Catálogos - Portal HKANómina
El menú “Catálogos” contiene el catálogo principal del sistema
- Trabajadores
Trabajadores
En el Catálogo de Clientes Ud. podrá visualizar y gestionar la lista de clientes que se encuentran registrados en el aplicativo Podrá realizar búsquedas y distintas acciones en un registro en específico de la lista de sus clientes. Para acceder debe ir a Catálogos → Trabajadores
- Editar: Permite editar el registro para ser modificado en caso de que se requiera la actualización de la información o corrección de algún dato.
Agregar un nuevo Trabajador
Para agregar un nuevo registro de un Trabajador presione Agregar Trabajador. Se mostrara un formulario el cual debe diligenciar con la información de su cliente.
Datos Generales
Se debe completar todos los campos obligatorios. Los campos que son obligatorios tienen un asterisco (*) al lado izquierdo del nombre del campo: Ej.
- Primer Nombre.
- Código Trabajador: Número de identificación que se designa a la creación del trabajador.
- Primer Nombre: Nombre del trabajador.
- Otros nombre: segundo o más nombres que tenga el trabajador
- Primer Apellido
- Segundo Apellido
- Tipo Identificación: Tipos de identificación existentes y aprobados por el sistema.
* Registro Civil * Tarjeta de Identidad * Cédula ciudadanía * Tarjeta de Extranjería * Cédula de Extranjería * NIT * Pasaporte * Documento Identificación Extranjero * NUIP * NIT de otro país * PEP * Permiso Protección Temporal
- Número documento:
- País
- Departamento
- Ciudad
- Dirección
- Correo
- Tipo de trabajador: En esta opción podremos escoger el tipo de trabajador al que este esta clasificado:
* Dependiente * Servicio doméstico * Madre comunitaria * Aprendices de SENA en etapa lectiva * Funcionarios públicos sin tope máximo de ibc * Aprendices de SENA en etapa productiva * Profesor de establecimiento profesional * Estudiantes solo aporte a riesgos laborales * Dependiente entidades o universidades públicas con régimen especial en salud * Cooperados o precooperativas de trabajo asociados * Trabajador dependiente de entidades beneficiarios del sistema general de participantes- aportes patronales * Trabajador de tiempo parcial * Prepensionado de entidad en liquidación * Prepensionado con aporte voluntario a salud * Estudiantes de prácticas laborales en el sector público
- SubTipo Trabajo:
* No aplica * dependiente pensionado por vejez activo
- Tipo Contrato:
* Término Fijo * Término Indefinido * Obra o labor * Aprendizaje * Prácticas o pasantías
- Alto Riesgo Pensión
- Salario Integral
- Sueldo
- Periodo Nómina
* Semanal * Decenal * Catorcenal * Quincenal * Mensual * Otro
- Fecha Ingreso: Se debe colocar la fecha de ingreso del trabajador a la empresa
- Fecha Retiro: Se debe colocar la fecha de retiro o culminación de contrato
- Forma de Pago
* Contado * Método de Pago - Instrumento no definido - Crédito ACH - Débito ACH - Reversión débito de demanda ACH - Reversión crédito de demanda ACH - Crédito de demanda ACH - Débito de demanda ACH - Mantener - Clearing Nacional o Regional - Efectivo - Reversión Crédito Ahorro - Reversión Débito Ahorro - Crédito Ahorro - Débito Ahorro - Bookentry Crédito - Bookentry Débito - Concentración de la demanda en efectivo/Desembolso Crédito (CCD) - Concentración de la demanda en efectivo/Desembolso Crédito (CCD) débito - Crédito Pago Negocio corporativo (CTP) - Cheque - Proyecto bancario - Proyecto bancario certificado - Cheque bancario - Nota Cambiaria esperando aceptación - Cheque certificado - Cheque Local - Débito Pago Negocio Corporativo (CTP) - Crédito Negocio Intercambiario Corporativo (CTX) - Débito Negocio Intercambiario Corporativo (CTX) - Transferencia Crédito - Transferencia Débito - Concentarción Efectivo/Desembolso Crédito plus (CCD+) - Concentarción Efectivo/Desembolso Débito plus (CCD+) - Pago y depósito pre acordado (PPD) - Concentración efectivo ahorros/Desembolso Crédito (CCD) - Concentración efectivo ahorros/Desembolso Débito (CCD) - Pago Negocio Corporativo Ahorros Crédito (CTP) - Pago Negocio Corporativo Ahorros Débito (CTP) - Crédito Negocio Intercambiario Corporativo (CTX) - Débito Negocio Intercambiario Corporativo (CTX) - Concentración efectivo/Desembolso Crédito plus (CCD+) - Consignación bancaria - Concentración efectivo/Desembolso Débito plus (CCD+) - Nota cambiaria - Transferencia Crédito Bancario - Transferencia Débito Interbancario - Transferncia Débito Bancaria - Tarjeta Crédito - Tarjeta Débito - Postgiro - Telex estándar bancario francés - Pago comercial urgente - Pago Tesorería urgente - Nota promisoria - Nota promisoria firmada por el acreedor - Nota promisoria firmada por el acreedor, avalada por el banco - Nota promisoria firmada por el acreedor, avalado por un tercero - Nota promisoria firmada por el banco - Nota promisoria firmada por un banco avalada por otro banco - Nota promisoria firmada - Nota promisoria firmada por un tercero avalada por un banco - Retito de nota por el acreedor - Bonos - Vales - Retiro de nota por el acreedor sobre un banco - Retiro de nota por el acreedor, avalada por otro banco - Retiro de una nota por el acreedor, sobre un banco avalada por un tercero - Retiro de una nota por el acreedor sobre un tercero - Retiro de una nota por el acreedor sobre un tercero avalada por un banco - Nota bancaria transferible - Cheque local transferible - Giro referenciado - Giro urgente - Giro formato abierto - Método de pago solicitado no usado - Clearing entre partners - Cuentas de Ahorro de Tramite Simplificado (CATS)(Nequi, Daviplata, etc) - Acuerdo mutuo * Banco * Tipo Cuenta * Número Cuenta
Después de diligenciar estos datos le daremos en botón guardar con esto tendremos el trabajador creado y podremos proceder a crear un documento de Nómina.
