Diferencia entre revisiones de «Comprobantes electrónicos - Portal DRecepción Validación Previa»

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<includeonly>=</includeonly>== Subir documentos electrónicos de forma manual ==<includeonly>=</includeonly>
<includeonly>=</includeonly>==Carga de comprobantes electrónicos Usuario Receptor (UR) ==<includeonly>=</includeonly>
[[Archivo:Figura 50.jpg|miniaturadeimagen|'''Figura 50: Ruta para acceder al Subir Documentos''']]
Para subir comprobantes electrónicos desde el portal de recepción,  Para ello, el portal cuenta con la opción "Subir Documentos”, al cual se accede desde el menú: Comprobantes (Ver figura 50).
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'''Video guía '''
[[Archivo:Figura 51.jpg|miniaturadeimagen|'''Figura 51: Asistente para subir documentos''']]
 
El portal permitirá agregar archivos en formato XML, Representación Gráfica y Archivos adjuntos por medio de un asistente que solicitará el ingreso de metadato (opcional) aplicando para documentos requeridos por el cliente, Subir XML, Subir Representación Gráfica o Anexos ('''Ver figura 51''').
<center>{{#widget:YouTube|id=4U8pOI3TRRk|width=660|height=415|}}</center>
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<br>
'''Paso a paso '''


Para subir un nuevo documento electrónico presione "Subir Documentos” desde el menú: Documentos ('''Ver figura 1''').
[[Archivo:Figura 52.jpg|miniaturadeimagen|'''Figura 52: Selección de metadato.''']]
[[Archivo:MUPR- 501.jpg|miniaturadeimagen|center|'''Figura 1: Ruta para acceder al Subir Documentos''']]
Si un documento requiere el envío de metadatos estos deben ser seleccionados en el campo Metadato de la funcionalidad Metadata, se debe tener en cuenta que al enviar metadatos se deben seleccionar todos los requeridos configurados en el Catálogo Metadatos ('''Ver figura 52''').
<br>
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La radicación o carga de documentos es posible por medio de un asistente que permitirá realizar las siguientes acciones ('''Ver figura 2'''):
[[Archivo:MUPR- 502.jpg|700px|miniaturadeimagen|center|'''Figura 2: Asistente para subir documentos''']]
<br>
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* '''Infodatos''': Permite seleccionar infodatos del documento en el proceso de carga, estos solo son obligatorios si la empresa receptora lo configura en el catálogo infodatos.
* '''Subir XML''': es el espacio donde se cargan los documentos electrónico con formato .xml.
* '''Subir Representación gráfica''':  es el espacio donde se carga la Representación gráfica del documento electrónico y los anexos adicionales.


===== Infodato =====
[[Archivo:Figura 53.jpg|miniaturadeimagen|'''Figura 53: Selección de valor de metadato''']]
Es la primera acción donde el asistente solicitará los infodatos para asociar al documento antes de la carga, estos infodatos serán de forma obligatoria solo si el usuario receptor tiene infodatos configurados como requeridos en el catálogo.
Si el metadato es de tipo lista se listaran todos los valores configurados en el campo Valor Metadato ('''Ver figura 53''').
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Si existen infodatos requeridos el asistente mostrará un mensaje donde indica que "Debe agregar todos los infodatos obligatorios para radicar el documento electrónico" y dividirá la lista de los infodatos con los requeridos y los opcionales ('''Ver Figura 3''').
[[Archivo:Figura 54.jpg|miniaturadeimagen|'''Figura 54: Agregar metadato''']]
[[Archivo:MUPR- 744.jpg|700px|miniaturadeimagen|center|'''Figura 3: Selección infodatos.''']]
Ya seleccionado el metadato se debe agregar a la lista del asistente con el botón (+), donde estará disponible la acción eliminar en caso de ser necesario
<br>
('''Ver figura 54''').
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En la lista estarán los infodatos obligatorios y opcionales separados e identificados en dos grupos ('''Ver Figura 4''').
[[Archivo:Figura 55.jpg|miniaturadeimagen|'''Figura 55: Selección metadato tipo valor''']]
[[Archivo:MUPR- 744_1.jpg|700px|miniaturadeimagen|center|'''Figura 4: Selección valor de infodatos.''']]
Si el metadato no es de lista debe ingresar el valor del correspondiente en el campo Valor, dependiendo del tipo de metadato configurado el campo recibirá datos tipo Fecha, Caracteres alfanuméricos o numérico ('''Ver figura 55''').
<br>
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Si el infodatos es de tipo lista en el campo Valor Infodatos estarán disponibles todos los valores para seleccionar uno para asignar ('''Ver Figura 5''').
[[Archivo:Figura 56.jpg|miniaturadeimagen|'''Figura 56: Metadatos seleccionados''']]
[[Archivo:MUPR- 745.jpg|700px|miniaturadeimagen|center|'''Figura 5: Selección valor de infodatos.''']]
Al tener todos los metadatos requeridos y opcionales en la lista, continuar con el botón siguiente para subir el documento XML('''Ver figura 56''').
<br>
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Si el receptor no tiene infodatos configurados como obligatorios, la selección de los mismos es opcional ('''Ver Figura 6''').
[[Archivo:Figura 57.jpg|miniaturadeimagen|'''Figura 57: Subir documento XML''']]
[[Archivo:MUPR- 746.jpg|700px|miniaturadeimagen|center|'''Figura 6: Selección infodatos.''']]
En  Subir documentos el portal permitirá agregar archivos en formato XML mediante dos opciones ('''Ver figura 57''').
<br>
* Arrastrar y soltar (drag and drop): los archivos se pueden arrastrar desde una carpeta o ubicación en el computador hasta la sección punteada.
* Carga mediante explorador de archivos: Hacer click en la sección punteada.
* Es obligatorio realizar la carga inicial del archivo XML antes de cargar la Representación gráfica y archivos adjuntos.
* La carga de archivo XML sólo puede ser cargado una sola vez por número de documentos.
* Cantidad y formatos permitidos de documentos es de 1 archivo con tamaño máximo de 1MB, formato permitido .XML.
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Si el infodatos no es tipo lista debe ingresar el valor del correspondiente en el campo Valor, dependiendo del tipo de infodatos el campo recibirá datos tipo Fecha, Caracteres alfanuméricos o numérico ('''Ver Figura 7''').
[[Archivo:Figura 58.jpg|miniaturadeimagen|'''Figura 58: Subir documento XML''']]
[[Archivo:MUPR- 747.jpg|700px|miniaturadeimagen|center|'''Figura 7: Selección infodatos.''']]
Cuando se cargue el archivo XML con éxito éste será identificado por un check, para cargar otro documento regresar a la opción de Metadata y refrescar la pantalla
<br>
('''Ver figura 58''').
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Ya seleccionado el infodatos con su valor se debe agregar a la lista del asistente con el botón (+), donde estará disponible la acción eliminar en caso de ser necesario ('''Ver figura 8''').
[[Archivo:Figura 59.jpg|miniaturadeimagen|'''Figura 59: Subir documento XML''']]
[[Archivo:MUPR- 747_1.jpg|700px|miniaturadeimagen|center|'''Figura 8: Agregar infodatos''']]
En caso de algún error presentado con el documento  serán identificados en rojo o con una ‘X’ y su mensaje informativo, para visualizar el mensaje de error presentado, debe posicionar el cursor sobre la imagen del archivo ('''Ver figura 59''').
<br>
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No es posible agregar un infodato  varias veces, si se requiere cambiar el valor debe eliminarlo de la lista presionando el botón Eliminar y agregarlo nuevamente ('''Ver figura 9''').
[[Archivo:Figura 60.jpg|miniaturadeimagen|'''Figura 60: Subir documento XML''']]
[[Archivo:MUPR- 747_2.jpg|700px|miniaturadeimagen|center|'''Figura 9: Agregar infodatos''']]
Cuando se carga un documento con metadatos y entre ellos falta agregar alguno que es requerido, el documento se cargará exitosamente sin metadatos e indicará un mensaje correspondiente al problema que se visualizará posicionando el cursor sobre la imagen del archivo, esta imagen se identificará con un icono de información color verde
<br>
('''Ver figura 60''').
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Al tener todos los infodatos requeridos y opcionales en la lista, presione el botón siguiente para subir el documento XML. ('''Ver Figura 10''').
('''NOTA:''' actualmente se está desarrollando mejoras sobre este punto).
[[Archivo:MUPR- 748.jpg|700px|miniaturadeimagen|center|'''Figura 10: Selección infodatos.''']]
<br>
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'''Nota''': el botón Siguiente se activará si tiene agregado todos los infodatos obligatorios.
[[Archivo:Figura 61.jpg|miniaturadeimagen|'''Figura 61: Subir documento Representación gráfica y Adjunto''']]
Si se requiere asignar metadatos adicionales al documento estos pueden ser asignados desde Catálogo Comprobantes - Comprobante - Acción detalle del documento - pestaña Metadatos.
Ya cargado un archivo de forma exitosa, se continúa con el botón siguiente para cargar la representación gráfica o anexos asociados al documento u otro documento XML previamente, esta carga es opcional de no requerir se continúa hasta el final del asistente.
Para realizar una carga de documentos exitosos se debe seleccionar el emisor del mismo el cual se listará en el recuadro superior de cada sección del tipo documento (Emisor del PDF, Emisor del PDF ). Nota: por cada carga de un nuevo documento tipo anexo se debe seleccionar el emisor, ya que puede ser relacionado a otro documento y emisor previamente cargado ('''Ver figura 61''').
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La carga de documentos de representación gráfica y anexos se ejecutan mediante dos opciones:
 
