RIPS:Carga Masiva

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📘 Menú de Carga Masiva 🟢 1- Descripción de la funcionalidad: “Carga Masiva” 📥 2- Descarga de la plantilla para Carga Masiva ⚙️ 3- Habilitar Macros de Plantilla 📂 4- Plantilla para la carga masiva de RIPS (TFHKA v1.1)      🗂 4.1- Estructura de la plantilla      💡 4.2- Recomendaciones      ℹ️ 4.3- Información General          📊 4.3.1- Pestaña “TRANSACCIÓN”          👤 4.3.2- Pestaña “USUARIOS”          🏥 4.3.3- Pestaña “CONSULTAS”          ⚕️ 4.3.4- Pestaña “PROCEDIMIENTOS”      ℹ️ 4.4- Explicación del flujo de la plantilla de carga masiva de RIPS 📂 5- Carga del archivo RIPS

📦 Carga Masiva ⬆️

✨ Gestión de RIPS de forma fácil 📌 Hemos incorporado en nuestro portal la nueva funcionalidad "Cargas Masivas".

¿Qué es la carga masiva? Este proceso permite enviar de una sola vez la información de uno o varios RIPS, incluyendo datos de pacientes y servicios prestados, a través de un archivo en el formato establecido. Beneficios principales: ✅ Ahorro de tiempo al evitar el ingreso manual de cada registro. ✅ Reducción de errores en la digitación de datos. ✅ Mayor eficiencia en el cumplimiento de los reportes exigidos por el Ministerio de Salud. Usos comunes: 🔹 Reportar RIPS con factura, relacionando los datos que están dentro de la Factura Electrónica según el escenario correspondiente. 🔹 Reportar RIPS sin factura, vinculando la información con el número de nota. 🔹 Facilitar el envío de grandes volúmenes de información de forma organizada y segura. En la parte izquierda del menú, se encuentra la sección RIPS. Desplegamos esta sección y debajo de ella se ven las distintas subsecciones; dentro de ellas está Carga Masiva, la cual se indica en la imagen de la izquierda ←

📂 Descarga de la plantilla para Cargas Masivas ⬆️

Al ingresar al módulo Cargas Masivas, se visualizará una tarjeta como la mostrada en la imagen:

• 📌 En el lado izquierdo se encuentra el ícono de descarga y, en el lado derecho, el botón “Descargar Plantilla”.

• 📥 Al seleccionar este botón, se descargara la plantilla oficial en formato .xlsm (libro de Excel habilitado para macros).

• ✅ Esta plantilla ya incluye la columna obligatoria ripsId, lo que facilita la consolidación correcta de la información de los RIPS antes de su envío.

📍 Ubicación del archivo descargado:
De forma predeterminada, el archivo se almacena en la carpeta Descargas del equipo. En caso de que el navegador solicite una ubicación, podrá elegirse cualquier carpeta de preferencia.

ℹ️ Nota sobre el formato .xlsm: Este formato corresponde a un archivo de Microsoft Excel que, además de hojas y fórmulas, puede contener macros 🛠️ (pequeños programas o automatizaciones que agilizan tareas repetitivas). Este tipo de archivo resulta útil para validar datos, aplicar formatos predefinidos y asegurar que la información cumpla con la estructura requerida antes de su carga al sistema.

📂 Abrir la plantilla y habilitar macros ⬆️

1️⃣ Abrir el archivo: - Localice el archivo descargado .xlsm en su carpeta Descargas (o en la ubicación que haya elegido). - Puede abrirlo haciendo doble clic sobre el archivo o con clic derecho → Abrir. 2️⃣ Habilitar macros para su uso: Al abrirlo, Excel puede mostrar una franja amarilla en la parte superior con el mensaje “Habilitar contenido”. ➡️ Haga clic en Habilitar contenido para activar las macros y permitir que la plantilla funcione correctamente. 💡 Nota: Si no aparece la franja amarilla, puede habilitar las macros manualmente: 1. Vaya a Archivo → Opciones. 2. Seleccione Centro de confianza → Configuración del Centro de confianza. 3. Abra Configuración de macros y elija Deshabilitar con notificación o Habilitar todas las macros.

