Diferencia entre revisiones de «Configuración por Catálogos - Portal DRecepción Validación Previa»

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<includeonly>=</includeonly>==Registrar Proveedores.==<includeonly>=</includeonly>
+
<includeonly>=</includeonly>==Proveedores==<includeonly>=</includeonly>
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[[Archivo:MUPR411.jpg|miniaturadeimagen|'''Figura 1: Ruta para acceder al catálogo de proveedores''']]
+
Para la recepción de comprobantes electrónicos, la plataforma The Factory HKA - DRecepción permite al usuario receptor invitar y activar proveedores que requieran cargar y gestionar documentos enviados a sus clientes.  
−
Para la recepción de comprobantes electrónicos, la plataforma The Factory HKA - DRecepción permite al
 
−
usuario receptor crear y activar proveedores desde los cuales se recibirán o cargarán comprobantes
 
−
electrónicos. Para ello, el portal de recepción cuenta con un “Catálogo de Proveedores”, al cual se accede
 
−
desde: '''Catálogos→Proveedores.''' ('''Ver Figura 1''').
 
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[[Archivo:MUPR412.jpg|miniaturadeimagen|'''Figura 2: Ruta para acceder a la gestión de invitaciones''']]
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[[Archivo:MUPR411.jpg|miniaturadeimagen|'''Figura 1: Catálogo de proveedores''']]
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Una vez en el catálogo Proveedores, presione Invitaciones. ('''Ver Figura 2''').
+
Para acceder al catálogo de proveedores. Ir a '''Catálogos →Proveedores.''' ('''Ver Figura 1''').
 +
En esta pantalla se listarán todos los proveedores que confirmen la invitación enviada, se disponen de los datos de cada proveedor:
 +
* Tipo de cliente: Tipo de persona Natural o Jurídica.
 +
* Razón social: Razón social del proveedor.
 +
* Tipo documento: Tipo de documento del proveedor, (NIT, Registro civil, Cédula extranjera, etc..).
 +
* Número de documento: Número de documento identificador del cliente.
 +
* Estatus: Activo o Inactivo.
 +
* Detalle: Detalle de los datos de la invitación.
 +
* Eliminar invitación: Elimina eliminar invitación.
 
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[[Archivo:MUPR413.jpg|miniaturadeimagen|'''Figura 3: Ruta para acceder a la gestión de invitaciones (Individual, Masiva).''']]
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'''nota''': las acciones desactivar estatus y eliminar la invitación, se dispone para los usuarios receptor con Rol Administrador con los permisos activos '''Cambiar estatus de invitaciones''' y '''Eliminar invitaciones''' correspondientemente. El botón de '''Enviar invitación''' se dispone para los usuarios receptor con Rol Administrador y Avanzado con el permiso activo de '''Enviar invitación'''.
−
En esta sección puede seleccionar uno de los modos de invitación, Individual para invitaciones de
 
−
proveedores uno a uno o Masiva para enviar a una lista de proveedores.
 
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('''NOTA:''' Actualmente la Invitación Masiva se encuentra en periodo de desarrollo) ('''Ver Figura 3''').
 
 
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[[Archivo:MUPR414.jpg|miniaturadeimagen|'''Figura 4: Formulario de registro individual de proveedores''']]
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[[Archivo:MUPR412.jpg|miniaturadeimagen|'''Figura 2: Invitaciones Proveedores''']]
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'''Invitación Individual:''' El UR completa los datos de un solo proveedor y envía la invitación vía correo
+
Para visualizar las invitaciones enviadas en el catálogo Proveedores, presione '''Invitaciones''' se listarán todas las invitaciones realizadas con los datos:
−
electrónico para que éste confirme sus datos ('''Ver Figura 4''').
+
* Razón social:razón social del proveedor.
 +
* Correo: Correo electrónico del proveedor invitado.
 +
* Estatus: Estatus de la invitación.
 +
* Correo (reenviar correo)
 +
* Detalle: Se muestra el detalle de los datos del proveedor
 +
* Eliminar invitación: elimina la invitación enviada.
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('''Ver Figura 2''').
 
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[[Archivo:MUPR415.jpg|miniaturadeimagen|'''Figura 5: Formulario de registro masivo de proveedores''']]
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[[Archivo:MUPR413.jpg|miniaturadeimagen|'''Figura 3: Ruta para acceder a la gestión de invitaciones (Individual, Masiva).''']]
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'''Invitación Masiva:''' Esta funcionalidad permite enviar invitaciones a múltiples proveedores (máximo cien
+
En esta sección puede seleccionar uno de los modos de invitación, Individual para invitaciones de proveedores uno a uno o Masiva para enviar a una lista de proveedores.
−
por cada operación). Cada proveedor invitado deberá completar el formulario de registro mediante enlace
 
−
enviado al correo ('''Ver Figura 5''').
 
−
'''Nota:''' Esta funcionalidad se encuentra en proceso de desarrollo.
 
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[[Archivo:MUPR416.jpg|miniaturadeimagen|'''Figura 6: Listado de invitaciones a proveedores''']]
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'''nota:''' Actualmente la Invitación Masiva se encuentra en periodo de desarrollo. ('''Ver Figura 3''').
−
Al realizar el envío de las invitaciones (individual o masivo), se reflejarán en el portal con el estatus
 
−
Pendiente, el cual se actualizará como Aceptada una vez que cada proveedor complete el registro y active
 
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su cuenta ('''Ver Figura 6''').
 