Nota: Los campos marcados con (*) son campos obligatorios, en caso de no diligenciar no podrá registrar al cliente.
Carga Masiva Trabajadores CSV
URL Portal Nomina Electrónica:
Paso a Paso para subir el archivo de trabajadores CSV al Portal Web Nómina Electrónica:
- Catalogo
- ->Trabajadores
- ->Carga Masiva
Para el adecuado registro de los trabajadores en este archivo es importante cumplir con el siguiente formato:
Formato CSV
Código de trabajador|Primer Nombre|Otros Nombres|Primer Apellido|Segundo Apellido|Tipo de Identificación|Número de Identificación|Dígito de verificación|País|Departamento|Ciudad|Dirección|Correo Electrónico|Tipo de Trabajador|Subtipo de Trabajador|Tipo de Contrato|Alto Riesgo de Pensión|Salario Integral|Sueldo|Periodo Nómina|Fecha de Ingreso|Fecha de Retiro|Método de Pago|Banco|Tipo de Cuenta|Número de Cuenta
| Nombre del Campo | Valores Permitidos | Obligatorio |
|---|---|---|
| Código de trabajador | 1..50 caracteres alfanuméricos y - _. | No |
| Primer Nombre | 1..50 caracteres | Si |
| Otros Nombres | 1..50 caracteres | No |
| Primer Apellido | 1..50 caracteres | Si |
| Segundo Apellido | 1..50 caracteres | Si |
| Tipo de Identificación | Código del tipo de identificación
Frecuentes: 13 Cédula de ciudadanía; 22 Cédula de extranjería; 31 NIT; 42 Documento de identificación extranjero Lista completa en Tabla 5.2.1 Anexo Técnico Nómina Electrónica V1.0 |
Si |
| Número de Identificación | Entre 6 y 20 caracteres. | Si |
| Dígito de verificación | Solo aplica para el tipo de identificación: 31 NIT.
Formato: 1 carácter numérico |
No |
| País | Código de País
Frecuente: CO (Colombia) - Código alfa-2. Lista completa en Tabla 5.4.1 Anexo Técnico Nómina Electrónica V1.0. |
Si |
| Departamento | Código de Departamento
Si NO es Colombia, entre 1 y 100 caracteres. Si es Colombia Código Departamentos. Lista completa en Tabla 5.4.2 Anexo Técnico Nómina Electrónica V1.0. |
Si |
| Ciudad | Código de Ciudad
Si NO es Colombia, entre 1 y 100 caracteres. Si es Colombia Código de Ciudad. Lista completa en Tabla 5.4.2 Anexo Técnico Nómina Electrónica V1.0. |
Si |
| Dirección | 1..250 caracteres alfanuméricos y # - | Si |
| Correo Electrónico | Formato correcto de dirección de correo electrónico. | Si |
| Tipo de Trabajador | Código de Tipo de Trabajador Lista completa en Tabla 5.5.3. Tipo de Trabajador del Anexo Técnico Nómina Electrónica V1.0 | Si |
| Subtipo de Trabajador | Código de Subtipo de Trabajador
Lista completa en Tabla 5.5.4. Subtipo de Trabajador del Anexo Técnico Nómina Electrónica V1.0. |
Si |
| Tipo de Contrato | Código de Tipo de Contrato Lista completa en Tabla 5.5.2. Tipo de Contrato del Anexo Técnico Nómina Electrónica V1.0. | Si |
| Alto Riesgo de Pensión | 1 y 0 (1:Sí - 0:No). | Si |
| Salario Integral | 1 y 0 (1:Sí - 0:No). | Si |
| Salario | Si | |
| Periodo Nómina | Código de Tipo de Periodo Nómina Lista completa en Tabla 5.5.1. del Anexo Técnico Nómina Electrónica V1.0. | Si |
| Fecha de Ingreso | Formato aaaa-mm-dd | Si |
| Fecha de Retiro | Formato aaaa-mm-dd | No |
| Método de Pago | Código del método de pago Lista completa en la tabla 5.3.3.2. Medios de Pago del Anexo Técnico Nómina Electrónica V1.0 | No |
| Banco | 1..100 caracteres | No |
| Tipo de Cuenta | 1..100 caracteres | No |
| Número de Cuenta | No |
Para visualizar un ejemplo de carga masiva csv al catalogo de trabajadores puede dar clic e el siguiente enlace: