Manual de Usuario Portal De Inscripción The Factory HKA

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Descripción del portal de inscripción

El portal de Vinculación o Inscripción de The Factory HKA Colombia S.A.S. permite a nuestros clientes formalizar su proceso de registro inicial. A través de este portal, los clientes pueden registrar los datos de su empresa, representante legal y vendedor, además de enviar los documentos requeridos para dar inicio al proceso dentro de nuestra empresa.
Es importante que tengan en consideración los siguientes puntos clave:

1. El portal genera automáticamente el documento necesario para el proceso de inscripción. Esto garantiza que todos los datos relevantes se incluyan de manera precisa y eficiente.
2. La presencia del representante legal es fundamental durante el proceso de registro. Este deberá realizar la firma electrónica del documento en el momento del registro, lo cual es un requisito obligatorio para completar el proceso de inscripción.
3. Para llevar a cabo el registro de manera adecuada, es necesario contar con el código del vendedor correspondiente. Este código deberá ser proporcionado al momento de realizar el registro en el portal.
4. El Registro Único Tributario (RUT) que se utilice en el proceso de inscripción debe ser descargado directamente de la DIAN (Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales). Esto garantiza la validez y actualidad de la información tributaria proporcionada.
5. Es importante tener en cuenta que el certificado de la Cámara de Comercio no debe tener más de 1 mes de generación al momento de realizar el registro. Esto asegura que la información sea actual y refleje el estado legal de la empresa.

Nuestro portal de inscripción está diseñado específicamente para clientes nuevos que deseen comenzar a trabajar con The Factory HKA Colombia. A través de este proceso, garantizamos una gestión eficiente y precisa de los datos y documentos necesarios para formalizar su relación comercial con nuestra empresa.

Pasos para realizar el registro

Inicio

Se proporciona información sobre la política de tratamiento de datos. Es crucial que lo lean y verifiquen, ya que en ella se detalla el uso y la protección que se dará a los datos recopilados. Es fundamental estar informado acerca de cómo se manejará la información personal y cómo se respetará la privacidad de cada usuario.

• Para garantizar el cumplimiento de la ley 1581 de 2012 y la política de protección de datos, es necesario que ustedes acepten y estén de acuerdo con nuestras políticas de tratamiento de datos. Por favor, seleccionen la opción que indica su conformidad con la política de tratamiento de datos.

Una vez que seleccionen esta opción, se desplegará una pequeña ventana informativa donde se detalla el proceso de registro en nuestro sistema y se especifican los documentos necesarios para completar dicho registro. Es importante leer cuidadosamente esta información. Luego, podrán continuar seleccionando la opción Continuar y luego Siguiente.

Consideraciones ANTES DE EMPEZAR:

Se recomienda tener en cuenta que antes de continuar con el registro se debe tener a mano los documentos que nos solicitan para poder subirlas en el portal, el Representante legal debe estar disponible para este proceso y dar continuar con el registro.

Estos Documentos que deben ser cargados los cuales son:

• Cédula del representante Legal
• RUT (No superior a 2Mb)
• Comprobante de pago
• Carta Notariada
• Formato de vinculación con The Factory HKA

Empresa

En esta pestaña se da el registro de la empresa obteniendo sus datos según el tipo de persona

• Seleccionamos Tipo de persona, Si es persona Natural o Si es persona Jurídica se registran los siguientes Datos:
• Una vez, registrado los datos damos SIGUIENTE

Si es Tipo de persona Natural	Si es Tipo de persona jurídica
Datos a diligenciar:	Datos a diligenciar:
Nombre Apellido Tipo de documento Número de documento	Razón social Nombre Comercial Tipo de documento Número de documento Dígito verificador

Representante

En esta pestaña vamos a encontrar y vamos a diligenciar los Datos del representante legal que son con los siguientes datos:

Tipo de Documento	Datos a diligenciar:
	Número de Documento Nombre Apellido

• Luego, se requiere agregar los correos, y números telefónicos del representante legal con tal de que se pueda recibir la notificación correspondiente, ya que el portal enviará un Código de a la emisión del Certificado Digital
• Se requiere correo de pagos, y de facturas si son diferentes o son los mismos

• Cuando estemos ingresando el correo electrónico del representante, el sistema nos dará una pequeña información sobre el campo requerido.

