Diferencia entre revisiones de «Configuración por Catálogos - Portal DRecepción Validación Previa»

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<includeonly>=</includeonly>==Registrar Proveedores.==<includeonly>=</includeonly>
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<includeonly>=</includeonly>==Proveedores==<includeonly>=</includeonly>
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[[Archivo:MUPR411.jpg|miniaturadeimagen|'''Figura 1: Ruta para acceder al catálogo de proveedores''']]
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Para la recepción de comprobantes electrónicos, la plataforma The Factory HKA - DRecepción permite al usuario receptor invitar y activar proveedores que requieran cargar y gestionar documentos enviados a sus clientes.
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Para la recepción de comprobantes electrónicos, la plataforma The Factory HKA - DRecepción permite al
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usuario receptor crear y activar proveedores desde los cuales se recibirán o cargarán comprobantes
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[[Archivo:MUPR411.jpg|miniaturadeimagen|'''Figura 1: Catálogo de proveedores''']]
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electrónicos. Para ello, el portal de recepción cuenta con un “Catálogo de Proveedores”, al cual se accede
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Para acceder al catálogo de proveedores. Ir a '''Catálogos →Proveedores.''' ('''Ver Figura 1''').
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desde: '''Catálogos→Proveedores.''' ('''Ver Figura 1''').
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En esta pantalla se listarán todos los proveedores que confirmen la invitación enviada, se disponen de los datos de cada proveedor:
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* Tipo de cliente: Tipo de persona Natural o Jurídica.
 +
* Razón social: Razón social del proveedor.
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* Tipo documento: Tipo de documento del proveedor, (NIT, Registro civil, Cédula extranjera, etc..).
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* Número de documento: Número de documento identificador del cliente.
 +
* Estatus: Activo o Inactivo.
 +
* Detalle: Detalle de los datos de la invitación.
 +
* Eliminar invitación: Elimina eliminar invitación.
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'''nota''': las acciones desactivar estatus y eliminar la invitación, se dispone para los usuarios receptor con Rol Administrador con los permisos activos '''Cambiar estatus de invitaciones''' y '''Eliminar invitaciones''' correspondientemente. El botón de '''Enviar invitación''' se  dispone para los usuarios receptor con Rol Administrador y Avanzado con el permiso activo de '''Enviar invitación'''.
 
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[[Archivo:MUPR412.jpg|miniaturadeimagen|'''Figura 2: Ruta para acceder a la gestión de invitaciones''']]
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[[Archivo:MUPR412.jpg|miniaturadeimagen|'''Figura 2: Invitaciones Proveedores''']]
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Una vez en el catálogo Proveedores, presione Invitaciones. ('''Ver Figura 2''').
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Para visualizar las invitaciones enviadas en el catálogo Proveedores, presione '''Invitaciones''' se listarán todas las invitaciones realizadas con los datos:
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* Razón social:razón social del proveedor.
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* Correo: Correo electrónico del proveedor invitado.
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* Estatus: Estatus de la invitación.
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* Correo (reenviar correo)
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* Detalle: Se muestra el detalle de los datos del proveedor
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* Eliminar invitación: elimina la invitación enviada.
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('''Ver Figura 2''').
 
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[[Archivo:MUPR413.jpg|miniaturadeimagen|'''Figura 3: Ruta para acceder a la gestión de invitaciones (Individual, Masiva).''']]
 
[[Archivo:MUPR413.jpg|miniaturadeimagen|'''Figura 3: Ruta para acceder a la gestión de invitaciones (Individual, Masiva).''']]
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En esta sección puede seleccionar uno de los modos de invitación, Individual para invitaciones de
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En esta sección puede seleccionar uno de los modos de invitación, Individual para invitaciones de proveedores uno a uno o Masiva para enviar a una lista de proveedores.
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proveedores uno a uno o Masiva para enviar a una lista de proveedores.
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('''NOTA:''' Actualmente la Invitación Masiva se encuentra en periodo de desarrollo) ('''Ver Figura 3''').
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'''nota:''' Actualmente la Invitación Masiva se encuentra en periodo de desarrollo. ('''Ver Figura 3''').
 
