Comprobantes electrónicos - Portal DRecepción Validación Previa

Subir documentos electrónicos Usuario Receptor

Figura- 501: Ruta para acceder al Subir Documentos

Para subir un nuevo documento electrónico presione "Subir Documentos” desde el menú: Documentos (Ver figura- 501).

Figura- 502: Asistente para subir documentos

La radicación o carga de documentos es posible por medio de un asistente que permitirá realizar las siguientes acciones:

• Infodatos: Permite seleccionar infodatos del documento en el proceso de carga, estos solo son obligatorios si la empresa receptora lo configura en el catálogo infodatos.
• Subir XML: es el espacio donde se cargan los documentos electrónico con formato .xml.
• Subir Representación gráfica: es el espacio donde se carga la Representación gráfica del documento electrónico y los anexos adicionales.

Infodato

Es la primera acción donde el asistente solicitará los infodatos para asociar al documento antes de la carga, estos infodatos serán de forma obligatoria solo si el usuario receptor tiene infodatos configurados como requeridos en el catálogo.

Figura 21: Selección infodatos.

Si existen infodatos requeridos el asistente mostrará un mensaje donde indica que "Debe agregar todos los infodatos obligatorios para radicar el documento electrónico" y dividirá la lista de los infodatos con los requeridos y los opcionales (Ver Figura 21).

Figura 21.1: Selección valor de infodatos.

En la lista estarán los infodatos obligatorios y opcionales separados e identificados en dos grupos (Ver Figura 21.1).

Figura 22: Selección valor de infodatos.

Si el infodatos es de tipo lista en el campo Valor Infodatos estarán disponibles todos los valores para seleccionar uno para asignar (Ver Figura 22).

Figura 23: Selección infodatos.

Si el receptor no tiene infodatos configurados como obligatorios, la selección de los mismos es opcional (Ver Figura 23).

Figura 24: Selección infodatos.

Si el infodatos no es tipo lista debe ingresar el valor del correspondiente en el campo Valor, dependiendo del tipo de infodatos el campo recibirá datos tipo Fecha, Caracteres alfanuméricos o numérico (Ver Figura 24).

Figura- 24.1: Agregar infodatos

Ya seleccionado el infodatos con su valor se debe agregar a la lista del asistente con el botón (+), donde estará disponible la acción eliminar en caso de ser necesario (Ver figura- 24.1).

Figura- 24.2: Agregar infodatos

No es posible agregar un infodato varias veces, si se requiere cambiar el valor debe eliminarlo de la lista presionando el botón Eliminar y agregarlo nuevamente. (Ver figura- 24.2).

Figura 25: Selección infodatos.

Al tener todos los infodatos requeridos y opcionales en la lista, presione el botón siguiente para subir el documento XML. (Ver Figura 25).

Nota: el botón Siguiente se activará si tiene agregado todos los infodatos obligatorios.

Subir documento XML

Figura 26: Subir documentos XML.

En la sección Documentos > Subir documentos el portal permitirá agregar archivos en formato XML mediante dos opciones (Ver Figura 26):

• Arrastrar y soltar: los archivos se pueden arrastrar desde una carpeta o ubicación en el computador hasta la sección punteada.
• Carga mediante explorador de archivos: Hacer click en la sección punteada.

Condiciones de carga de documentos

• Sólo puede ser cargado una vez por proceso y por número de documentos, tamaño máximo de 1MB, formato permitido .XML
• Es obligatorio realizar la carga inicial del archivo XML antes de continuar con la cargar la Representación gráfica y archivos adjuntos.

Figura 27: Subir documentos XML.

Cuando se cargue el archivo XML con éxito será identificado por un check color verde, presione Atrás si se requiere actualizar los infodatos, presione Siguiente para continuar (Ver Figura 27).

Figura 28: Subir documentos XML.

Si la carga presenta error, el asistente marca el documento en rojo o con una ‘X’ y mostrando el mensaje informativo, para visualizar el mensaje de error presentado, debe posicionar el cursor sobre la imagen del archivo (Ver Figura 28).

Subir Representación gráfica

Figura 30: Subir Representación gráfica

Por cada carga de Representación gráfica o anexo, se debe seleccionar el Emisor PDF o Emisor del Anexo (Ver Figura 30).
nota: la carga de Representación gráfica y anexos no es obligatoria.