 
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'''NOTA:''' Los proveedores que acepten la invitación activarán su cuenta en DFactura para subir
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[[Archivo:MUPR414.jpg|miniaturadeimagen|'''Figura 4: Formulario de registro individual de proveedores''']]
−
comprobantes electrónicos y gestionar el seguimiento de los mismos mediante el portal.
+
<includeonly>=</includeonly>===Invitación Individual===<includeonly>=</includeonly>
−
Las invitaciones que permanezcan como Pendientes no serán listados como Proveedores en el catálogo
+
Para enviar una nueva invitación presione Enviar invitación, complete los datos según el tipo de persona, presiona enviar para el correspondiente envío de la invitación vía correo electrónico para confirmar la misma. ('''Ver Figura 4''').
−
ni podrán subir comprobantes electrónicos. Si el UR desea eliminar la invitación, la dejará sin efecto.
+
{| class="wikitable"
 +
|-
 +
! Campo !! Persona Natural !! Persona Jurídica
 +
|-
 +
| Primer nombre || 3 - 30 Caracteres alfabético ||
 +
|-
 +
| Apellido || 3 - 30 Caracteres alfabético||
 +
|-
 +
| Razón Social ||  || 3 - 100 Caracteres alfanumérico
 +
|-
 +
| Correo || correo válido || correo válido
 +
|-
 +
| Comentario || máximo de 200 caracteres alfanumérico || máximo de 200 caracteres alfanumérico
 +
|}
 
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−
 
+
Una vez enviada la invitación esta se registra en el listado con estatus pendiente y se actualizara a aceptada una vez que el proveedor confirme la invitación enviada a su correo electrónico y complete el registro para la activación de su cuenta. ('''Ver Figura 6''').
−
<includeonly>=</includeonly>==Registrar estatus.==<includeonly>=</includeonly>
 
−
[[Archivo:MUPR421.jpg|miniaturadeimagen|'''Figura 7: Catálogo Estatus''']]
 
−
Desde la sesión del Usuario Receptor (UR), se podrán asignar un máximo de 20 Status personalizados a
 
−
partir de la ruta Catálogo > Estatus ('''Ver Figura 7''').
 
 
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−
 
+
En la opción de correo se muestra con una carta de correo electrónico para reenviar el correo de invitación en caso que al proveedor no le llegue la invitación, este reenvío será al mismo correo ingresado en la invitación, si se requiere enviar a otro correo la invitación debe ser eliminada y realizar una nueva con el nuevo correo.  
−
Los datos correspondientes para el registro de estatus son: Nombre, Descripción y Código, por selección
 
−
tiene las opciones Visible al proveedor, Notificación (al proveedor) y Observación.
 
−
El campo Nombre y Descripción son de tipo Alfanumérico con un Máx. de 50 caracteres.
 
−
Se permite registrar un máximo de 20 estatus, ejemplo:
 
−
* En revisión
 
−
* En espera
 
−
* Finanzas
 
−
* Director de Compras
 
−
* Unidad de Costo
 
−
* Tesorería
 
−
* Caja
 
−
 
 
−
El cambio de status responderá de acuerdo a la conFiguración del mismo. Los status podrán ser visibles o
 
−
no para el receptor (control interno), podrá notificar o no al proveedor, permitirán incluir observaciones
 
−
al proveedor y podrán desactivarse de ser necesario. Estas características podrán habilitarse /
 
−
deshabilitarse en el catálogo de status.
 
 
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[[Archivo:MUPR422.jpg|miniaturadeimagen|'''Figura 8: Ventana de Verificación para cambio de estatus
+
[[Archivo:MUPR415.jpg|miniaturadeimagen|'''Figura 5: Formulario de registro masivo de proveedores''']]
−
del documento en Gestión del documento''']]
+
<includeonly>=</includeonly>===Invitación Masiva===<includeonly>=</includeonly>
−
En la gestión de cada comprobante Pendiente o Aceptado, podrá hacerse uso de los status conFigurados.
+
Esta funcionalidad permite enviar invitaciones a múltiples proveedores (máximo cien por cada operación). Cada proveedor invitado deberá completar el formulario de registro mediante enlace enviado al correo ('''Ver Figura 5''').  
−
('''Ver Figura 8''').
 
 
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<includeonly>=</includeonly>==Registrar Usuarios (Interno receptor).==<includeonly>=</includeonly>
+
[[Archivo:MUPR416.jpg|miniaturadeimagen|'''Figura 6: Listado de invitaciones a proveedores''']]
−
[[Archivo:MUPR431.jpg|miniaturadeimagen|'''Figura 9: Catálogo Usuarios''']]
+
Al realizar el envío de las invitaciones, se reflejarán en el portal con el estatus pendiente y se actualizaran como aceptada una vez que cada proveedor confirma la invitación, complete el registro para la activación de su cuenta ('''Ver Figura 6''').
−
[[Archivo:MUPR432.jpg|miniaturadeimagen|'''Figura 10: Catálogo Usuarios''']]
 
−
Un usuario principal Receptor puede registrar usuarios asociados a su cuenta. Esta opción se dispone en
 
−
el Menú inicial- Catalogo - Usuario. La pantalla desplegada dispone de una lista de usuarios registrados,
 
−
filtro de búsqueda de forma alfabética y del botón agregar usuario para el registro. ('''Ver Figuras 9 y 10''').
 
−
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−
 
 
−
[[Archivo:MUPR433.jpg|miniaturadeimagen|'''Figura 11: Registro de nuevo usuario''']]
 
−
Al agregar un nuevo usuario, se despliega la pantalla de registro donde se conFigura el Perfil, Roles y
 
−
Permiso. En el perfil los datos solicitados son Nombre de usuario y Correo electrónico, debe continuar con
 
−
el botón siguiente ('''Ver Figura 11''').
 
