Diferencia entre revisiones de «Comprobantes electrónicos - Portal DRecepción Validación Previa»

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<includeonly>=</includeonly>==Carga de comprobantes electrónicos Usuario Receptor (UR) ==<includeonly>=</includeonly>
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<includeonly>=</includeonly>==Subir documentos electrónicos Usuario Receptor ==<includeonly>=</includeonly>
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[[Archivo:MUPR- 501.jpg|miniaturadeimagen|'''MUPR- 501: Ruta para acceder al Subir Documentos''']]
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[[Archivo:MUPR- 501.jpg|miniaturadeimagen|'''Figura- 501: Ruta para acceder al Subir Documentos''']]
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Para subir comprobantes electrónicos desde el portal de recepción,  Para ello, el portal cuenta con la opción "Subir Documentos”, al cual se accede desde el menú: Comprobantes (Ver MUPR- 501).
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Para subir un nuevo documento electrónico presione "Subir Documentos” desde el menú: Comprobantes (Ver figura- 501).
 
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[[Archivo:MUPR- 502.jpg|miniaturadeimagen|'''MUPR- 502: Asistente para subir documentos''']]
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[[Archivo:MUPR- 502.jpg|miniaturadeimagen|'''Figura- 502: Asistente para subir documentos''']]
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El portal permitirá agregar archivos en formato XML, Representación Gráfica y Archivos adjuntos por medio de un asistente que solicitará el ingreso de metadato (opcional) aplicando para documentos requeridos por el cliente, Subir XML, Subir Representación Gráfica o Anexos ('''Ver MUPR- 502''').
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La radicación o carga de documentos es posible por medio de un asistente que permitirá realizar las siguientes acciones:
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* '''Metadata''': Permite seleccionar metadatos el documento en el proceso de carga, estos solo son obligatorios si la empresa receptora lo configura en el catálogo metadatos.
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* '''Subir XML''': es el espacio donde se cargan los documentos electrónico con formato .xml.
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* '''Subir Representación gráfica''':  es el espacio donde se carga la Representación gráfica del documento electrónico y los anexos adicionales.
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===== Metadata =====
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Es la primera acción donde el asistente solicitará los metadatos para asociar al documento antes de la carga, estos metadatos serán de forma obligatoria solo si el usuario receptor tiene metadatos configurados como requeridos en el catálogo. ('''Ver figura- 502''').
 
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[[Archivo:MUPR- 503.jpg|miniaturadeimagen|'''MUPR- 503: Selección de metadato.''']]
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[[Archivo:MUPR- 503.jpg|miniaturadeimagen|'''Figura- 503: Selección de metadato.''']]
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Si un documento requiere el envío de metadatos estos deben ser seleccionados en el campo Metadato de la funcionalidad Metadata, se debe tener en cuenta que al enviar metadatos se deben seleccionar todos los requeridos conMUPR-dos en el Catálogo Metadatos ('''Ver MUPR- 503''').
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Si existen metadatos requeridos el asistente mostrará un mensaje donde indica que "Debe agregar todos los metadatos obligatorios para radicar el documento electrónico" y dividirá la lista de los metadatos con los requeridos y los opcionales. ('''Ver figura- 503''').
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Si el receptor no tiene metadatos configurados como requeridos, la selección de los mismos es opcional. ('''Ver figura- 503.1''').
 
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[[Archivo:MUPR- 504.jpg|miniaturadeimagen|'''MUPR- 504: Selección de valor de metadato''']]
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[[Archivo:MUPR- 504.jpg|miniaturadeimagen|'''Figura- 504: Selección de valor de metadato''']]
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Si el metadato es de tipo lista se listaran todos los valores conMUPR-dos en el campo Valor Metadato ('''Ver MUPR- 504''').
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Si el metadato es de tipo lista se listaran todos los valores en el campo Valor Metadato ('''Ver figura- 504''').
 
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[[Archivo:MUPR- 505.jpg|miniaturadeimagen|'''MUPR- 505: Agregar metadato''']]
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[[Archivo:MUPR- 505.jpg|miniaturadeimagen|'''Figura- 505: Agregar metadato''']]
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Ya seleccionado el metadato se debe agregar a la lista del asistente con el botón (+), donde estará disponible la acción eliminar en caso de ser necesario  
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Ya seleccionado el metadato con su valor se debe agregar a la lista del asistente con el botón (+), donde estará disponible la acción eliminar en caso de ser necesario  
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('''Ver MUPR- 505''').  
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('''Ver figura- 505''').  
 
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[[Archivo:MUPR- 506.jpg|miniaturadeimagen|'''MUPR- 506: Selección metadato tipo valor''']]
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[[Archivo:MUPR- 506.jpg|miniaturadeimagen|'''Figura- 506: Selección metadato tipo valor''']]
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Si el metadato no es de lista debe ingresar el valor del correspondiente en el campo Valor, dependiendo del tipo de metadato conMUPR-do el campo recibirá datos tipo Fecha, Caracteres alfanuméricos o numérico ('''Ver MUPR- 506''').
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Si el metadato no es de lista debe ingresar el valor del correspondiente en el campo Valor, dependiendo del tipo de metadato el campo recibirá datos tipo Fecha, Caracteres alfanuméricos o numérico ('''Ver figura- 506''').
 
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[[Archivo:MUPR- 507.jpg|miniaturadeimagen|'''MUPR- 507: Metadatos seleccionados''']]
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[[Archivo:MUPR- 507.jpg|miniaturadeimagen|'''Figura- 507: Metadatos seleccionados''']]
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Al tener todos los metadatos requeridos y opcionales en la lista, continuar con el botón siguiente para subir el documento XML ('''Ver MUPR- 507''').
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Al tener todos los metadatos requeridos y opcionales en la lista, continuar con el botón siguiente para subir el documento XML ('''Ver figura- 507''').
 