⚠️ Advertencia de seguridad: Solo habilite macros en archivos provenientes de fuentes confiables. Las macros pueden ejecutar código que modifique o dañe su equipo.

🏥 Plantilla para la carga masiva de RIPS (TFHKA v1.1) ⬆️

La Plantilla TFHKA v1.1 es un archivo de Excel con macros habilitadas (.xlsm) diseñado de acuerdo con la Resolución 2275 de 2023 del Ministerio de Salud y Protección Social.

📌 Esta plantilla funciona como herramienta de apoyo para la carga masiva de RIPS: en lugar de registrar uno por uno en el portal, permite consolidar la información en un solo archivo y cargarla de forma más rápida y ordenada.

⚠️ Importante	Por cada factura de venta se debe diligenciar un archivo de la plantilla. En ese archivo se relacionan todos los RIPS asociados a la factura.

📑 Estructura de la plantilla

La plantilla contiene 9 pestañas, cada una dedicada a un tipo específico de información:

• 📄 Transacción: Se registran los datos generales de la factura: NIT de la entidad, número de factura y, si aplica, el tipo y número de nota (crédito, débito o ajuste).

• 🧑‍🤝‍🧑 Usuarios: Aquí va la información de los pacientes: tipo y número de identificación, fecha de nacimiento, sexo y condición del usuario.

• 👩‍⚕️ Consultas: Se detallan las atenciones médicas, odontológicas, de enfermería y de otros profesionales de la salud.

• 🚑 Urgencias: Aquí se registran las atenciones de urgencia que implicaron observación del paciente.

• 🔬 Procedimientos: Se incluyen los procedimientos diagnósticos, terapéuticos, quirúrgicos, no quirúrgicos y la aplicación de vacunas.

• 🏥 Hospitalización: Registra los datos sobre la estancia del usuario en servicios de hospitalización.

• 👶 Recién Nacidos: Se diligencia cuando se atienden partos o cesáreas, registrando la información del recién nacido vinculada a la factura de la madre.

• 💊 Medicamentos: Aquí se reportan los medicamentos administrados o dispensados, indicando código, cantidad y valor.

• 🛠️ Otros Servicios: Se registran los servicios complementarios facturados: dispositivos médicos, insumos, honorarios profesionales, estancias adicionales y traslados.

✨ Con esta plantilla, la información de los RIPS queda organizada de forma estandarizada, reduciendo errores y agilizando la validación frente a la normatividad vigente.

📝 Recomendaciones ⬆️

📂 Archivo a cargar • Formato obligatorio: XLSM (Excel con macros). • Tamaño máximo permitido: 3 MB.	🔑 Campo ripsId • Es una columna adicional que conecta Transacción, Usuarios y Servicios. • Crear RIPS nuevos: use números consecutivos (1, 2, 3…). 👉 Cada transacción debe tener al menos un usuario, y cada usuario y servicio debe estar vinculado con el mismo ripsId.
⚙️ Diligenciamiento paso a paso 1️⃣ Inicie en la pestaña Transacción (factura asociada). 2️⃣ Complete la pestaña Usuarios (datos del paciente). 3️⃣ Diligencie las pestañas de Servicios (consultas, urgencias, medicamentos, hospitalización, etc.).	🗂️ Orden sugerido • Seleccionar consecutivoUsuario. • Diligenciar los demás campos.

Información General ⬆️

ℹ️ En las secciones siguientes se presenta la explicación de las tres primeras pestañas de la plantilla —Transacciones, Usuarios y Consultas— junto con cuatro campos de la pestaña de Procedimientos que difieren de los de Consultas.

A continuación, se detallan los campos de estas pestañas, con ejemplos que facilitan su comprensión y diligenciamiento.

Las demás pestañas conservan la misma dinámica de registro, por lo que su uso resulta sencillo e intuitivo siempre que se cuente con la información necesaria.

La plantilla que se utiliza corresponde a la definida por el Ministerio de Salud (plantilla_fev-rips_v 1_0), con algunas columnas adicionales que hemos incluido para facilitar la identificación de los datos al momento de realizar la carga en el portal.

Toda la información registrada se basa en el Anexo Técnico de RIPS: Resolución 2275 del 28 de diciembre de 2023 – Resolución 1884 del 30 de septiembre de 2024, conforme al lineamiento oficial más reciente – versión 3.2.

📑 TRANSACCIÓN

Campos de la pestaña Transacciones

🟢 → Campo: numDocumentoIdObligado Número de identificación del prestador de servicios de salud. Permite asociar correctamente todas las transacciones con la entidad que reporta. 🟢 → Campo: numFactura Número de la factura cuando el RIPS está asociado a una Factura Electrónica de Venta (FEV). Ejemplo: `FEV123`. Si no hay factura, no se diligencia. 🟢 → Campo: tipoNota Se diligencia cuando el RIPS corresponde a un registro sin factura. Opciones disponibles: Código Descripción NA Nota de Ajuste NC Nota Crédito ND Nota Débito RS RIPS sin factura 🟢 → Campo: numNota Número consecutivo (1,2,3,…) cuando se envían RIPS sin factura electrónica. Aplica en casos de EOSD o Profesionales Independientes que no están obligados a facturar. 🟢 → Campo: ripsId Identificador que enlaza las pestañas "Transacciones", "Usuarios" y "Servicios". Cada número consecutivo asegura correcta relación entre registros.

👤 USUARIOS

En esta pestaña se guardan los datos básicos del usuario: identificación, información personal y administrativa que permiten reconocerlo dentro de los RIPS. Si se llena bien, cada atención quedará vinculada al paciente correcto.

⚠️ Nota: Verifique que la fecha de nacimiento coincida con el tipo de documento según la edad del usuario.

Campos de la pestaña Usuarios

🟢 → Campo: TipoDocumentoIdentificacion Seleccione el tipo de documento del usuario desde la lista desplegable. Para elegir correctamente, consulte la tabla con cada código y su significado. Tipos de Documento AS Adulto sin identificación CC Cédula de Ciudadanía CD Carnet Diplomático CE Cédula de Extranjería CN Certificado de nacido vivo DE Documento extranjero MS Menor sin identificación NI Número de Identificación Tributario (NIT) NV Certificado nacido vivo PA Pasaporte 🟢 → Campo: numDocumentoIdentificacion Número de identificación del usuario, según el tipo de documento seleccionado. 🟢 → Campo: NumDocumentoIdObligado Este campo replica la información registrada en numDocumentoIdObligado de la pestaña TRANSACCIÓN. 🟢 → Campo: tipoUsuario Seleccione de la lista desplegable el tipo de usuario correspondiente. Las opciones disponibles se encuentran en la tabla siguiente: Tipos de Usuario 01 Contributivo cotizante 02 Contributivo beneficiario 03 Contributivo adicional 04 Subsidiado 05 No afiliado 06 Especial o Excepción cotizante 07 Especial o Excepción beneficiario 08 Personas privadas de la libertad a cargo del Fondo Nacional de Salud 09 Tomador / Amparado ARL 10 Tomador / Amparado SOAT 11 Tomador / Amparado Planes voluntarios de salud 12 Particular 13 Especial o Excepción no cotizante Ley 352 de 1997 🟢 → Campo: fechaNacimiento Ingrese la fecha en el formato AAAA-MM-DD. Ejemplo: 2002-07-11. 🟢 → Campo: codSexo Seleccione el sexo de la persona: M = Masculino · F = Femenino · I = Indeterminado / Intersexual 🟢 → Campo: CodPaisResidencia Corresponde al código del país de residencia habitual. Por defecto se puede seleccionar el código 170 (Colombia). Más info: País o SISPRO: País. 🟢 → Campo: codMunicipioResidencia Registre el código del municipio donde la persona ha residido la mayor parte del último año. Referencia: Municipios o portal SISPRO: Municipio. 🟢 → Campo: codZonaTerritorialResidencia Indica la zona de residencia según el DANE. Opciones en tabla: Zona Territorial 01 Rural 02 Urbano 🟢 → Campo: Incapacidad Seleccione SI o NO. Dato soportado en el RIPS. 🟢 → Campo: codPaisOrigen Código del país de nacimiento, por ejemplo 170 = Colombia. 🟢 → Campo: consecutivo Número que identifica cada registro, inicia en 1 y aumenta de uno en uno. 🟢 → Campo: nombre Nombre del usuario según documento, sin abreviaturas ni caracteres especiales. 🟢 → Campo: apellido Apellido según documento. 🟢 → Campo: ripsId Identificador que enlaza las pestañas "Transacción", "Usuarios" y "Servicios". Cada número consecutivo asegura correcta relación entre registros.