El asistente permitirá agregar representación gráfica y anexos mediante dos opciones:

• Arrastrar y soltar: los archivos se pueden arrastrar desde una carpeta o ubicación en el computador hasta la sección punteada.
• Carga mediante explorador de archivos: Hacer click en la sección punteada.

Condiciones de carga de documentos

• Debe estar cargado inicialmente el documento electrónico .XML en el mismo día o días anteriores a esta carga.
• La Representación gráfica, se permite 1 archivo por proceso y por número de documentos, tamaño máximo de 1MB, formato permitido .pdf.
• Los anexos, se permite un máximo de 5 archivos con tamaño máximo de 2MB por archivo y 10MB por tamaño total de almacenamiento, formatos permitidos (png, bmp, jpg, pdf, doc, docx, xls, xlsx, ppt, pptx, zip, rar) cada archivo debe tener la estructura del nombre NumeroFactura_NombreArchivo.ext Ejemplo: FACTP7_Presupuesto.pdf.

nota: durante el proceso de carga de Representación gráfica y archivos adjuntos, el portal permite la carga de otros números de documentos previamente cargados, esto si el XML en proceso de carga no requiere de estos archivos, ya que es importante conservar el límite de cantidad de archivos. En caso de cargar documentos incorrectos es posible actualizar los mismos desde Menú - Comprobantes - Comprobante - Acción Detalle - Adjuntos, consultando el número de documento del archivo cargado.

Figura 31: Subir documentos Representación Gráfica y Adjuntos.

Todos los archivos cargados, serán validados por los servicios de la plataforma The Factory HKA - DRecepción. Los documentos registrados exitosamente, serán identificados con un check y los que contengan errores de estructura, datos erróneos, formato inválido u otro, serán identificados en rojo o con una ‘X’ y su mensaje informativo que se visualizarán posicionando el cursor sobre ellos (Ver Figura 31).

Figura 32: Subir documentos Representación Gráfica y Adjuntos comprimido.

Al cargar archivos con extensión .zip o .rar el porta le indicará un mensaje de informativo de responsabilidad sobre el contenido del mismo, el cual debe aceptar para generar la carga en caso de cancelar el mensaje el archivo no será cargado. (Ver Figura 32).

Figura 33: Subir documentos.

Al culminar la carga de los documentos se finaliza el proceso de carga con el botón Siguiente y Finalizar e iniciar una nueva carga de otro documento. (Ver Figura 33).

Documentos Recibidos

Figura- 520: Fases de validación y aceptación de comprobantes subidos al portal

Todos los documentos cargados en el portal DRecepción por usuario Receptor o Proveedor siguen un flujo de validación de la plataforma y aceptación del usuario. De acuerdo a su estatus, son depositados en cuatro bandejas: Pendientes, Errados, Aceptados y Rechazados. Esto permite una gestión eficiente de los documentos entrantes (Ver figura- 520).

Figura- 521: Menú Comprobante

Los documentos cargados se encuentran disponibles en la opción Acceso rápido “Documentos recibidos” o desde Menú Comprobantes - Comprobante (Ver figura- 521).

Figura- 521.1: Filtrado de Documentos

El portal dispone de un filtro de consulta con los siguientes campos: (Ver figura- 521.1).

• Estatus de documento: Aceptados, Reclamo, Pendientes, Errados, Rechazados DIAN, Pendientes Entrega a la DIAN, Acuse de Recibo, Bien o Prestación de Servicio, Todos.
• Tipo de Documento: Todos, Factura venta, Factura de Exportación, Nota de crédito, Nota de débito
• Proveedor: lista de proveedores activados.
• Fecha de Rango de Recepción: Rango de fecha de carga del documento (Inicio y Fin) no mayor a 35 días entre fechas.
• Infodato: solo tipos listables.
• Valor: valor asignado al infodato.

La consulta se puede seleccionar por el rango de fecha o en combinación con otros campos, el resultado tendrá la misma estructura para todos los tipos documentos, se debe tener en cuenta que el listado de documentos no sera mayor a 250 documentos, para ver mas documentos debe limitar la busqueda.

Si se realiza la busqueda sin limite de fechas, solo mostrara un maximo de 250 documentos en los últimos 7 días.

