeta o ubicación en el computador hasta la sección punteada.  
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Si la carga presenta error, el asistente marca el documento en rojo o con una ‘X’ y mostrando el mensaje informativo, para visualizar el mensaje de error presentado, debe posicionar el cursor sobre la imagen del archivo ('''Ver Figura 13''').
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* Carga mediante explorador de archivos: Hacer click en la sección punteada.
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[[Archivo:MUPR- 7411.jpg|700px|miniaturadeimagen|center|'''Figura 13: Subir documentos XML.''']]
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La Representación gráfica permite un máximo de 1 archivo con tamaño máximo de 1MB, formato permitido .pdf  y el nombre debe ser el número del XML.
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Para mayor información sobre errores al subir el XML de forma manual, por favor visite el siguiente articulo en nuestra [[Preguntas_Frecuentes_HKARecepcion#Errores_comunes_presentados_al_subir_un_documento_de_forma_Manual|'''>> WIKI <<''']]
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Los archivos adjuntos  permiten un máximo de 5 archivos con tamaño máximo de 2MB por archivo y 10MB por tamaño total de almacenamiento, formatos permitidos (png, bmp, jpg, pdf, doc, docx, xls, xlsx, ppt, pptx, zip, rar) cada archivo debe tener la estructura del nombre NumeroFactura_NombreArchivo.ext Ejemplo: FACTP7_Presupuesto.pdf.
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===== Subir Representación gráfica=====
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Por cada carga de Representación gráfica o anexo, se debe seleccionar el Emisor PDF o Emisor del Anexo ('''Ver Figura 14''').
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[[Archivo:MUPR- 7413.jpg|700px|miniaturadeimagen|center|'''Figura 14: Subir Representación gráfica''']]
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('''NOTA:''' durante el proceso de carga de Representación gráfica y archivos adjuntos, el portal permite la carga de otros números de documentos previamente cargados, esto si el XML en proceso de carga no requiere de estos archivos, ya que es importante conservar el límite de cantidad de archivos.
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'''Nota''': la carga de Representación gráfica y anexos no es obligatoria.
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En caso de cargar documentos incorrectos es posible actualizar los mismos desde Menú - Comprobantes - Comprobante - Acción Detalle - Adjuntos, consultando el número de documento del archivo cargado).
 
 
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El asistente permitirá agregar representación gráfica y anexos mediante dos opciones:
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* Arrastrar y soltar: los archivos se pueden arrastrar desde una carpeta o ubicación en el computador hasta la sección punteada.
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* Carga mediante explorador de archivos: Hacer click en la sección punteada.
  
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[[Archivo:Figura 62.jpg|miniaturadeimagen|'''Figura 62: Subir documento Representación gráfica y Adjunto''']]
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'''Condiciones de carga de documentos'''
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Todos los archivos cargados, serán validados por los servicios de la plataforma The Factory HKA - DRecepcion. Los documentos registrados exitosamente, serán identificados con un check y los que contengan errores de estructura, datos erróneos, formato inválido u otro, serán identificados en rojo o con una ‘X’ y su mensaje informativo que se visualizarán posicionando el cursor sobre ellos ('''Ver figura 62''').
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* Debe estar cargado inicialmente el documento electrónico .XML en el mismo día o días anteriores a esta carga.
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* La Representación gráfica, se permite 1 archivo por proceso y por número de documentos, tamaño máximo de 1MB, formato permitido .pdf.
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* Los anexos, se permite un máximo de 5 archivos con tamaño máximo de 2MB por archivo y 10MB por tamaño total de almacenamiento, formatos permitidos (png, bmp, jpg, pdf, doc, docx, xls, xlsx, ppt, pptx, zip, rar) cada archivo debe tener la estructura del nombre NumeroFactura_NombreArchivo.ext Ejemplo: FACTP7_Presupuesto.pdf.
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'''Nota:''' durante el proceso de carga de Representación gráfica y archivos adjuntos, el portal permite la carga de otros números de documentos previamente cargados, esto si el XML en proceso de carga no requiere de estos archivos, ya que es importante conservar el límite de cantidad de archivos.
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En caso de cargar documentos incorrectos es posible actualizar los mismos desde Menú - Comprobantes - Comprobante - Acción Detalle - Adjuntos, consultando el número de documento del archivo cargado.
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[[Archivo:Figura 63.jpg|miniaturadeimagen|'''Figura 63: Subir documento Representación gráfica y Adjunto comprimido''']]
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Todos los archivos cargados, serán validados por los servicios de la plataforma The Factory HKA - DRecepción. Los documentos registrados exitosamente, serán identificados con un check y los que contengan errores de estructura, datos erróneos, formato inválido u otro, serán identificados en rojo o con una ‘X’ y su mensaje informativo que se visualizarán posicionando el cursor sobre ellos ('''Ver Figura 15''').
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Al cargar archivos con extensión .zip o .rar el porta le indicará un mensaje de informativo de responsabilidad sobre el contenido del mismo, el cual debe aceptar para generar la carga en caso de cancelar el mensaje el archivo no será cargado ('''Ver figura 63''').
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[[Archivo:MUPR- 7414.jpg|700px|miniaturadeimagen|center|'''Figura 15: Subir documentos Representación Gráfica y Adjuntos.''']]
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[[Archivo:Figura 64.jpg|miniaturadeimagen|'''Figura 64: Fin del proceso de carga''']]
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Al cargar archivos con extensión .zip o .rar el porta le indicará un mensaje de informativo de responsabilidad sobre el contenido del mismo, el cual debe aceptar para generar la carga en caso de cancelar el mensaje el archivo no será cargado. ('''Ver Figura 16''').
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Al culminar la carga de los documentos se finaliza el proceso de carga  con el botón Siguiente y Finalizar e iniciar una nueva carga de otro documento ('''Ver figura 64''').
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[[Archivo:MUPR- 7415.jpg|700px|miniaturadeimagen|center|'''Figura 16: Subir documentos Representación Gráfica y Adjuntos comprimido.''']]
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<includeonly>=</includeonly>==Comprobantes cargados ==<includeonly>=</includeonly>
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Al culminar la carga de los documentos se finaliza el proceso de carga con el botón Siguiente y Finalizar e iniciar una nueva carga de otro documento. ('''Ver Figura 17''').
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[[Archivo:Figura 70.jpg|miniaturadeimagen|'''Figura 70: Fases de validación y aceptación de comprobantes subidos al portal''']]
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[[Archivo:MUPR- 7416.jpg|700px|miniaturadeimagen|center|'''Figura 17: Subir documentos.''']]
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Todos los comprobantes subidos en el portal DRecepción por usuario Receptor o Proveedor siguen un  flujo de validación de la plataforma y aceptación del usuario. De acuerdo a su estatus, son depositados en cuatro bandejas: Pendientes, Errados, Aceptados y Rechazados. Esto permite una gestión eficiente de los documentos entrantes (Ver Figura 29). A continuación se describen cada una de ellas ('''Ver figura 70''').
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[[Archivo:Figura 71.jpg|miniaturadeimagen|'''Figura 71: Menú Comprobante''']]
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<includeonly>=</includeonly>==Documentos Recibidos==<includeonly>=</includeonly>
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Los comprobantes cargados se encuentran disponibles en la opción Acceso rápido  “Documentos recibidos” o desde Menú Comprobantes - Comprobante  ('''Ver figura 71''').
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<center>{{#widget:YouTube|id=KiAoLalncos|width=660|height=415|}}</center>
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El portal dispone de un filtro de consulta que se conforma por Estatus de documento (Pendientes, Aceptados, Rechazados y Errados), Tipo de Documento (Factura venta, Exportación, Contingencia, Notas de crédito y Débito), Proveedor, Rango de fecha de emisión o carga de documento (Inicio y Fin),  Metadatos  y Valor metadatos.
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Todos los documentos cargados en el portal DRecepción por usuario Receptor o Proveedor siguen un flujo de validación de la plataforma y aceptación del usuario.
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De acuerdo a su estatus, son depositados en cuatro bandejas: Pendientes, Errados, Aceptados y Rechazados. Esto permite una gestión eficiente de los documentos entrantes ('''Ver figura 18''').
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[[Archivo:MUPR- 520.jpg|700px|miniaturadeimagen|center|'''Figura 18: Fases de validación y aceptación de comprobantes subidos al portal''']]
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En particular los metadatos se listan sólo los tipos listables adicional a los asociados en la vinculación de metadatos al igual que los proveedores configurados por el receptor (Principal - Administrador) al usuario receptor con rol (Avanzado- Básico).
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Los documentos cargados se encuentran disponibles en la opción Acceso rápido  “Documentos recibidos” o desde Menú Comprobantes - Comprobante  ('''Ver figura 19''').
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[[Archivo:MUPR- 521.jpg|700px|miniaturadeimagen|center|'''Figura 19: Menú Comprobante''']]
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La consulta se puede ejecutar por campo individual o en combinaciones la vista del resultado tendrá la misma estructura para todos los tipos documentos.
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El portal dispone de un filtro de consulta con los siguientes campos: ('''Ver figura 20''').
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[[Archivo:MUPR- 521.1.jpg|700px|miniaturadeimagen|center|'''Figura 20: Filtrado de Documentos''']]
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* Estatus de documento: Aceptados, Reclamo, Pendientes, Errados, Rechazados DIAN, Pendientes Entrega a la DIAN, Acuse de Recibo, Bien o Prestación de Servicio, Todos.
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* Tipo de Documento: Todos, Factura venta, Factura de Exportación, Nota de crédito, Nota de débito
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* Proveedor: lista de proveedores activados.
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* Fecha de Rango de Recepción: Rango de fecha de carga del documento (Inicio y Fin) no mayor a 35 días entre fechas.
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* Infodato: solo tipos listables.
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* Valor: valor asignado al infodato.
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<div style="background-color: #e7f4fa; padding: 8px; border-left: 4px solid #009688; margin-top: 10px;">
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'''Nota:''' El sistema reconoce los documentos Pos Electronicos, documento equivalente, facturas de exportación y facturas de contingencia. '''Sin embargo, la DIAN no permite radicar eventos a estos documentos.'''
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</div>
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La consulta se puede seleccionar por el rango de fecha o en combinación con otros campos, el resultado tendrá la misma estructura para todos los tipos documentos, se debe tener en cuenta que el listado de documentos no sera mayor a 250 documentos, para ver mas documentos debe limitar la busqueda.
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Si se realiza la busqueda sin limite de fechas, solo mostrara un maximo de 250 documentos en los últimos 7 días.
  