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[[Archivo:MUPR414.jpg|miniaturadeimagen|'''Figura 4: Formulario de registro individual de proveedores''']]
 
[[Archivo:MUPR414.jpg|miniaturadeimagen|'''Figura 4: Formulario de registro individual de proveedores''']]
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'''Invitación Individual:''' El UR completa los datos de un solo proveedor y envía la invitación vía correo
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<includeonly>=</includeonly>===Invitación Individual===<includeonly>=</includeonly>
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electrónico para que éste confirme sus datos ('''Ver Figura 4''').
+
Para enviar una nueva invitación presione Enviar invitación, complete los datos según el tipo de persona, presiona enviar para el correspondiente envío de la invitación vía correo electrónico para confirmar la misma. ('''Ver Figura 4''').
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{| class="wikitable"
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|-
 +
! Campo !! Persona Natural !! Persona Jurídica
 +
|-
 +
| Primer nombre || 3 - 30 Caracteres alfabético ||
 +
|-
 +
| Apellido || 3 - 30 Caracteres alfabético||
 +
|-
 +
| Razón Social ||  || 3 - 100 Caracteres alfanumérico
 +
|-
 +
| Correo || correo válido || correo válido
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|-
 +
| Comentario || máximo de 200 caracteres alfanumérico || máximo de 200 caracteres alfanumérico
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|}
 +
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 +
Una vez enviada la invitación esta se registra en el listado con estatus pendiente y se actualizara a aceptada una vez que el proveedor confirme la invitación enviada a su correo electrónico y complete el registro para la activación de su cuenta. ('''Ver Figura 6''').
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{{clear}}
 +
En la opción de correo se muestra con una carta de correo electrónico para reenviar el correo de invitación en caso que al proveedor no le llegue la invitación, este reenvío será al mismo correo ingresado en la invitación, si se requiere enviar a otro correo la invitación debe ser eliminada y realizar una nueva con el nuevo correo.  
 
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{{clear}}
  
 
[[Archivo:MUPR415.jpg|miniaturadeimagen|'''Figura 5: Formulario de registro masivo de proveedores''']]
 
[[Archivo:MUPR415.jpg|miniaturadeimagen|'''Figura 5: Formulario de registro masivo de proveedores''']]
−
'''Invitación Masiva:''' Esta funcionalidad permite enviar invitaciones a múltiples proveedores (máximo cien
+
<includeonly>=</includeonly>===Invitación Masiva===<includeonly>=</includeonly>
−
por cada operación). Cada proveedor invitado deberá completar el formulario de registro mediante enlace
+
Esta funcionalidad permite enviar invitaciones a múltiples proveedores (máximo cien por cada operación). Cada proveedor invitado deberá completar el formulario de registro mediante enlace enviado al correo ('''Ver Figura 5''').  
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enviado al correo ('''Ver Figura 5''').
 
−
'''Nota:''' Esta funcionalidad se encuentra en proceso de desarrollo.
 
 
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[[Archivo:MUPR416.jpg|miniaturadeimagen|'''Figura 6: Listado de invitaciones a proveedores''']]
 
[[Archivo:MUPR416.jpg|miniaturadeimagen|'''Figura 6: Listado de invitaciones a proveedores''']]
−
Al realizar el envío de las invitaciones (individual o masivo), se reflejarán en el portal con el estatus
+
Al realizar el envío de las invitaciones, se reflejarán en el portal con el estatus pendiente y se actualizaran como aceptada una vez que cada proveedor confirma la invitación, complete el registro para la activación de su cuenta ('''Ver Figura 6''').
−
Pendiente, el cual se actualizará como Aceptada una vez que cada proveedor complete el registro y active
 
−
su cuenta ('''Ver Figura 6''').
 
 
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−
'''NOTA:''' Los proveedores que acepten la invitación activarán su cuenta en DFactura para subir
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'''nota:''' las invitaciones que permanezcan como pendientes los proveedores correspondiente no se visualizarán en el catálogo ni podrán subir comprobantes electrónicos. Si el usuario Receptor desea eliminar la invitación, la dejará sin efecto.
−
comprobantes electrónicos y gestionar el seguimiento de los mismos mediante el portal.
 
−
Las invitaciones que permanezcan como Pendientes no serán listados como Proveedores en el catálogo
 
−
ni podrán subir comprobantes electrónicos. Si el UR desea eliminar la invitación, la dejará sin efecto.
 
 
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{{clear}}
  
−
<includeonly>=</includeonly>==Registrar estatus.==<includeonly>=</includeonly>
+
<includeonly>=</includeonly>==Estatus==<includeonly>=</includeonly>
−
[[Archivo:MUPR421.jpg|miniaturadeimagen|'''Figura 7: Catálogo Estatus''']]
+
En este catálogo se permite agregar un máximo de 20 estatus personalizados que manejará la empresa para la gestión y control de los documentos.
−
Desde la sesión del Usuario Receptor (UR), se podrán asignar un máximo de 20 Status personalizados a
 
−
partir de la ruta Catálogo > Estatus ('''Ver Figura 7''').
 
 
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−
Los datos correspondientes para el registro de estatus son: Nombre, Descripción y Código, por selección
+
[[Archivo:MUPR420.jpg|miniaturadeimagen|'''Figura 7: Catálogo Estatus''']]
−
tiene las opciones Visible al proveedor, Notificación (al proveedor) y Observación.
+
Para agregar nuevos estatus debe ser con un usuario Rol Administrador que disponga con el permiso activo de '''Crear Estatus'''.
−
El campo Nombre y Descripción son de tipo Alfanumérico con un Máx. de 50 caracteres.
+
El portal dispone de 10 estatus estándar que se deben tener en cuenta para no afectar el proceso y no repetir los nombre.
−
Se permite registrar un máximo de 20 estatus, ejemplo:
+
Ir a Catálogos → Estatus. ('''Ver Figura 7''').
−
* En revisión
 
−
* En espera
 
−
* Finanzas
 
−
* Director de Compras
 
−
* Unidad de Costo
 
−
* Tesorería
 
−
* Caja
 
  
−
El cambio de status responderá de acuerdo a la conFiguración del mismo. Los status podrán ser visibles o
+
{| class="wikitable"
−
no para el receptor (control interno), podrá notificar o no al proveedor, permitirán incluir observaciones
+
|-
−
al proveedor y podrán desactivarse de ser necesario. Estas características podrán habilitarse /
+
! Estatus estandar
−
deshabilitarse en el catálogo de status.
+
|-
 +
| Radicado
 +
|-
 +
| Entregado
 +
|-
 +
| Recibido
 +
|-
 +
| En verificación
 +
|-
 +
| En verificación por Emisor
 +
|-
 +
| Otro
 +
|-
 +
| Aceptado
 +
|-
 +
| Proceso de pago
 +
|-
 +
| Pagado
 +
|-
 +
| Rechazado
 +
|}
 
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−
[[Archivo:MUPR422.jpg|miniaturadeimagen|'''Figura 8: Ventana de Verificación para cambio de estatus
+
[[Archivo:MUPR421.jpg|miniaturadeimagen|'''Figura 8: Agregar Estatus''']]
 +
Para agregar un nuevo estatus presione Agregar estatus. Se mostrara un formulario el cual debe diligenciar con la información de su estatus personalizado:
 +
('''Ver Figura 8''').
 +
* Nombre: valor alfanumérico con un Máx. de 50 caracteres
 +
* Descripción: valor alfanumérico con un Máx. de 50 caracteres
 +
* Orden: Valor numérico menor o igual a 999
 +
* Código: Valor numérico menor o igual a 999
 +
por selección tiene las opciones Visible al proveedor, Notificación (al proveedor) y observación que permiten visualizar, notificar e incluir observaciones al proveedor.
 +
 
 +
Ejemplo de estatus personalizados:
 +
* Proceso
 +
* Administración
 +
* Contabilidad
 +
 
 +
[[Archivo:MUPR422.jpg|miniaturadeimagen|'''Figura 9: Ventana de Verificación para cambio de estatus
 
del documento en Gestión del documento''']]
 
del documento en Gestión del documento''']]
−
En la gestión de cada comprobante Pendiente o Aceptado, podrá hacerse uso de los status conFigurados.
+
En la gestión de cada comprobante Pendiente o Aceptado, podrá hacerse uso de los estatus configurados.
−
('''Ver Figura 8''').
+
('''Ver Figura 9''').
 
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−
<includeonly>=</includeonly>==Asociación de metadatos.==<includeonly>=</includeonly>
+
<includeonly>=</includeonly>==Metadatos==<includeonly>=</includeonly>
 +
Los metadatos son un grupo de datos que puedes tener valores adicionales útil para complementar información a los documentos electrónicos. La asociación de metadatos no son obligatorios para la carga de los documentos electrónicos, sin embargo la empresa receptora tiene la opción de configurar metadatos obligatorios y opcionales para la gestión y control de sus documentos.
 +
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[[Archivo:MUPR451.jpg|miniaturadeimagen|'''Figura 27: Catálogo metadatos''']]
 
[[Archivo:MUPR451.jpg|miniaturadeimagen|'''Figura 27: Catálogo metadatos''']]
−
En el portal se encuentra disponible una lista de 23 metadatos para conFigurar en el usuario receptor.
+
El catálogo metadatos dispone de 23 metadatos para ser configurado, esta funcionalidad la tendrá disponible el usuario principal Receptor y usuarios con Rol Administrador, los usuarios con rol Básico y Avanzado tendrán el modo solo consulta.  
−
 
+
<br>
−
Esta funcionalidad la tendrá disponible el usuario principal Receptor y usuarios con Rol Administrador
+
Para ingresar al catálogo Ir al Menú inicial- Catálogo - Metadatos. ('''Ver Figura 27''').
−
siempre y cuando tenga activo el permiso, los usuarios con rol Básico y Avanzado tendrán disponible el
 
−
modo solo consulta. Esta opción se dispone en el Menú inicial- Catálogo - Metadatos. ('''Ver Figura 27''').
 
 
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{{clear}}
−
 
+
En esta pantalla se listaran todos los metadatos que tenga asociado la cuenta con la información:
 +
* Nombre propio: Se describe el nombre propio ingresado por el usuario receptor para identificar el metadatos.
 +
* Listable: Se describe (SI - NO) si el metadato es listable o no listable para identificar si contiene varios valores.
 +
* Requerido: Se describe (SI - NO), identifica el metadato como obligatorio.
 +
* Acciones: Editar Metadato, es la acción de modificar la configuración del metadatos, activar o desactivar como Requerido, cambiar nombre, agregar nuevo valor y activar o desactivar valores. ('''Ver Figura 28''').
 
[[Archivo:MUPR452.jpg|miniaturadeimagen|'''Figura 28: Catálogo metadatos''']]
 
[[Archivo:MUPR452.jpg|miniaturadeimagen|'''Figura 28: Catálogo metadatos''']]
−
Posteriormente se presenta la pantalla inicial de metadatos asociados donde permitirá asociar metadatos
+
Para  asociar un nuevo metadatos, presiones '''Asociar Metadatos'''.
−
en el botón Asociar Metadatos. ('''Ver Figura 28''').
 
 
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[[Archivo:MUPR453.jpg|miniaturadeimagen|'''Figura 29: Metadatos disponibles''']]
 
[[Archivo:MUPR453.jpg|miniaturadeimagen|'''Figura 29: Metadatos disponibles''']]
−
Nota: la conFiguración de Metadatos no son obligatorios para la carga de documentos, sólo si es
+
El portal presentará lista de 23 metadatos estándar de tipo listables y no listables que permitirá configurar según las necesidades de la empresa, estos
−
requerido por algún cliente.
+
formarán parte de la validación en la radicación de documentos. ('''Ver Figura 29''').
 +
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−
El portal presentará una lista base de metadatos estándar de tipo listable y no listable que permitirá
+
A continuación se muestra la lista de los metadatos con la referencia de tipo de datos y cantidades que debe tener en cuenta al momento de asociar.
−
conFigurar según las necesidades de la empresa, estos formarán parte de la validación en la radicación de
+
{| class="wikitable"
−
documentos electrónico que los contenga, tales como: sucursal, unidad de costo, línea de negocio, región,
+
|-
−
ubicación geográfica entre otros. ('''Ver Figura 29''').
+
! Código Metadatos!! Nombre Genérico !! Nombre Propio !! Tipo listable !! Valor
−
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+
|-
 +
| 1 || Sucursal || alfanumérico, 1..80 || Si || alfanumérico, 1..80
 +
|-
 +
| 2 || Unidad de Costo|| alfanumérico, 1..80 || Si || alfanumérico, 1..80
 +
|-
 +
| 3 || Línea de Negocio || alfanumérico, 1..80 || Si || alfanumérico, 1..80
 +
|-
 +
| 4 || Región|| alfanumérico, 1..80 || Si || alfanumérico, 1..80
 +
|-
 +
| 5 || Ubicación Geográfica|| alfanumérico, 1..80 || No || alfanumérico, 1..N
 +
|-
 +
| 6 || IntegerCustom1 || alfanumérico, 1..80 || No || numéricos enteros, 1..16
 +
|-
 +
| 7 || RealCustom1|| alfanumérico, 1..80 || No || numérico con decimales, 1..10p(4)
 +
|-
 +
| 8 || DateCustom1|| alfanumérico, 1..80 || No || AAAA-MM-DD
 +
|-
 +
| 9 || DateTimeCustom1|| alfanumérico, 1..80 || No || AAAA-MM-DD HH:MM:SS
 +
|-
 +
| 10|| StringCustom1 || alfanumérico, 1..80 || No || alfanumérico, 1..N
 +
|-
 +
| 11 || StringCustom2 || alfanumérico, 1..80 || No || alfanumérico, 1..N
 +
|-
 +
| 12 || StringCustom3 || alfanumérico, 1..80 || No || alfanumérico, 1..N
 +
|-
 +
| 13 || StringCustom4 || alfanumérico, 1..80 || No || alfanumérico, 1..N
 +
|-
 +
| 14 || StringCustom5|| alfanumérico, 1..80 || No || alfanumérico, 1..N
 +
|-
 +
| 15 || StringListedCustom1 || alfanumérico, 1..80 || Si || alfanumérico, 1..80
 +
|-
 +
| 16 || StringListedCustom2 || alfanumérico, 1..80 || Si || alfanumérico, 1..80
 +
|-
 +
| 17 || StringListedCustom3 || alfanumérico, 1..80 || Si || alfanumérico, 1..80
 +
|-
 +
| 18 || StringListedCustom4 || alfanumérico, 1..80 || Si || alfanumérico, 1..80
 +
|-
 +
| 19 || StringListedCustom5 || alfanumérico, 1..80 || Si || alfanumérico, 1..80
 +
|-
 +
| 20 || IntegerCustom2 || alfanumérico, 1..80 || No || numéricos enteros, 1..16
 +
|-
 +
| 21 || RealCustom2 || alfanumérico, 1..80 || No || numérico con decimales, 1..10p(4)
 +
|-
 +
| 22 || DateCustom2 || alfanumérico, 1..80 || No || AAAA-MM-DD
 +
|-
 +
| 23 || DateTimeCustom2 || alfanumérico, 1..80 || No || AAAA-MM-DD HH:MM:SS
 +
|-
 +
|}
  
 
[[Archivo:MUPR454.jpg|miniaturadeimagen|'''Figura 30: Catálogo metadatos''']]
 
[[Archivo:MUPR454.jpg|miniaturadeimagen|'''Figura 30: Catálogo metadatos''']]
−
Para conFigurar los metadatos, presionar la acción Asociar que se encuentra en el lateral derecho de
+
Para configurar los metadatos, presionar la acción Asociar que se encuentra en el lateral derecho de
 
cada metadato requerido. ('''Ver Figura 30''').
 
cada metadato requerido. ('''Ver Figura 30''').
 
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Línea 102: Línea 206:
 
[[Archivo:MUPR455.jpg|miniaturadeimagen|'''Figura 31: Asociar metadato''']]
 
[[Archivo:MUPR455.jpg|miniaturadeimagen|'''Figura 31: Asociar metadato''']]
 
Al asociar metadatos tipo lista se presenta la pantalla con los campos fijos (Código Metadatos, Nombre
 
Al asociar metadatos tipo lista se presenta la pantalla con los campos fijos (Código Metadatos, Nombre
−
Genérico) y campos disponibles para la conFiguración (Nombre Propio, Requerido) donde en Nombre
+
Genérico) y campos disponibles para la configuración (Nombre Propio, Requerido) donde en Nombre
 
Propio es el nombre asignado por el usuario y el check de requerido que indicará si el metadato es
 
Propio es el nombre asignado por el usuario y el check de requerido que indicará si el metadato es
 
obligatorio, adicional se debe agregar un valor propio en el campo Valor1 que se activa presionando el
 
obligatorio, adicional se debe agregar un valor propio en el campo Valor1 que se activa presionando el
Línea 116: Línea 220:
  
 
[[Archivo:MUPR457.jpg|miniaturadeimagen|'''Figura 33: Metadatos Asociados''']]
 
[[Archivo:MUPR457.jpg|miniaturadeimagen|'''Figura 33: Metadatos Asociados''']]
−
Por cada asociación de metadatos, el portal mostrará la lista de los mismos conFigurados al receptor donde
+
Por cada asociación de metadatos, el portal mostrará la lista de los mismos configurados al receptor donde
 
estarán disponible con la acción Editar en caso de requerir cambios o agregar nuevo valor a los metadatos
 
estarán disponible con la acción Editar en caso de requerir cambios o agregar nuevo valor a los metadatos
 
tipo lista. ('''Ver Figura 33''')
 
tipo lista. ('''Ver Figura 33''')
Línea 123: Línea 227:
 
Todos los metadatos activos listable o no listable estarán disponible en la funcionalidad Comprobantes-
 
Todos los metadatos activos listable o no listable estarán disponible en la funcionalidad Comprobantes-
 
Subir documentos - Metadato para ser radicado junto un documento XML que se requiera.
 
Subir documentos - Metadato para ser radicado junto un documento XML que se requiera.
 +
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'''nota''': los metadatos marcados como requeridos, será de selección obligatoria para la carga del documento electrónico.
 
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Revisión del 19:25 4 ago 2020

Proveedores

Para la recepción de comprobantes electrónicos, la plataforma The Factory HKA - DRecepción permite al usuario receptor invitar y activar proveedores que requieran cargar y gestionar documentos enviados a sus clientes.

Figura 1: Catálogo de proveedores

Para acceder al catálogo de proveedores. Ir a Catálogos →Proveedores. (Ver Figura 1). En esta pantalla se listarán todos los proveedores que confirmen la invitación enviada, se disponen de los datos de cada proveedor:

  • Tipo de cliente: Tipo de persona Natural o Jurídica.
  • Razón social: Razón social del proveedor.
  • Tipo documento: Tipo de documento del proveedor, (NIT, Registro civil, Cédula extranjera, etc..).
  • Número de documento: Número de documento identificador del cliente.
  • Estatus: Activo o Inactivo.
  • Detalle: Detalle de los datos de la invitación.
  • Eliminar invitación: Elimina eliminar invitación.

nota: las acciones desactivar estatus y eliminar la invitación, se dispone para los usuarios receptor con Rol Administrador con los permisos activos Cambiar estatus de invitaciones y Eliminar invitaciones correspondientemente. El botón de Enviar invitación se dispone para los usuarios receptor con Rol Administrador y Avanzado con el permiso activo de Enviar invitación.

Figura 2: Invitaciones Proveedores

Para visualizar las invitaciones enviadas en el catálogo Proveedores, presione Invitaciones se listarán todas las invitaciones realizadas con los datos:

  • Razón social:razón social del proveedor.
  • Correo: Correo electrónico del proveedor invitado.
  • Estatus: Estatus de la invitación.
  • Correo (reenviar correo)
  • Detalle: Se muestra el detalle de los datos del proveedor
  • Eliminar invitación: elimina la invitación enviada.

(Ver Figura 2).

Figura 3: Ruta para acceder a la gestión de invitaciones (Individual, Masiva).

En esta sección puede seleccionar uno de los modos de invitación, Individual para invitaciones de proveedores uno a uno o Masiva para enviar a una lista de proveedores.

nota: Actualmente la Invitación Masiva se encuentra en periodo de desarrollo. (Ver Figura 3).

Figura 4: Formulario de registro individual de proveedores

Invitación Individual

Para enviar una nueva invitación presione Enviar invitación, complete los datos según el tipo de persona, presiona enviar para el correspondiente envío de la invitación vía correo electrónico para confirmar la misma. (Ver Figura 4).

Campo Persona Natural Persona Jurídica
Primer nombre 3 - 30 Caracteres alfabético
Apellido 3 - 30 Caracteres alfabético
Razón Social 3 - 100 Caracteres alfanumérico
Correo correo válido correo válido
Comentario máximo de 200 caracteres alfanumérico máximo de 200 caracteres alfanumérico

Una vez enviada la invitación esta se registra en el listado con estatus pendiente y se actualizara a aceptada una vez que el proveedor confirme la invitación enviada a su correo electrónico y complete el registro para la activación de su cuenta. (Ver Figura 6).

En la opción de correo se muestra con una carta de correo electrónico para reenviar el correo de invitación en caso que al proveedor no le llegue la invitación, este reenvío será al mismo correo ingresado en la invitación, si se requiere enviar a otro correo la invitación debe ser eliminada y realizar una nueva con el nuevo correo.

Figura 5: Formulario de registro masivo de proveedores

Invitación Masiva

Esta funcionalidad permite enviar invitaciones a múltiples proveedores (máximo cien por cada operación). Cada proveedor invitado deberá completar el formulario de registro mediante enlace enviado al correo (Ver Figura 5).

Figura 6: Listado de invitaciones a proveedores

Al realizar el envío de las invitaciones, se reflejarán en el portal con el estatus pendiente y se actualizaran como aceptada una vez que cada proveedor confirma la invitación, complete el registro para la activación de su cuenta (Ver Figura 6).

nota: las invitaciones que permanezcan como pendientes los proveedores correspondiente no se visualizarán en el catálogo ni podrán subir comprobantes electrónicos. Si el usuario Receptor desea eliminar la invitación, la dejará sin efecto.

Estatus

En este catálogo se permite agregar un máximo de 20 estatus personalizados que manejará la empresa para la gestión y control de los documentos.

Figura 7: Catálogo Estatus

Para agregar nuevos estatus debe ser con un usuario Rol Administrador que disponga con el permiso activo de Crear Estatus. El portal dispone de 10 estatus estándar que se deben tener en cuenta para no afectar el proceso y no repetir los nombre. Ir a Catálogos → Estatus. (Ver Figura 7).

Estatus estandar
Radicado
Entregado
Recibido
En verificación
En verificación por Emisor
Otro
Aceptado
Proceso de pago
Pagado
Rechazado
Figura 8: Agregar Estatus

Para agregar un nuevo estatus presione Agregar estatus. Se mostrara un formulario el cual debe diligenciar con la información de su estatus personalizado: (Ver Figura 8).

  • Nombre: valor alfanumérico con un Máx. de 50 caracteres
  • Descripción: valor alfanumérico con un Máx. de 50 caracteres
  • Orden: Valor numérico menor o igual a 999
  • Código: Valor numérico menor o igual a 999

por selección tiene las opciones Visible al proveedor, Notificación (al proveedor) y observación que permiten visualizar, notificar e incluir observaciones al proveedor.

Ejemplo de estatus personalizados:

  • Proceso
  • Administración
  • Contabilidad
Figura 9: Ventana de Verificación para cambio de estatus del documento en Gestión del documento

En la gestión de cada comprobante Pendiente o Aceptado, podrá hacerse uso de los estatus configurados. (Ver Figura 9).

Metadatos

Los metadatos son un grupo de datos que puedes tener valores adicionales útil para complementar información a los documentos electrónicos. La asociación de metadatos no son obligatorios para la carga de los documentos electrónicos, sin embargo la empresa receptora tiene la opción de configurar metadatos obligatorios y opcionales para la gestión y control de sus documentos.

Figura 27: Catálogo metadatos

El catálogo metadatos dispone de 23 metadatos para ser configurado, esta funcionalidad la tendrá disponible el usuario principal Receptor y usuarios con Rol Administrador, los usuarios con rol Básico y Avanzado tendrán el modo solo consulta.
Para ingresar al catálogo Ir al Menú inicial- Catálogo - Metadatos. (Ver Figura 27).

En esta pantalla se listaran todos los metadatos que tenga asociado la cuenta con la información:

  • Nombre propio: Se describe el nombre propio ingresado por el usuario receptor para identificar el metadatos.
  • Listable: Se describe (SI - NO) si el metadato es listable o no listable para identificar si contiene varios valores.
  • Requerido: Se describe (SI - NO), identifica el metadato como obligatorio.
  • Acciones: Editar Metadato, es la acción de modificar la configuración del metadatos, activar o desactivar como Requerido, cambiar nombre, agregar nuevo valor y activar o desactivar valores. (Ver Figura 28).
Figura 28: Catálogo metadatos

Para asociar un nuevo metadatos, presiones Asociar Metadatos.

Figura 29: Metadatos disponibles

El portal presentará lista de 23 metadatos estándar de tipo listables y no listables que permitirá configurar según las necesidades de la empresa, estos formarán parte de la validación en la radicación de documentos. (Ver Figura 29).

A continuación se muestra la lista de los metadatos con la referencia de tipo de datos y cantidades que debe tener en cuenta al momento de asociar.

Código Metadatos Nombre Genérico Nombre Propio Tipo listable Valor
1 Sucursal alfanumérico, 1..80 Si alfanumérico, 1..80
2 Unidad de Costo alfanumérico, 1..80 Si alfanumérico, 1..80
3 Línea de Negocio alfanumérico, 1..80 Si alfanumérico, 1..80
4 Región alfanumérico, 1..80 Si alfanumérico, 1..80
5 Ubicación Geográfica alfanumérico, 1..80 No alfanumérico, 1..N
6 IntegerCustom1 alfanumérico, 1..80 No numéricos enteros, 1..16
7 RealCustom1 alfanumérico, 1..80 No numérico con decimales, 1..10p(4)
8 DateCustom1 alfanumérico, 1..80 No AAAA-MM-DD
9 DateTimeCustom1 alfanumérico, 1..80 No AAAA-MM-DD HH:MM:SS
10 StringCustom1 alfanumérico, 1..80 No alfanumérico, 1..N
11 StringCustom2 alfanumérico, 1..80 No alfanumérico, 1..N
12 StringCustom3 alfanumérico, 1..80 No alfanumérico, 1..N
13 StringCustom4 alfanumérico, 1..80 No alfanumérico, 1..N
14 StringCustom5 alfanumérico, 1..80 No alfanumérico, 1..N
15 StringListedCustom1 alfanumérico, 1..80 Si alfanumérico, 1..80
16 StringListedCustom2 alfanumérico, 1..80 Si alfanumérico, 1..80
17 StringListedCustom3 alfanumérico, 1..80 Si alfanumérico, 1..80
18 StringListedCustom4 alfanumérico, 1..80 Si alfanumérico, 1..80
19 StringListedCustom5 alfanumérico, 1..80 Si alfanumérico, 1..80
20 IntegerCustom2 alfanumérico, 1..80 No numéricos enteros, 1..16
21 RealCustom2 alfanumérico, 1..80 No numérico con decimales, 1..10p(4)
22 DateCustom2 alfanumérico, 1..80 No AAAA-MM-DD
23 DateTimeCustom2 alfanumérico, 1..80 No AAAA-MM-DD HH:MM:SS
Figura 30: Catálogo metadatos

Para configurar los metadatos, presionar la acción Asociar que se encuentra en el lateral derecho de cada metadato requerido. (Ver Figura 30).

Figura 31: Asociar metadato

Al asociar metadatos tipo lista se presenta la pantalla con los campos fijos (Código Metadatos, Nombre Genérico) y campos disponibles para la configuración (Nombre Propio, Requerido) donde en Nombre Propio es el nombre asignado por el usuario y el check de requerido que indicará si el metadato es obligatorio, adicional se debe agregar un valor propio en el campo Valor1 que se activa presionando el botón con el signo (+) permitiendo así crear la lista del mismo metadato con diferentes valores, cada metadato puede conFigurarse de forma activo e inactivo indicándolo con el check. (Ver Figura 31).

Figura 32: Asociar metadato

La asociación de metadatos que no son listable tendrá disponible la conFiguración de Nombre propio y activación si es requerido, el valor será indicado en la funcionalidad Comprobante- Subir documentos- Metadatos, ya es donde solicita el valor correspondiente. (Ver Figura 32).

Figura 33: Metadatos Asociados

Por cada asociación de metadatos, el portal mostrará la lista de los mismos configurados al receptor donde estarán disponible con la acción Editar en caso de requerir cambios o agregar nuevo valor a los metadatos tipo lista. (Ver Figura 33)

Todos los metadatos activos listable o no listable estarán disponible en la funcionalidad Comprobantes- Subir documentos - Metadato para ser radicado junto un documento XML que se requiera.

nota: los metadatos marcados como requeridos, será de selección obligatoria para la carga del documento electrónico.

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