Configuración por Catálogos - Portal DRecepción Validación Previa
Proveedores
Para la recepción de comprobantes electrónicos, la plataforma The Factory HKA - DRecepción permite al usuario receptor invitar y activar proveedores que requieran cargar y gestionar documentos enviados a sus clientes.
Para acceder al catálogo de proveedores. Ir a Catálogos →Proveedores. (Ver Figura 1). En esta pantalla se listarán todos los proveedores que confirmen la invitación enviada, se disponen de los datos de cada proveedor:
- Tipo de cliente: Tipo de persona Natural o Jurídica.
- Razón social: Razón social del proveedor.
- Tipo documento: Tipo de documento del proveedor, (NIT, Registro civil, Cédula extranjera, etc..).
- Número de documento: Número de documento identificador del cliente.
- Estatus: Activo o Inactivo.
- Detalle: Detalle de los datos de la invitación.
- Eliminar invitación: Elimina eliminar invitación.
nota: las acciones desactivar estatus y eliminar la invitación, se dispone para los usuarios receptor con Rol Administrador con los permisos activos Cambiar estatus de invitaciones y Eliminar invitaciones correspondientemente. El botón de Enviar invitación se dispone para los usuarios receptor con Rol Administrador y Avanzado con el permiso activo de Enviar invitación.
Para visualizar las invitaciones enviadas en el catálogo Proveedores, presione Invitaciones se listarán todas las invitaciones realizadas con los datos:
- Razón social:razón social del proveedor.
- Correo: Correo electrónico del proveedor invitado.
- Estatus: Estatus de la invitación.
- Correo (reenviar correo)
- Detalle: Se muestra el detalle de los datos del proveedor
- Eliminar invitación: elimina la invitación enviada.
(Ver Figura 2).
En esta sección puede seleccionar uno de los modos de invitación, Individual para invitaciones de proveedores uno a uno o Masiva para enviar a una lista de proveedores.
nota: Actualmente la Invitación Masiva se encuentra en periodo de desarrollo. (Ver Figura 3).
Invitación Individual
Para enviar una nueva invitación presione Enviar invitación, complete los datos según el tipo de persona, presiona enviar para el correspondiente envío de la invitación vía correo electrónico para confirmar la misma. (Ver Figura 4).
| Campo | Persona Natural | Persona Jurídica |
|---|---|---|
| Primer nombre | 3 - 30 Caracteres alfabético | |
| Apellido | 3 - 30 Caracteres alfabético | |
| Razón Social | 3 - 100 Caracteres alfanumérico | |
| Correo | correo válido | correo válido |
| Comentario | máximo de 200 caracteres alfanumérico | máximo de 200 caracteres alfanumérico |
Una vez enviada la invitación esta se registra en el listado con estatus pendiente y se actualizara a aceptada una vez que el proveedor confirme la invitación enviada a su correo electrónico y complete el registro para la activación de su cuenta. (Ver Figura 6).
En la opción de correo se muestra con una carta de correo electrónico para reenviar el correo de invitación en caso que al proveedor no le llegue la invitación, este reenvío será al mismo correo ingresado en la invitación, si se requiere enviar a otro correo la invitación debe ser eliminada y realizar una nueva con el nuevo correo.
Invitación Masiva
Esta funcionalidad permite enviar invitaciones a múltiples proveedores (máximo cien por cada operación). Cada proveedor invitado deberá completar el formulario de registro mediante enlace enviado al correo (Ver Figura 5).
Al realizar el envío de las invitaciones, se reflejarán en el portal con el estatus pendiente y se actualizaran como aceptada una vez que cada proveedor confirma la invitación, complete el registro para la activación de su cuenta (Ver Figura 6).
nota: las invitaciones que permanezcan como pendientes los proveedores correspondiente no se visualizarán en el catálogo ni podrán subir comprobantes electrónicos. Si el usuario Receptor desea eliminar la invitación, la dejará sin efecto.
Estatus
En este catálogo se permite agregar un máximo de 20 estatus personalizados que manejará la empresa para la gestión y control de los documentos.
Para agregar nuevos estatus debe ser con un usuario Rol Administrador que disponga con el permiso activo de Crear Estatus. El portal dispone de 10 estatus estándar que se deben tener en cuenta para no afectar el proceso y no repetir los nombre. Ir a Catálogos → Estatus. (Ver Figura 7).
| Estatus estandar |
|---|
| Radicado |
| Entregado |
| Recibido |
| En verificación |
| En verificación por Emisor |
| Otro |
| Aceptado |
| Proceso de pago |
| Pagado |
| Rechazado |
Para agregar un nuevo estatus presione Agregar estatus. Se mostrara un formulario el cual debe diligenciar con la información de su estatus personalizado: (Ver Figura 8).
- Nombre: valor alfanumérico con un Máx. de 50 caracteres
- Descripción: valor alfanumérico con un Máx. de 50 caracteres
- Orden: Valor numérico menor o igual a 999
- Código: Valor numérico menor o igual a 999
por selección tiene las opciones Visible al proveedor, Notificación (al proveedor) y observación que permiten visualizar, notificar e incluir observaciones al proveedor.
Ejemplo de estatus personalizados:
- Proceso
- Administración
- Contabilidad
En la gestión de cada comprobante Pendiente o Aceptado, podrá hacerse uso de los estatus configurados. (Ver Figura 9).
Metadatos
Los metadatos son un grupo de datos que puedes tener valores adicionales útil para complementar información a los documentos electrónicos. La asociación de metadatos no son obligatorios para la carga de los documentos electrónicos, sin embargo la empresa receptora tiene la opción de configurar metadatos obligatorios y opcionales para la gestión y control de sus documentos.
El catálogo metadatos dispone de 23 metadatos para ser configurado, esta funcionalidad la tendrá disponible el usuario principal Receptor y usuarios con Rol Administrador, los usuarios con rol Básico y Avanzado tendrán el modo solo consulta.
Para ingresar al catálogo Ir al Menú inicial- Catálogo - Metadatos. (Ver Figura 27).
En esta pantalla se listaran todos los metadatos que tenga asociado la cuenta con la información:
- Nombre propio: Se describe el nombre propio ingresado por el usuario receptor para identificar el metadatos.
- Listable: Se describe (SI - NO) si el metadato es listable o no listable para identificar si contiene varios valores.
- Requerido: Se describe (SI - NO), identifica el metadato como obligatorio.
- Acciones: Editar Metadato, es la acción de modificar la configuración del metadatos, activar o desactivar como Requerido, cambiar nombre, agregar nuevo valor y activar o desactivar valores. (Ver Figura 28).
Para asociar un nuevo metadatos, presiones Asociar Metadatos.
El portal presentará lista de 23 metadatos estándar de tipo listables y no listables que permitirá configurar según las necesidades de la empresa, estos formarán parte de la validación en la radicación de documentos. (Ver Figura 29).
A continuación se muestra la lista de los metadatos con la referencia de tipo de datos y cantidades que debe tener en cuenta al momento de asociar.
| Código Metadatos | Nombre Genérico | Nombre Propio | Tipo listable | Valor |
|---|---|---|---|---|
| 1 | Sucursal | alfanumérico, 1..80 | Si | alfanumérico, 1..80 |
| 2 | Unidad de Costo | alfanumérico, 1..80 | Si | alfanumérico, 1..80 |
| 3 | Línea de Negocio | alfanumérico, 1..80 | Si | alfanumérico, 1..80 |
| 4 | Región | alfanumérico, 1..80 | Si | alfanumérico, 1..80 |
| 5 | Ubicación Geográfica | alfanumérico, 1..80 | No | alfanumérico, 1..N |
| 6 | IntegerCustom1 | alfanumérico, 1..80 | No | numéricos enteros, 1..16 |
| 7 | RealCustom1 | alfanumérico, 1..80 | No | numérico con decimales, 1..10p(4) |
| 8 | DateCustom1 | alfanumérico, 1..80 | No | AAAA-MM-DD |
| 9 | DateTimeCustom1 | alfanumérico, 1..80 | No | AAAA-MM-DD HH:MM:SS |
| 10 | StringCustom1 | alfanumérico, 1..80 | No | alfanumérico, 1..N |
| 11 | StringCustom2 | alfanumérico, 1..80 | No | alfanumérico, 1..N |
| 12 | StringCustom3 | alfanumérico, 1..80 | No | alfanumérico, 1..N |
| 13 | StringCustom4 | alfanumérico, 1..80 | No | alfanumérico, 1..N |
| 14 | StringCustom5 | alfanumérico, 1..80 | No | alfanumérico, 1..N |
| 15 | StringListedCustom1 | alfanumérico, 1..80 | Si | alfanumérico, 1..80 |
| 16 | StringListedCustom2 | alfanumérico, 1..80 | Si | alfanumérico, 1..80 |
| 17 | StringListedCustom3 | alfanumérico, 1..80 | Si | alfanumérico, 1..80 |
| 18 | StringListedCustom4 | alfanumérico, 1..80 | Si | alfanumérico, 1..80 |
| 19 | StringListedCustom5 | alfanumérico, 1..80 | Si | alfanumérico, 1..80 |
| 20 | IntegerCustom2 | alfanumérico, 1..80 | No | numéricos enteros, 1..16 |
| 21 | RealCustom2 | alfanumérico, 1..80 | No | numérico con decimales, 1..10p(4) |
| 22 | DateCustom2 | alfanumérico, 1..80 | No | AAAA-MM-DD |
| 23 | DateTimeCustom2 | alfanumérico, 1..80 | No | AAAA-MM-DD HH:MM:SS |
Para configurar los metadatos, presionar la acción Asociar que se encuentra en el lateral derecho de cada metadato requerido. (Ver Figura 30).
Al asociar metadatos tipo lista se presenta la pantalla con los campos fijos (Código Metadatos, Nombre Genérico) y campos disponibles para la configuración (Nombre Propio, Requerido) donde en Nombre Propio es el nombre asignado por el usuario y el check de requerido que indicará si el metadato es obligatorio, adicional se debe agregar un valor propio en el campo Valor1 que se activa presionando el botón con el signo (+) permitiendo así crear la lista del mismo metadato con diferentes valores, cada metadato puede conFigurarse de forma activo e inactivo indicándolo con el check. (Ver Figura 31).
La asociación de metadatos que no son listable tendrá disponible la conFiguración de Nombre propio y activación si es requerido, el valor será indicado en la funcionalidad Comprobante- Subir documentos- Metadatos, ya es donde solicita el valor correspondiente. (Ver Figura 32).
Por cada asociación de metadatos, el portal mostrará la lista de los mismos configurados al receptor donde estarán disponible con la acción Editar en caso de requerir cambios o agregar nuevo valor a los metadatos tipo lista. (Ver Figura 33)
Todos los metadatos activos listable o no listable estarán disponible en la funcionalidad Comprobantes- Subir documentos - Metadato para ser radicado junto un documento XML que se requiera.
nota: los metadatos marcados como requeridos, será de selección obligatoria para la carga del documento electrónico.