🩺 CONSULTAS

Campos de la pestaña Consultas

🟢 → Campo: num_DocumentoIdObligado Este valor se completa con el número de identificación del prestador, traído desde la pestaña Transacción. 🟢 → Campo: consecutivoUsuario Digite aquí el consecutivo asignado en la pestaña Usuarios. Al ingresarlo, automáticamente se relaciona con num_DocumentoIdObligado, enlazando ambas pestañas. 🟢 → Campo: CodPrestador Ingrese el código que el Ministerio de Salud y Protección Social asignó al prestador de servicios de salud o al responsable de reportar. Este código se vincula automáticamente con numDocumentoIdObligado, asegurando la relación correcta entre la información del prestador y los datos del obligado. 📅 → Campo: FechaInicioAtencion Digite la fecha y hora en que se realizó la consulta o atención. Esta fecha no puede ser posterior al momento de validación de los RIPS, ni anterior a la fecha de nacimiento del usuario, y debe estar dentro del periodo de facturación registrado en la factura electrónica. Formato: aaaa-mm-dd hh:mm (ejemplo: 2025-07-19 00:00). 🟢 → Campo: numAutorizacion Ingrese el número que la entidad responsable de pago asignó para autorizar la prestación del servicio o la provisión de la tecnología de salud. Si el servicio no requiere autorización, registre NA (no aplica). 📄 → Campo: codConsulta Digite el código de la consulta según la Clasificación Única de Procedimientos en Salud ⇒ CUPS. Puede consultar la tabla oficial en SISPRO: CUPSRips O descargarla directamente del archivo: CUPSRips 🟢 → Campo: modalidadGrupoServicioTecSalud Digite el código que indica la forma en que se presta el servicio de salud dentro de un grupo de servicios. Puede guiarse con la tabla oficial: Modalidad de Servicio 01 Intramural 02 Extramural unidad móvil 03 Extramural domiciliaria 04 Extramural jornada de salud 06 Telemedicina interactiva 07 Telemedicina no interactiva 08 Telemedicina telexperticia 09 Telemedicina telemonitoreo 🟢 → Campo: grupoServicios Digite el código que identifica un conjunto de servicios relacionados entre sí, que comparten similitudes en la forma de prestación y cumplen los mismos estándares. Puede guiarse con la tabla: Grupo de Servicios 01 Consulta externa 02 Apoyo diagnóstico y complementación terapéutica 03 Internación 04 Quirúrgico 05 Atención inmediata 🟢 → Campo: codServicio Digite el código que identifica la unidad básica de atención autorizada, incluyendo procesos, actividades, personal, infraestructura y tecnología, todo orientado a garantizar la seguridad del paciente. Puede guiarse con la tabla: codServicio O consultar el registro oficial en SISPRO: Servicios 🟢 → Campo: finalidadTecnologiaSalud Digite el código que indica la finalidad con la que se realiza la consulta o prestación de la tecnología en salud. Puede guiarse con la tabla: FinalidadConsulta O consultar el registro oficial en SISPRO: FinalidadConsulta 🟢 → Campo: causaMotivoAtencion Digite el código que indica la causa o motivo que originó la consulta o prestación del servicio de salud. Puede guiarse con la tabla: causaMotivoAtencion O consultar el registro oficial en SISPRO: Causa Motivo Atencion 📄 → Campo: codDiagnosticoPrincipal Digite el código CIE del diagnóstico principal del paciente, ya sea confirmado o sospechado. Puede guiarse con la tabla: CIE10 O consultar el registro oficial en SISPRO: CIE10 📄 → Campo: codDiagnosticoRelacionado 1,2,3 Digite los códigos CIE de los diagnósticos relacionados con el principal. Pueden estar confirmados o sólo sospechados, y su diligenciamiento no siempre es obligatorio. 🟢 → Campo: tipoDiagnosticoPrincipal Seleccione el identificador que indica si el diagnóstico principal es confirmado o presuntivo. Puede guiarse con la siguiente tabla: Tipo de Diagnóstico 01 Impresión diagnóstica 02 Confirmado nuevo 03 Confirmado repetido 🟢 → Campo: tipoDocumentoIdentificacion Indique el tipo de documento de identificación de la persona que realizó la consulta. Seleccione la opción que mejor coincida con su registro, para que la información quede correcta y completa. Puede guiarse con la tabla: Tipo de Documento AS Adulto sin identificación CC Cédula de Ciudadanía CD Carnet Diplomático CE Cédula de Extranjería CN Certificado nacido vivo DE Documento extranjero MS Menor sin identificación NI Número de identificación tributario NIT NV Certificado nacido vivo PA Pasaporte PE Permiso Especial de Permanencia PT Permiso por protección temporal RC Registro civil SC Salvoconducto SI Sin identificación TI Tarjeta de Identidad 🟢 → Campo: numDocumentoIdentificacion Digite el número del documento de identificación de la persona que realizó la consulta, asegurándose de que coincida con el tipo de documento seleccionado. 💰 → Campo: vrServicio Ingrese el valor de la consulta, de acuerdo con el manual tarifario vigente o la tarifa acordada entre las partes. 📄 → Campo: conceptoRecaudo Seleccione el tipo de pago moderador correspondiente, según el plan de beneficios o la póliza adquirida. Puede guiarse con la siguiente tabla: Concepto de Recaudo 01 Copago 02 Cuota moderadora 03 Pagos compartidos en planes voluntarios de salud 05 No aplica 💰 → Campo: valorPagoModerador Ingrese el valor del pago moderador correspondiente. Si no aplica pago moderador, registre 0. 🟢 → Campo: numFEVPagoModerador Digite el número de la factura electrónica de venta emitida al usuario que respalda el valor registrado en valorPagoModerador, o la información proporcionada por la entidad responsable de pago. 🟢 → Campo: consecutivo Digite el número consecutivo que identifica este registro, asegurando el orden correcto de la información. 🟢 → Campo: ripsId Ingrese el identificador que permite relacionar la información de esta consulta con las pestañas de Usuarios y Transacción.