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[[Archivo:MUPR- 508.jpg|miniaturadeimagen|'''MUPR- 508: Subir documento XML''']]
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[[Archivo:MUPR- 508.jpg|miniaturadeimagen|'''Figura- 508: Subir documento XML''']]
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En  Subir documentos el portal permitirá agregar archivos en formato XML mediante dos opciones ('''Ver MUPR- 508''').
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===== Subir documento XML=====
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* Arrastrar y soltar (drag and drop): los archivos se pueden arrastrar desde una carpeta o ubicación en el computador hasta la sección punteada.
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El asistente permitirá agregar archivos en formato XML mediante dos opciones ('''Ver figura- 508''').
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* Arrastrar y soltar: los archivos se pueden arrastrar desde una carpeta o ubicación en el computador hasta la sección punteada.
 
* Carga mediante explorador de archivos: Hacer click en la sección punteada.
 
* Carga mediante explorador de archivos: Hacer click en la sección punteada.
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* Es obligatorio realizar la carga inicial del archivo XML antes de cargar la Representación gráfica y archivos adjuntos.
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* La carga de archivo XML sólo puede ser cargado una sola vez por número de documentos.
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'''Condiciones de carga de documentos'''
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* Cantidad y formatos permitidos de documentos es de 1 archivo con tamaño máximo de 1MB, formato permitido .XML.
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* Sólo puede ser cargado una vez por proceso y por número de documentos, tamaño máximo de 1MB, formato permitido .XML
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* Es obligatorio realizar la carga inicial del archivo XML antes de continuar con la cargar la Representación gráfica y archivos adjuntos.
 
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[[Archivo:MUPR- 509.jpg|miniaturadeimagen|'''MUPR- 509: Subir documento XML''']]
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[[Archivo:MUPR- 509.jpg|miniaturadeimagen|'''Figura- 509: Subir documento XML''']]
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Cuando se cargue el archivo XML con éxito éste será identificado por un check, para cargar otro documento regresar a la opción de Metadata y refrescar la pantalla
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Cuando se cargue el archivo XML con éxito será identificado por un check color verde, se continua presionando Siguiente o Atras si se requiere actualizar los metadatos.
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('''Ver MUPR- 509''').
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('''Ver figura- 509''').
 
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[[Archivo:MUPR- 510.jpg|miniaturadeimagen|'''MUPR- 510: Subir documento XML''']]
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[[Archivo:MUPR- 510.jpg|miniaturadeimagen|'''Figura- 510: Subir documento XML''']]
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En caso de algún error presentado con el documento serán identificados en rojo o con una ‘X’ y su mensaje informativo, para visualizar el mensaje de error presentado, debe posicionar el cursor sobre la imagen del archivo ('''Ver MUPR- 510''').
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Si la carga presenta error, el asistente marca el documento en rojo o con una ‘X’ y mostrando el mensaje informativo, para visualizar el mensaje de error presentado, debe posicionar el cursor sobre la imagen del archivo. ('''Ver figura- 510''').
 
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[[Archivo:MUPR- 511.jpg|miniaturadeimagen|'''MUPR- 511: Subir documento XML''']]
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[[Archivo:MUPR- 512.jpg|miniaturadeimagen|'''Figura- 512: Subir Representación gráfica''']]
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Cuando se carga un documento con metadatos y entre ellos falta agregar alguno que es requerido, el documento se cargará exitosamente sin metadatos e indicará un mensaje correspondiente al problema que se visualizará posicionando el cursor sobre la imagen del archivo, esta imagen se identificará con un icono de información color verde
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===== Subir Representación gráfica=====
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('''Ver MUPR- 511''').
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Por cada carga de Representación gráfica o anexo, se debe seleccionar el Emisor PDF o Emisor del Anexo. ('''Ver figura- 512''').
  
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('''NOTA:''' actualmente se está desarrollando mejoras sobre este punto).
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'''nota''': la carga de Representación gráfica y anexos no es obligatoria.
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[[Archivo:MUPR- 512.jpg|miniaturadeimagen|'''MUPR- 512: Subir documento Representación gráfica y Adjunto''']]
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El asistente permitirá agregar representación gráfica y anexos mediante dos opciones:
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Si se requiere asignar metadatos adicionales al documento estos pueden ser asignados desde Catálogo Comprobantes - Comprobante - Acción detalle del documento - pestaña Metadatos.
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* Arrastrar y soltar: los archivos se pueden arrastrar desde una carpeta o ubicación en el computador hasta la sección punteada.
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Ya cargado un archivo de forma exitosa, se continúa con el botón siguiente para cargar la representación gráfica o anexos asociados al documento u otro documento XML previamente, esta carga es opcional de no requerir se continúa hasta el final del asistente.
 
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Para realizar una carga de documentos exitosos se debe seleccionar el emisor del mismo el cual se listará en el recuadro superior de cada sección del tipo documento (Emisor del PDF, Emisor del PDF ). Nota: por cada carga de un nuevo documento tipo anexo se debe seleccionar el emisor, ya que puede ser relacionado a otro documento y emisor previamente cargado ('''Ver MUPR- 512''').
 
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La carga de documentos de representación gráfica y anexos se ejecutan mediante dos opciones:
 
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* Arrastrar y soltar (drag and drop): los archivos se pueden arrastrar desde una carpeta o ubicación en el computador hasta la sección punteada.  
 
 
* Carga mediante explorador de archivos: Hacer click en la sección punteada.
 
* Carga mediante explorador de archivos: Hacer click en la sección punteada.
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La Representación gráfica permite un máximo de 1 archivo con tamaño máximo de 1MB, formato permitido .pdf  y el nombre debe ser el número del XML.
 
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Los archivos adjuntos  permiten un máximo de 5 archivos con tamaño máximo de 2MB por archivo y 10MB por tamaño total de almacenamiento, formatos permitidos (png, bmp, jpg, pdf, doc, docx, xls, xlsx, ppt, pptx, zip, rar) cada archivo debe tener la estructura del nombre NumeroFactura_NombreArchivo.ext Ejemplo: FACTP7_Presupuesto.pdf.
 
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('''NOTA:''' durante el proceso de carga de Representación gráfica y archivos adjuntos, el portal permite la carga de otros números de documentos previamente cargados, esto si el XML en proceso de carga no requiere de estos archivos, ya que es importante conservar el límite de cantidad de archivos.
 
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En caso de cargar documentos incorrectos es posible actualizar los mismos desde Menú - Comprobantes - Comprobante - Acción Detalle - Adjuntos, consultando el número de documento del archivo cargado).
 
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[[Archivo:MUPR- 513.jpg|miniaturadeimagen|'''MUPR- 513: Subir documento Representación gráfica y Adjunto''']]
 
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Todos los archivos cargados, serán validados por los servicios de la plataforma The Factory HKA - DRecepcion. Los documentos registrados exitosamente, serán identificados con un check y los que contengan errores de estructura, datos erróneos, formato inválido u otro, serán identificados en rojo o con una ‘X’ y su mensaje informativo que se visualizarán posicionando el cursor sobre ellos ('''Ver MUPR- 513''').
 
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[[Archivo:MUPR- 514.jpg|miniaturadeimagen|'''MUPR- 514: Subir documento Representación gráfica y Adjunto comprimido''']]
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'''Condiciones de carga de documentos'''
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Al cargar archivos con extensión .zip o .rar el porta le indicará un mensaje de informativo de responsabilidad sobre el contenido del mismo, el cual debe aceptar para generar la carga en caso de cancelar el mensaje el archivo no será cargado ('''Ver MUPR- 514''').
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* Debe estar cargado inicialmente el documento electrónico .XML en el mismo día o días anteriores a esta carga.
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* La Representación gráfica, se permite 1 archivo por proceso y por número de documentos, tamaño máximo de 1MB, formato permitido .pdf.
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* Los anexos, se permite un máximo de 5 archivos con tamaño máximo de 2MB por archivo y 10MB por tamaño total de almacenamiento, formatos permitidos (png, bmp, jpg, pdf, doc, docx, xls, xlsx, ppt, pptx, zip, rar) cada archivo debe tener la estructura del nombre NumeroFactura_NombreArchivo.ext Ejemplo: FACTP7_Presupuesto.pdf.
 
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'''nota:''' durante el proceso de carga de Representación gráfica y archivos adjuntos, el portal permite la carga de otros números de documentos previamente cargados, esto si el XML en proceso de carga no requiere de estos archivos, ya que es importante conservar el límite de cantidad de archivos.
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[[Archivo:MUPR- 515.jpg|miniaturadeimagen|'''MUPR- 515: Fin del proceso de carga''']]
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En caso de cargar documentos incorrectos es posible actualizar los mismos desde Menú - Comprobantes - Comprobante - Acción Detalle - Adjuntos, consultando el número de documento del archivo cargado.
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Al culminar la carga de los documentos se finaliza el proceso de carga con el botón Siguiente y Finalizar e iniciar una nueva carga de otro documento ('''Ver MUPR- 515''').
 
 
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<includeonly>=</includeonly>==Comprobantes cargados ==<includeonly>=</includeonly>
 
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[[Archivo:MUPR- 520.jpg|miniaturadeimagen|'''MUPR- 520: Fases de validación y aceptación de comprobantes subidos al portal''']]
 
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Todos los comprobantes subidos en el portal DRecepción por usuario Receptor o Proveedor siguen un  flujo de validación de la plataforma y aceptación del usuario. De acuerdo a su estatus, son depositados en cuatro bandejas: Pendientes, Errados, Aceptados y Rechazados. Esto permite una gestión eficiente de los documentos entrantes ('''Ver MUPR- 520'''). A continuación se describen cada una de ellas.
 
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[[Archivo:MUPR- 521.jpg|miniaturadeimagen|'''MUPR- 521: Menú Comprobante''']]
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[[Archivo:MUPR- 513.jpg|miniaturadeimagen|'''Figura- 513: Subir documento Representación gráfica y Adjunto''']]
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Los comprobantes cargados se encuentran disponibles en la opción Acceso rápido  “Documentos recibidos” o desde Menú Comprobantes - Comprobante  ('''Ver MUPR- 521''').
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Todos los archivos cargados, serán validados por los servicios de la plataforma The Factory HKA - DRecepcion. Los documentos registrados exitosamente, serán identificados con un check y los que contengan errores de estructura, datos erróneos, formato inválido u otro, serán identificados en rojo o con una ‘X’ y su mensaje informativo que se visualizarán posicionando el cursor sobre ellos ('''Ver figura- 513''').
 
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[[Archivo:MUPR- 514.jpg|miniaturadeimagen|'''Figura- 514: Subir documento Representación gráfica y Adjunto comprimido''']]
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El portal dispone de un filtro de consulta que se conforma por Estatus de documento (Pendientes, Aceptados, Rechazados y Errados), Tipo de Documento (Factura venta, Exportación, Contingencia, Notas de crédito y Débito), Proveedor, Rango de fecha de emisión o carga de documento (Inicio y Fin),  Metadatos  y Valor metadatos.  
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Al cargar archivos con extensión .zip o .rar el porta le indicará un mensaje de informativo de responsabilidad sobre el contenido del mismo, el cual debe aceptar para generar la carga en caso de cancelar el mensaje el archivo no será cargado ('''Ver figura- 514''').
 
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En particular los metadatos se listan sólo los tipos listables adicional a los asociados en la vinculación de metadatos al igual que los proveedores conMUPR-dos por el receptor (Principal - Administrador) al usuario receptor con rol (Avanzado- Básico).
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[[Archivo:MUPR- 515.jpg|miniaturadeimagen|'''Figura- 515: Fin del proceso de carga''']]
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Al culminar la carga de los documentos se finaliza el proceso de carga  con el botón Siguiente y Finalizar e iniciar una nueva carga de otro documento ('''Ver figura- 515''').
 
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La consulta se puede ejecutar por campo individual o en combinaciones la vista del resultado tendrá la misma estructura para todos los tipos documentos.
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<includeonly>=</includeonly>==Documentos Recibidos==<includeonly>=</includeonly>
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[[Archivo:MUPR- 520.jpg|miniaturadeimagen|'''Figura- 520: Fases de validación y aceptación de comprobantes subidos al portal''']]
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Todos los documentos cargados en el portal DRecepción por usuario Receptor o Proveedor siguen un  flujo de validación de la plataforma y aceptación del usuario.
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De acuerdo a su estatus, son depositados en cuatro bandejas: Pendientes, Errados, Aceptados y Rechazados. Esto permite una gestión eficiente de los documentos entrantes ('''Ver figura- 520''').
  