 
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−
[[Archivo:MUPR434.jpg|miniaturadeimagen|'''Figura 12: Selección de perfil del usuario''']]
+
'''nota:''' las invitaciones que permanezcan como pendientes los proveedores correspondiente no se visualizarán en el catálogo ni podrán subir comprobantes electrónicos. Si el usuario Receptor desea eliminar la invitación, la dejará sin efecto.
−
En la conFiguración Roles es la selección del perfil que tendrá el usuario y permite definir los permisos
 
−
asociados a la cuenta, tales como Básico o Estándar, Avanzado y Administrados. ('''Ver Figura 12''').
 
 
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[[Archivo:MUPR435.jpg|miniaturadeimagen|'''Figura 13: Selección de perfil del usuario''']]
+
<includeonly>=</includeonly>==Estatus==<includeonly>=</includeonly>
−
Se debe seleccionar el Rol a establecer y continuar con el botón siguiente. ('''Ver Figura 13''').
+
En este catálogo se permite agregar un máximo de 20 estatus personalizados que manejará la empresa para la gestión y control de los documentos.
 
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−
[[Archivo:MUPR436.jpg|miniaturadeimagen|'''Figura 14: Permisos disponibles al perfil Básico''']]
+
[[Archivo:MUPR420.jpg|miniaturadeimagen|'''Figura 7: Catálogo Estatus''']]
−
El Rol básico, dispone de los permisos de solo visualización, tales como:
+
Para agregar nuevos estatus debe ser con un usuario Rol Administrador que disponga con el permiso activo de '''Crear Estatus'''.
−
- Recepción: Módulo de Administración de Recepción Global, este módulo permite activar o
+
El portal dispone de 10 estatus estándar que se deben tener en cuenta para no afectar el proceso y no repetir los nombre.
−
desactivar todos los siguientes permisos.
+
Ir a Catálogos → Estatus. ('''Ver Figura 7''').
−
- Ver Proveedores: Permite visualizar la lista de proveedores.
 
−
- Ver Estatus: Permite visualizar la lista de estatus personalizados.
 
−
- Ver Comprobantes: Permite ver el listado de comprobantes.
 
−
- Ver Detalle: Permite ver el detalle del comprobante.
 
−
- Gestión de Representación Gráfica: Permite gestionar la representación gráfica.
 
−
Estos permisos pueden ser activados o desactivados con la opción de Personalizar Permisos, si se requiere
 
−
que el usuario tenga control de administrar sus propios permisos esta opción debe quedar activa de lo
 
−
contrario desactivar ('''Ver Figura 14''').
 
−
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−
[[Archivo:MUPR437.jpg|miniaturadeimagen|'''Figura 15: Personalización de los permisos''']]
+
{| class="wikitable"
−
La personalización de permiso tiene disponible activar e inactivar el Módulo de administración ('''Ver Figura 15''').
+
|-
 +
! Estatus estandar
 +
|-
 +
| Radicado
 +
|-
 +
| Entregado
 +
|-
 +
| Recibido
 +
|-
 +
| En verificación
 +
|-
 +
| En verificación por Emisor
 +
|-
 +
| Otro
 +
|-
 +
| Aceptado
 +
|-
 +
| Proceso de pago
 +
|-
 +
| Pagado
 +
|-
 +
| Rechazado
 +
|}
 
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−
[[Archivo:MUPR438.jpg|miniaturadeimagen|'''Figura 16: Permisos disponibles al perfil Avanzado''']]
+
[[Archivo:MUPR421.jpg|miniaturadeimagen|'''Figura 8: Agregar Estatus''']]
−
El Rol Avanzado, dispone de los permisos de consultar, modificar y eliminar datos o documentos de
+
Para agregar un nuevo estatus presione Agregar estatus. Se mostrara un formulario el cual debe diligenciar con la información de su estatus personalizado:
−
funcionalidades específicas, tales como:
+
('''Ver Figura 8''').
−
- Recepción: Módulo de Administración de Recepción Global, este módulo permite activar o
+
* Nombre: valor alfanumérico con un Máx. de 50 caracteres
−
desactivar todos los siguientes permisos.
+
* Descripción: valor alfanumérico con un Máx. de 50 caracteres
−
- Ver Proveedores: Permite visualizar la lista de proveedores.
+
* Orden: Valor numérico menor o igual a 999
−
- Ver Estatus: Permite visualizar la lista de estatus personalizados.
+
* Código: Valor numérico menor o igual a 999
−
- Ver Comprobantes: Permite ver el listado de comprobantes.
+
por selección tiene las opciones Visible al proveedor, Notificación (al proveedor) y observación que permiten visualizar, notificar e incluir observaciones al proveedor.
−
- Ver Detalle: Permite ver el detalle del comprobante.
 
−
- Subir Representación Gráfica: Permite subir representaciones gráficas.
 
−
- Eliminar Representación Gráfica: Permite eliminar representación.
 
−
- Gestión de Representación Gráfica: Permite gestionar la representación gráfica.
 
−
- Verificar estatus: Permite verificar el estatus.
 
−
- Subir documentos: Permite subir XML, RG y anexos.
 
−
- Descargar: Permite descargar archivos adjuntos en recepción.
 
−
- Editar anexos: Permite editar archivos adjuntos en recepción.
 
−
- Eliminar anexos: Permite eliminar archivos adjuntos en recepción.
 
−
- Metadatos: Permitir Asociar Metadatos.
 
  
−
Estos permisos pueden ser activados o desactivados con la opción de Personalizar Permisos, si se requiere
+
Ejemplo de estatus personalizados:
−
que el usuario tenga control de administrar sus propios permisos esta opción debe quedar activa de lo
+
* Proceso
−
contrario desactivar ('''Ver Figura 16''').
+
* Administración
−
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+
* Contabilidad
  
−
[[Archivo:MUPR439.jpg|miniaturadeimagen|'''Figura 17: Permisos disponibles al perfil Administrador''']]
+
[[Archivo:MUPR422.jpg|miniaturadeimagen|'''Figura 9: Ventana de Verificación para cambio de estatus
−
El Rol Administrador, dispone de los permisos de crear, consultar, modificar y eliminar datos o
+
del documento en Gestión del documento''']]
−
documentos de funcionalidades específicas tales como:
+
En la gestión de cada comprobante Pendiente o Aceptado, podrá hacerse uso de los estatus configurados.
−
- Recepción: Módulo de Administración de Recepción Global.
+
('''Ver Figura 9''').
−
- Ver Proveedores: Permite visualizar la lista de proveedores
 
−
- Enviar invitación: Permite enviar invitación.
 
−
- Enviar Invitación Masiva: Permite enviar invitación masiva.
 
−
- Ver Estatus: Permite visualizar la lista de estatus personalizados.
 
−
- Crear Estatus: Permite crear estatus personalizados.
 
−
- ConFiguración de Anexos: Permite conFigurar anexos.
 
−
- ConFiguración de Usuarios: Permite ver el índex de usuarios.
 
−
- Usuarios: Módulo para manejo de usuarios en recepción.
 
−
- Editar: Permite editar usuarios de recepción.
 
−
- Eliminar: Permite eliminar usuarios de recepción.
 
−
- Crear: Permite crear usuarios de recepción.
 
−
- Eliminar invitaciones: Permite eliminar invitaciones en recepción.
 
−
- Cambiar estatus de invitaciones: Permite cambiar el estatus de las invitaciones en
 
−
recepción.
 
−
- Editar estatus: Permite modificar el estatus personalizado en recepción.
 
−
- Eliminar estatus: Permite eliminar el estatus personalizado en recepción.
 
−
- Metadatos: Permitir Asociar Metadatos.
 
−
- Vincular Proveedores y Metadatos: Permite realizar la asignación de proveedores y
 
−
metadatos a un usuario.
 
−
 
 
−
Estos permisos pueden ser activados o desactivados con la opción de Personalizar Permisos, si se requiere
 
−
que el usuario tenga control de administrar sus propios permisos esta opción debe quedar activa de lo
 
−
contrario desactivar ('''Ver Figura 17''').
 
−
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−
 
 
−
[[Archivo:MUPR4310.jpg|miniaturadeimagen|'''Figura 18: Correo electrónico de registro usuario''']]
 
−
Al culminar la creación del registro del usuario, se genera un mensaje de registro exitoso y se enviará un
 
−
correo electrónico de bienvenida con su contraseña inicial y el botón para confirmar que obligatorio para
 
−
poder iniciar sesión ('''Ver Figura 18''').
 
 
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−
[[Archivo:MUPR4311.jpg|miniaturadeimagen|'''Figura 19: Catálogo usuarios''']]
+
<includeonly>=</includeonly>==Infodatos==<includeonly>=</includeonly>
−
Al confirmar el usuario este se activará en el catálogo del usuario principal de registro donde puede
+
Los infodatos son un grupo de datos que puedes tener valores adicionales útil para complementar información a los documentos electrónicos. La asociación de infodatos no son obligatorios para la carga de los documentos electrónicos, sin embargo la empresa receptora tiene la opción de configurar infodatos obligatorios y opcionales para la gestión y control de sus documentos.
−
visualizar el Estatus y ejecutar las acciones de Detalle, Editar, Editar permisos y Eliminar ('''Ver Figura 19''').
 
 
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−
 
+
[[Archivo:MUPR451.jpg|miniaturadeimagen|'''Figura 27: Catálogo infodatos''']]
−
[[Archivo:MUPR4312.jpg|miniaturadeimagen|'''Figura 20: Detalle de usuario''']]
+
El catálogo infodatos dispone de 23 infodatos para ser configurado, esta funcionalidad la tendrá disponible el usuario principal Receptor y usuarios con Rol Administrador, los usuarios con rol Básico y Avanzado tendrán el modo solo consulta.
−
La acción Detalle, permite consultar los datos, perfil y permisos actuales del usuario ('''Ver Figura 20''').
+
<br>
 +
Para ingresar al catálogo Ir al Menú inicial- Catálogo - Infodatos. ('''Ver Figura 27''').
 
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{{clear}}
−
 
+
En esta pantalla se listaran todos los infodatos que tenga asociado la cuenta con la información:
−
[[Archivo:MUPR4313.jpg|miniaturadeimagen|'''Figura 21: Edición de usuario''']]
+
* Nombre propio: Se describe el nombre propio ingresado por el usuario receptor para identificar el infodatos.
−
La acción Editar, permite actualizar los datos del usuario, cambiar tipo de rol, cambiar estatus y cambiar
+
* Listable: Se describe (SI - NO) si el infodato es listable o no listable para identificar si contiene varios valores.
−
contraseña ('''Ver Figura 21''').
+
* Requerido: Se describe (SI - NO), identifica el infodato como obligatorio.
 +
* Acciones: Editar Infodato, es la acción de modificar la configuración del infodatos, activar o desactivar como Requerido, cambiar nombre, agregar nuevo valor y activar o desactivar valores. ('''Ver Figura 28''').
 +
[[Archivo:MUPR452.jpg|miniaturadeimagen|'''Figura 28: Catálogo infodatos''']]
 +
Para  asociar un nuevo infodatos, presiones '''Asociar Infodatos'''.
 
{{clear}}
 
{{clear}}
  
−
[[Archivo:MUPR4314.jpg|miniaturadeimagen|'''Figura 22: Edición de permiso de usuario''']]
+
[[Archivo:MUPR453.jpg|miniaturadeimagen|'''Figura 29: Infodatos disponibles''']]
−
La acción Editar permisos, permite activación o desactivación de permisos requeridos ('''Ver Figura 22''').
+
El portal presentará lista de 23 infodatos estándar de tipo listables y no listables que permitirá configurar según las necesidades de la empresa, estos
 +
formarán parte de la validación en la radicación de documentos. ('''Ver Figura 29''').
 
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{{clear}}
  
−
<includeonly>=</includeonly>==Inicio de sesión con usuario interno receptor.==<includeonly>=</includeonly>
+
A continuación se muestra la lista de los infodatos con la referencia de tipo de datos y cantidades que debe tener en cuenta al momento de asociar.
−
[[Archivo:MUPR441.jpg|miniaturadeimagen|'''Figura 23: Pantalla inicial del portal''']]
+
{| class="wikitable"
−
Al confirmar el usuario desde el correo, la acción Re-direccionará a la pantalla de inicio de sesión indicando
+
|-
−
la confirmación exitosa, debe tener en cuenta no tener otra sesión abierta con el usuario inicial u otro
+
! Código Infodatos!! Nombre Genérico !! Nombre Propio !! Tipo listable !! Valor
−
usuario ('''Ver Figura 23''').
+
|-
−
{{clear}}
+
| 1 || Sucursal || alfanumérico, 1..80 || Si || alfanumérico, 1..80
 +
|-
 +
| 2 || Unidad de Costo|| alfanumérico, 1..80 || Si || alfanumérico, 1..80
 +
|-
 +
| 3 || Línea de Negocio || alfanumérico, 1..80 || Si || alfanumérico, 1..80
 +
|-
 +
| 4 || Región|| alfanumérico, 1..80 || Si || alfanumérico, 1..80
 +
|-
 +
| 5 || Ubicación Geográfica|| alfanumérico, 1..80 || No || alfanumérico, 1..N
 +
|-
 +
| 6 || IntegerCustom1 || alfanumérico, 1..80 || No || numéricos enteros, 1..16
 +
|-
 +
| 7 || RealCustom1|| alfanumérico, 1..80 || No || numérico con decimales, 1..10p(4)
 +
|-
 +
| 8 || DateCustom1|| alfanumérico, 1..80 || No || AAAA-MM-DD
 +
|-
 +
| 9 || DateTimeCustom1|| alfanumérico, 1..80 || No || AAAA-MM-DD HH:MM:SS
 +
|-
 +
| 10|| StringCustom1 || alfanumérico, 1..80 || No || alfanumérico, 1..N
 +
|-
 +
| 11 || StringCustom2 || alfanumérico, 1..80 || No || alfanumérico, 1..N
 +
|-
 +
| 12 || StringCustom3 || alfanumérico, 1..80 || No || alfanumérico, 1..N
 +
|-
 +
| 13 || StringCustom4 || alfanumérico, 1..80 || No || alfanumérico, 1..N
 +
|-
 +
| 14 || StringCustom5|| alfanumérico, 1..80 || No || alfanumérico, 1..N
 +
|-
 +
| 15 || StringListedCustom1 || alfanumérico, 1..80 || Si || alfanumérico, 1..80
 +
|-
 +
| 16 || StringListedCustom2 || alfanumérico, 1..80 || Si || alfanumérico, 1..80
 +
|-
 +
| 17 || StringListedCustom3 || alfanumérico, 1..80 || Si || alfanumérico, 1..80
 +
|-
 +
| 18 || StringListedCustom4 || alfanumérico, 1..80 || Si || alfanumérico, 1..80
 +
|-
 +
| 19 || StringListedCustom5 || alfanumérico, 1..80 || Si || alfanumérico, 1..80
 +
|-
 +
| 20 || IntegerCustom2 || alfanumérico, 1..80 || No || numéricos enteros, 1..16
 +
|-
 +
| 21 || RealCustom2 || alfanumérico, 1..80 || No || numérico con decimales, 1..10p(4)
 +
|-
 +
| 22 || DateCustom2 || alfanumérico, 1..80 || No || AAAA-MM-DD
 +
|-
 +
| 23 || DateTimeCustom2 || alfanumérico, 1..80 || No || AAAA-MM-DD HH:MM:SS
 +
|-
 +
|}
  
−
[[Archivo:MUPR442.jpg|miniaturadeimagen|'''Figura 24: Pantalla inicial del portal''']]
+
[[Archivo:MUPR454.jpg|miniaturadeimagen|'''Figura 30: Catálogo infodatos''']]
−
De no confirmar el usuario desde el correo, al iniciar sesión se presentará un mensaje de usuario no
+
Para configurar los infodatos, presionar la acción Asociar que se encuentra en el lateral derecho de
−
confirmado ('''Ver Figura 24''').
+
cada infodato requerido. ('''Ver Figura 30''').
 
{{clear}}
 
{{clear}}
  
−
[[Archivo:MUPR443.jpg|miniaturadeimagen|'''Figura 25: Términos y condiciones''']]
+
[[Archivo:MUPR455.jpg|miniaturadeimagen|'''Figura 31: Asociar infodato''']]
−
Al iniciar sesión el portal presenta el contrato de término y condiciones, estas deben ser aceptadas para
+
Al asociar infodatos tipo lista se presenta la pantalla con los campos fijos (Código Infodatos, Nombre
−
dar inicio a las funcionalidades del portal ('''Ver Figura 25''').
+
Genérico) y campos disponibles para la configuración (Nombre Propio, Requerido) donde en Nombre
−
{{clear}}
+
Propio es el nombre asignado por el usuario y el check de requerido que indicará si el infodato es
−
 
 
−
[[Archivo:MUPR444.jpg|miniaturadeimagen|'''Figura 26: Pantalla de inicio del portal''']]
 
−
Al aceptar los términos y condiciones el portal presentará la pantalla inicio con las funciones según su rol
 
−
y permisos conFigurados. ('''Ver Figura 26''').
 