Si un usuario receptor tiene configurado la vinculación de infodatos, el resultado serán los documentos que contengan los infodatos configurados al usuario.

Figura- 522: Lista de comprobante con selección de filtro de consulta

Es importante presionar el botón de Generar consulta en el lateral derecho para que la misma se ejecute con éxito, si se requiere limpiar el filtro de la consulta presione el botón Limpiar Filtro. (Ver figura- 522).

Descripción de estatus de documentos

• Documentos Aceptados: Son todos los documentos a los que se aplico el evento Aceptado, más los que tengan en su gestión posterior a la aceptación.

• Documentos Reclamo: Son todos los documentos a los que se les ha aplicado el estatus de Reclamo.

• Documentos Pendientes: Son los documentos que han cargado al sistema de forma automatica desde el correo asi como aquellos que se cargaron manualmente desde la opción Subir Documentos en el portal, por lo anterior solo mostrara los documentos que no posean ninguna actualización de estatus.

• Documentos Errados: Es una lista de registros de los documentos que no cumplieron con las validaciones definidas en la plataforma The Factory HKA por lo que no son considerados válidos (XML incorrectos, NIT de receptor invalido, entre otros).

• Documentos Rechazados DIAN: Son todos documentos Rechazado por el receptor.

• Documentos Pendientes Entrega a la DIAN: Son todos los documentos que la DIAN rechazó, pero por algun motivo esta llega al cliente, por ende es un documento no valido, por lo que el sistema valida que es una factura rechazada.

• Documentos Acuse de Recibido: Son todos los documentos a los que se les ha aplicado el estatus de Recibido.

• Documentos Bien o Prestación de Servicio: Son todos los documentos a los que se les ha actualizado al evento de Bien o Prestación de Servicio.

• Documentos Todos: Con este filtrado vas a poder observar Todos los documentos cargados en el portal en los últimos 7 días o 250 documentos como maximo.

Figura- 523: Información adicional del documento

Todos los documento a excepción de los errados contienen:

• Pestaña desplegable en el lateral izquierdo con signo (+) que permite observar información adicional sobre el documento tal como: Recibido (fecha de carga del documento), Receptor (usuario que cargó el documento y Estado).
• Acciones:
  • Descargar XML: permite bajar el documento a un directorio local.
  • Detalle del documento: despliega una nueva página para la visualización y gestión del comprobante.

Los documentos errados solo dispone del Detalle, esto dependerá de los permisos y rol que tenga el usuario. (Ver figura- 523).

Detalle del Comprobante

Figura- 524: Detalle del documento

Es donde inicia la gestión del documento seleccionado, dispone de dos secciones:

• Datos del documento: los datos relacionado al documento consultado:
  • Razón Social.
  • Número de identificación.
  • Versión del Documento.
  • Tipo de documento.
  • Número de documento.
  • Fecha de emisión.
  • Total de la factura.
• Detalle del documento: dispone de tres pestañas:
  • Representación.
  • Adjuntos.
  • Infodatos.
  • Gestión.
  • Presenta de forma visual en formato XML el documento electrónico y la representación gráfica sólo si fue cargada.

(Ver figura- 524).

Figura- 525: Representación del documento electrónico

Representación

Proporciona hasta tres formas para visualizar y revisar el comprobante recibido.

• Datos del documento: se detallan los datos principales del documento, Razón social, número de identificación, versión del documento, tipo de documento, número de documento, fecha de emisión, total de la factura y CUFE.
• Representación del documento electrónico (XML): se muestra la información del documento en formato XML .
• Representación gráfica del documento: se muestra de forma original el formato de la representación gráfica y disponible para descargar e imprimir, solo si fue cargada en el proceso o posteriormente

(Ver figura- 525).

Adjuntos

Permite Subir, descargar o eliminar la representación gráfica y los anexos asociados al comprobante. La herramienta permite agregar archivos mediante dos opciones.

• Arrastrar y soltar (drag and drop): los archivos se pueden arrastrar desde una carpeta o ubicación en el computador hasta la sección punteada.
• Carga mediante explorador de archivos: Hacer click en la sección punteada.