−
En el caso que el metadatos sea de tipo Sucursal o Unidad de negocio, las condiciones de consulta son las siguientes:
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[[Archivo:MUPR- 521.jpg|miniaturadeimagen|'''Figura- 521: Menú Comprobante''']]
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* Si se selecciona el metadato tipo  "Sucursal" y seleccionar la lista desplegable "Valor Metadato".
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Los documentos cargados se encuentran disponibles en la opción Acceso rápido “Documentos recibidos” o desde Menú Comprobantes - Comprobante  ('''Ver figura- 521''').
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* Si no se selecciona ningún valor para el metadato "Sucursal", la consulta se ejecuta con todos los documentos cuyos valor en el metadato "Sucursal" coincidan con todos los que fueron vinculados al usuario actual, además de aquellos que no contengan este tipo de metadatos.
 
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* Si se selecciona un valor específico para el metadato "Sucursal", la consulta que busca los documentos con cuyo valor en el metadato "Sucursal" coincida con el valor seleccionado.
 
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* Si se selecciona el metadato "Unidad de Negocio".
 
−
* Si no se selecciona ningún valor para el metadato "Unidad de Negocio", la consulta se ejecuta con todos los documentos que contenga cuyos valores coincidan con los que fueron vinculados al usuario actual, además de aquellos que no contengan este tipo de metadatos.
 
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* Si se selecciona un valor específico para el metadato "Unidad de Negocio", la consulta que busca los documentos con cuyo valor en el metadato "Unidad de Negocio" coincida con el valor seleccionado
 
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* El filtro de la consulta final de documentos debe incluir la combinación simultánea de los filtros relacionados con Proveedor, Sucursal y Unidad de Negocio tal como se ha descrito en los puntos anteriores.
 
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* Si alguno de los metadatos "Sucursal" o "Unidad de Negocio" no está asociado a la cuenta del Receptor, no se toma en cuenta en los filtros que se apliquen al momento de realizar la consulta.
 
 
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[[Archivo:MUPR- 521.1.jpg|miniaturadeimagen|'''Figura- 521.1: Documentos Pendientes''']]
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Al ingresar, la primera pantalla es la de Documentos Pendientes donde se que listan todos los documentos recién cargados por los proveedores o receptores. ('''Ver figura- 521.1''').
  
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Las condiciones de consulta por el filtro Proveedor son:
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El portal dispone de un filtro de consulta con los siguientes campos:
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* Estatus de documento: Pendiente, Aceptados, Rechazados, Errados
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* Tipo de Documento: Factura venta, Factura de Exportación, Nota de crédito, Nota de débito
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* Proveedor: lista de proveedores invitados.
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* Rango de Emisión: Rango de fecha de emisión o carga de documento (Inicio y Fin).
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* Metadatos: solo tipos listables.
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* Valor de metadatos: valor asignado al metadato.
  
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* Si no se selecciona ningún proveedor de la lista, la consulta se ejecuta con todos los documentos recibidos de todos los proveedores que aparecen en la lista.
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La consulta se puede seleccionar por campo individual o en combinaciones de los varios campos, el resultado tendrá la misma estructura para todos los tipos documentos.
−
 
+
'''nota:''' si un usuario receptor tiene vinculados metadatos en el filtro se listarán solo aquellos configurados en la vinculación.
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* Si se selecciona un proveedor específico, la consulta que busca los documentos, la consulta se ejecuta con los documentos recibidos de ese proveedor.
 
 
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[[Archivo:MUPR- 522.jpg|miniaturadeimagen|'''MUPR- 522: Lista de comprobante con selección de filtro de consulta''']]
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[[Archivo:MUPR- 522.jpg|miniaturadeimagen|'''Figura- 522: Lista de comprobante con selección de filtro de consulta''']]
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Es importante presionar el botón de Generar consulta en el lateral derecho para que la misma se ejecute con éxito, si se requiere limpiar el filtro de la consulta presione el botón Limpiar Filtro
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Es importante presionar el botón de Generar consulta en el lateral derecho para que la misma se ejecute con éxito, si se requiere limpiar el filtro de la consulta presione el botón Limpiar Filtro.
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('''Ver MUPR- 522''').
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('''Ver figura- 522''').
 
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'''Descripción de estatus de documentos'''
  
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'''Documentos Pendientes''': Comprobantes que fueron validados exitosamente por la plataforma The Factory HKA - DRecepcion. Estos documentos se encuentran con un estado inicial de Radicado que cambiará al estado Entregado una vez que el usuario Receptor o Proveedor ingrese en la Acción -  Detalle del documento, adicional se mantendrán los documento que tenga un estado Recibido, En Verificación , En verificación por Emisor u otro estado conMUPR-do en el catálogo.
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* '''Documentos Pendientes''': Comprobantes que fueron validados exitosamente por la plataforma The Factory HKA - DRecepcion. Estos documentos se encuentran con un estado inicial de Radicado que cambiará al estado Entregado una vez que el usuario Receptor o Proveedor ingrese en la Acción -  Detalle del documento, adicional se mantendrán los documento que tenga un estado Recibido, En Verificación , En verificación por Emisor u otro estado conMUPR-do en el catálogo.
  
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'''Documentos Errados''': Comprobantes que no cumplieron con las validaciones definidas en la plataforma The Factory HKA - DRecepcion, por lo que no son considerados válidos.  
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* '''Documentos Aceptados''': Comprobantes gestionados como “Aceptados”. Este estatus es asignado por el usuario receptor (UR) mediante la funcionalidad de “Gestión” una vez  cumplido el flujo de aceptación definido para cada tipo de comprobante.  
  
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'''Documentos Aceptados''': Comprobantes gestionados como “Aceptados”. Este estatus es asignado por el usuario receptor (UR) mediante la funcionalidad de “Gestión” una vez  cumplido el flujo de aceptación definido para cada tipo de comprobante.  
+
En esta lista se mantendrán todos los documentos con estados (Aceptados, Tácitamente aceptado, Pagado, Proceso de pago) u otro estado conMUPR-do en el catálogo siempre y cuando ya haya pasado por aceptado.
  
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En esta lista se mantendrán todos los documentos con estados (Aceptados, Tácitamente aceptado, Pagado, Proceso de pago) u otro estado conMUPR-do en el catálogo siempre y cuando ya haya pasado por aceptado.
+
* '''Documentos Rechazados''': Comprobantes gestionados con estatus “Rechazado”. Este estatus es asignado por el usuario receptor (UR) mediante la funcionalidad de “Gestión” una vez se haya cumplido el flujo de aprobación definido para cada tipo de comprobante.
  
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'''Documentos Rechazados''': Comprobantes gestionados con estatus “Rechazado”. Este estatus es asignado por el usuario receptor (UR) mediante la funcionalidad de “Gestión” una vez se haya cumplido el flujo de aprobación definido para cada tipo de comprobante.  
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* '''Documentos Errados''': Comprobantes que no cumplieron con las validaciones definidas en la plataforma The Factory HKA - DRecepcion, por lo que no son considerados válidos.
  
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[[Archivo:MUPR- 523.jpg|miniaturadeimagen|'''MUPR- 523: Información adicional del documento''']]
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[[Archivo:MUPR- 523.jpg|miniaturadeimagen|'''Figura- 523: Información adicional del documento''']]
 
Todos los documento a excepción de los errados tiene una pestaña desplegable en el lateral izquierdo con signo (+) que permite observar información adicional sobre el documento tal como: Recibido (fecha de carga del documento), Receptor (usuario que cargó el documento y Estado)
 
Todos los documento a excepción de los errados tiene una pestaña desplegable en el lateral izquierdo con signo (+) que permite observar información adicional sobre el documento tal como: Recibido (fecha de carga del documento), Receptor (usuario que cargó el documento y Estado)
−
('''Ver MUPR- 523''').
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('''Ver figura- 523''').
 
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<includeonly>=</includeonly>==Gestión de Comprobantes ==<includeonly>=</includeonly>
 
<includeonly>=</includeonly>==Gestión de Comprobantes ==<includeonly>=</includeonly>
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[[Archivo:MUPR- 524.jpg|miniaturadeimagen|'''MUPR- 524: Representación del documento electrónico''']]
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[[Archivo:MUPR- 524.jpg|miniaturadeimagen|'''Figura- 524: Representación del documento electrónico''']]
 
En el resultado de la consulta de los comprobantes todos los documentos tendrán disponible la acción Descargar XML y Detalle a excepción de los errados que dispone de sólo Detalle, esto dependerá de los permisos conMUPR-dos y rol que tenga el usuario.
 
En el resultado de la consulta de los comprobantes todos los documentos tendrán disponible la acción Descargar XML y Detalle a excepción de los errados que dispone de sólo Detalle, esto dependerá de los permisos conMUPR-dos y rol que tenga el usuario.
  
 
La acción “Descargar XML” permite bajar el documento a un directorio local.   
 
La acción “Descargar XML” permite bajar el documento a un directorio local.   
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La acción “detalle”  despliega una nueva página para la visualización y gestión del comprobante. Esta página contiene tres pestañas (Representación, Adjuntos y Gestión) ('''Ver MUPR- 524''').
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La acción “detalle”  despliega una nueva página para la visualización y gestión del comprobante. Esta página contiene tres pestañas (Representación, Adjuntos y Gestión) ('''Ver figura- 524''').
 
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[[Archivo:MUPR- 525.jpg|miniaturadeimagen|'''MUPR- 525: Detalle del documento -  Representación del documento electrónico''']]
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[[Archivo:MUPR- 525.jpg|miniaturadeimagen|'''Figura- 525: Detalle del documento -  Representación del documento electrónico''']]
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'''Representación''': Proporciona hasta tres formas para visualizar y revisar el comprobante recibido: Vista de los Datos Principales del documento (extraídos del XML cargado, sirve para verificar que la representación gráfica está acorde a los datos de la factura), Representación gráfica (Si fue subido por el Emisor, también puede ser cargada manualmente por Usuario Receptor) y XML (al pulsar Mostrar XML) ('''Ver MUPR- 525''').
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'''Representación''': Proporciona hasta tres formas para visualizar y revisar el comprobante recibido: Vista de los Datos Principales del documento (extraídos del XML cargado, sirve para verificar que la representación gráfica está acorde a los datos de la factura), Representación gráfica (Si fue subido por el Emisor, también puede ser cargada manualmente por Usuario Receptor) y XML (al pulsar Mostrar XML) ('''Ver figura- 525''').
 
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* Anexos:  Permite un máximo de 5 archivos con tamaño máximo de 2 MB por archivo y 10MB por tamaño total de almacenamiento, formatos permitidos (png, bmp, jpg, pdf,  doc, docx, xls, xlsx, ppt, pptx, zip, rar) cada archivo debe tener la estructura del nombre '''NumeroFactura_NombreArchivo.ext''' Ejemplo: FACTP7_Presupuesto.pdf.
 
* Anexos:  Permite un máximo de 5 archivos con tamaño máximo de 2 MB por archivo y 10MB por tamaño total de almacenamiento, formatos permitidos (png, bmp, jpg, pdf,  doc, docx, xls, xlsx, ppt, pptx, zip, rar) cada archivo debe tener la estructura del nombre '''NumeroFactura_NombreArchivo.ext''' Ejemplo: FACTP7_Presupuesto.pdf.
  
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Cada tipo documento cargado se visualiza en la lista correspondiente del lateral derecho una vez se refresque la pantalla. Las representaciones gráficas tiene la disponibilidad de descarga y la acción de eliminación del archivo para una nueva carga y los anexos tiene la disponibilidad de descarga y las acciones de editar el nombre y eliminación ('''Ver MUPR- 526''').
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Cada tipo documento cargado se visualiza en la lista correspondiente del lateral derecho una vez se refresque la pantalla. Las representaciones gráficas tiene la disponibilidad de descarga y la acción de eliminación del archivo para una nueva carga y los anexos tiene la disponibilidad de descarga y las acciones de editar el nombre y eliminación ('''Ver figura- 526''').
 
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'''Metadatos''':  Es donde el portal permite asignar metadatos al documento radicado previamente sin metadatos, se debe tener en cuenta seleccionar todos los metadatos requeridos y activos  conMUPR-dos en el catálogo. Nota: no es posible enviar un metadato con diferentes valores ('''Ver MUPR- 527''').
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'''Metadatos''':  Es donde el portal permite asignar metadatos al documento radicado previamente sin metadatos, se debe tener en cuenta seleccionar todos los metadatos requeridos y activos  conMUPR-dos en el catálogo. Nota: no es posible enviar un metadato con diferentes valores ('''Ver figura- 527''').
 
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Ya seleccionados y agregados todos los metadatos requeridos y no requeridos,  presionar guardar para que se tomen los cambios y  se listen en el lateral derecho con la información nombre, valor del metadato y  Creado por, Actualizado Por Fecha de actualización ('''Ver MUPR- 528''').
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Ya seleccionados y agregados todos los metadatos requeridos y no requeridos,  presionar guardar para que se tomen los cambios y  se listen en el lateral derecho con la información nombre, valor del metadato y  Creado por, Actualizado Por Fecha de actualización ('''Ver figura- 528''').
 
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Si se requiere actualizar algún valor de metadato previamente cargado, es posible enviar el nuevo valor seleccionando nuevamente el metadato ('''Ver MUPR- 529''').
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Si se requiere actualizar algún valor de metadato previamente cargado, es posible enviar el nuevo valor seleccionando nuevamente el metadato ('''Ver figura- 529''').
 
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'''Gestión''':  En esta sección se muestra la información más relevante del comprobante recibido y una tabla con el histórico de las operaciones realizadas sobre el documento, indicando fecha,  responsable, estatus y comentarios, el estatus inicial de un documento previamente cargado es Radicado pasando a Entregado ya al momento de ingresar en Gestión, siendo éste su último estado ('''Ver MUPR- 530''').
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'''Gestión''':  En esta sección se muestra la información más relevante del comprobante recibido y una tabla con el histórico de las operaciones realizadas sobre el documento, indicando fecha,  responsable, estatus y comentarios, el estatus inicial de un documento previamente cargado es Radicado pasando a Entregado ya al momento de ingresar en Gestión, siendo éste su último estado ('''Ver figura- 530''').
 
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La Acción '''Verificar''', despliega una ventana que permite la gestión del comprobante ('''Ver MUPR- 531'''), con las siguientes características:
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La Acción '''Verificar''', despliega una ventana que permite la gestión del comprobante ('''Ver figura- 531'''), con las siguientes características:
  
  

Revisión del 14:02 6 ago 2020

Subir documentos electrónicos Usuario Receptor

Figura- 501: Ruta para acceder al Subir Documentos

Para subir un nuevo documento electrónico presione "Subir Documentos” desde el menú: Comprobantes (Ver figura- 501).

Figura- 502: Asistente para subir documentos

La radicación o carga de documentos es posible por medio de un asistente que permitirá realizar las siguientes acciones:

  • Metadata: Permite seleccionar metadatos el documento en el proceso de carga, estos solo son obligatorios si la empresa receptora lo configura en el catálogo metadatos.
  • Subir XML: es el espacio donde se cargan los documentos electrónico con formato .xml.
  • Subir Representación gráfica: es el espacio donde se carga la Representación gráfica del documento electrónico y los anexos adicionales.
Metadata

Es la primera acción donde el asistente solicitará los metadatos para asociar al documento antes de la carga, estos metadatos serán de forma obligatoria solo si el usuario receptor tiene metadatos configurados como requeridos en el catálogo. (Ver figura- 502).

Figura- 503: Selección de metadato.

Si existen metadatos requeridos el asistente mostrará un mensaje donde indica que "Debe agregar todos los metadatos obligatorios para radicar el documento electrónico" y dividirá la lista de los metadatos con los requeridos y los opcionales. (Ver figura- 503).

Si el receptor no tiene metadatos configurados como requeridos, la selección de los mismos es opcional. (Ver figura- 503.1).

Figura- 504: Selección de valor de metadato

Si el metadato es de tipo lista se listaran todos los valores en el campo Valor Metadato (Ver figura- 504).

Figura- 505: Agregar metadato

Ya seleccionado el metadato con su valor se debe agregar a la lista del asistente con el botón (+), donde estará disponible la acción eliminar en caso de ser necesario (Ver figura- 505).

Figura- 506: Selección metadato tipo valor

Si el metadato no es de lista debe ingresar el valor del correspondiente en el campo Valor, dependiendo del tipo de metadato el campo recibirá datos tipo Fecha, Caracteres alfanuméricos o numérico (Ver figura- 506).

Figura- 507: Metadatos seleccionados

Al tener todos los metadatos requeridos y opcionales en la lista, continuar con el botón siguiente para subir el documento XML (Ver figura- 507).

Figura- 508: Subir documento XML
Subir documento XML

El asistente permitirá agregar archivos en formato XML mediante dos opciones (Ver figura- 508).

  • Arrastrar y soltar: los archivos se pueden arrastrar desde una carpeta o ubicación en el computador hasta la sección punteada.
  • Carga mediante explorador de archivos: Hacer click en la sección punteada.

Condiciones de carga de documentos

  • Sólo puede ser cargado una vez por proceso y por número de documentos, tamaño máximo de 1MB, formato permitido .XML
  • Es obligatorio realizar la carga inicial del archivo XML antes de continuar con la cargar la Representación gráfica y archivos adjuntos.
Figura- 509: Subir documento XML

Cuando se cargue el archivo XML con éxito será identificado por un check color verde, se continua presionando Siguiente o Atras si se requiere actualizar los metadatos. (Ver figura- 509).

Figura- 510: Subir documento XML

Si la carga presenta error, el asistente marca el documento en rojo o con una ‘X’ y mostrando el mensaje informativo, para visualizar el mensaje de error presentado, debe posicionar el cursor sobre la imagen del archivo. (Ver figura- 510).

Figura- 512: Subir Representación gráfica
Subir Representación gráfica

Por cada carga de Representación gráfica o anexo, se debe seleccionar el Emisor PDF o Emisor del Anexo. (Ver figura- 512).

nota: la carga de Representación gráfica y anexos no es obligatoria.

El asistente permitirá agregar representación gráfica y anexos mediante dos opciones:

  • Arrastrar y soltar: los archivos se pueden arrastrar desde una carpeta o ubicación en el computador hasta la sección punteada.
  • Carga mediante explorador de archivos: Hacer click en la sección punteada.

Condiciones de carga de documentos

  • Debe estar cargado inicialmente el documento electrónico .XML en el mismo día o días anteriores a esta carga.
  • La Representación gráfica, se permite 1 archivo por proceso y por número de documentos, tamaño máximo de 1MB, formato permitido .pdf.
  • Los anexos, se permite un máximo de 5 archivos con tamaño máximo de 2MB por archivo y 10MB por tamaño total de almacenamiento, formatos permitidos (png, bmp, jpg, pdf, doc, docx, xls, xlsx, ppt, pptx, zip, rar) cada archivo debe tener la estructura del nombre NumeroFactura_NombreArchivo.ext Ejemplo: FACTP7_Presupuesto.pdf.

nota: durante el proceso de carga de Representación gráfica y archivos adjuntos, el portal permite la carga de otros números de documentos previamente cargados, esto si el XML en proceso de carga no requiere de estos archivos, ya que es importante conservar el límite de cantidad de archivos. En caso de cargar documentos incorrectos es posible actualizar los mismos desde Menú - Comprobantes - Comprobante - Acción Detalle - Adjuntos, consultando el número de documento del archivo cargado.


Figura- 513: Subir documento Representación gráfica y Adjunto

Todos los archivos cargados, serán validados por los servicios de la plataforma The Factory HKA - DRecepcion. Los documentos registrados exitosamente, serán identificados con un check y los que contengan errores de estructura, datos erróneos, formato inválido u otro, serán identificados en rojo o con una ‘X’ y su mensaje informativo que se visualizarán posicionando el cursor sobre ellos (Ver figura- 513).

Figura- 514: Subir documento Representación gráfica y Adjunto comprimido

Al cargar archivos con extensión .zip o .rar el porta le indicará un mensaje de informativo de responsabilidad sobre el contenido del mismo, el cual debe aceptar para generar la carga en caso de cancelar el mensaje el archivo no será cargado (Ver figura- 514).

Figura- 515: Fin del proceso de carga

Al culminar la carga de los documentos se finaliza el proceso de carga con el botón Siguiente y Finalizar e iniciar una nueva carga de otro documento (Ver figura- 515).

Documentos Recibidos

Figura- 520: Fases de validación y aceptación de comprobantes subidos al portal

Todos los documentos cargados en el portal DRecepción por usuario Receptor o Proveedor siguen un flujo de validación de la plataforma y aceptación del usuario. De acuerdo a su estatus, son depositados en cuatro bandejas: Pendientes, Errados, Aceptados y Rechazados. Esto permite una gestión eficiente de los documentos entrantes (Ver figura- 520).

Figura- 521: Menú Comprobante

Los documentos cargados se encuentran disponibles en la opción Acceso rápido “Documentos recibidos” o desde Menú Comprobantes - Comprobante (Ver figura- 521).

Figura- 521.1: Documentos Pendientes

Al ingresar, la primera pantalla es la de Documentos Pendientes donde se que listan todos los documentos recién cargados por los proveedores o receptores. (Ver figura- 521.1).

El portal dispone de un filtro de consulta con los siguientes campos:

  • Estatus de documento: Pendiente, Aceptados, Rechazados, Errados
  • Tipo de Documento: Factura venta, Factura de Exportación, Nota de crédito, Nota de débito
  • Proveedor: lista de proveedores invitados.
  • Rango de Emisión: Rango de fecha de emisión o carga de documento (Inicio y Fin).
  • Metadatos: solo tipos listables.
  • Valor de metadatos: valor asignado al metadato.

La consulta se puede seleccionar por campo individual o en combinaciones de los varios campos, el resultado tendrá la misma estructura para todos los tipos documentos. nota: si un usuario receptor tiene vinculados metadatos en el filtro se listarán solo aquellos configurados en la vinculación.

Figura- 522: Lista de comprobante con selección de filtro de consulta

Es importante presionar el botón de Generar consulta en el lateral derecho para que la misma se ejecute con éxito, si se requiere limpiar el filtro de la consulta presione el botón Limpiar Filtro. (Ver figura- 522).

Descripción de estatus de documentos

  • Documentos Pendientes: Comprobantes que fueron validados exitosamente por la plataforma The Factory HKA - DRecepcion. Estos documentos se encuentran con un estado inicial de Radicado que cambiará al estado Entregado una vez que el usuario Receptor o Proveedor ingrese en la Acción - Detalle del documento, adicional se mantendrán los documento que tenga un estado Recibido, En Verificación , En verificación por Emisor u otro estado conMUPR-do en el catálogo.
  • Documentos Aceptados: Comprobantes gestionados como “Aceptados”. Este estatus es asignado por el usuario receptor (UR) mediante la funcionalidad de “Gestión” una vez cumplido el flujo de aceptación definido para cada tipo de comprobante.

En esta lista se mantendrán todos los documentos con estados (Aceptados, Tácitamente aceptado, Pagado, Proceso de pago) u otro estado conMUPR-do en el catálogo siempre y cuando ya haya pasado por aceptado.