−
{{clear}}
 
−
 
 
−
<includeonly>=</includeonly>==Asociación de metadatos.==<includeonly>=</includeonly>
 
−
[[Archivo:MUPR451.jpg|miniaturadeimagen|'''Figura 27: Catálogo metadatos''']]
 
−
En el portal se encuentra disponible una lista de 23 metadatos para conFigurar en el usuario receptor.
 
−
 
 
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Esta funcionalidad la tendrá disponible el usuario principal Receptor y usuarios con Rol Administrador
 
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siempre y cuando tenga activo el permiso, los usuarios con rol Básico y Avanzado tendrán disponible el
 
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modo solo consulta. Esta opción se dispone en el Menú inicial- Catálogo - Metadatos. ('''Ver Figura 27''').
 
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[[Archivo:MUPR452.jpg|miniaturadeimagen|'''Figura 28: Catálogo metadatos''']]
 
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Posteriormente se presenta la pantalla inicial de metadatos asociados donde permitirá asociar metadatos
 
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en el botón Asociar Metadatos. ('''Ver Figura 28''').
 
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[[Archivo:MUPR453.jpg|miniaturadeimagen|'''Figura 29: Metadatos disponibles''']]
 
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Nota: la conFiguración de Metadatos no son obligatorios para la carga de documentos, sólo si es
 
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requerido por algún cliente.
 
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El portal presentará una lista base de metadatos estándar de tipo listable y no listable que permitirá
 
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conFigurar según las necesidades de la empresa, estos formarán parte de la validación en la radicación de
 
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documentos electrónico que los contenga, tales como: sucursal, unidad de costo, línea de negocio, región,
 
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ubicación geográfica entre otros. ('''Ver Figura 29''').
 
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[[Archivo:MUPR454.jpg|miniaturadeimagen|'''Figura 30: Catálogo metadatos''']]
 
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Para conFigurar los metadatos, presionar la acción Asociar que se encuentra en el lateral derecho de
 
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cada metadato requerido. ('''Ver Figura 30''').
 
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[[Archivo:MUPR455.jpg|miniaturadeimagen|'''Figura 31: Asociar metadato''']]
 
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Al asociar metadatos tipo lista se presenta la pantalla con los campos fijos (Código Metadatos, Nombre
 
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Genérico) y campos disponibles para la conFiguración (Nombre Propio, Requerido) donde en Nombre
 
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Propio es el nombre asignado por el usuario y el check de requerido que indicará si el metadato es
 
 
obligatorio, adicional se debe agregar un valor propio en el campo Valor1 que se activa presionando el
 
obligatorio, adicional se debe agregar un valor propio en el campo Valor1 que se activa presionando el
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botón con el signo (+) permitiendo así crear la lista del mismo metadato con diferentes valores, cada
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botón con el signo (+) permitiendo así crear la lista del mismo infodato con diferentes valores, cada
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metadato puede conFigurarse de forma activo e inactivo indicándolo con el check. ('''Ver Figura 31''').
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infodato puede conFigurarse de forma activo e inactivo indicándolo con el check. ('''Ver Figura 31''').
 
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[[Archivo:MUPR456.jpg|miniaturadeimagen|'''Figura 32: Asociar metadato''']]
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[[Archivo:MUPR456.jpg|miniaturadeimagen|'''Figura 32: Asociar infodato''']]
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La asociación de metadatos que no son listable tendrá disponible la conFiguración de Nombre propio y
+
La asociación de infodatos que no son listable tendrá disponible la conFiguración de Nombre propio y
 
activación si es requerido, el valor será indicado en la funcionalidad Comprobante- Subir documentos-
 
activación si es requerido, el valor será indicado en la funcionalidad Comprobante- Subir documentos-
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Metadatos, ya es donde solicita el valor correspondiente. ('''Ver Figura 32''').
+
Infodatos, ya es donde solicita el valor correspondiente. ('''Ver Figura 32''').
 
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[[Archivo:MUPR457.jpg|miniaturadeimagen|'''Figura 33: Metadatos Asociados''']]
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[[Archivo:MUPR457.jpg|miniaturadeimagen|'''Figura 33: Infodatos Asociados''']]
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Por cada asociación de metadatos, el portal mostrará la lista de los mismos conFigurados al receptor donde
+
Por cada asociación de infodatos, el portal mostrará la lista de los mismos configurados al receptor donde
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estarán disponible con la acción Editar en caso de requerir cambios o agregar nuevo valor a los metadatos
+
estarán disponible con la acción Editar en caso de requerir cambios o agregar nuevo valor a los infodatos
 
tipo lista. ('''Ver Figura 33''')
 
tipo lista. ('''Ver Figura 33''')
 
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{{clear}}
  
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Todos los metadatos activos listable o no listable estarán disponible en la funcionalidad Comprobantes-
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Todos los infodatos activos listable o no listable estarán disponible en la funcionalidad Comprobantes-
−
Subir documentos - Metadato para ser radicado junto un documento XML que se requiera.
+
Subir documentos - Infodatos para ser radicado junto un documento XML que se requiera.
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{{clear}}
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'''nota''': los infodatos marcados como requeridos, será de selección obligatoria para la carga del documento electrónico.
 
{{clear}}
 
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Revisión actual del 16:37 8 sep 2022

Proveedores

Para la recepción de comprobantes electrónicos, la plataforma The Factory HKA - DRecepción permite al usuario receptor invitar y activar proveedores que requieran cargar y gestionar documentos enviados a sus clientes.

Figura 1: Catálogo de proveedores

Para acceder al catálogo de proveedores. Ir a Catálogos →Proveedores. (Ver Figura 1). En esta pantalla se listarán todos los proveedores que confirmen la invitación enviada, se disponen de los datos de cada proveedor:

  • Tipo de cliente: Tipo de persona Natural o Jurídica.
  • Razón social: Razón social del proveedor.
  • Tipo documento: Tipo de documento del proveedor, (NIT, Registro civil, Cédula extranjera, etc..).
  • Número de documento: Número de documento identificador del cliente.
  • Estatus: Activo o Inactivo.
  • Detalle: Detalle de los datos de la invitación.
  • Eliminar invitación: Elimina eliminar invitación.

nota: las acciones desactivar estatus y eliminar la invitación, se dispone para los usuarios receptor con Rol Administrador con los permisos activos Cambiar estatus de invitaciones y Eliminar invitaciones correspondientemente. El botón de Enviar invitación se dispone para los usuarios receptor con Rol Administrador y Avanzado con el permiso activo de Enviar invitación.

Figura 2: Invitaciones Proveedores

Para visualizar las invitaciones enviadas en el catálogo Proveedores, presione Invitaciones se listarán todas las invitaciones realizadas con los datos:

  • Razón social:razón social del proveedor.
  • Correo: Correo electrónico del proveedor invitado.
  • Estatus: Estatus de la invitación.
  • Correo (reenviar correo)
  • Detalle: Se muestra el detalle de los datos del proveedor
  • Eliminar invitación: elimina la invitación enviada.

(Ver Figura 2).

Figura 3: Ruta para acceder a la gestión de invitaciones (Individual, Masiva).

En esta sección puede seleccionar uno de los modos de invitación, Individual para invitaciones de proveedores uno a uno o Masiva para enviar a una lista de proveedores.

nota: Actualmente la Invitación Masiva se encuentra en periodo de desarrollo. (Ver Figura 3).

Figura 4: Formulario de registro individual de proveedores

Invitación Individual

Para enviar una nueva invitación presione Enviar invitación, complete los datos según el tipo de persona, presiona enviar para el correspondiente envío de la invitación vía correo electrónico para confirmar la misma. (Ver Figura 4).

Campo Persona Natural Persona Jurídica
Primer nombre 3 - 30 Caracteres alfabético
Apellido 3 - 30 Caracteres alfabético
Razón Social 3 - 100 Caracteres alfanumérico
Correo correo válido correo válido
Comentario máximo de 200 caracteres alfanumérico máximo de 200 caracteres alfanumérico

Una vez enviada la invitación esta se registra en el listado con estatus pendiente y se actualizara a aceptada una vez que el proveedor confirme la invitación enviada a su correo electrónico y complete el registro para la activación de su cuenta. (Ver Figura 6).

En la opción de correo se muestra con una carta de correo electrónico para reenviar el correo de invitación en caso que al proveedor no le llegue la invitación, este reenvío será al mismo correo ingresado en la invitación, si se requiere enviar a otro correo la invitación debe ser eliminada y realizar una nueva con el nuevo correo.

Figura 5: Formulario de registro masivo de proveedores

Invitación Masiva

Esta funcionalidad permite enviar invitaciones a múltiples proveedores (máximo cien por cada operación). Cada proveedor invitado deberá completar el formulario de registro mediante enlace enviado al correo (Ver Figura 5).

Figura 6: Listado de invitaciones a proveedores

Al realizar el envío de las invitaciones, se reflejarán en el portal con el estatus pendiente y se actualizaran como aceptada una vez que cada proveedor confirma la invitación, complete el registro para la activación de su cuenta (Ver Figura 6).

nota: las invitaciones que permanezcan como pendientes los proveedores correspondiente no se visualizarán en el catálogo ni podrán subir comprobantes electrónicos. Si el usuario Receptor desea eliminar la invitación, la dejará sin efecto.

Estatus

En este catálogo se permite agregar un máximo de 20 estatus personalizados que manejará la empresa para la gestión y control de los documentos.

Figura 7: Catálogo Estatus

Para agregar nuevos estatus debe ser con un usuario Rol Administrador que disponga con el permiso activo de Crear Estatus. El portal dispone de 10 estatus estándar que se deben tener en cuenta para no afectar el proceso y no repetir los nombre. Ir a Catálogos → Estatus. (Ver Figura 7).

Estatus estandar
Radicado
Entregado
Recibido
En verificación
En verificación por Emisor
Otro
Aceptado
Proceso de pago
Pagado
Rechazado
Figura 8: Agregar Estatus

Para agregar un nuevo estatus presione Agregar estatus. Se mostrara un formulario el cual debe diligenciar con la información de su estatus personalizado: (Ver Figura 8).

  • Nombre: valor alfanumérico con un Máx. de 50 caracteres
  • Descripción: valor alfanumérico con un Máx. de 50 caracteres
  • Orden: Valor numérico menor o igual a 999
  • Código: Valor numérico menor o igual a 999

por selección tiene las opciones Visible al proveedor, Notificación (al proveedor) y observación que permiten visualizar, notificar e incluir observaciones al proveedor.

Ejemplo de estatus personalizados:

  • Proceso
  • Administración
  • Contabilidad
Figura 9: Ventana de Verificación para cambio de estatus del documento en Gestión del documento

En la gestión de cada comprobante Pendiente o Aceptado, podrá hacerse uso de los estatus configurados. (Ver Figura 9).

Infodatos

Los infodatos son un grupo de datos que puedes tener valores adicionales útil para complementar información a los documentos electrónicos. La asociación de infodatos no son obligatorios para la carga de los documentos electrónicos, sin embargo la empresa receptora tiene la opción de configurar infodatos obligatorios y opcionales para la gestión y control de sus documentos.

Figura 27: Catálogo infodatos

El catálogo infodatos dispone de 23 infodatos para ser configurado, esta funcionalidad la tendrá disponible el usuario principal Receptor y usuarios con Rol Administrador, los usuarios con rol Básico y Avanzado tendrán el modo solo consulta.
Para ingresar al catálogo Ir al Menú inicial- Catálogo - Infodatos. (Ver Figura 27).

En esta pantalla se listaran todos los infodatos que tenga asociado la cuenta con la información:

  • Nombre propio: Se describe el nombre propio ingresado por el usuario receptor para identificar el infodatos.
  • Listable: Se describe (SI - NO) si el infodato es listable o no listable para identificar si contiene varios valores.
  • Requerido: Se describe (SI - NO), identifica el infodato como obligatorio.
  • Acciones: Editar Infodato, es la acción de modificar la configuración del infodatos, activar o desactivar como Requerido, cambiar nombre, agregar nuevo valor y activar o desactivar valores. (Ver Figura 28).
Figura 28: Catálogo infodatos

Para asociar un nuevo infodatos, presiones Asociar Infodatos.

Figura 29: Infodatos disponibles

El portal presentará lista de 23 infodatos estándar de tipo listables y no listables que permitirá configurar según las necesidades de la empresa, estos formarán parte de la validación en la radicación de documentos. (Ver Figura 29).

A continuación se muestra la lista de los infodatos con la referencia de tipo de datos y cantidades que debe tener en cuenta al momento de asociar.

Código Infodatos Nombre Genérico Nombre Propio Tipo listable Valor
1 Sucursal alfanumérico, 1..80 Si alfanumérico, 1..80
2 Unidad de Costo alfanumérico, 1..80 Si alfanumérico, 1..80
3 Línea de Negocio alfanumérico, 1..80 Si alfanumérico, 1..80
4 Región alfanumérico, 1..80 Si alfanumérico, 1..80
5 Ubicación Geográfica alfanumérico, 1..80 No alfanumérico, 1..N
6 IntegerCustom1 alfanumérico, 1..80 No numéricos enteros, 1..16
7 RealCustom1 alfanumérico, 1..80 No numérico con decimales, 1..10p(4)
8 DateCustom1 alfanumérico, 1..80 No AAAA-MM-DD
9 DateTimeCustom1 alfanumérico, 1..80 No AAAA-MM-DD HH:MM:SS
10 StringCustom1 alfanumérico, 1..80 No alfanumérico, 1..N
11 StringCustom2 alfanumérico, 1..80 No alfanumérico, 1..N
12 StringCustom3 alfanumérico, 1..80 No alfanumérico, 1..N
13 StringCustom4 alfanumérico, 1..80 No alfanumérico, 1..N
14 StringCustom5 alfanumérico, 1..80 No alfanumérico, 1..N
15 StringListedCustom1 alfanumérico, 1..80 Si alfanumérico, 1..80
16 StringListedCustom2 alfanumérico, 1..80 Si alfanumérico, 1..80
17 StringListedCustom3 alfanumérico, 1..80 Si alfanumérico, 1..80
18 StringListedCustom4 alfanumérico, 1..80 Si alfanumérico, 1..80
19 StringListedCustom5 alfanumérico, 1..80 Si alfanumérico, 1..80
20 IntegerCustom2 alfanumérico, 1..80 No numéricos enteros, 1..16
21 RealCustom2 alfanumérico, 1..80 No numérico con decimales, 1..10p(4)
22 DateCustom2 alfanumérico, 1..80 No AAAA-MM-DD
23 DateTimeCustom2 alfanumérico, 1..80 No AAAA-MM-DD HH:MM:SS
Figura 30: Catálogo infodatos

Para configurar los infodatos, presionar la acción Asociar que se encuentra en el lateral derecho de cada infodato requerido. (Ver Figura 30).

Figura 31: Asociar infodato

Al asociar infodatos tipo lista se presenta la pantalla con los campos fijos (Código Infodatos, Nombre Genérico) y campos disponibles para la configuración (Nombre Propio, Requerido) donde en Nombre Propio es el nombre asignado por el usuario y el check de requerido que indicará si el infodato es obligatorio, adicional se debe agregar un valor propio en el campo Valor1 que se activa presionando el botón con el signo (+) permitiendo así crear la lista del mismo infodato con diferentes valores, cada infodato puede conFigurarse de forma activo e inactivo indicándolo con el check. (Ver Figura 31).

Figura 32: Asociar infodato

La asociación de infodatos que no son listable tendrá disponible la conFiguración de Nombre propio y activación si es requerido, el valor será indicado en la funcionalidad Comprobante- Subir documentos- Infodatos, ya es donde solicita el valor correspondiente. (Ver Figura 32).

Figura 33: Infodatos Asociados

Por cada asociación de infodatos, el portal mostrará la lista de los mismos configurados al receptor donde estarán disponible con la acción Editar en caso de requerir cambios o agregar nuevo valor a los infodatos tipo lista. (Ver Figura 33)

Todos los infodatos activos listable o no listable estarán disponible en la funcionalidad Comprobantes- Subir documentos - Infodatos para ser radicado junto un documento XML que se requiera.

nota: los infodatos marcados como requeridos, será de selección obligatoria para la carga del documento electrónico.

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