• Se requiere leer bien esta información, para lograr entender el uso que se le dará al correo electrónico previamente registrado, lo cual marcamos que Hemos leído y estamos de acuerdo
  
  con dicha información y damos CONTINUAR

• Debemos tener en cuenta que en este correo se estará enviando notificaciones que requiere el sistema para validar
• También tenemos el campo de un correo (opcional) si así lo requerimos.

APODERADO

• En el siguiente campo, podemos seleccionar la opción ¿Posee apoderado? Si no contamos con un apoderado, seleccionamos NO y luego hacemos clic en SIGUIENTE para avanzar a la siguiente pestaña.

• En caso de contar con un apoderado, debemos seleccionar SÍ y completar los datos correspondientes del apoderado.

Es importante tener en cuenta que, si poseemos un apoderado, el portal solicitará los siguientes documentos como requisito:

1. Documento de identidad del apoderado.
2. Documento de confianza del apoderado.
3. Poder conferido al apoderado.
4. RUT del apoderado.

• Si es persona Jurídica llenamos los siguientes datos:

• Si el tipo de persona es Natural, por favor complete el campo de número de identificación junto con su Dígito verificador, además de los demás datos requeridos. Luego, haga clic en SIGUIENTE para continuar.

Ubicación

En esta pestaña llenamos los datos de la ubicación:

Comercial

En esta pestaña, llenamos la información del aliado comercial, indicando:

• Medio de Adquisición
• Su vendedor
• Su código de agencia
  • (Para obtener más información, le recomendamos contactar a su asesor comercial, quien podrá proporcionarle dicha información adicional.)

y le damos VALIDAR, para verificar el aliado

Aparecerá la Validación del código de Agencia, para seguir con el proceso, daremos CONTINUAR y SIGUIENTE

Documentos

En esta pestaña, procedemos a cargar los documentos correspondientes para dar continuidad a la inscripción. Es importante tener en cuenta que los documentos no deben exceder los 2 MB de tamaño. En total, se deben cargar 5 documentos, los cuales son los siguientes:

1. Cédula del representante Legal.
2. RUT (no debe superar los 2 MB).
3. Comprobante de pago.
4. Carta notariada.
5. Formato de vinculación con The Factory HKA.

Adjuntar documentos:

• Cédula del representante Legal

Para adjuntar los documentos, siga estos pasos:

1. Haga clic en el botón "Examinar" o "Buscar" para buscar el documento correspondiente.
2. Seleccione el archivo y haga clic en "Abrir" para adjuntarlo.

• Podemos visualizar el documento subido de la siguiente manera, de igual manera podemos ver una vista previa detallada del documento dando Click en la lupa

• Se puede dar una vista previa más detallada el documento que adjuntamos, podemos utilizar las herramientas señaladas para ver mejor el documento

• RUT

Para adjuntar los documentos, siga estos pasos:

1. Haga clic en el botón "Examinar" o "Buscar" para buscar el documento correspondiente.
2. Seleccione el archivo y haga clic en "Abrir" para adjuntarlo.

Igualmente podemos realizar una respectiva vista previa del documento

• Comprobante de pago

Para adjuntar los documentos, siga estos pasos:

1. Haga clic en el botón "Examinar" o "Buscar" para buscar el documento correspondiente.
2. Seleccione el archivo y haga clic en "Abrir" para adjuntarlo.

• Carta Notariada

Para adjuntar los documentos, siga estos pasos:

1. Haga clic en el botón "Examinar" o "Buscar" para buscar el documento correspondiente.
2. Seleccione el archivo y haga clic en "Abrir" para adjuntarlo.