El formato de nombre de archivos y cantidad son los siguientes:

• Representación Gráfica: El nombre del Archivo debe ser exactamente el número del documento con extensión .pdf, tamaño máximo de 1 MB y cantidad máxima de archivo 1.
• Anexos: Permite un máximo de 5 archivos con tamaño máximo de 2 MB por archivo y 10MB por tamaño total de almacenamiento, formatos permitidos (png, bmp, jpg, pdf, doc, docx, xls, xlsx, ppt, pptx, zip, rar) cada archivo debe tener la estructura del nombre NumeroFactura_NombreArchivo.ext Ejemplo: FACTP7_Presupuesto.pdf.

Figura- 526: Detalle del documento - Representación del documento electrónico

Cada tipo documento cargado se visualiza en la lista correspondiente del lateral derecho una vez se refresque la pantalla. Las representaciones gráficas tiene la disponibilidad de descarga y la acción de eliminación del archivo para una nueva carga y los anexos tiene la disponibilidad de descarga y las acciones de editar el nombre y eliminación (Ver figura- 526).

Figura- 527: Detalle del documento - Infodatos Post- radicación

Infodatos

Es donde se permite asignar o modificar infodatos al documento, si existen infodatos obligatorios todos deben ser seleccionados para realizar la modificación o asignación de lo contrario seleccionar los infodatos deseados (Ver figura- 527).

Figura- 528: Detalle del documento - Infodatos Post- radicación

Ya seleccionados y agregados todos los infodatos requeridos y no requeridos, presionar guardar para que se tomen los cambios y se listen en el lateral derecho con la información nombre, valor del infodato y Creado por, Actualizado Por Fecha de actualización (Ver figura- 528).

Figura- 529: Detalle del documento - Actualizar infodatos Post-radicación

Si se requiere actualizar algún valor de infodato previamente cargado, es posible enviar el nuevo valor seleccionando nuevamente el infodato (Ver figura- 529).

Figura- 530: Detalle del documento - Gestión

Gestión

Se muestra la información histórica de las operaciones realizadas sobre el documento por parte de la empresa Receptora, manteniendo la información de gestión disponible detallada con la siguiente información:

• Fecha de registro: Es la fecha de registro de cada acción aplicada al documento, tal como, Radicación o Carga, Cambio de estatus.
• Creado por: Correo electrónico del usuario receptor que aplica el cambio de estatus.
• Estatus: Estatus asignado al documento, existes dos estatus que se asigna de forma automática por el sistema Radicación y Entregado, el estatus Radicado se asigna en la carga exitosa del documento, el estatus Entregado se asigna al momento que un usuario Receptor consulta el detalle del documento.
• Comentarios: comentario asignado al momento de asignar un estatus.

(Ver figura- 530).

Figura- 531: Ventana de Gestión del Documento

El botón verde Verificar, despliega una ventana que permite la gestión del comprobante por estatus.

Se listan los Estatus disponibles para asignar al documento y Detalle para ingresar una observación relacionado con el estatus. (Ver figura- 531)

Los estados estándar que maneja el portal son:

• Recibido
• Aceptado
• Rechazado
• Pagado
• Otro
• En Verificación
• En Verificación por Emisor
• Proceso de pago

Los estados de ejemplo configurado en el catálogo son:

• Contabilidad
• Proceso
• Administración

Los estado Radicado y Entregado son manejados de forma automática por el sistema, no se encuentran disponible para selección del usuario. El estado Radicado se le asigna a cada documento cargado en el portal bien sea por el usuario Receptor o Proveedor. El estado Entregado se le asigna una vez el receptor consulte el detalle del documento que se encuentra en la lista de los documentos recibidos.

Cuando un documento tiene el estado actual de Entregado, al realizar la gestión en el botón Verificar se listarán los siguientes estados estándar del portal mas los que se tengan configurado en el catálogo:

• Recibido
• Otro

Para que un documento pueda pasar a un estado Aceptado o Rechazado, tiene que pasar en alguna gestión por el estado Recibido.

Ejemplos de asignación de estados del documento:

• Entregado - Recibido - Próximo estado (cualquier estado estándar o del catálogo).
• Entregado - Proceso - Próximo estado (Recibido, Otro, del catálogo).
• Entregado - Otro - Próximo estado (Recibido, del catálogo).

Los estado Rechazado o Pagado indican el final de la gestión del documento, es decir, ya no es posible cambiar a un nuevo estado.