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En el caso que el metadatos sea de tipo Sucursal o Unidad de negocio, las condiciones de consulta son las siguientes:
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* Si se selecciona el metadato tipo  "Sucursal" y seleccionar la lista desplegable "Valor Metadato".
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* Si no se selecciona ningún valor para el metadato "Sucursal", la consulta se ejecuta con todos los documentos cuyos valor en el metadato "Sucursal" coincidan con todos los que fueron vinculados al usuario actual, además de aquellos que no contengan este tipo de metadatos.
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Si un usuario receptor tiene configurado la vinculación de infodatos, el resultado serán los documentos que contengan los infodatos configurados al usuario.
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* Si se selecciona un valor específico para el metadato "Sucursal", la consulta que busca los documentos con cuyo valor en el metadato "Sucursal" coincida con el valor seleccionado.
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* Si se selecciona el metadato "Unidad de Negocio".
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Es importante presionar el botón de Generar consulta en el lateral derecho para que la misma se ejecute con éxito, si se requiere limpiar el filtro de la consulta presione el botón Limpiar Filtro. ('''Ver figura 21''').
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* Si no se selecciona ningún valor para el metadato "Unidad de Negocio", la consulta se ejecuta con todos los documentos que contenga cuyos valores coincidan con los que fueron vinculados al usuario actual, además de aquellos que no contengan este tipo de metadatos.
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[[Archivo:MUPR- 522.jpg|700px|miniaturadeimagen|center|'''Figura 21: Lista de comprobante con selección de filtro de consulta''']]
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* Si se selecciona un valor específico para el metadato "Unidad de Negocio", la consulta que busca los documentos con cuyo valor en el metadato "Unidad de Negocio" coincida con el valor seleccionado
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* El filtro de la consulta final de documentos debe incluir la combinación simultánea de los filtros relacionados con Proveedor, Sucursal y Unidad de Negocio tal como se ha descrito en los puntos anteriores.
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==== Códigos de error de lectura de Correo ====
  
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* Si alguno de los metadatos "Sucursal" o "Unidad de Negocio" no está asociado a la cuenta del Receptor, no se toma en cuenta en los filtros que se apliquen al momento de realizar la consulta.
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Para obtener más información, puedes visitar la siguiente sección:
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'''[[Preguntas Frecuentes HKARecepcion#Códigos de Respuesta de lectura de Correo| Códigos de Respuesta de lectura de Correo]]'''
 
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Las condiciones de consulta por el filtro Proveedor son:
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==== Descripción de estatus de documentos ====
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[[Archivo:MUPR- 523a.jpg|1100px|miniaturadeimagen|center|'''Lista de estatus de documentos''']]
  
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* Si no se selecciona ningún proveedor de la lista, la consulta se ejecuta con todos los documentos recibidos de todos los proveedores que aparecen en la lista.
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* '''Documentos Aceptados:''' Son todos los documentos a los que se aplico el evento Aceptado, más los que tengan en su gestión posterior a la aceptación.
  
−
* Si se selecciona un proveedor específico, la consulta que busca los documentos, la consulta se ejecuta con los documentos recibidos de ese proveedor.
+
* '''Documentos Reclamo:''' Son todos los documentos a los que se les ha aplicado el estatus de Reclamo.
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[[Archivo:Figura 72.jpg|miniaturadeimagen|'''Figura 72: Lista de comprobante con selección de filtro de consulta''']]
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* '''Documentos Pendientes:''' Son los documentos que han cargado al sistema de forma automatica desde el correo asi como aquellos que se cargaron manualmente desde la opción '''Subir Documentos''' en el portal, por lo anterior solo mostrara los documentos que no posean ninguna actualización de estatus.
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Es importante presionar el botón de Generar consulta en el lateral derecho para que la misma se ejecute con éxito, si se requiere limpiar el filtro de la consulta presione el botón Limpiar Filtro
 
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('''Ver figura 72''').
 
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* '''Documentos Errados:''' Es una lista de registros de los documentos que no cumplieron con las validaciones definidas en la plataforma The Factory HKA por lo que no son considerados válidos (XML incorrectos, NIT de receptor invalido, entre otros).
  
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'''Documentos Pendientes''': Comprobantes que fueron validados exitosamente por la plataforma The Factory HKA - DRecepcion. Estos documentos se encuentran con un estado inicial de Radicado que cambiará al estado Entregado una vez que el usuario Receptor o Proveedor ingrese en la Acción -  Detalle del documento, adicional se mantendrán los documento que tenga un estado Recibido, En Verificación , En verificación por Emisor u otro estado configurado en el catálogo.
+
* '''Documentos Rechazados DIAN:''' Son todos documentos Rechazado por el receptor.
  
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'''Documentos Errados''': Comprobantes que no cumplieron con las validaciones definidas en la plataforma The Factory HKA - DRecepcion, por lo que no son considerados válidos.  
+
* '''Documentos Pendientes Entrega a la DIAN:''' Son todos los documentos que la DIAN rechazó, pero por algun motivo esta llega al cliente, por ende es un documento no valido, por lo que el sistema valida que es una factura rechazada.
  
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'''Documentos Aceptados''': Comprobantes gestionados como “Aceptados”. Este estatus es asignado por el usuario receptor (UR) mediante la funcionalidad de “Gestión” una vez  cumplido el flujo de aceptación definido para cada tipo de comprobante.  
+
* '''Documentos Acuse de Recibido:''' Son todos los documentos a los que se les ha aplicado el estatus de Recibido.
  
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En esta lista se mantendrán todos los documentos con estados (Aceptados, Tácitamente aceptado, Pagado, Proceso de pago) u otro estado configurado en el catálogo siempre y cuando ya haya pasado por aceptado.
+
* '''Documentos Bien o Prestación de Servicio:''' Son todos los documentos a los que se les ha actualizado al evento de Bien o Prestación de Servicio.
  
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'''Documentos Rechazados''': Comprobantes gestionados con estatus “Rechazado”. Este estatus es asignado por el usuario receptor (UR) mediante la funcionalidad de “Gestión” una vez se haya cumplido el flujo de aprobación definido para cada tipo de comprobante.  
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* '''Documentos Todos:''' Con este filtrado vas a poder observar '''Todos''' los documentos cargados en el portal en los últimos 7 días o 250 documentos como maximo.
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[[Archivo:Figura 73.jpg|miniaturadeimagen|'''Figura 73: Información adicional del documento''']]
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Todos los documento a excepción de los errados contienen:
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Todos los documento a excepción de los errados tiene una pestaña desplegable en el lateral izquierdo con signo (+) que permite observar información adicional sobre el documento tal como: Recibido (fecha de carga del documento), Receptor (usuario que cargó el documento y Estado).  
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* Pestaña desplegable en el lateral izquierdo con signo (+) que permite observar información adicional sobre el documento tal como: Recibido (fecha de carga del documento), Receptor (usuario que cargó el documento y Estado).
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('''Ver figura 73''').
+
* Acciones:
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** Descargar XML: permite bajar el documento a un directorio local.
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** Detalle del documento: despliega una nueva página para la visualización y gestión del comprobante.
 +
Los documentos errados solo dispone del Detalle, esto dependerá de los permisos y rol que tenga el usuario ('''Ver figura 22''').
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[[Archivo:MUPR- 523.jpg|700px|miniaturadeimagen|center|'''Figura 22: Información adicional del documento''']]
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<includeonly>=</includeonly>==Gestión de Comprobantes ==<includeonly>=</includeonly>
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==== Detalle del Comprobante ====
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[[Archivo:Figura 74.jpg|miniaturadeimagen|'''Figura 74: Representación del documento electrónico''']]
 
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En el resultado de la consulta de los comprobantes todos los documentos tendrán disponible la acción Descargar XML y Detalle a excepción de los errados que dispone de sólo Detalle, esto dependerá de los permisos configurados y rol que tenga el usuario.
 
  
−
La acción “Descargar XML” permite bajar el documento a un directorio local.
+
Es donde inicia la gestión del documento seleccionado, dispone de dos secciones:
−
La acción “detalle”  despliega una nueva página para la visualización y gestión del comprobante. Esta página contiene tres pestañas (Representación, Adjuntos y Gestión) ('''Ver figura 74''').
+
* Datos del documento: los datos relacionado al documento consultado:
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** Razón Social.
 +
** Número de identificación.
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** Versión del Documento.
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** Tipo de documento.
 +
** Número de documento.
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** Fecha de emisión.
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** Total de la factura.
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* Detalle del documento: dispone de tres pestañas:
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** Representación.
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** Adjuntos.
 +
** Infodatos.
 +
** Gestión.
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** Presenta de forma visual en formato XML el documento electrónico y la representación gráfica sólo si fue cargada ('''Ver figura- 524''').
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[[Archivo:MUPR- 524.jpg|700px|miniaturadeimagen|center|'''Figura 23:  Detalle del documento''']]
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[[Archivo:Figura 75.jpg|miniaturadeimagen|'''Figura 75: Detalle del documento -  Representación del documento electrónico''']]
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===== Representación =====
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'''Representación''': Proporciona hasta tres formas para visualizar y revisar el comprobante recibido: Vista de los Datos Principales del documento (extraídos del XML cargado, sirve para verificar que la representación gráfica está acorde a los datos de la factura), Representación gráfica (Si fue subido por el Emisor, también puede ser cargada manualmente por Usuario Receptor) y XML (al pulsar Mostrar XML) ('''Ver figura 75''').
+
Proporciona hasta tres formas para visualizar y revisar el comprobante recibido.
 +
* Datos del documento: se detallan los datos principales del documento, Razón social, número de identificación, versión del documento, tipo de documento, número de documento, fecha de emisión, total de la factura y CUFE.
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* Representación del documento electrónico (XML): se muestra la información del documento en formato XML .
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* Representación gráfica del documento: se muestra de forma original el formato de la representación gráfica y disponible para descargar e imprimir, solo si fue cargada en el proceso o posteriormente ('''Ver figura 24''').
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[[Archivo:MUPR- 525.jpg|700px|miniaturadeimagen|center|'''Figura 24: Representación del documento electrónico''']]
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===== Adjuntos =====
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'''Adjuntos''': Permite Subir, Descargar o Eliminar la representación gráfica y los anexos asociados al comprobante. La herramienta permite agregar archivos mediante dos opciones.  
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Permite Subir, descargar o eliminar la representación gráfica y los anexos asociados al comprobante. La herramienta permite agregar archivos mediante dos opciones.  
  
 
* Arrastrar y soltar (drag and drop): los archivos se pueden arrastrar desde una carpeta o ubicación en el computador hasta la sección punteada.
 
* Arrastrar y soltar (drag and drop): los archivos se pueden arrastrar desde una carpeta o ubicación en el computador hasta la sección punteada.
Línea 167: Línea 258:
 
* Representación Gráfica: El nombre del Archivo debe ser exactamente el número del documento con extensión .pdf, tamaño máximo de 1 MB y cantidad máxima de archivo 1.
 
* Representación Gráfica: El nombre del Archivo debe ser exactamente el número del documento con extensión .pdf, tamaño máximo de 1 MB y cantidad máxima de archivo 1.
 
* Anexos:  Permite un máximo de 5 archivos con tamaño máximo de 2 MB por archivo y 10MB por tamaño total de almacenamiento, formatos permitidos (png, bmp, jpg, pdf,  doc, docx, xls, xlsx, ppt, pptx, zip, rar) cada archivo debe tener la estructura del nombre '''NumeroFactura_NombreArchivo.ext''' Ejemplo: FACTP7_Presupuesto.pdf.
 
* Anexos:  Permite un máximo de 5 archivos con tamaño máximo de 2 MB por archivo y 10MB por tamaño total de almacenamiento, formatos permitidos (png, bmp, jpg, pdf,  doc, docx, xls, xlsx, ppt, pptx, zip, rar) cada archivo debe tener la estructura del nombre '''NumeroFactura_NombreArchivo.ext''' Ejemplo: FACTP7_Presupuesto.pdf.
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Cada tipo documento cargado se visualiza en la lista correspondiente del lateral derecho una vez se refresque la pantalla. Las representaciones gráficas tiene la disponibilidad de descarga y la acción de eliminación del archivo para una nueva carga y los anexos tiene la disponibilidad de descarga y las acciones de editar el nombre y eliminación ('''Ver figura 25''').
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[[Archivo:MUPR- 526.jpg|700px|miniaturadeimagen|center|'''Figura 25: Detalle del documento -  Representación del documento electrónico''']]
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===== Infodatos =====
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Cada tipo documento cargado se visualiza en la lista correspondiente del lateral derecho una vez se refresque la pantalla. Las representaciones gráficas tiene la disponibilidad de descarga y la acción de eliminación del archivo para una nueva carga y los anexos tiene la disponibilidad de descarga y las acciones de editar el nombre y eliminación ('''Ver figura 76''').
+
Es donde se permite asignar o modificar infodatos al documento, si existen infodatos obligatorios todos deben ser seleccionados para realizar la modificación o asignación de lo contrario seleccionar los infodatos deseados ('''Ver figura 26''').
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[[Archivo:MUPR- 527.jpg|700px|miniaturadeimagen|center|'''Figura 26: Detalle del documento -  Infodatos Post- radicación ''']]
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[[Archivo:Figura 76.jpg|miniaturadeimagen|'''Figura 76: Detalle del documento -  Adjuntos''']]
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Ya seleccionados y agregados todos los infodatos requeridos y no requeridos,  presionar guardar para que se tomen los cambios y  se listen en el lateral derecho con la información nombre, valor del infodato y  Creado por, Actualizado Por Fecha de actualización ('''Ver figura 27''').
−
Cada tipo documento cargado se visualiza en la lista correspondiente del lateral derecho una vez se refresque la pantalla. Las representaciones gráficas tiene la disponibilidad de descarga y la acción de eliminación del archivo para una nueva carga y los anexos tiene la disponibilidad de descarga y las acciones de editar el nombre y eliminación ('''Ver figura 76''').
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[[Archivo:MUPR- 528.jpg|700px|miniaturadeimagen|center|'''Figura 27: Detalle del documento -  Infodatos Post- radicación ''']]
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[[Archivo:Figura 77.jpg|miniaturadeimagen|'''Figura 77: Detalle del documento -  Metadatos Post- radicación ''']]
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Si se requiere actualizar algún valor de infodato previamente cargado, es posible enviar el nuevo valor seleccionando nuevamente el infodato ('''Ver figura 28''').
−
'''Metadatos''': Es donde el portal permite asignar metadatos al documento radicado previamente sin metadatos, se debe tener en cuenta seleccionar todos los metadatos requeridos y activos  configurados en el catálogo. Nota: no es posible enviar un metadato con diferentes valores ''Ver figura 77''').
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[[Archivo:MUPR- 529.jpg|700px|miniaturadeimagen|center|'''Figura 28: Detalle del documento -  Actualizar infodatos Post-radicación ''']]
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[[Archivo:Figura 78.jpg|miniaturadeimagen|'''Figura 78: Detalle del documento -  Metadatos Post- radicación ''']]
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===== Gestión =====
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Ya seleccionados y agregados todos los metadatos requeridos y no requeridos,  presionar guardar para que se tomen los cambios y  se listen en el lateral derecho con la información nombre, valor del metadato y  Creado por, Actualizado Por Fecha de actualización'''Ver figura 78''').
+
Se muestra la información histórica de las operaciones realizadas sobre el documento por parte de la empresa Receptora, manteniendo la información de gestión disponible detallada con la siguiente información:
 +
* Fecha de registro: Es la fecha de registro de cada acción aplicada al documento, tal como, Radicación o Carga, Cambio de estatus.
 +
* Creado por: Correo electrónico del usuario receptor que aplica el cambio de estatus.
 +
* Estatus: Estatus asignado al documento, existes dos estatus que se asigna de forma automática por el sistema Radicación y Entregado, el estatus Radicado se asigna en la carga exitosa del documento, el estatus Entregado se asigna al momento que un usuario Receptor consulta el detalle del documento.
 +
* Comentarios: comentario asignado al momento de asignar un estatus ('''Ver figura 29''').
 +
[[Archivo:MUPR- 530.jpg|700px|miniaturadeimagen|center|'''Figura 29: Detalle del documento -  Gestión ''']]
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[[Archivo:Figura 79.jpg|miniaturadeimagen|'''Figura 79: Detalle del documento -  Gestión ''']]
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El botón verde '''Verificar''', despliega una ventana que permite la gestión del comprobante por estatus.<br>
−
'''Gestión''':   En esta sección se muestra la información más relevante del comprobante recibido y una tabla con el histórico de las operaciones realizadas sobre el documento, indicando fecha, responsable, estatus y comentarios, el estatus inicial de un documento previamente cargado es Radicado pasando a Entregado ya al momento de ingresar en Gestión, siendo éste su último estado ('''Ver figura 79''').
+
 
 +
Se listan los '''Estatus''' disponibles para asignar al documento y '''Detalle''' para ingresar una observación relacionado con el estatus. ('''Ver figura 30''')
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[[Archivo:MUPR- 531.jpg|700px|miniaturadeimagen|center|'''Figura 30: Ventana de Gestión del Documento''']]
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<br>
 +
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Los estados estándar que maneja el portal son:
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* Recibido
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* Aceptado
 +
* Rechazado
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* Pagado
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* Otro
 +
* En Verificación
 +
* En Verificación por Emisor
 +
* Proceso de pago
 +
 
 +
Los estados de ejemplo configurado en el catálogo son:
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* Contabilidad
 +
* Proceso
 +
* Administración
 +
 
 +
Los estado Radicado y Entregado son manejados de forma automática por el sistema, no se encuentran disponible para selección del usuario.
 +
El estado Radicado se le asigna a cada documento cargado en el portal bien sea por el usuario Receptor o Proveedor.
 +
El estado Entregado se le asigna una vez el receptor consulte el detalle del documento que se encuentra en la lista de los documentos recibidos.
 +
 
 +
Cuando un documento tiene el estado actual de Entregado, al realizar la gestión en el botón Verificar se listarán los siguientes estados estándar del portal mas los que se tengan configurado en el catálogo:
 +
* Recibido
 +
* Otro
 +
 
 +
Para que un documento pueda pasar a un estado Aceptado o Rechazado, tiene que pasar en alguna gestión por el estado Recibido.
 +
 
 +
Ejemplos de asignación de estados del documento:
 +
* Entregado - Recibido - Próximo estado (cualquier estado estándar o del catálogo).
 +
* Entregado - Proceso - Próximo estado (Recibido, Otro, del catálogo).
 +
* Entregado - Otro - Próximo estado (Recibido, del catálogo).
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 +
Los estado Rechazado o Pagado indican el final de la gestión del documento, es decir, ya no es posible cambiar a un nuevo estado.
 +
 
 
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−
[Archivo:Figura 80.jpg|miniaturadeimagen|'''Figura 80: Ventana de Gestión del Documento''']]
+
====== Generación de eventos con un solo clic======
−
La Acción '''Verificar''', despliega una ventana que permite la gestión del comprobante ('''Ver figura 80'''), con las siguientes características:
+
 
−
* Estatus: Estado para asignar al documento, estos estados son los estándar del portal mas los de gestión del cliente registrados en el catálogo status.
+
Al seleccionar la opción de '''asignar estatus''' podrá visualizar este recuadro en el cual puede seleccionar si desea generar el evento de acuse de recibo o si quiere generar directamente los eventos de aceptación expresa o reclamo:
−
- Aceptado
+
 
−
- En Verificación
+
[[Archivo:HKARECEP_EVENT_OC_1.png|center]]
−
- En Verificación por Emisor
+
 
−
- Rechazado
+
Después de guardar los datos del usuario encargado de generar el evento, el portal le mostrará este recuadro indicando los eventos que está generando:
−
- Tácitamente aceptado
+
 
−
- Administración
+
[[Archivo:HKARECEP_EVENT_OC_2.png|center]]
−
- Caja
+
 
−
- Contabilidad, entre otros.
+
Posteriormente podrán visualizar en su histórico los eventos generados:
 +
 
 +
[[Archivo:HKARECEP_EVENT_OC_3.png|center]]
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 +
 
 +
 
 +
<includeonly>=</includeonly>== Subir documentos vía CUFE ==<includeonly>=</includeonly>
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 +
Para cargar en su portal HKA recepción sus documentos mediante el CUFE o UUID puede seleccionar en el menú lateral izquierdo la opción "Obtener documentos de la DIAN".
 +
<br>
 +
 
 +
[[Archivo:DVRP CARGA CUFE 1.png|200px|centro]]
 +
 
 +
Si el receptor cuenta con el CUFE del documento emitido por su proveedor puede incluirlo en el sistema diligenciando los datos:
 +
<br>
 +
[[Archivo:DVRP CARGA CUFE 2.png|900px|centro]]
 +
 
 +
Una vez que se ingresa el CUFE se va a mostrar el siguiente mensaje '''Tenga en cuenta que los documentos recibidos por esta vía serán firmados por usted como receptor y no por el proveedor'''.
 +
 
 +
Los documentos descargados por el receptor serán firmados por el receptor en su portal de receptor pero son descargados directamente desde la DIAN.
 +
 
 +
Una vez el documento se ha cargado correctamente podrá ser visualizado en la sección de documentos.
  
−
* Detalle: Descripción de observaciones relacionado con el estatus.
+
{| class="wikitable" style =" margin: 0 auto; width: 60%;"
 +
|+ style ="font-size: 115%;"| Mensajes de error que se pueden presentar según la respuesta de la DIAN.
 +
|-
 +
!Código !! Mensaje
 +
|-
 +
|Se obtiene de la DIAN el XML del documento electrónico - Código 200|| Ha obtenido de manera exitosa el documento desde la DIAN y ha sido cargado en el sistema.
 +
|-
 +
|Se obtiene el código 99|| El documento solicitado se encuentra rechazado por la DIAN, no puede ser cargado en el sistema
 +
|-
 +
|Se obtiene el código 66|| El CUFE ingresado no se encuentra registrado en la DIAN
 +
|-
 +
|Se obtiene el código 100|| En este momento la DIAN no responde, por favor intente más tarde
 +
|-
 +
|Se obtiene el código 98|| El documento se está procesando en la DIAN, por favor intente de nuevo más tarde
 +
|-
 +
|Se obtiene el código 202 || No se pudo obtener un ApplicationResponse de la DIAN, solicite a su proveedor que envíe el documento
 +
|-
 +
|Se obtiene un código desconocido|| Error desconocido
 +
|}
  
 
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Revisión actual del 14:40 7 nov 2024

Subir documentos electrónicos de forma manual

Video guía


Paso a paso

Para subir un nuevo documento electrónico presione "Subir Documentos” desde el menú: Documentos (Ver figura 1).

Figura 1: Ruta para acceder al Subir Documentos


La radicación o carga de documentos es posible por medio de un asistente que permitirá realizar las siguientes acciones (Ver figura 2):

Figura 2: Asistente para subir documentos


  • Infodatos: Permite seleccionar infodatos del documento en el proceso de carga, estos solo son obligatorios si la empresa receptora lo configura en el catálogo infodatos.
  • Subir XML: es el espacio donde se cargan los documentos electrónico con formato .xml.
  • Subir Representación gráfica: es el espacio donde se carga la Representación gráfica del documento electrónico y los anexos adicionales.
Infodato

Es la primera acción donde el asistente solicitará los infodatos para asociar al documento antes de la carga, estos infodatos serán de forma obligatoria solo si el usuario receptor tiene infodatos configurados como requeridos en el catálogo.

Si existen infodatos requeridos el asistente mostrará un mensaje donde indica que "Debe agregar todos los infodatos obligatorios para radicar el documento electrónico" y dividirá la lista de los infodatos con los requeridos y los opcionales (Ver Figura 3).

Figura 3: Selección infodatos.


En la lista estarán los infodatos obligatorios y opcionales separados e identificados en dos grupos (Ver Figura 4).

Figura 4: Selección valor de infodatos.


Si el infodatos es de tipo lista en el campo Valor Infodatos estarán disponibles todos los valores para seleccionar uno para asignar (Ver Figura 5).

Figura 5: Selección valor de infodatos.


Si el receptor no tiene infodatos configurados como obligatorios, la selección de los mismos es opcional (Ver Figura 6).

Figura 6: Selección infodatos.


Si el infodatos no es tipo lista debe ingresar el valor del correspondiente en el campo Valor, dependiendo del tipo de infodatos el campo recibirá datos tipo Fecha, Caracteres alfanuméricos o numérico (Ver Figura 7).

Figura 7: Selección infodatos.


Ya seleccionado el infodatos con su valor se debe agregar a la lista del asistente con el botón (+), donde estará disponible la acción eliminar en caso de ser necesario (Ver figura 8).

Figura 8: Agregar infodatos


No es posible agregar un infodato varias veces, si se requiere cambiar el valor debe eliminarlo de la lista presionando el botón Eliminar y agregarlo nuevamente (Ver figura 9).

Figura 9: Agregar infodatos


Al tener todos los infodatos requeridos y opcionales en la lista, presione el botón siguiente para subir el documento XML. (Ver Figura 10).

Figura 10: Selección infodatos.


Nota: el botón Siguiente se activará si tiene agregado todos los infodatos obligatorios.


Subir documento XML

En la sección Documentos > Subir documentos el portal permitirá agregar archivos en formato XML mediante dos opciones (Ver Figura 11):

Figura 11: Subir documentos XML.


  • Arrastrar y soltar: los archivos se pueden arrastrar desde una carpeta o ubicación en el computador hasta la sección punteada.
  • Carga mediante explorador de archivos: Hacer click en la sección punteada.

Condiciones de carga de documentos

  • Sólo puede ser cargado una vez por proceso y por número de documentos, tamaño máximo de 1MB, formato permitido .XML
  • Es obligatorio realizar la carga inicial del archivo XML antes de continuar con la cargar la Representación gráfica y archivos adjuntos.

Cuando se cargue el archivo XML con éxito será identificado por un check color verde, presione Atrás si se requiere actualizar los infodatos, presione Siguiente para continuar (Ver Figura 12).

Figura 12: Subir documentos XML.


Si la carga presenta error, el asistente marca el documento en rojo o con una ‘X’ y mostrando el mensaje informativo, para visualizar el mensaje de error presentado, debe posicionar el cursor sobre la imagen del archivo (Ver Figura 13).

Figura 13: Subir documentos XML.


Para mayor información sobre errores al subir el XML de forma manual, por favor visite el siguiente articulo en nuestra >> WIKI <<

Subir Representación gráfica

Por cada carga de Representación gráfica o anexo, se debe seleccionar el Emisor PDF o Emisor del Anexo (Ver Figura 14).

Figura 14: Subir Representación gráfica


Nota: la carga de Representación gráfica y anexos no es obligatoria.


El asistente permitirá agregar representación gráfica y anexos mediante dos opciones:

  • Arrastrar y soltar: los archivos se pueden arrastrar desde una carpeta o ubicación en el computador hasta la sección punteada.
  • Carga mediante explorador de archivos: Hacer click en la sección punteada.

Condiciones de carga de documentos

  • Debe estar cargado inicialmente el documento electrónico .XML en el mismo día o días anteriores a esta carga.
  • La Representación gráfica, se permite 1 archivo por proceso y por número de documentos, tamaño máximo de 1MB, formato permitido .pdf.
  • Los anexos, se permite un máximo de 5 archivos con tamaño máximo de 2MB por archivo y 10MB por tamaño total de almacenamiento, formatos permitidos (png, bmp, jpg, pdf, doc, docx, xls, xlsx, ppt, pptx, zip, rar) cada archivo debe tener la estructura del nombre NumeroFactura_NombreArchivo.ext Ejemplo: FACTP7_Presupuesto.pdf.


Nota: durante el proceso de carga de Representación gráfica y archivos adjuntos, el portal permite la carga de otros números de documentos previamente cargados, esto si el XML en proceso de carga no requiere de estos archivos, ya que es importante conservar el límite de cantidad de archivos. En caso de cargar documentos incorrectos es posible actualizar los mismos desde Menú - Comprobantes - Comprobante - Acción Detalle - Adjuntos, consultando el número de documento del archivo cargado.

Todos los archivos cargados, serán validados por los servicios de la plataforma The Factory HKA - DRecepción. Los documentos registrados exitosamente, serán identificados con un check y los que contengan errores de estructura, datos erróneos, formato inválido u otro, serán identificados en rojo o con una ‘X’ y su mensaje informativo que se visualizarán posicionando el cursor sobre ellos (Ver Figura 15).

Figura 15: Subir documentos Representación Gráfica y Adjuntos.


Al cargar archivos con extensión .zip o .rar el porta le indicará un mensaje de informativo de responsabilidad sobre el contenido del mismo, el cual debe aceptar para generar la carga en caso de cancelar el mensaje el archivo no será cargado. (Ver Figura 16).

Figura 16: Subir documentos Representación Gráfica y Adjuntos comprimido.


Al culminar la carga de los documentos se finaliza el proceso de carga con el botón Siguiente y Finalizar e iniciar una nueva carga de otro documento. (Ver Figura 17).

Figura 17: Subir documentos.


Documentos Recibidos



Todos los documentos cargados en el portal DRecepción por usuario Receptor o Proveedor siguen un flujo de validación de la plataforma y aceptación del usuario. De acuerdo a su estatus, son depositados en cuatro bandejas: Pendientes, Errados, Aceptados y Rechazados. Esto permite una gestión eficiente de los documentos entrantes (Ver figura 18).

Figura 18: Fases de validación y aceptación de comprobantes subidos al portal


Los documentos cargados se encuentran disponibles en la opción Acceso rápido “Documentos recibidos” o desde Menú Comprobantes - Comprobante (Ver figura 19).

Figura 19: Menú Comprobante


El portal dispone de un filtro de consulta con los siguientes campos: (Ver figura 20).

Figura 20: Filtrado de Documentos


  • Estatus de documento: Aceptados, Reclamo, Pendientes, Errados, Rechazados DIAN, Pendientes Entrega a la DIAN, Acuse de Recibo, Bien o Prestación de Servicio, Todos.
  • Tipo de Documento: Todos, Factura venta, Factura de Exportación, Nota de crédito, Nota de débito
  • Proveedor: lista de proveedores activados.
  • Fecha de Rango de Recepción: Rango de fecha de carga del documento (Inicio y Fin) no mayor a 35 días entre fechas.
  • Infodato: solo tipos listables.
  • Valor: valor asignado al infodato.

Nota: El sistema reconoce los documentos Pos Electronicos, documento equivalente, facturas de exportación y facturas de contingencia. Sin embargo, la DIAN no permite radicar eventos a estos documentos.

La consulta se puede seleccionar por el rango de fecha o en combinación con otros campos, el resultado tendrá la misma estructura para todos los tipos documentos, se debe tener en cuenta que el listado de documentos no sera mayor a 250 documentos, para ver mas documentos debe limitar la busqueda.

Si se realiza la busqueda sin limite de fechas, solo mostrara un maximo de 250 documentos en los últimos 7 días.


Si un usuario receptor tiene configurado la vinculación de infodatos, el resultado serán los documentos que contengan los infodatos configurados al usuario.

Es importante presionar el botón de Generar consulta en el lateral derecho para que la misma se ejecute con éxito, si se requiere limpiar el filtro de la consulta presione el botón Limpiar Filtro. (Ver figura 21).

Figura 21: Lista de comprobante con selección de filtro de consulta


Códigos de error de lectura de Correo

Para obtener más información, puedes visitar la siguiente sección: Códigos de Respuesta de lectura de Correo

Descripción de estatus de documentos

Lista de estatus de documentos
  • Documentos Aceptados: Son todos los documentos a los que se aplico el evento Aceptado, más los que tengan en su gestión posterior a la aceptación.
  • Documentos Reclamo: Son todos los documentos a los que se les ha aplicado el estatus de Reclamo.
  • Documentos Pendientes: Son los documentos que han cargado al sistema de forma automatica desde el correo asi como aquellos que se cargaron manualmente desde la opción Subir Documentos en el portal, por lo anterior solo mostrara los documentos que no posean ninguna actualización de estatus.
  • Documentos Errados: Es una lista de registros de los documentos que no cumplieron con las validaciones definidas en la plataforma The Factory HKA por lo que no son considerados válidos (XML incorrectos, NIT de receptor invalido, entre otros).
  • Documentos Rechazados DIAN: Son todos documentos Rechazado por el receptor.
  • Documentos Pendientes Entrega a la DIAN: Son todos los documentos que la DIAN rechazó, pero por algun motivo esta llega al cliente, por ende es un documento no valido, por lo que el sistema valida que es una factura rechazada.
  • Documentos Acuse de Recibido: Son todos los documentos a los que se les ha aplicado el estatus de Recibido.
  • Documentos Bien o Prestación de Servicio: Son todos los documentos a los que se les ha actualizado al evento de Bien o Prestación de Servicio.
  • Documentos Todos: Con este filtrado vas a poder observar Todos los documentos cargados en el portal en los últimos 7 días o 250 documentos como maximo.


Todos los documento a excepción de los errados contienen:

  • Pestaña desplegable en el lateral izquierdo con signo (+) que permite observar información adicional sobre el documento tal como: Recibido (fecha de carga del documento), Receptor (usuario que cargó el documento y Estado).
  • Acciones:
    • Descargar XML: permite bajar el documento a un directorio local.
    • Detalle del documento: despliega una nueva página para la visualización y gestión del comprobante.

Los documentos errados solo dispone del Detalle, esto dependerá de los permisos y rol que tenga el usuario (Ver figura 22).

Figura 22: Información adicional del documento


Detalle del Comprobante

Es donde inicia la gestión del documento seleccionado, dispone de dos secciones:

  • Datos del documento: los datos relacionado al documento consultado:
    • Razón Social.
    • Número de identificación.
    • Versión del Documento.
    • Tipo de documento.
    • Número de documento.
    • Fecha de emisión.
    • Total de la factura.
  • Detalle del documento: dispone de tres pestañas:
    • Representación.
    • Adjuntos.
    • Infodatos.
    • Gestión.
    • Presenta de forma visual en formato XML el documento electrónico y la representación gráfica sólo si fue cargada (Ver figura- 524).
Figura 23: Detalle del documento


Representación

Proporciona hasta tres formas para visualizar y revisar el comprobante recibido.

  • Datos del documento: se detallan los datos principales del documento, Razón social, número de identificación, versión del documento, tipo de documento, número de documento, fecha de emisión, total de la factura y CUFE.
  • Representación del documento electrónico (XML): se muestra la información del documento en formato XML .
  • Representación gráfica del documento: se muestra de forma original el formato de la representación gráfica y disponible para descargar e imprimir, solo si fue cargada en el proceso o posteriormente (Ver figura 24).
Figura 24: Representación del documento electrónico


Adjuntos

Permite Subir, descargar o eliminar la representación gráfica y los anexos asociados al comprobante. La herramienta permite agregar archivos mediante dos opciones.

  • Arrastrar y soltar (drag and drop): los archivos se pueden arrastrar desde una carpeta o ubicación en el computador hasta la sección punteada.
  • Carga mediante explorador de archivos: Hacer click en la sección punteada.

El formato de nombre de archivos y cantidad son los siguientes:

  • Representación Gráfica: El nombre del Archivo debe ser exactamente el número del documento con extensión .pdf, tamaño máximo de 1 MB y cantidad máxima de archivo 1.
  • Anexos: Permite un máximo de 5 archivos con tamaño máximo de 2 MB por archivo y 10MB por tamaño total de almacenamiento, formatos permitidos (png, bmp, jpg, pdf, doc, docx, xls, xlsx, ppt, pptx, zip, rar) cada archivo debe tener la estructura del nombre NumeroFactura_NombreArchivo.ext Ejemplo: FACTP7_Presupuesto.pdf.


Cada tipo documento cargado se visualiza en la lista correspondiente del lateral derecho una vez se refresque la pantalla. Las representaciones gráficas tiene la disponibilidad de descarga y la acción de eliminación del archivo para una nueva carga y los anexos tiene la disponibilidad de descarga y las acciones de editar el nombre y eliminación (Ver figura 25).

Figura 25: Detalle del documento - Representación del documento electrónico


Infodatos

Es donde se permite asignar o modificar infodatos al documento, si existen infodatos obligatorios todos deben ser seleccionados para realizar la modificación o asignación de lo contrario seleccionar los infodatos deseados (Ver figura 26).

Figura 26: Detalle del documento - Infodatos Post- radicación


Ya seleccionados y agregados todos los infodatos requeridos y no requeridos, presionar guardar para que se tomen los cambios y se listen en el lateral derecho con la información nombre, valor del infodato y Creado por, Actualizado Por Fecha de actualización (Ver figura 27).

Figura 27: Detalle del documento - Infodatos Post- radicación


Si se requiere actualizar algún valor de infodato previamente cargado, es posible enviar el nuevo valor seleccionando nuevamente el infodato (Ver figura 28).

Figura 28: Detalle del documento - Actualizar infodatos Post-radicación


Gestión

Se muestra la información histórica de las operaciones realizadas sobre el documento por parte de la empresa Receptora, manteniendo la información de gestión disponible detallada con la siguiente información:

  • Fecha de registro: Es la fecha de registro de cada acción aplicada al documento, tal como, Radicación o Carga, Cambio de estatus.
  • Creado por: Correo electrónico del usuario receptor que aplica el cambio de estatus.
  • Estatus: Estatus asignado al documento, existes dos estatus que se asigna de forma automática por el sistema Radicación y Entregado, el estatus Radicado se asigna en la carga exitosa del documento, el estatus Entregado se asigna al momento que un usuario Receptor consulta el detalle del documento.
  • Comentarios: comentario asignado al momento de asignar un estatus (Ver figura 29).
Figura 29: Detalle del documento - Gestión


El botón verde Verificar, despliega una ventana que permite la gestión del comprobante por estatus.

Se listan los Estatus disponibles para asignar al documento y Detalle para ingresar una observación relacionado con el estatus. (Ver figura 30)

Figura 30: Ventana de Gestión del Documento


Los estados estándar que maneja el portal son:

  • Recibido
  • Aceptado
  • Rechazado
  • Pagado
  • Otro
  • En Verificación
  • En Verificación por Emisor
  • Proceso de pago

Los estados de ejemplo configurado en el catálogo son:

  • Contabilidad
  • Proceso
  • Administración

Los estado Radicado y Entregado son manejados de forma automática por el sistema, no se encuentran disponible para selección del usuario. El estado Radicado se le asigna a cada documento cargado en el portal bien sea por el usuario Receptor o Proveedor. El estado Entregado se le asigna una vez el receptor consulte el detalle del documento que se encuentra en la lista de los documentos recibidos.

Cuando un documento tiene el estado actual de Entregado, al realizar la gestión en el botón Verificar se listarán los siguientes estados estándar del portal mas los que se tengan configurado en el catálogo:

  • Recibido
  • Otro

Para que un documento pueda pasar a un estado Aceptado o Rechazado, tiene que pasar en alguna gestión por el estado Recibido.

Ejemplos de asignación de estados del documento:

  • Entregado - Recibido - Próximo estado (cualquier estado estándar o del catálogo).
  • Entregado - Proceso - Próximo estado (Recibido, Otro, del catálogo).
  • Entregado - Otro - Próximo estado (Recibido, del catálogo).

Los estado Rechazado o Pagado indican el final de la gestión del documento, es decir, ya no es posible cambiar a un nuevo estado.

Generación de eventos con un solo clic

Al seleccionar la opción de asignar estatus podrá visualizar este recuadro en el cual puede seleccionar si desea generar el evento de acuse de recibo o si quiere generar directamente los eventos de aceptación expresa o reclamo:

HKARECEP EVENT OC 1.png

Después de guardar los datos del usuario encargado de generar el evento, el portal le mostrará este recuadro indicando los eventos que está generando:

HKARECEP EVENT OC 2.png

Posteriormente podrán visualizar en su histórico los eventos generados:

HKARECEP EVENT OC 3.png


Subir documentos vía CUFE

Para cargar en su portal HKA recepción sus documentos mediante el CUFE o UUID puede seleccionar en el menú lateral izquierdo la opción "Obtener documentos de la DIAN".

DVRP CARGA CUFE 1.png

Si el receptor cuenta con el CUFE del documento emitido por su proveedor puede incluirlo en el sistema diligenciando los datos:

DVRP CARGA CUFE 2.png

Una vez que se ingresa el CUFE se va a mostrar el siguiente mensaje Tenga en cuenta que los documentos recibidos por esta vía serán firmados por usted como receptor y no por el proveedor.

Los documentos descargados por el receptor serán firmados por el receptor en su portal de receptor pero son descargados directamente desde la DIAN.

Una vez el documento se ha cargado correctamente podrá ser visualizado en la sección de documentos.

Mensajes de error que se pueden presentar según la respuesta de la DIAN.
Código Mensaje
Se obtiene de la DIAN el XML del documento electrónico - Código 200 Ha obtenido de manera exitosa el documento desde la DIAN y ha sido cargado en el sistema.
Se obtiene el código 99 El documento solicitado se encuentra rechazado por la DIAN, no puede ser cargado en el sistema
Se obtiene el código 66 El CUFE ingresado no se encuentra registrado en la DIAN
Se obtiene el código 100 En este momento la DIAN no responde, por favor intente más tarde
Se obtiene el código 98 El documento se está procesando en la DIAN, por favor intente de nuevo más tarde
Se obtiene el código 202 No se pudo obtener un ApplicationResponse de la DIAN, solicite a su proveedor que envíe el documento
Se obtiene un código desconocido Error desconocido
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