⚕️ PROCEDIMIENTOS

Campos de la pestaña Procedimientos

🟢 → Campo: IdMIPRES Código asignado por la herramienta MIPRES cuando el procedimiento fue autorizado allí. Si no aplica, se deja vacío. Para más información consulta la página web:MIPRES Nota: Aplica para entidades que prestan servicios no POS. 🟢 → Campo: CodProcedimiento Es el código CUPS que identifica el procedimiento realizado en salud. Puede guiarse en la siguiente tabla: CUPSRips o consultarla directamente en la página oficial de SISPRO: CUPSRips 🟢 → Campo: ViaIngresoServicioSalud Indica de dónde viene el paciente (por ejemplo, si llegó por su cuenta o fue remitido). Puede guiarse en el siguiente enlace: ViaIngresoUsuario o consultar la tabla aquí: Vía Ingreso Usuario Código Nombre 01 DEMANDA ESPONTÁNEA 02 DERIVADO DE CONSULTA EXTERNA 03 DERIVADO DE URGENCIAS 04 DERIVADO DE HOSPITALIZACIÓN 05 DERIVADO DE SALA DE CIRUGÍA 06 DERIVADO DE SALA DE PARTOS 07 RECIÉN NACIDO EN LA INSTITUCIÓN 08 RECIÉN NACIDO EN OTRA INSTITUCIÓN 09 DERIVADO O REFERIDO DE HOSPITALIZACIÓN DOMICILIARIA 10 DERIVADO DE ATENCIÓN DOMICILIARIA 11 DERIVADO DE TELEMEDICINA 12 DERIVADO DE JORNADA DE SALUD 13 REFERIDO DE OTRA INSTITUCIÓN 14 CONTRARREFERIDO DE OTRA INSTITUCIÓN 🟢 → Campo: CodComplicacion Código del diagnóstico confirmado o presuntivo, según la versión vigente de la Clasificación Internacional de Enfermedades – CIE.

Explicación del flujo de la plantilla de carga masiva de RIPS ⬆️

Flujo de la plantilla de carga masiva de RIPS

El diagrama muestra cómo funciona el recorrido de la información dentro de la plantilla de carga masiva de RIPS:

1. Transacción

◦ Todo comienza con una transacción. Este es el punto de partida que conecta la información que se va a registrar.

2. Usuarios

◦ A partir de la transacción se relacionan los usuarios, que son las personas a quienes se les prestan los servicios de salud.

◦ En la plantilla cada usuario aparece identificado con un consecutivo (por ejemplo: "Consecutivo 1", "Consecutivo 2", etc.).

3. Servicios

◦ Luego, cada usuario puede tener uno o varios servicios asociados.

◦ Los servicios pueden ser: consultas, procedimientos, medicamentos, hospitalizaciones, urgencias, entre otros.

◦ Es decir, un mismo usuario puede aparecer varias veces en la plantilla, porque pudo recibir diferentes tipos de servicios.

4. ripsId

◦ Finalmente, todos esos servicios terminan relacionados en un mismo ripsId, que actúa como un identificador único en el sistema.

◦ El ripsId permite organizar y consolidar la información para enviarla correctamente.

5. 📂 Carga del archivo RIPS ⬆️

Después de diligenciar la plantilla de carga masiva de RIPS, el siguiente paso es subir el archivo al portal y generar los RIPS para enviarlos al Ministerio de Salud.

ℹ️ Nota: A continuación se explica el proceso de forma clara y detallada para que el usuario pueda seguirlo sin inconvenientes.

1️⃣ Paso 1 — 📤 Subir documento

En el módulo Carga Masiva, en la opción Subir Archivo XLSM, haga clic en Subir documento. Se abrirá el explorador de archivos de su equipo: seleccione el archivo de carga masiva que preparó.

Al seleccionar el archivo, el portal validará el formato. Si el formato es correcto, el sistema procesará el archivo y mostrará un ID de carga asignado automáticamente.

2️⃣ Paso 2 — 📑 Ir a "Listado de carga masiva"

Una vez completada la subida, diríjase a la sección Listado de carga masiva, ubicada en la parte inferior de la pantalla.

Allí aparecerán las cargas recientes con su ID, fecha y estado (campos visibles: Archivo, Estado, Fecha de creación, Transacciones, Errores y Acciones).

3️⃣ Paso 3 — 🔎 Ver detalle

Haga clic en Ver detalle junto a la carga que desea revisar.

En esta vista encontrará el desglose completo:

• Número de registros procesados
• Advertencias y errores detectados
• Acciones disponibles para continuar el flujo

💡 Consejo: Revise siempre los errores y advertencias antes de continuar, para evitar inconsistencias en los RIPS.

4️⃣ Paso 4 — 📂 Acceder a "Rips Guardados"

En la columna RIPS ID del detalle existe un enlace directo.

Haga clic en RIPS ID para entrar al módulo Rips Guardados, donde estarán organizadas todas las secciones importadas del archivo.

ℹ️ Nota: Desde este módulo podrá visualizar y gestionar cada sección cargada de manera independiente.

5️⃣ Paso 5 — ✅ Revisar, validar y generar RIPS

Dentro de Rips Guardados revise cada sección (pacientes, servicios, procedimientos, medicamentos, hospitalización, entre otros) para confirmar que los datos coincidan con la plantilla. Si encuentra inconsistencias, puede corregir la información directamente en el RIPS generado a partir de la carga masiva.

Cuando toda la información esté correcta, haga clic en Generar RIPS.

El sistema enviará la información al Ministerio de Salud para su validación y registrará el envío en la plataforma.

⚠️ Nota importante: Siga las instrucciones de la plantilla (nombres exactos de columnas, tipos de datos y campos obligatorios). Los errores más comunes son: columnas vacías, formatos de fecha inconsistentes, uso de separador decimal diferente o inclusión de hojas adicionales en el archivo. Si el portal devuelve un rechazo, revise el mensaje de error, realice los ajustes y cargue nuevamente el archivo.

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