  • Documentos Rechazados: Comprobantes gestionados con estatus “Rechazado”. Este estatus es asignado por el usuario receptor (UR) mediante la funcionalidad de “Gestión” una vez se haya cumplido el flujo de aprobación definido para cada tipo de comprobante.
  • Documentos Errados: Comprobantes que no cumplieron con las validaciones definidas en la plataforma The Factory HKA - DRecepcion, por lo que no son considerados válidos.
Figura- 523: Información adicional del documento

Todos los documento a excepción de los errados tiene una pestaña desplegable en el lateral izquierdo con signo (+) que permite observar información adicional sobre el documento tal como: Recibido (fecha de carga del documento), Receptor (usuario que cargó el documento y Estado) (Ver figura- 523).

Gestión de Comprobantes

Figura- 524: Representación del documento electrónico

En el resultado de la consulta de los comprobantes todos los documentos tendrán disponible la acción Descargar XML y Detalle a excepción de los errados que dispone de sólo Detalle, esto dependerá de los permisos conMUPR-dos y rol que tenga el usuario.

La acción “Descargar XML” permite bajar el documento a un directorio local. La acción “detalle” despliega una nueva página para la visualización y gestión del comprobante. Esta página contiene tres pestañas (Representación, Adjuntos y Gestión) (Ver figura- 524).

Figura- 525: Detalle del documento - Representación del documento electrónico

Representación: Proporciona hasta tres formas para visualizar y revisar el comprobante recibido: Vista de los Datos Principales del documento (extraídos del XML cargado, sirve para verificar que la representación gráfica está acorde a los datos de la factura), Representación gráfica (Si fue subido por el Emisor, también puede ser cargada manualmente por Usuario Receptor) y XML (al pulsar Mostrar XML) (Ver figura- 525).


Adjuntos: Permite Subir, Descargar o Eliminar la representación gráfica y los anexos asociados al comprobante. La herramienta permite agregar archivos mediante dos opciones.

  • Arrastrar y soltar (drag and drop): los archivos se pueden arrastrar desde una carpeta o ubicación en el computador hasta la sección punteada.
  • Carga mediante explorador de archivos: Hacer click en la sección punteada.

El formato de nombre de archivos y cantidad son los siguientes:

  • Representación Gráfica: El nombre del Archivo debe ser exactamente el número del documento con extensión .pdf, tamaño máximo de 1 MB y cantidad máxima de archivo 1.
  • Anexos: Permite un máximo de 5 archivos con tamaño máximo de 2 MB por archivo y 10MB por tamaño total de almacenamiento, formatos permitidos (png, bmp, jpg, pdf, doc, docx, xls, xlsx, ppt, pptx, zip, rar) cada archivo debe tener la estructura del nombre NumeroFactura_NombreArchivo.ext Ejemplo: FACTP7_Presupuesto.pdf.
Figura- 526: Detalle del documento - Representación del documento electrónico

Cada tipo documento cargado se visualiza en la lista correspondiente del lateral derecho una vez se refresque la pantalla. Las representaciones gráficas tiene la disponibilidad de descarga y la acción de eliminación del archivo para una nueva carga y los anexos tiene la disponibilidad de descarga y las acciones de editar el nombre y eliminación (Ver figura- 526).

Figura- 527: Detalle del documento - Metadatos Post- radicación

Metadatos: Es donde el portal permite asignar metadatos al documento radicado previamente sin metadatos, se debe tener en cuenta seleccionar todos los metadatos requeridos y activos conMUPR-dos en el catálogo. Nota: no es posible enviar un metadato con diferentes valores (Ver figura- 527).

Figura- 528: Detalle del documento - Metadatos Post- radicación

Ya seleccionados y agregados todos los metadatos requeridos y no requeridos, presionar guardar para que se tomen los cambios y se listen en el lateral derecho con la información nombre, valor del metadato y Creado por, Actualizado Por Fecha de actualización (Ver figura- 528).

Figura- 529: Detalle del documento - Actualizar Metadatos Post- radicación

Si se requiere actualizar algún valor de metadato previamente cargado, es posible enviar el nuevo valor seleccionando nuevamente el metadato (Ver figura- 529).

Figura- 530: Detalle del documento - Gestión

Gestión: En esta sección se muestra la información más relevante del comprobante recibido y una tabla con el histórico de las operaciones realizadas sobre el documento, indicando fecha, responsable, estatus y comentarios, el estatus inicial de un documento previamente cargado es Radicado pasando a Entregado ya al momento de ingresar en Gestión, siendo éste su último estado (Ver figura- 530).

Figura- 531: Ventana de Gestión del Documento

La Acción Verificar, despliega una ventana que permite la gestión del comprobante (Ver figura- 531), con las siguientes características:


Estatus: Estado para asignar al documento, estos estados son los estándar del portal mas los de gestión del cliente registrados en el catálogo estatus.

Los estados estándar que maneja el portal son:

  • Recibido
  • Aceptado
  • Tácitamente aceptado
  • Rechazado
  • Pagado
  • Otro
  • En Verificación
  • En Verificación por Emisor
  • Proceso de pago

Los estados de ejemplo configurado en el catálogo:

  • Contabilidad
  • Proceso
  • Administración

Los estado Radicado y Entregado son manejados por el sistema, no se encuentran disponible para selección del usuario. El estado Radicado se le asigna a cada documento cargado en el portal bien sea por el usuario Receptor o Proveedor. El estado Entregado se le asigna una vez el receptor consulte el detalle del documento que se encuentra en la lista de los documentos recibidos.

Cuando un documento tiene el estado actual de Entregado al realizar la gestión en el botón Verificar se listarán configurados en el catalogo de estados mas los estados del portal:

  • Recibido
  • Otro

Para que un documento pueda pasar a un estado Aceptado o Rechazado, tiene que pasar en alguna gestión por el estado Recibido.

Ejemplos de asignación de estados del documento:

  • Radicado - Entregado - Recibido - Próximo estado (cualquier estado estándar o del catálogo).
  • Radicado - Entregado - Proceso - Próximo estado (Recibido, Otro, del catálogo).
  • Radicado - Entregado - Otro - Próximo estado (Recibido, del catálogo).

Cuando un documento se encuentra en estado Rechazado es el fin de la gestión del documento, es decir, ya no es posible cambiarle el estado.

Detalle: Descripción de observaciones relacionado con el estatus.

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