* Arrastrar y soltar (drag and drop): los archivos se pueden arrastrar desde una carpeta o ubicación en el computador hasta la sección punteada.  
===== Subir documento XML=====
En la sección '''Documentos > Subir documentos''' el portal permitirá agregar archivos en formato XML mediante dos opciones ('''Ver Figura 11'''):
[[Archivo:MUPR- 749.jpg|700px|miniaturadeimagen|center|'''Figura 11: Subir documentos XML.''']]
<br>
 
* Arrastrar y soltar: los archivos se pueden arrastrar desde una carpeta o ubicación en el computador hasta la sección punteada.
* Carga mediante explorador de archivos: Hacer click en la sección punteada.
* Carga mediante explorador de archivos: Hacer click en la sección punteada.
'''Condiciones de carga de documentos'''
* Sólo puede ser cargado una vez por proceso y por número de documentos, tamaño máximo de 1MB, formato permitido .XML
* Es obligatorio realizar la carga inicial del archivo XML antes de continuar con la cargar la Representación gráfica y archivos adjuntos.
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La Representación gráfica permite un máximo de 1 archivo con tamaño máximo de 1MB, formato permitido .pdf  y el nombre debe ser el número del XML.
Cuando se cargue el archivo XML con éxito será identificado por un check color verde, presione  Atrás si se requiere actualizar los infodatos, presione Siguiente para continuar ('''Ver Figura 12''').
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[[Archivo:MUPR- 7410.jpg|700px|miniaturadeimagen|center|'''Figura 12: Subir documentos XML.''']]
Los archivos adjuntos  permiten un máximo de 5 archivos con tamaño máximo de 2MB por archivo y 10MB por tamaño total de almacenamiento, formatos permitidos (png, bmp, jpg, pdf, doc, docx, xls, xlsx, ppt, pptx, zip, rar) cada archivo debe tener la estructura del nombre NumeroFactura_NombreArchivo.ext Ejemplo: FACTP7_Presupuesto.pdf.
<br>
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('''NOTA:''' durante el proceso de carga de Representación gráfica y archivos adjuntos, el portal permite la carga de otros números de documentos previamente cargados, esto si el XML en proceso de carga no requiere de estos archivos, ya que es importante conservar el límite de cantidad de archivos.
Si la carga presenta error, el asistente marca el documento en rojo o con una ‘X’ y mostrando el mensaje informativo, para visualizar el mensaje de error presentado, debe posicionar el cursor sobre la imagen del archivo ('''Ver Figura 13''').
En caso de cargar documentos incorrectos es posible actualizar los mismos desde Menú - Comprobantes - Comprobante - Acción Detalle - Adjuntos, consultando el número de documento del archivo cargado).
[[Archivo:MUPR- 7411.jpg|700px|miniaturadeimagen|center|'''Figura 13: Subir documentos XML.''']]
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Para mayor información sobre errores al subir el XML de forma manual, por favor visite el siguiente articulo en nuestra [[Preguntas_Frecuentes_HKARecepcion#Errores_comunes_presentados_al_subir_un_documento_de_forma_Manual|'''>> WIKI <<''']]
<br>


===== Subir Representación gráfica=====
[[Archivo:Figura 62.jpg|miniaturadeimagen|'''Figura 62: Subir documento Representación gráfica y Adjunto''']]
Por cada carga de Representación gráfica o anexo, se debe seleccionar el Emisor PDF o Emisor del Anexo ('''Ver Figura 14''').
Todos los archivos cargados, serán validados por los servicios de la plataforma The Factory HKA - DRecepcion. Los documentos registrados exitosamente, serán identificados con un check y los que contengan errores de estructura, datos erróneos, formato inválido u otro, serán identificados en rojo o con una ‘X’ y su mensaje informativo que se visualizarán posicionando el cursor sobre ellos ('''Ver figura 62''').
[[Archivo:MUPR- 7413.jpg|700px|miniaturadeimagen|center|'''Figura 14: Subir Representación gráfica''']]
<br>
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'''Nota''': la carga de Representación gráfica y anexos no es obligatoria.
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El asistente permitirá agregar representación gráfica y anexos mediante dos opciones:
* Arrastrar y soltar: los archivos se pueden arrastrar desde una carpeta o ubicación en el computador hasta la sección punteada.
* Carga mediante explorador de archivos: Hacer click en la sección punteada.


'''Condiciones de carga de documentos'''
[[Archivo:Figura 63.jpg|miniaturadeimagen|'''Figura 63: Subir documento Representación gráfica y Adjunto comprimido''']]
* Debe estar cargado inicialmente el documento electrónico .XML en el mismo día o días anteriores a esta carga.
Al cargar archivos con extensión .zip o .rar el porta le indicará un mensaje de informativo de responsabilidad sobre el contenido del mismo, el cual debe aceptar para generar la carga en caso de cancelar el mensaje el archivo no será cargado ('''Ver figura 63''').
* La Representación gráfica, se permite 1 archivo por proceso y por número de documentos, tamaño máximo de 1MB, formato permitido .pdf.
* Los anexos, se permite un máximo de 5 archivos con tamaño máximo de 2MB por archivo y 10MB por tamaño total de almacenamiento, formatos permitidos (png, bmp, jpg, pdf, doc, docx, xls, xlsx, ppt, pptx, zip, rar) cada archivo debe tener la estructura del nombre NumeroFactura_NombreArchivo.ext Ejemplo: FACTP7_Presupuesto.pdf.
<br>
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'''Nota:''' durante el proceso de carga de Representación gráfica y archivos adjuntos, el portal permite la carga de otros números de documentos previamente cargados, esto si el XML en proceso de carga no requiere de estos archivos, ya que es importante conservar el límite de cantidad de archivos.
En caso de cargar documentos incorrectos es posible actualizar los mismos desde Menú - Comprobantes - Comprobante - Acción Detalle - Adjuntos, consultando el número de documento del archivo cargado.
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Todos los archivos cargados, serán validados por los servicios de la plataforma The Factory HKA - DRecepción. Los documentos registrados exitosamente, serán identificados con un check y los que contengan errores de estructura, datos erróneos, formato inválido u otro, serán identificados en rojo o con una ‘X’ y su mensaje informativo que se visualizarán posicionando el cursor sobre ellos ('''Ver Figura 15''').
[[Archivo:Figura 64.jpg|miniaturadeimagen|'''Figura 64: Fin del proceso de carga''']]
[[Archivo:MUPR- 7414.jpg|700px|miniaturadeimagen|center|'''Figura 15: Subir documentos Representación Gráfica y Adjuntos.''']]
Al culminar la carga de los documentos se finaliza el proceso de carga  con el botón Siguiente y Finalizar e iniciar una nueva carga de otro documento ('''Ver figura 64''').
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Al cargar archivos con extensión .zip o .rar el porta le indicará un mensaje de informativo de responsabilidad sobre el contenido del mismo, el cual debe aceptar para generar la carga en caso de cancelar el mensaje el archivo no será cargado. ('''Ver Figura 16''').
<includeonly>=</includeonly>==Comprobantes cargados ==<includeonly>=</includeonly>
[[Archivo:MUPR- 7415.jpg|700px|miniaturadeimagen|center|'''Figura 16: Subir documentos Representación Gráfica y Adjuntos comprimido.''']]
[[Archivo:Figura 70.jpg|miniaturadeimagen|'''Figura 70: Fases de validación y aceptación de comprobantes subidos al portal''']]
<br>
Todos los comprobantes subidos en el portal DRecepción por usuario Receptor o Proveedor siguen un  flujo de validación de la plataforma y aceptación del usuario. De acuerdo a su estatus, son depositados en cuatro bandejas: Pendientes, Errados, Aceptados y Rechazados. Esto permite una gestión eficiente de los documentos entrantes (Ver Figura 29). A continuación se describen cada una de ellas ('''Ver figura 70''').
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Al culminar la carga de los documentos se finaliza el proceso de carga con el botón Siguiente y Finalizar e iniciar una nueva carga de otro documento. ('''Ver Figura 17''').
[[Archivo:Figura 71.jpg|miniaturadeimagen|'''Figura 71: Menú Comprobante''']]
[[Archivo:MUPR- 7416.jpg|700px|miniaturadeimagen|center|'''Figura 17: Subir documentos.''']]
Los comprobantes cargados se encuentran disponibles en la opción Acceso rápido  “Documentos recibidos” o desde Menú Comprobantes - Comprobante  ('''Ver figura 71''').
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<includeonly>=</includeonly>==Documentos Recibidos==<includeonly>=</includeonly>
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<center>{{#widget:YouTube|id=KiAoLalncos|width=660|height=415|}}</center>
El portal dispone de un filtro de consulta que se conforma por Estatus de documento (Pendientes, Aceptados, Rechazados y Errados), Tipo de Documento (Factura venta, Exportación, Contingencia, Notas de crédito y Débito), Proveedor, Rango de fecha de emisión o carga de documento (Inicio y Fin),  Metadatos  y Valor metadatos.
<br>
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Todos los documentos cargados en el portal DRecepción por usuario Receptor o Proveedor siguen un  flujo de validación de la plataforma y aceptación del usuario.
En particular los metadatos se listan sólo los tipos listables adicional a los asociados en la vinculación de metadatos al igual que los proveedores configurados por el receptor (Principal - Administrador) al usuario receptor con rol (Avanzado- Básico).
De acuerdo a su estatus, son depositados en cuatro bandejas: Pendientes, Errados, Aceptados y Rechazados. Esto permite una gestión eficiente de los documentos entrantes ('''Ver figura 18''').
[[Archivo:MUPR- 520.jpg|700px|miniaturadeimagen|center|'''Figura 18: Fases de validación y aceptación de comprobantes subidos al portal''']]
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<gallery mode="slideshow" caption ="Haga clic en las flechas para navegar por las diferentes pantallas">
La consulta se puede ejecutar por campo individual o en combinaciones la vista del resultado tendrá la misma estructura para todos los tipos documentos.


File:Documentos.jpg|'''1:''' Los documentos cargados se encuentran disponibles en la opción Acceso rápido “Documentos recibidos” o desde Menú Documentos/ Documentos".
En el caso que el metadatos sea de tipo Sucursal o Unidad de negocio, las condiciones de consulta son las siguientes:
   
* Si se selecciona el metadato tipo  "Sucursal" y seleccionar la lista desplegable "Valor Metadato".
File:ConsultaDocumentos.jpg|'''2:''' La primera consulta la pantalla muestra un aproximado de 2000 documentos cargados en los últimos 35 días y aún se mantienen en estatus pendiente o precargado, éstos son distribuidos en diferentes páginas con cantidad de registro entre 50, 100, 200 y 300 registros según como sea seleccionado.
* Si no se selecciona ningún valor para el metadato "Sucursal", la consulta se ejecuta con todos los documentos cuyos valor en el metadato "Sucursal" coincidan con todos los que fueron vinculados al usuario actual, además de aquellos que no contengan este tipo de metadatos.
   
* Si se selecciona un valor específico para el metadato "Sucursal", la consulta que busca los documentos con cuyo valor en el metadato "Sucursal" coincida con el valor seleccionado.
File:CamposFiltros.jpg|'''3:''' Se disponen de varios valores que pueden aplicar para aplicar el filtro de consulta de los documentos.
File:ConsultaDocumentosAvanzada.jpg|'''4:''' Para consultar documentos que superan los 35 días de carga, debe activar la opción "Búsqueda Avanzada", que permite aplicar filtros de fechas (Radicación ó Emisión) y "tipo de Proveedor" (opcional), al igual combinar los diferentes valores.
   
File:ConsultaTipoPago.jpg|'''5:''' El valor "Tipo de Pago" (Contado - Crédito) aplica en la "Búsqueda Avanzada" para consultas solo con documentos tipo Factura de venta.


  File:DatosDocumento.jpg|'''6:''' Cada registro de documento dispone de datos principales y adicionales al desplegar cada uno.
* Si se selecciona el metadato "Unidad de Negocio".
* Si no se selecciona ningún valor para el metadato "Unidad de Negocio", la consulta se ejecuta con todos los documentos que contenga cuyos valores coincidan con los que fueron vinculados al usuario actual, además de aquellos que no contengan este tipo de metadatos.  
* Si se selecciona un valor específico para el metadato "Unidad de Negocio", la consulta que busca los documentos con cuyo valor en el metadato "Unidad de Negocio" coincida con el valor seleccionado


</gallery>
* El filtro de la consulta final de documentos debe incluir la combinación simultánea de los filtros relacionados con Proveedor, Sucursal y Unidad de Negocio tal como se ha descrito en los puntos anteriores.


* Si alguno de los metadatos "Sucursal" o "Unidad de Negocio" no está asociado a la cuenta del Receptor, no se toma en cuenta en los filtros que se apliquen al momento de realizar la consulta.
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Descripción de los campos del filtro
Las condiciones de consulta por el filtro Proveedor son:
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* Estatus de documento: Aceptados, Reclamo, Pendientes, Errados, Rechazados DIAN, Pendientes Entrega a la DIAN, Acuse de Recibo, Bien o Prestación de Servicio, Todos.
* Tipo de Documento: Todos, Factura venta, Factura de Exportación, Nota de crédito, Nota de débito, entre otros.
* Número de Documento: número de documento generado se debe colocar con prefijo incluido, el uso de este valor no requiere la aplicación de otros datos para la búsqueda.
* Infodato: solo tipos listables, configurado en el Menú Catálogo/Infodatos.
* Valor: valor asignado al infodato configurado y estado activo.
* Rango de Radicación: Rango de fecha de carga del documento (Inicio y Fin) no mayor a 35 días entre fechas.
* Rango de Rango de Emisión: Rango de fecha de emisión del documento (Inicio y Fin) no mayor a 35 días entre fechas.
* Tipo de Proveedor: tipo de proveedor asignado al proveedor en el Menú Catálogo/Proveedores.
* Tipo de Pago: es el valor del tipo de pago Crédito ó Contado con el que se generó el documento, solo aplica con documentos tipo Factura de Venta
 
<div style="background-color: #e7f4fa; padding: 8px; border-left: 4px solid #009688; margin-top: 10px;">
'''Nota:''' El sistema reconoce los documentos Pos Electrónicos, documento equivalente y facturas de contingencia. '''Sin embargo, la DIAN no permite radicar eventos a estos documentos.'''
</div>
La consulta se puede seleccionar por el rango de fecha o en combinación con otros campos, el resultado tendrá la misma estructura para todos los tipos documentos, se debe tener en cuenta que el listado de documentos no sera mayor a 2000 documentos, para ver más documentos debe limitar la búsqueda.
 


* Si no se selecciona ningún proveedor de la lista, la consulta se ejecuta con todos los documentos recibidos de todos los proveedores que aparecen en la lista.


<br>
* Si se selecciona un proveedor específico, la consulta que busca los documentos, la consulta se ejecuta con los documentos recibidos de ese proveedor.
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Si un usuario receptor tiene configurado la vinculación de infodatos, el resultado serán los documentos que contengan los infodatos configurados al usuario.
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Es importante presionar el botón de Generar consulta en el lateral derecho para que la misma se ejecute con éxito, si se requiere limpiar el filtro de la consulta presione el botón Limpiar Filtro. ('''Ver figura 21''').
[[Archivo:Figura 72.jpg|miniaturadeimagen|'''Figura 72: Lista de comprobante con selección de filtro de consulta''']]
[[Archivo:MUPR- 522.jpg|700px|miniaturadeimagen|center|'''Figura 21: Lista de comprobante con selección de filtro de consulta''']]
Es importante presionar el botón de Generar consulta en el lateral derecho para que la misma se ejecute con éxito, si se requiere limpiar el filtro de la consulta presione el botón Limpiar Filtro
<br>
('''Ver figura 72''').
 
==== Códigos de error de lectura de Correo ====
 
Para obtener más información, puedes visitar la siguiente sección:
'''[[Preguntas Frecuentes HKARecepcion#Códigos de Respuesta de lectura de Correo| Códigos de Respuesta de lectura de Correo]]'''
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==== Descripción de estatus de documentos ====


[[Archivo:MUPR- 523a.jpg|1100px|miniaturadeimagen|center|'''Lista de estatus de documentos''']]
'''Documentos Pendientes''': Comprobantes que fueron validados exitosamente por la plataforma The Factory HKA - DRecepcion. Estos documentos se encuentran con un estado inicial de Radicado que cambiará al estado Entregado una vez que el usuario Receptor o Proveedor ingrese en la Acción -  Detalle del documento, adicional se mantendrán los documento que tenga un estado Recibido, En Verificación , En verificación por Emisor u otro estado configurado en el catálogo.


* '''Documentos Aceptados:''' Son todos los documentos a los que se aplico el evento Aceptado, más los que tengan en su gestión posterior a la aceptación.
'''Documentos Errados''': Comprobantes que no cumplieron con las validaciones definidas en la plataforma The Factory HKA - DRecepcion, por lo que no son considerados válidos.  


* '''Documentos Reclamo:''' Son todos los documentos a los que se les ha aplicado el estatus de Reclamo.
'''Documentos Aceptados''': Comprobantes gestionados como “Aceptados”. Este estatus es asignado por el usuario receptor (UR) mediante la funcionalidad de “Gestión” una vez  cumplido el flujo de aceptación definido para cada tipo de comprobante.  


* '''Documentos Pendientes:''' Son los documentos que han cargado al sistema de forma automatica desde el correo asi como aquellos que se cargaron manualmente desde la opción '''Subir Documentos''' en el portal, por lo anterior solo mostrara los documentos que no posean ninguna actualización de estatus.
En esta lista se mantendrán todos los documentos con estados (Aceptados, Tácitamente aceptado, Pagado, Proceso de pago) u otro estado configurado en el catálogo siempre y cuando ya haya pasado por aceptado.


* '''Documentos Errados:''' Es una lista de registros de los documentos que no cumplieron con las validaciones definidas en la plataforma The Factory HKA por lo que no son considerados válidos (XML incorrectos, NIT de receptor invalido, entre otros).
'''Documentos Rechazados''': Comprobantes gestionados con estatus “Rechazado”. Este estatus es asignado por el usuario receptor (UR) mediante la funcionalidad de “Gestión” una vez se haya cumplido el flujo de aprobación definido para cada tipo de comprobante.  


* '''Documentos Rechazados DIAN:''' Son todos documentos Rechazado por el receptor.
[[Archivo:Figura 73.jpg|miniaturadeimagen|'''Figura 73: Información adicional del documento''']]
 
Todos los documento a excepción de los errados tiene una pestaña desplegable en el lateral izquierdo con signo (+) que permite observar información adicional sobre el documento tal como: Recibido (fecha de carga del documento), Receptor (usuario que cargó el documento y Estado).  
* '''Documentos Pendientes Entrega a la DIAN:'''  Son todos los documentos que la DIAN rechazó, pero por algun motivo esta llega al cliente, por ende es un documento no valido, por lo que el sistema valida que es una factura rechazada.
('''Ver figura 73''').
 
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* '''Documentos Acuse de Recibido:''' Son todos los documentos a los que se les ha aplicado el estatus de Recibido.
 
* '''Documentos Bien o Prestación de Servicio:''' Son todos los documentos a los que se les ha actualizado al evento de Bien o Prestación de Servicio.


* '''Documentos Todos:''' Con este filtrado vas a poder observar '''Todos''' los documentos cargados en el portal en los últimos 7 días o 250 documentos como maximo.
<includeonly>=</includeonly>==Gestión de Comprobantes ==<includeonly>=</includeonly>
<br>
[[Archivo:Figura 74.jpg|miniaturadeimagen|'''Figura 74: Representación del documento electrónico''']]
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En el resultado de la consulta de los comprobantes todos los documentos tendrán disponible la acción Descargar XML y Detalle a excepción de los errados que dispone de sólo Detalle, esto dependerá de los permisos configurados y rol que tenga el usuario.


Todos los documento a excepción de los errados contienen:
La acción “Descargar XML” permite bajar el documento a un directorio local.
* Pestaña desplegable en el lateral izquierdo con signo (+) que permite observar información adicional sobre el documento tal como: Recibido (fecha de carga del documento), Receptor (usuario que cargó el documento y Estado).
La acción “detalle”  despliega una nueva página para la visualización y gestión del comprobante. Esta página contiene tres pestañas (Representación, Adjuntos y Gestión) ('''Ver figura 74''').
* Acciones:
** Descargar XML: permite bajar el documento a un directorio local.  
** Detalle del documento: despliega una nueva página para la visualización y gestión del comprobante.
Los documentos errados solo dispone del Detalle, esto dependerá de los permisos y rol que tenga el usuario ('''Ver figura 22''').
[[Archivo:MUPR- 523.jpg|700px|miniaturadeimagen|center|'''Figura 22: Información adicional del documento''']]
<br>
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==== Detalle del Comprobante ====
[[Archivo:Figura 75.jpg|miniaturadeimagen|'''Figura 75: Detalle del documento -  Representación del documento electrónico''']]
 
'''Representación''': Proporciona hasta tres formas para visualizar y revisar el comprobante recibido: Vista de los Datos Principales del documento (extraídos del XML cargado, sirve para verificar que la representación gráfica está acorde a los datos de la factura), Representación gráfica (Si fue subido por el Emisor, también puede ser cargada manualmente por Usuario Receptor) y XML (al pulsar Mostrar XML) ('''Ver figura 75''').
Es donde inicia la gestión del documento seleccionado, dispone de dos secciones:
* Datos del documento: los datos relacionado al documento consultado:
** Razón Social.
** Número de identificación.
** Versión del Documento.
** Tipo de documento.
** Número de documento.
** Fecha de emisión.
** Total de la factura.
* Detalle del documento: dispone de tres pestañas:
** Representación.
** Adjuntos.
** Infodatos.
** Gestión.
** Presenta de forma visual en formato XML el documento electrónico y la representación gráfica sólo si fue cargada ('''Ver figura- 524''').
[[Archivo:MUPR- 524.jpg|700px|miniaturadeimagen|center|'''Figura 23:  Detalle del documento''']]
<br>
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===== Representación =====
Proporciona hasta tres formas para visualizar y revisar el comprobante recibido.
* Datos del documento: se detallan los datos principales del documento, Razón social, número de identificación, versión del documento, tipo de documento, número de documento, fecha de emisión, total de la factura y CUFE.
* Representación del documento electrónico (XML): se muestra la información del documento en formato XML .
* Representación gráfica del documento: se muestra de forma original el formato de la representación gráfica y disponible para descargar e imprimir, solo si fue cargada en el proceso o posteriormente ('''Ver figura 24''').
[[Archivo:MUPR- 525.jpg|700px|miniaturadeimagen|center|'''Figura 24: Representación del documento electrónico''']]
<br>
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===== Adjuntos =====
'''Adjuntos''': Permite Subir, Descargar o Eliminar la representación gráfica y los anexos asociados al comprobante. La herramienta permite agregar archivos mediante dos opciones.  
Permite Subir, descargar o eliminar la representación gráfica y los anexos asociados al comprobante. La herramienta permite agregar archivos mediante dos opciones.  


* Arrastrar y soltar (drag and drop): los archivos se pueden arrastrar desde una carpeta o ubicación en el computador hasta la sección punteada.
* Arrastrar y soltar (drag and drop): los archivos se pueden arrastrar desde una carpeta o ubicación en el computador hasta la sección punteada.
Línea 273: Línea 167:
* Representación Gráfica: El nombre del Archivo debe ser exactamente el número del documento con extensión .pdf, tamaño máximo de 1 MB y cantidad máxima de archivo 1.
* Representación Gráfica: El nombre del Archivo debe ser exactamente el número del documento con extensión .pdf, tamaño máximo de 1 MB y cantidad máxima de archivo 1.
* Anexos:  Permite un máximo de 5 archivos con tamaño máximo de 2 MB por archivo y 10MB por tamaño total de almacenamiento, formatos permitidos (png, bmp, jpg, pdf,  doc, docx, xls, xlsx, ppt, pptx, zip, rar) cada archivo debe tener la estructura del nombre '''NumeroFactura_NombreArchivo.ext''' Ejemplo: FACTP7_Presupuesto.pdf.
* Anexos:  Permite un máximo de 5 archivos con tamaño máximo de 2 MB por archivo y 10MB por tamaño total de almacenamiento, formatos permitidos (png, bmp, jpg, pdf,  doc, docx, xls, xlsx, ppt, pptx, zip, rar) cada archivo debe tener la estructura del nombre '''NumeroFactura_NombreArchivo.ext''' Ejemplo: FACTP7_Presupuesto.pdf.
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<br>
Cada tipo documento cargado se visualiza en la lista correspondiente del lateral derecho una vez se refresque la pantalla. Las representaciones gráficas tiene la disponibilidad de descarga y la acción de eliminación del archivo para una nueva carga y los anexos tiene la disponibilidad de descarga y las acciones de editar el nombre y eliminación ('''Ver figura 25''').
[[Archivo:MUPR- 526.jpg|700px|miniaturadeimagen|center|'''Figura 25: Detalle del documento -  Representación del documento electrónico''']]
<br>
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===== Infodatos =====
[[Archivo:Figura 76.jpg|miniaturadeimagen|'''Figura 76: ''']]
Es donde se permite asignar o modificar infodatos al documento, si existen infodatos obligatorios todos deben ser seleccionados para realizar la modificación o asignación de lo contrario seleccionar los infodatos deseados ('''Ver figura 26''').
Cada tipo documento cargado se visualiza en la lista correspondiente del lateral derecho una vez se refresque la pantalla. Las representaciones gráficas tiene la disponibilidad de descarga y la acción de eliminación del archivo para una nueva carga y los anexos tiene la disponibilidad de descarga y las acciones de editar el nombre y eliminación ('''Ver figura 76''').
[[Archivo:MUPR- 527.jpg|700px|miniaturadeimagen|center|'''Figura 26: Detalle del documento -  Infodatos Post- radicación ''']]
<br>
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Ya seleccionados y agregados todos los infodatos requeridos y no requeridos,  presionar guardar para que se tomen los cambios y  se listen en el lateral derecho con la información nombre, valor del infodato y  Creado por, Actualizado Por Fecha de actualización ('''Ver figura 27''').
[[Archivo:Figura 76.jpg|miniaturadeimagen|'''Figura 76: Detalle del documento -  Adjuntos''']]
[[Archivo:MUPR- 528.jpg|700px|miniaturadeimagen|center|'''Figura 27: Detalle del documento -  Infodatos Post- radicación ''']]
Cada tipo documento cargado se visualiza en la lista correspondiente del lateral derecho una vez se refresque la pantalla. Las representaciones gráficas tiene la disponibilidad de descarga y la acción de eliminación del archivo para una nueva carga y los anexos tiene la disponibilidad de descarga y las acciones de editar el nombre y eliminación ('''Ver figura 76''').
<br>
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Si se requiere actualizar algún valor de infodato previamente cargado, es posible enviar el nuevo valor seleccionando nuevamente el infodato ('''Ver figura 28''').
[[Archivo:Figura 77.jpg|miniaturadeimagen|'''Figura 77: Detalle del documento -  Metadatos Post- radicación ''']]
[[Archivo:MUPR- 529.jpg|700px|miniaturadeimagen|center|'''Figura 28: Detalle del documento -  Actualizar infodatos Post-radicación ''']]
'''Metadatos''': Es donde el portal permite asignar metadatos al documento radicado previamente sin metadatos, se debe tener en cuenta seleccionar todos los metadatos requeridos y activos  configurados en el catálogo. Nota: no es posible enviar un metadato con diferentes valores ''Ver figura 77''').
<br>
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===== Gestión =====
[[Archivo:Figura 78.jpg|miniaturadeimagen|'''Figura 78: Detalle del documento -  Metadatos Post- radicación ''']]
En esta sección se presenta de manera organizada toda la información relacionada con el documento, incluyendo su estatus actual, los eventos registrados, el estado legal en la DIAN y el historial de cambios realizados.
Ya seleccionados y agregados todos los metadatos requeridos y no requeridos, presionar guardar para que se tomen los cambios y se listen en el lateral derecho con la información nombre, valor del metadato y  Creado por, Actualizado Por Fecha de actualización'''Ver figura 78''').
 
<br>
Además, permite a la empresa receptora mantener el control y seguimiento de las acciones gestionadas sobre el documento.
 
<br>
En la siguiente imagen puede observar los tres grupos de información mencionados anteriormente.
'''Ver Pantalla Gestion'''
[[Archivo:Gestion.png|700px|miniaturadeimagen|center|'''Gestión: Detalle documento - Gestión''']]
 
<br>
1- En el primer grupo de información se visualizan los datos principales del documento:
* '''# Caso o Radicado''': código identificador único asignado al documento en el momento de la carga al portal.
* '''Tipo de documento''': nombre del tipo de documento
* '''Nro de documento''': número de factura o nota crédito/débito. Incluye prefijo + consecutivo de documento autorizados por la DIAN.
* '''ID''': código identificador único asignado al documento en el momento de la carga.
* '''Nombre''': nombre o razón social del emisor del documento.
* '''Fecha de emisión''': fecha de generación del documento
* '''Fecha de recepción''': fecha de carga del documento al portal.
* '''Monto''': monto total del documento.
* '''Estatus actual''': estado actual del documento toma el valor Pendiente (Sin eventos aprobados) o el último estatus Dian aprobado.
* '''Estatus de pago''': Valor actualmente en construcción.
 
<br>
'''Ver Pantalla Datos principales del documento'''
[[Archivo:Informacion.png|700px|miniaturadeimagen|center|'''Información: Detalle documento - Gestión - Datos principales del documento''']]
 
 
<br>
2- En el segundo grupo de información, se visualiza la información del '''Estado legal del documento en la DIAN'''.
* '''Estatus del documento en RADIAN''': : se visualiza del último estado actual del evento aprobado en la RADIAN.
* '''Estado del documento en DIAN''': información de los datos del documento en la DIAN.
** Código del Estado de la Factura en la DIAN: es el código de respuesta de aprobación o rechazo del documento.
** Documento Valido en la DIAN: se informa si el documento es válido en el DIAN.
** Número del Documento: número de factura o nota crédito/débito. Incluye prefijo + consecutivo de documento autorizados por la DIAN.
** CUFE/CUDE del Documento: Código Único del documento, elemento que verifica la integridad de la información.
** Número de Identificación del Emisor: número de identificación del emisor del documento.
** Tipo de Identificación del Emisor: código de identificación del emisor del documento.
** Número de Identificación del Receptor: número de identificación del receptor del documento.
** Tipo de Identificación del Receptor: código de identificación del receptor del documento.
* '''Eventos''': se detalla la información por cada evento asignado al documento.
** Código del Evento: código del evento registrado.
** Descripción del Evento: descripción del evento registrado.
** Fecha del Evento: fecha del evento registrado.
** Número del Evento: número del Evento generado
** CUDE del Evento: código Único de Documento Electrónico, (en adelante CUDE) del evento.
** Emisor del evento: razón social, tipo identificador y número de identificador del emisor del evento.
** Receptor del Evento: razón social, tipo identificador y número de identificador del receptor del evento.
 
<br>
'''Ver Estado legal del documento en la DIAN'''
<gallery mode="slideshow">
Archivo:DocumentoDian_SinEventos.png|'''Pantalla 1:''' En el grupo "Estado legal del documento" se indica si el documento existe en la DIAN y si aún no tiene eventos registrados.
Archivo:DocumentoDian_Noexiste.png|'''Pantalla 2:''' De igual forma, cuando el documento no existe en los registros de la DIAN, se mostrará el mensaje: '''TrackId no existe en los registros de la DIAN''', en este caso, se recomienda validar la información directamente con el emisor del documento.
Archivo:EstadoLegalDocumento.png|'''Pantalla 3:''' Cuando el documento ya contiene eventos, se habilitan tres grupos de información: el Estatus del documento en RADIAN, el Estado del documento en la DIAN y los Eventos registrados. Cada uno de estos grupos puede desplegarse para consultar el detalle de la información correspondiente.
Archivo:EstatusDocumentoRadian.png|'''Pantalla 4:''' Al presionar en '''Estatus del documento en RADIAN''', se despliega el estado de la respuesta emitida por la DIAN frente al evento registrado. Por ejemplo, para el evento Acuse de recibo o Recibo del bien y prestación del servicio, se mostrará el mensaje: "207 - Documento Recibido".
Archivo:EstadoLegalDocumentoAcep.png|'''Pantalla 5:''' Si el documento contiene el evento de Aceptación Expresa (DIAN) aprobado, se mostrará el estado de la respuesta emitida por la DIAN: "208 - Documento Aceptado".
Archivo:EstadoLegalDocumentoReclamo.png|'''Pantalla 6:''' Si el documento contiene el evento de Reclamo (DIAN) aprobado, se muestra el estado de la respuesta del evento en la DIAN: "206 - Documento reclamado".
Archivo:EstadoDocumentoDian.png|'''Pantalla 7:''' Al presionar en '''Estado del documento en DIAN''', se despliega la información de los datos del documento en la DIAN.
Archivo:GestionEventos.png|'''Pantalla 8:''' Al presionar en '''Eventos''', se despliega la información de todos los eventos asignados al documento.
 
</gallery>
 
<br>
3- El tercer grupo de información corresponde al historial de los eventos asociados al documento:
 
* '''Fecha de registro''': es la fecha en que se registra cada acción aplicada al documento, como Cargado,Entregado o algún estatus asignado.
 
* '''Creado por''': correo electrónico del usuario receptor que aplica el cambio de estatus.
 
*'''Estatus''': estatus asignado al documento. Existen dos estatus que se asignan automáticamente por el sistema: Cargado y Entregado. El estatus Cargado se asigna al momento de la carga exitosa del documento, mientras que el estatus Entregado se asigna cuando un usuario receptor consulta el detalle del documento.
 
*'''Comentarios''': comentario asignado al momento de asignar un estatus.
 
*'''Estado del documento''': se describe el estado actual del evento en la DIAN, como Pendiente de envío, Entregado o Rechazado por la DIAN.
 
*'''Acciones''': se encuentran las acciones de descarga de los ApplicationResponse, tanto el enviado (que se genera al enviar el evento) como el recibido (respuesta de la DIAN). Ambos son descargables.
<br>
'''Ver Pantalla Historial de eventos'''
[[Archivo:GestionHistorial.png|700px|miniaturadeimagen|center|'''Historial: Detalle documento - Gestión - Historial de eventos''']]
 
<br>
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El portal permite la asignación de eventos DIAN de dos formas: el envío de evento por evento y el envío de eventos con un solo clic.
[[Archivo:Figura 79.jpg|miniaturadeimagen|'''Figura 79: Detalle del documento -  Gestión ''']]
 
'''Gestión''':  En esta sección se muestra la información más relevante del comprobante recibido y una tabla con el histórico de las operaciones realizadas sobre el documento, indicando fecha,  responsable, estatus y comentarios, el estatus inicial de un documento previamente cargado es Radicado pasando a Entregado ya al momento de ingresar en Gestión, siendo éste su último estado ('''Ver figura 79''').
En el envío de evento por evento, se selecciona un evento y este será enviado a la DIAN. Una vez aceptado, el usuario puede continuar con el envío de los próximos eventos.
 
En el envío de eventos con un solo clic, se puede seleccionar un evento final, y se enviarán automáticamente todos los eventos requeridos para la aprobación del evento seleccionado.
 
Valide las condiciones, formas y pasos en [[Asignación_de_estatus/eventos_a_Factura_de_Recepción#Asignación_de_estatus/eventos_a_Factura_de_Recepción| Asignación de estatus/eventos a Factura_de_Recepción]].
 
<br>
A continuación se describen los eventos y estatus permitidos según el estatus actual del documento.
 
{| class="wikitable"
|+ Estatus del documento y eventos disponibles
|-
! Estatus actual
! Eventos disponibles
! Eventos enviados
|-
| rowspan="2" |Pendiente
| Acuse de recibo (DIAN).  
| Se envía solo el evento Acuse de recibo (DIAN). 
|-
| Aceptación Expresa (DIAN).
| Se envían los eventos Acuse de recibo (DIAN),  Acuse de recibo del bien o prestación del servicio (DIAN) y  Aceptación Expresa (DIAN).
|-
| rowspan="3" |Acuse de recibo (DIAN)
| Acuse de recibo del bien o prestación del servicio (DIAN).
| Se envía solo el evento Acuse de recibo del bien o prestación del servicio (DIAN).
|-
| Aceptación Expresa (DIAN)
| Se envían los eventos Acuse de recibo del bien o prestación del servicio (DIAN) y  Aceptación Expresa (DIAN).
|-Aceptación Expresa (DIAN).
|-
| Estatus '''Personalizado''' configurados en el Orden del catálogo estatus.
| Se asigna estatus personalizado seleccionado.
|-
| rowspan="3" |Acuse de recibo del bien o prestación del servicio (DIAN)
| Acuse de Reclamo (DIAN)
| Se envía solo el evento Acuse de Reclamo (DIAN).
|-
| Aceptación Expresa (DIAN)
| Se envía solo el evento Acuse de Aceptación Expresa (DIAN).
|-Aceptación Expresa (DIAN)
|-
| Estatus '''Personalizado''' configurados en el Orden del catálogo estatus.
| Se asigna estatus personalizado seleccionado.
|-
| Aceptación Expresa (DIAN)
| Estatus '''Personalizado''' configurados en el Orden del catálogo estatus.
| Se asigna estatus personalizado seleccionado.
|-
| Reclamo (DIAN)
| Estatus '''Personalizado''' configurados en el Orden del catálogo estatus.
| Se asigna estatus personalizado seleccionado.
|-
|}
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{{clear}}


Los estatus personalizados se limitarán únicamente cuando la asignación de estatus se realice de forma individual. Si un documento no contiene todos los eventos DIAN aprobado y se encuentra en un estatus personalizado, podrá continuar con los estatus DIAN faltantes.
[Archivo:Figura 80.jpg|miniaturadeimagen|'''Figura 80: Ventana de Gestión del Documento''']]
 
La Acción '''Verificar''', despliega una ventana que permite la gestión del comprobante ('''Ver figura 80'''), con las siguientes características:
 
* Estatus: Estado para asignar al documento, estos estados son los estándar del portal mas los de gestión del cliente registrados en el catálogo status.
<includeonly>=</includeonly>== Subir documentos vía CUFE ==<includeonly>=</includeonly>
- Aceptado
 
- En Verificación
Para cargar en su portal HKA recepción sus documentos mediante el CUFE o UUID puede seleccionar en el menú lateral izquierdo la opción "Obtener documentos de la DIAN".
- En Verificación por Emisor
<br>
- Rechazado
 
- Tácitamente aceptado
[[Archivo:DVRP CARGA CUFE 1.png|200px|centro]]
- Administración
 
- Caja
Si el receptor cuenta con el CUFE del documento emitido por su proveedor puede incluirlo en el sistema diligenciando los datos:
- Contabilidad, entre otros.
<br>
[[Archivo:DVRP CARGA CUFE 2.png|900px|centro]]
 
Una vez que se ingresa el CUFE se va a mostrar el siguiente mensaje '''Tenga en cuenta que los documentos recibidos por esta vía serán firmados por usted como receptor y no por el proveedor'''.
 
Los documentos descargados por el receptor serán firmados por el receptor en su portal de receptor pero son descargados directamente desde la DIAN.
 
Una vez el documento se ha cargado correctamente podrá ser visualizado en la sección de documentos.


{| class="wikitable" style =" margin: 0 auto; width: 60%;"
* Detalle: Descripción de observaciones relacionado con el estatus.
|+ style ="font-size: 115%;"| Mensajes de error que se pueden presentar según la respuesta de la DIAN.
|-
!Código !! Mensaje
|-
|Se obtiene de la DIAN el XML del documento electrónico - Código 200|| Ha obtenido de manera exitosa el documento desde la DIAN y ha sido cargado en el sistema.
|-
|Se obtiene el código 99|| El documento solicitado se encuentra rechazado por la DIAN, no puede ser cargado en el sistema
|-
|Se obtiene el código 66|| El CUFE ingresado no se encuentra registrado en la DIAN
|-
|Se obtiene el código 100|| En este momento la DIAN no responde, por favor intente más tarde
|-
|Se obtiene el código 98|| El documento se está procesando en la DIAN, por favor intente de nuevo más tarde
|-
|Se obtiene el código 202 || No se pudo obtener un ApplicationResponse de la DIAN, solicite a su proveedor que envíe el documento
|-
|Se obtiene un código desconocido|| Error desconocido
|}


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{{clear}}

Revisión del 19:05 21 abr 2025

Carga de comprobantes electrónicos Usuario Receptor (UR)

Figura 50: Ruta para acceder al Subir Documentos

Para subir comprobantes electrónicos desde el portal de recepción, Para ello, el portal cuenta con la opción "Subir Documentos”, al cual se accede desde el menú: Comprobantes (Ver figura 50).

Figura 51: Asistente para subir documentos

El portal permitirá agregar archivos en formato XML, Representación Gráfica y Archivos adjuntos por medio de un asistente que solicitará el ingreso de metadato (opcional) aplicando para documentos requeridos por el cliente, Subir XML, Subir Representación Gráfica o Anexos (Ver figura 51).

Figura 52: Selección de metadato.

Si un documento requiere el envío de metadatos estos deben ser seleccionados en el campo Metadato de la funcionalidad Metadata, se debe tener en cuenta que al enviar metadatos se deben seleccionar todos los requeridos configurados en el Catálogo Metadatos (Ver figura 52).

Figura 53: Selección de valor de metadato

Si el metadato es de tipo lista se listaran todos los valores configurados en el campo Valor Metadato (Ver figura 53).

Figura 54: Agregar metadato

Ya seleccionado el metadato se debe agregar a la lista del asistente con el botón (+), donde estará disponible la acción eliminar en caso de ser necesario (Ver figura 54).

Figura 55: Selección metadato tipo valor

Si el metadato no es de lista debe ingresar el valor del correspondiente en el campo Valor, dependiendo del tipo de metadato configurado el campo recibirá datos tipo Fecha, Caracteres alfanuméricos o numérico (Ver figura 55).

Figura 56: Metadatos seleccionados

Al tener todos los metadatos requeridos y opcionales en la lista, continuar con el botón siguiente para subir el documento XML(Ver figura 56).

Figura 57: Subir documento XML

En Subir documentos el portal permitirá agregar archivos en formato XML mediante dos opciones (Ver figura 57).

  • Arrastrar y soltar (drag and drop): los archivos se pueden arrastrar desde una carpeta o ubicación en el computador hasta la sección punteada.
  • Carga mediante explorador de archivos: Hacer click en la sección punteada.
  • Es obligatorio realizar la carga inicial del archivo XML antes de cargar la Representación gráfica y archivos adjuntos.
  • La carga de archivo XML sólo puede ser cargado una sola vez por número de documentos.
  • Cantidad y formatos permitidos de documentos es de 1 archivo con tamaño máximo de 1MB, formato permitido .XML.
Figura 58: Subir documento XML

Cuando se cargue el archivo XML con éxito éste será identificado por un check, para cargar otro documento regresar a la opción de Metadata y refrescar la pantalla (Ver figura 58).

Figura 59: Subir documento XML

En caso de algún error presentado con el documento serán identificados en rojo o con una ‘X’ y su mensaje informativo, para visualizar el mensaje de error presentado, debe posicionar el cursor sobre la imagen del archivo (Ver figura 59).

Figura 60: Subir documento XML

Cuando se carga un documento con metadatos y entre ellos falta agregar alguno que es requerido, el documento se cargará exitosamente sin metadatos e indicará un mensaje correspondiente al problema que se visualizará posicionando el cursor sobre la imagen del archivo, esta imagen se identificará con un icono de información color verde (Ver figura 60).

(NOTA: actualmente se está desarrollando mejoras sobre este punto).

Figura 61: Subir documento Representación gráfica y Adjunto

Si se requiere asignar metadatos adicionales al documento estos pueden ser asignados desde Catálogo Comprobantes - Comprobante - Acción detalle del documento - pestaña Metadatos. Ya cargado un archivo de forma exitosa, se continúa con el botón siguiente para cargar la representación gráfica o anexos asociados al documento u otro documento XML previamente, esta carga es opcional de no requerir se continúa hasta el final del asistente. Para realizar una carga de documentos exitosos se debe seleccionar el emisor del mismo el cual se listará en el recuadro superior de cada sección del tipo documento (Emisor del PDF, Emisor del PDF ). Nota: por cada carga de un nuevo documento tipo anexo se debe seleccionar el emisor, ya que puede ser relacionado a otro documento y emisor previamente cargado (Ver figura 61).

La carga de documentos de representación gráfica y anexos se ejecutan mediante dos opciones:

  • Arrastrar y soltar (drag and drop): los archivos se pueden arrastrar desde una carpeta o ubicación en el computador hasta la sección punteada.
  • Carga mediante explorador de archivos: Hacer click en la sección punteada.

La Representación gráfica permite un máximo de 1 archivo con tamaño máximo de 1MB, formato permitido .pdf y el nombre debe ser el número del XML.

Los archivos adjuntos permiten un máximo de 5 archivos con tamaño máximo de 2MB por archivo y 10MB por tamaño total de almacenamiento, formatos permitidos (png, bmp, jpg, pdf, doc, docx, xls, xlsx, ppt, pptx, zip, rar) cada archivo debe tener la estructura del nombre NumeroFactura_NombreArchivo.ext Ejemplo: FACTP7_Presupuesto.pdf.

(NOTA: durante el proceso de carga de Representación gráfica y archivos adjuntos, el portal permite la carga de otros números de documentos previamente cargados, esto si el XML en proceso de carga no requiere de estos archivos, ya que es importante conservar el límite de cantidad de archivos. En caso de cargar documentos incorrectos es posible actualizar los mismos desde Menú - Comprobantes - Comprobante - Acción Detalle - Adjuntos, consultando el número de documento del archivo cargado).


Figura 62: Subir documento Representación gráfica y Adjunto

Todos los archivos cargados, serán validados por los servicios de la plataforma The Factory HKA - DRecepcion. Los documentos registrados exitosamente, serán identificados con un check y los que contengan errores de estructura, datos erróneos, formato inválido u otro, serán identificados en rojo o con una ‘X’ y su mensaje informativo que se visualizarán posicionando el cursor sobre ellos (Ver figura 62).

Figura 63: Subir documento Representación gráfica y Adjunto comprimido

Al cargar archivos con extensión .zip o .rar el porta le indicará un mensaje de informativo de responsabilidad sobre el contenido del mismo, el cual debe aceptar para generar la carga en caso de cancelar el mensaje el archivo no será cargado (Ver figura 63).

Figura 64: Fin del proceso de carga

Al culminar la carga de los documentos se finaliza el proceso de carga con el botón Siguiente y Finalizar e iniciar una nueva carga de otro documento (Ver figura 64).

Comprobantes cargados

Figura 70: Fases de validación y aceptación de comprobantes subidos al portal

Todos los comprobantes subidos en el portal DRecepción por usuario Receptor o Proveedor siguen un flujo de validación de la plataforma y aceptación del usuario. De acuerdo a su estatus, son depositados en cuatro bandejas: Pendientes, Errados, Aceptados y Rechazados. Esto permite una gestión eficiente de los documentos entrantes (Ver Figura 29). A continuación se describen cada una de ellas (Ver figura 70).

Figura 71: Menú Comprobante

Los comprobantes cargados se encuentran disponibles en la opción Acceso rápido “Documentos recibidos” o desde Menú Comprobantes - Comprobante (Ver figura 71).


El portal dispone de un filtro de consulta que se conforma por Estatus de documento (Pendientes, Aceptados, Rechazados y Errados), Tipo de Documento (Factura venta, Exportación, Contingencia, Notas de crédito y Débito), Proveedor, Rango de fecha de emisión o carga de documento (Inicio y Fin), Metadatos y Valor metadatos.

En particular los metadatos se listan sólo los tipos listables adicional a los asociados en la vinculación de metadatos al igual que los proveedores configurados por el receptor (Principal - Administrador) al usuario receptor con rol (Avanzado- Básico).

La consulta se puede ejecutar por campo individual o en combinaciones la vista del resultado tendrá la misma estructura para todos los tipos documentos.

En el caso que el metadatos sea de tipo Sucursal o Unidad de negocio, las condiciones de consulta son las siguientes:

  • Si se selecciona el metadato tipo "Sucursal" y seleccionar la lista desplegable "Valor Metadato".
  • Si no se selecciona ningún valor para el metadato "Sucursal", la consulta se ejecuta con todos los documentos cuyos valor en el metadato "Sucursal" coincidan con todos los que fueron vinculados al usuario actual, además de aquellos que no contengan este tipo de metadatos.
  • Si se selecciona un valor específico para el metadato "Sucursal", la consulta que busca los documentos con cuyo valor en el metadato "Sucursal" coincida con el valor seleccionado.
  • Si se selecciona el metadato "Unidad de Negocio".
  • Si no se selecciona ningún valor para el metadato "Unidad de Negocio", la consulta se ejecuta con todos los documentos que contenga cuyos valores coincidan con los que fueron vinculados al usuario actual, además de aquellos que no contengan este tipo de metadatos.
  • Si se selecciona un valor específico para el metadato "Unidad de Negocio", la consulta que busca los documentos con cuyo valor en el metadato "Unidad de Negocio" coincida con el valor seleccionado
  • El filtro de la consulta final de documentos debe incluir la combinación simultánea de los filtros relacionados con Proveedor, Sucursal y Unidad de Negocio tal como se ha descrito en los puntos anteriores.
  • Si alguno de los metadatos "Sucursal" o "Unidad de Negocio" no está asociado a la cuenta del Receptor, no se toma en cuenta en los filtros que se apliquen al momento de realizar la consulta.

Las condiciones de consulta por el filtro Proveedor son:

  • Si no se selecciona ningún proveedor de la lista, la consulta se ejecuta con todos los documentos recibidos de todos los proveedores que aparecen en la lista.
  • Si se selecciona un proveedor específico, la consulta que busca los documentos, la consulta se ejecuta con los documentos recibidos de ese proveedor.
Figura 72: Lista de comprobante con selección de filtro de consulta

Es importante presionar el botón de Generar consulta en el lateral derecho para que la misma se ejecute con éxito, si se requiere limpiar el filtro de la consulta presione el botón Limpiar Filtro (Ver figura 72).


Documentos Pendientes: Comprobantes que fueron validados exitosamente por la plataforma The Factory HKA - DRecepcion. Estos documentos se encuentran con un estado inicial de Radicado que cambiará al estado Entregado una vez que el usuario Receptor o Proveedor ingrese en la Acción - Detalle del documento, adicional se mantendrán los documento que tenga un estado Recibido, En Verificación , En verificación por Emisor u otro estado configurado en el catálogo.

Documentos Errados: Comprobantes que no cumplieron con las validaciones definidas en la plataforma The Factory HKA - DRecepcion, por lo que no son considerados válidos.

Documentos Aceptados: Comprobantes gestionados como “Aceptados”. Este estatus es asignado por el usuario receptor (UR) mediante la funcionalidad de “Gestión” una vez cumplido el flujo de aceptación definido para cada tipo de comprobante.

En esta lista se mantendrán todos los documentos con estados (Aceptados, Tácitamente aceptado, Pagado, Proceso de pago) u otro estado configurado en el catálogo siempre y cuando ya haya pasado por aceptado.

Documentos Rechazados: Comprobantes gestionados con estatus “Rechazado”. Este estatus es asignado por el usuario receptor (UR) mediante la funcionalidad de “Gestión” una vez se haya cumplido el flujo de aprobación definido para cada tipo de comprobante.

Figura 73: Información adicional del documento

Todos los documento a excepción de los errados tiene una pestaña desplegable en el lateral izquierdo con signo (+) que permite observar información adicional sobre el documento tal como: Recibido (fecha de carga del documento), Receptor (usuario que cargó el documento y Estado). (Ver figura 73).

Gestión de Comprobantes

Figura 74: Representación del documento electrónico

En el resultado de la consulta de los comprobantes todos los documentos tendrán disponible la acción Descargar XML y Detalle a excepción de los errados que dispone de sólo Detalle, esto dependerá de los permisos configurados y rol que tenga el usuario.

La acción “Descargar XML” permite bajar el documento a un directorio local. La acción “detalle” despliega una nueva página para la visualización y gestión del comprobante. Esta página contiene tres pestañas (Representación, Adjuntos y Gestión) (Ver figura 74).

Figura 75: Detalle del documento - Representación del documento electrónico

Representación: Proporciona hasta tres formas para visualizar y revisar el comprobante recibido: Vista de los Datos Principales del documento (extraídos del XML cargado, sirve para verificar que la representación gráfica está acorde a los datos de la factura), Representación gráfica (Si fue subido por el Emisor, también puede ser cargada manualmente por Usuario Receptor) y XML (al pulsar Mostrar XML) (Ver figura 75).


Adjuntos: Permite Subir, Descargar o Eliminar la representación gráfica y los anexos asociados al comprobante. La herramienta permite agregar archivos mediante dos opciones.

  • Arrastrar y soltar (drag and drop): los archivos se pueden arrastrar desde una carpeta o ubicación en el computador hasta la sección punteada.
  • Carga mediante explorador de archivos: Hacer click en la sección punteada.

El formato de nombre de archivos y cantidad son los siguientes:

  • Representación Gráfica: El nombre del Archivo debe ser exactamente el número del documento con extensión .pdf, tamaño máximo de 1 MB y cantidad máxima de archivo 1.
  • Anexos: Permite un máximo de 5 archivos con tamaño máximo de 2 MB por archivo y 10MB por tamaño total de almacenamiento, formatos permitidos (png, bmp, jpg, pdf, doc, docx, xls, xlsx, ppt, pptx, zip, rar) cada archivo debe tener la estructura del nombre NumeroFactura_NombreArchivo.ext Ejemplo: FACTP7_Presupuesto.pdf.
Figura 76:

Cada tipo documento cargado se visualiza en la lista correspondiente del lateral derecho una vez se refresque la pantalla. Las representaciones gráficas tiene la disponibilidad de descarga y la acción de eliminación del archivo para una nueva carga y los anexos tiene la disponibilidad de descarga y las acciones de editar el nombre y eliminación (Ver figura 76).

Figura 76: Detalle del documento - Adjuntos

Cada tipo documento cargado se visualiza en la lista correspondiente del lateral derecho una vez se refresque la pantalla. Las representaciones gráficas tiene la disponibilidad de descarga y la acción de eliminación del archivo para una nueva carga y los anexos tiene la disponibilidad de descarga y las acciones de editar el nombre y eliminación (Ver figura 76).

Figura 77: Detalle del documento - Metadatos Post- radicación

'Metadatos: Es donde el portal permite asignar metadatos al documento radicado previamente sin metadatos, se debe tener en cuenta seleccionar todos los metadatos requeridos y activos configurados en el catálogo. Nota: no es posible enviar un metadato con diferentes valores Ver figura 77).

Figura 78: Detalle del documento - Metadatos Post- radicación 
Ya seleccionados y agregados todos los metadatos requeridos y no requeridos,  presionar guardar para que se tomen los cambios y  se listen en el lateral derecho con la información nombre, valor del metadato y  Creado por, Actualizado Por Fecha de actualizaciónVer figura 78).
Figura 79: Detalle del documento - Gestión

Gestión: En esta sección se muestra la información más relevante del comprobante recibido y una tabla con el histórico de las operaciones realizadas sobre el documento, indicando fecha, responsable, estatus y comentarios, el estatus inicial de un documento previamente cargado es Radicado pasando a Entregado ya al momento de ingresar en Gestión, siendo éste su último estado (Ver figura 79).

[Archivo:Figura 80.jpg|miniaturadeimagen|Figura 80: Ventana de Gestión del Documento]] La Acción Verificar, despliega una ventana que permite la gestión del comprobante (Ver figura 80), con las siguientes características:

  • Estatus: Estado para asignar al documento, estos estados son los estándar del portal mas los de gestión del cliente registrados en el catálogo status.

- Aceptado - En Verificación - En Verificación por Emisor - Rechazado - Tácitamente aceptado - Administración - Caja - Contabilidad, entre otros.

  • Detalle: Descripción de observaciones relacionado con el estatus.
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