• Formato de vinculación con The Factory HKA

Para adjuntar los documentos, siga estos pasos:

1. Haga clic en el botón "Examinar" o "Buscar" para buscar el documento correspondiente.
2. Seleccione el archivo y haga clic en "Abrir" para adjuntarlo.

Adjuntar documentos si poseemos APODERADO:

• Cédula del Apoderado

Para adjuntar los documentos, siga estos pasos:

1. Haga clic en el botón "Examinar" o "Buscar" para buscar el documento correspondiente.
2. Seleccione el archivo y haga clic en "Abrir" para adjuntarlo.

• RUT del apoderado

Para adjuntar los documentos, siga estos pasos:

1. Haga clic en el botón "Examinar" o "Buscar" para buscar el documento correspondiente.
2. Seleccione el archivo y haga clic en "Abrir" para adjuntarlo.

• Poder conferido del apoderado

Para adjuntar los documentos, siga estos pasos:

1. Haga clic en el botón "Examinar" o "Buscar" para buscar el documento correspondiente.
2. Seleccione el archivo y haga clic en "Abrir" para adjuntarlo.

• Documento de confianza del apoderado, DILIGENCIADO A MANO

(Es importante aclarar que este documento NO se firma electrónicamente) Para adjuntar el documento, siga estos pasos:

1. Haga clic en el botón "Examinar" o "Buscar" para buscar el documento correspondiente.
2. Seleccione el archivo y haga clic en "Abrir" para adjuntarlo.

En esta sección, seleccionamos el tipo de formato de vinculación de acuerdo con la información del documento correspondiente.
Además, si lo deseamos, podemos agregar un comentario adicional.
Una vez completado este paso, procedemos a hacer clic en el botón VALIDAR para verificar el proceso.

Esperamos que la plataforma valide los documentos que ingresamos

Una vez que haya validado los documentos, se genera un cuadro donde puede validar y verificar si los datos de la empresa sean exactamente los mismo que aparecen en el RUT, si estamos de acuerdo damos Click en VALIDAR

Una vez validado los datos correctamente damos Click en SIGUIENTE

Se generará otro cuadro con información del documento de confianza que es generado por el sistema, basado en la información proporcionada. Es de suma importancia leer detenidamente esta información, ya que se toma en cuenta el Firmado Electrónico.

A continuación, hacemos clic en el botón CONTINUAR para proceder.

Vista Previa

En esta pestaña nos da una vista previa de la generación del documento de confianza según con los datos suministrados para dar continuidad con el firmado del documento

• Una vez que hayamos verificado el documento, hacemos clic en el botón ENVIAR.

Esto nos generará un cuadro con instrucciones sobre el código de autenticación que ha sido enviado al correo electrónico del Representante Legal registrado en el sistema.

Luego, hacemos clic en el botón CONTINUAR para proceder.

• Nos dirigimos a nuestro Correo electrónico para ver el código de autenticación generado. El correo que nos llegará con el asunto

Código de autenticación

• Vemos el correo electrónico, y podemos leer información detalladamente sobre el proceso de la firma electrónica

• Ingresamos el Código que nos llegó por el correo y validamos el re CAPTCHA
• Damos Click en FINALIZAR

• El portal estará cargando y guardando dicho documento para tenerlo en cuenta
• El documento será enviado por el mismo correo que nos llegó el código de autenticación, el mismo que registramos.
• Nos genera un recuadro dándonos información del proceso. Lo cual, se ha guardado y firmado exitosamente y enviado al respectivo correo electrónico

• Verificamos el correo electrónico, el Asunto que nos llega es

Documento de Confianza

• Procedemos a abrir el correo y en la parte inferior entramos el Documento de Confianza generado por el sistema.

• Procedemos a descargar dicho documento para tenerlo presente, ya que se puede requerir más adelante.

Soporte

• Cualquier novedad que se les pueda presentar en el portal pueden observar en la parte superior derecha como lo muestra la siguiente imagen para obtener información..
• Podemos dar Click

• Podemos obtener apoyo durante el proceso comunicándonos a través de las siguientes canales: