El portal de Vinculación o Inscripción permite a los clientes poder formalizar su proceso por primera vez con The Factory HKA Colombia, por medio de el pueden registrar los datos de la empresa, representante legal, vendedor y enviar los documentos requeridos para iniciar el proceso dentro de la empresa.
Paso a paso se indicara los datos solicitados para ser registrados y ser procesado en el portal de inscripción.
Es importante que tengan en consideración:
El documento requerido para el proceso se genera de forma automática
Es importante que el representante legal este en el proceso porque debe realizar la firma electrónica del documento en el momento del registro.
Es importante tener el código del vendedor al momento de realizar el registro.
El RUT que vayan a utilizar en el proceso debe ser descargado directamente de la DIAN.
la Cámara de comercio no debe tener mas de 1 mes de generada.
PASOS PARA REALIZAR EL REGISTRO
Inicio
En la pestaña de inicio se da a conocer la política de tratamientos de los datos, es importante que lean y verifiquen esta información, lo cual da una información detallada sobre el uso y la protección que darán con dichos datos.
Imagen 1: Pantalla de Inicio
Al haber leído bien detalladamente la información la política de datos basado con la ley 1581 de 2012, se requiere que Acepten y que estén de Acuerdo con las políticas de tratamientos de datos.
Al dar la opción de estar de acuerdo con la política de tratamiento de datos.
Se genera una pequeña ventana de información, donde se especifica bien el registro del sistema, detallando bien los documentos que se requieren tener para completar el registro. Es importante leer bien esta información, para tener en cuenta lo que se requiere del registro. Dar opción de continuar… y SIGUIENTE.
Ventana de información
ANTES DE EMPEZAR Es importante que tengan en consideración:
Se recomienda tener en cuenta que antes de continuar con el registro se debe tener a mano los documentos que nos solicitan para poder subirlas en el portal, el Representante legal debe estar disponible para este proceso y dar continuar con el registro.
Estos Documentos que deben ser cargados los cuales son:
Cédula del representante Legal
RUT (No superior a 2Mb)
Comprobante de pago
Carta Notariada
Formato de vinculación con The Factory HKA
EMPRESA
En esta pestaña se da el registro de la empresa obteniendo los datos de la empresa
Seleccionando Tipo de persona, Si es persona Natural se registran los siguientes Datos:
Imagen 2: Tipo de persona natural
Nombre
Apellido
Tipo de documento
Número de documento
Imagen 3: Pantalla de Inicio
Seleccionando Tipo de persona, Si es persona Jurídica se registran los siguientes Datos:
Imagen 4: Tipo de persona jurídica
Razón social
Nombre Comercial
Tipo de documento
Número de documento
Dígito verificador
Imagen 5: Datos Empresa Tipo persona jurídica
Una vez, registrado los datos damos SIGUIENTE
REPRESENTANTE
En esta pestaña vamos a encontrar y vamos a diligenciar los Datos del representante legal que son con los siguientes datos:
Tipo de documento
Imagen 6: Tipo de documento representante
Número de Documento
Nombre
Apellido
Imagen 7: Datos del representante
Luego, se requiere agregar los correos, y números telefónicos del representante legal con tal de que se pueda recibir la notificación correspondiente, ya que el portal enviará un Código de a la emisión del Certificado Digital
Se requiere correo de pagos, y de facturas si son diferentes o son los mismos
Imagen 8: Datos de Contacto Representante
Cuando estemos ingresando el correo electrónico del representante, el sistema nos dará una pequeña información sobre el campo requerido.
Imagen 9: Ventana de información del correo del representante
Se requiere leer bien esta información, para lograr entender el uso que se le dará al correo electrónico previamente registrado, lo cual marcamos que Hemos leído y estamos de acuerdo Check con dicha información y damos CONTINUAR
Debemos tener en cuenta que en este correo se estará enviando notificaciones que requiere el sistema para validar
También tenemos el campo de un correo (opcional) si así lo requerimos.
APODERADO:
En el siguiente campo seleccionamos (posee apoderado), si no poseemos apoderado, seleccionamos que NO y le damos SIGUIENTE, para continuar a la siguiente pestaña
Imagen 10: No posee Apoderado
Si poseemos apoderado, debemos seleccionar en SÍ y llenamos los datos del apoderado correspondientes
REQUISITO:
Debemos tener en cuenta que SI poseemos apoderado el portal solicitará documentos de dicho apoderado.
Imagen 11: Si posee Apoderado
Imagen 12: Datos del apoderado Persona Jurídica
Si es persona Jurídica llenamos los siguientes datos:
Imagen 13: Datos del Apoderado Persona Jurídica
Imagen 14: Tipo de documento del representante
Imagen 15: Datos del apoderado representante Persona Jurídica
Si el tipo de persona es Natural, se llena el número de identificación y su Dígito verificador con los demás datos. y le damos SIGUIENTE
Imagen 16: Datos del apoderado representante Persona Natural
UBICACIÓN
En esta pestaña llenamos los datos de la ubicación:
Imagen 17: Departamento en Datos de Ubicación
Imagen 18: Datos de Ubicación
COMERCIAL
En esta pestaña, llenamos la información del aliado comercial, indicando:
Medio de Adquisición,
Imagen 19: Medio de Adquisición
Su vendedor
Su código de agencia
(El código requerido, puede obtener más información con su asesor comercial para obtener dicha información)
y le damos VALIDAR, para verificar el aliado
Imagen 20: Datos del comercial
Aparecerá la Validación del código de Agencia, para seguir con el proceso, daremos CONTINUAR y SIGUIENTE
Imagen 21: Ventana de información validación codigo de agencia
DOCUMENTOS
En esta pestaña cargamos los Documentos correspondientes para el registro correspondiente
En Total son 5 Documentos que deben ser cargados los cuales son:
Cédula del representante Legal
RUT (No superior a 2Mb)
Comprobante de pago
Carta Notariada
Formato de vinculación con The Factory HKA
Adjuntamos dichos documentos:
Cédula del representante Legal
damos en examinar, buscamos el respectivo documento y le damos ABRIR.
Imagen 22: Carga de documento EXAMINAR Documento de Identidad del Representante Legal
Imagen 23: Abrir Documento de Identidad del Representante Legal
Podemos visualizar el documento subido de la siguiente manera, de igual manera podemos ver una vista previa detallada del documento dando Click en la lupa
Imagen 24: Lupa para visualizar Documento de Identidad del Representante Legal
Se puede dar una vista previa más detallada el documento que adjuntamos, podemos utilizar las herramientas señaladas para ver mejor el :: documento
Imagen 25: Visualización del Documento de Identidad del Representante Legal
RUT
damos en EXAMINAR, buscamos el respectivo documento y le damos ABRIR.
Igualmente podemos realizar una respectiva vista previa del documento
Imagen 26: Abrir Documento RUT
Imagen 27: Lupa para visualizar del Documento RUT
Comprobante de pago
damos en EXAMINAR, buscamos el respectivo documento y le damos ABRIR
Imagen 28: Abrir el Documento Comprobante de Pago
Imagen 29: Lupa para visualizar Documento Comprobante de Pago
Carta Notariada
damos en EXAMINAR, buscamos el respectivo documento y le damos ABRIR
Imagen 30: Abrir documento Carta Notariada
Imagen 31: Lupa para visualizar el Documento Carta Notariada
Formato de vinculación con The Factory HKA
damos en EXAMINAR, buscamos el respectivo documento y le damos ABRIR
Imagen 32: Abrir documento de Formato de Vinculación TFHKA
Imagen 33: Lupa para visualizar el documento de Formato de vinculación
Adjuntamos dichos documentos si poseemos (APODERADO):
Cédula del Apoderado
damos en EXAMINAR, buscamos el respectivo documento y le damos ABRIR
Imagen 34: Abrir documento de identidad del Apoderado
Imagen 35: Lupa para visualizar el documento de identidad del Apoderado
RUT del apoderado
damos en EXAMINAR, buscamos el respectivo documento y le damos ABRIR
Imagen 36: Abrir documento de Rut del apoderado
Imagen 37: Lupa para visualizar el documento de Rut del Apoderado
Poder conferido del apoderado
damos en EXAMINAR, buscamos el respectivo documento y le damos ABRIR
Imagen 38: Abrir documento de poder conferido Apoderado
Imagen 39: Lupa para visualizar el documento Poder Conferido del Apoderado
Documento de confianza del apoderado, DILIGENCIADO A MANO
(Es importante aclarar que este documento NO se firma electrónicamente) damos en EXAMINAR, buscamos el respectivo documento y le damos ABRIR
Imagen 40: Abrir documento de Documento de Confianza Apoderado
Imagen 41: Lupa para visualizar el documento de Confianza del Apoderado
Acá seleccionamos el Tipo de formato de vinculación de acuerdo con la información de dicho documento
Imagen 42: Tipo de Formato De vinculación
Podemos también agregar un comentario si así lo deseamos
Por último le damos VALIDAR
Imagen 43: Selección del tipo de formato de Vinculación
Esperamos que la plataforma valide los documentos que ingresamos
Imagen 44: Validando Documentos Por favor esperar
Una vez que haya validado los documentos, se genera un cuadro donde puede validar y verificar si los datos de la empresa sean exactamente los mismo que aparecen en el RUT, si estamos de acuerdo damos Click en VALIDAR
Imagen 45: Ventana de información Validación de datos
Una vez validado los datos correctamente damos Click en SIGUIENTE
Imagen 46: Dar siguiente para continuar
Se genera otro cuadro con información del documento de confianza que genera el sistema de acuerdo con la información suministrada, es muy importante leer bien esta información ya que se tiene en cuenta el Firmado electrónico.
Damos Click en CONTINUAR
Imagen 47: Ventana de información del documento de Confianza
VISTA PREVIA
En esta pestaña nos da una vista previa de la generación del documento de confianza según con los datos suministrados para dar continuidad con el firmado del documento
Imagen 48: Vista previa del documento de Confianza
Imagen 49: Envio del Documento de confianza
Una vez que hayamos verificado el documento damos Click en ENVIAR
Nos genera un cuadro dando indica sobre el código de autenticación que fue enviado al correo electrónico del Representante que registramos en el sistema.
Damos Click en CONTINUAR
Imagen 50: Ventana de información sobre el código de autenticación enviado al correo Representante Legal
Nos dirigimos a nuestro Correo electrónico para ver el código de autenticación generado. El correo que nos llegará con el asunto
Código de autenticación
Imagen 51: Correo The Factory HKA Código de Autenticación
Vemos el correo electrónico, y podemos leer información detalladamente sobre el proceso de la firma electrónica
Imagen 52: Abrir correo Código de Autenticación
Ingresamos el Código que nos llegó por el correo y validamos el re CAPTCHA
Damos Click en FINALIZAR
Imagen 53: Validar Código de Autenticación, reCAPTCHA
El portal estará cargando y guardando dicho documento para tenerlo en cuenta
El documento será enviado por el mismo correo que nos llegó el código de autenticación, el mismo que registramos.
Nos genera un recuadro dándonos información del proceso. Lo cual, se ha guardado y firmado exitosamente y enviado al respectivo correo electrónico
Imagen 54: Ventana de información sobre el guardado y firmado el documento Exitosamente al Correo del Representante Legal
Verificamos el correo electrónico, el Asunto que nos llega es
Documento de Confianza'
Procedemos a abrir el correo y en la parte inferior entramos el Documento de Confianza generado por el sistema.
Imagen 55: Asunto correo Documento de confianza al Representante Legal
Procedemos a descargar dicho documento para tenerlo presente, ya que se puede requerir más adelante.
Imagen 56: Opción para Descargar el Documento de confianza
SOPORTE
Cualquier novedad que se les pueda presentar en el portal pueden observar en la parte superior derecha como lo muestra la siguiente imagen para obtener información..
Podemos dar Click
Imagen 57: Principal icono de soporte:: Imagen 57: icono de soporte
Podemos obtener apoyo durante el proceso comunicándonos a través de las siguientes canales:
