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| Línea 69: |
Línea 69: |
| | En la gestión de cada comprobante Pendiente o Aceptado, podrá hacerse uso de los status conFigurados. | | En la gestión de cada comprobante Pendiente o Aceptado, podrá hacerse uso de los status conFigurados. |
| | ('''Ver Figura 8'''). | | ('''Ver Figura 8'''). |
| − | {{clear}}
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| − |
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| − | <includeonly>=</includeonly>==Registrar Usuarios (Interno receptor).==<includeonly>=</includeonly>
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| − | [[Archivo:MUPR431.jpg|miniaturadeimagen|'''Figura 9: Catálogo Usuarios''']]
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| − | [[Archivo:MUPR432.jpg|miniaturadeimagen|'''Figura 10: Catálogo Usuarios''']]
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| − | Un usuario principal Receptor puede registrar usuarios asociados a su cuenta. Esta opción se dispone en
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| − | el Menú inicial- Catalogo - Usuario. La pantalla desplegada dispone de una lista de usuarios registrados,
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| − | filtro de búsqueda de forma alfabética y del botón agregar usuario para el registro. ('''Ver Figuras 9 y 10''').
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| − | {{clear}}
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| − | [[Archivo:MUPR433.jpg|miniaturadeimagen|'''Figura 11: Registro de nuevo usuario''']]
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| − | Al agregar un nuevo usuario, se despliega la pantalla de registro donde se conFigura el Perfil, Roles y
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| − | Permiso. En el perfil los datos solicitados son Nombre de usuario y Correo electrónico, debe continuar con
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| − | el botón siguiente ('''Ver Figura 11''').
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| − | [[Archivo:MUPR434.jpg|miniaturadeimagen|'''Figura 12: Selección de perfil del usuario''']]
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| − | En la conFiguración Roles es la selección del perfil que tendrá el usuario y permite definir los permisos
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| − | asociados a la cuenta, tales como Básico o Estándar, Avanzado y Administrados. ('''Ver Figura 12''').
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| − | [[Archivo:MUPR435.jpg|miniaturadeimagen|'''Figura 13: Selección de perfil del usuario''']]
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| − | Se debe seleccionar el Rol a establecer y continuar con el botón siguiente. ('''Ver Figura 13''').
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| − | [[Archivo:MUPR436.jpg|miniaturadeimagen|'''Figura 14: Permisos disponibles al perfil Básico''']]
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| − | El Rol básico, dispone de los permisos de solo visualización, tales como:
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| − | - Recepción: Módulo de Administración de Recepción Global, este módulo permite activar o
| |
| − | desactivar todos los siguientes permisos.
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| − | - Ver Proveedores: Permite visualizar la lista de proveedores.
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| − | - Ver Estatus: Permite visualizar la lista de estatus personalizados.
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| − | - Ver Comprobantes: Permite ver el listado de comprobantes.
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| − | - Ver Detalle: Permite ver el detalle del comprobante.
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| − | - Gestión de Representación Gráfica: Permite gestionar la representación gráfica.
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| − | Estos permisos pueden ser activados o desactivados con la opción de Personalizar Permisos, si se requiere
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| − | que el usuario tenga control de administrar sus propios permisos esta opción debe quedar activa de lo
| |
| − | contrario desactivar ('''Ver Figura 14''').
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| − | {{clear}}
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| − |
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| − | [[Archivo:MUPR437.jpg|miniaturadeimagen|'''Figura 15: Personalización de los permisos''']]
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| − | La personalización de permiso tiene disponible activar e inactivar el Módulo de administración ('''Ver Figura 15''').
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| − | {{clear}}
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| − | [[Archivo:MUPR438.jpg|miniaturadeimagen|'''Figura 16: Permisos disponibles al perfil Avanzado''']]
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| − | El Rol Avanzado, dispone de los permisos de consultar, modificar y eliminar datos o documentos de
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| − | funcionalidades específicas, tales como:
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| − | - Recepción: Módulo de Administración de Recepción Global, este módulo permite activar o
| |
| − | desactivar todos los siguientes permisos.
| |
| − | - Ver Proveedores: Permite visualizar la lista de proveedores.
| |
| − | - Ver Estatus: Permite visualizar la lista de estatus personalizados.
| |
| − | - Ver Comprobantes: Permite ver el listado de comprobantes.
| |
| − | - Ver Detalle: Permite ver el detalle del comprobante.
| |
| − | - Subir Representación Gráfica: Permite subir representaciones gráficas.
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| − | - Eliminar Representación Gráfica: Permite eliminar representación.
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| − | - Gestión de Representación Gráfica: Permite gestionar la representación gráfica.
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| − | - Verificar estatus: Permite verificar el estatus.
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| − | - Subir documentos: Permite subir XML, RG y anexos.
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| − | - Descargar: Permite descargar archivos adjuntos en recepción.
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| − | - Editar anexos: Permite editar archivos adjuntos en recepción.
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| − | - Eliminar anexos: Permite eliminar archivos adjuntos en recepción.
| |
| − | - Metadatos: Permitir Asociar Metadatos.
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| − |
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| − | Estos permisos pueden ser activados o desactivados con la opción de Personalizar Permisos, si se requiere
| |
| − | que el usuario tenga control de administrar sus propios permisos esta opción debe quedar activa de lo
| |
| − | contrario desactivar ('''Ver Figura 16''').
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| − | {{clear}}
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| − | [[Archivo:MUPR439.jpg|miniaturadeimagen|'''Figura 17: Permisos disponibles al perfil Administrador''']]
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| − | El Rol Administrador, dispone de los permisos de crear, consultar, modificar y eliminar datos o
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| − | documentos de funcionalidades específicas tales como:
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| − | - Recepción: Módulo de Administración de Recepción Global.
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| − | - Ver Proveedores: Permite visualizar la lista de proveedores
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| − | - Enviar invitación: Permite enviar invitación.
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| − | - Enviar Invitación Masiva: Permite enviar invitación masiva.
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| − | - Ver Estatus: Permite visualizar la lista de estatus personalizados.
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| − | - Crear Estatus: Permite crear estatus personalizados.
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| − | - ConFiguración de Anexos: Permite conFigurar anexos.
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| − | - ConFiguración de Usuarios: Permite ver el índex de usuarios.
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| − | - Usuarios: Módulo para manejo de usuarios en recepción.
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| − | - Editar: Permite editar usuarios de recepción.
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| − | - Eliminar: Permite eliminar usuarios de recepción.
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| − | - Crear: Permite crear usuarios de recepción.
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| − | - Eliminar invitaciones: Permite eliminar invitaciones en recepción.
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| − | - Cambiar estatus de invitaciones: Permite cambiar el estatus de las invitaciones en
| |
| − | recepción.
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| − | - Editar estatus: Permite modificar el estatus personalizado en recepción.
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| − | - Eliminar estatus: Permite eliminar el estatus personalizado en recepción.
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| − | - Metadatos: Permitir Asociar Metadatos.
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| − | - Vincular Proveedores y Metadatos: Permite realizar la asignación de proveedores y
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| − | metadatos a un usuario.
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| − | Estos permisos pueden ser activados o desactivados con la opción de Personalizar Permisos, si se requiere
| |
| − | que el usuario tenga control de administrar sus propios permisos esta opción debe quedar activa de lo
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| − | contrario desactivar ('''Ver Figura 17''').
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| − | [[Archivo:MUPR4310.jpg|miniaturadeimagen|'''Figura 18: Correo electrónico de registro usuario''']]
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| − | Al culminar la creación del registro del usuario, se genera un mensaje de registro exitoso y se enviará un
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| − | correo electrónico de bienvenida con su contraseña inicial y el botón para confirmar que obligatorio para
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| − | poder iniciar sesión ('''Ver Figura 18''').
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| − | [[Archivo:MUPR4311.jpg|miniaturadeimagen|'''Figura 19: Catálogo usuarios''']]
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| − | Al confirmar el usuario este se activará en el catálogo del usuario principal de registro donde puede
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| − | visualizar el Estatus y ejecutar las acciones de Detalle, Editar, Editar permisos y Eliminar ('''Ver Figura 19''').
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| − | [[Archivo:MUPR4312.jpg|miniaturadeimagen|'''Figura 20: Detalle de usuario''']]
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| − | La acción Detalle, permite consultar los datos, perfil y permisos actuales del usuario ('''Ver Figura 20''').
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| − | [[Archivo:MUPR4313.jpg|miniaturadeimagen|'''Figura 21: Edición de usuario''']]
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| − | La acción Editar, permite actualizar los datos del usuario, cambiar tipo de rol, cambiar estatus y cambiar
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| − | contraseña ('''Ver Figura 21''').
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| − | [[Archivo:MUPR4314.jpg|miniaturadeimagen|'''Figura 22: Edición de permiso de usuario''']]
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| − | La acción Editar permisos, permite activación o desactivación de permisos requeridos ('''Ver Figura 22''').
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| − | <includeonly>=</includeonly>==Inicio de sesión con usuario interno receptor.==<includeonly>=</includeonly>
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| − | [[Archivo:MUPR441.jpg|miniaturadeimagen|'''Figura 23: Pantalla inicial del portal''']]
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| − | Al confirmar el usuario desde el correo, la acción Re-direccionará a la pantalla de inicio de sesión indicando
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| − | la confirmación exitosa, debe tener en cuenta no tener otra sesión abierta con el usuario inicial u otro
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| − | usuario ('''Ver Figura 23''').
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| − | [[Archivo:MUPR442.jpg|miniaturadeimagen|'''Figura 24: Pantalla inicial del portal''']]
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| − | De no confirmar el usuario desde el correo, al iniciar sesión se presentará un mensaje de usuario no
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| − | confirmado ('''Ver Figura 24''').
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| − | [[Archivo:MUPR443.jpg|miniaturadeimagen|'''Figura 25: Términos y condiciones''']]
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| − | Al iniciar sesión el portal presenta el contrato de término y condiciones, estas deben ser aceptadas para
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| − | dar inicio a las funcionalidades del portal ('''Ver Figura 25''').
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| − | [[Archivo:MUPR444.jpg|miniaturadeimagen|'''Figura 26: Pantalla de inicio del portal''']]
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| − | Al aceptar los términos y condiciones el portal presentará la pantalla inicio con las funciones según su rol
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| − | y permisos conFigurados. ('''Ver Figura 26''').
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Registrar Proveedores.
Figura 1: Ruta para acceder al catálogo de proveedores Para la recepción de comprobantes electrónicos, la plataforma The Factory HKA - DRecepción permite al
usuario receptor crear y activar proveedores desde los cuales se recibirán o cargarán comprobantes
electrónicos. Para ello, el portal de recepción cuenta con un “Catálogo de Proveedores”, al cual se accede
desde: Catálogos→Proveedores. (Ver Figura 1).
Figura 2: Ruta para acceder a la gestión de invitaciones Una vez en el catálogo Proveedores, presione Invitaciones. (Ver Figura 2).
Figura 3: Ruta para acceder a la gestión de invitaciones (Individual, Masiva). En esta sección puede seleccionar uno de los modos de invitación, Individual para invitaciones de
proveedores uno a uno o Masiva para enviar a una lista de proveedores.
(NOTA: Actualmente la Invitación Masiva se encuentra en periodo de desarrollo) (Ver Figura 3).
Figura 4: Formulario de registro individual de proveedores Invitación Individual: El UR completa los datos de un solo proveedor y envía la invitación vía correo
electrónico para que éste confirme sus datos (Ver Figura 4).
Figura 5: Formulario de registro masivo de proveedores Invitación Masiva: Esta funcionalidad permite enviar invitaciones a múltiples proveedores (máximo cien
por cada operación). Cada proveedor invitado deberá completar el formulario de registro mediante enlace
enviado al correo (Ver Figura 5).
Nota: Esta funcionalidad se encuentra en proceso de desarrollo.
Figura 6: Listado de invitaciones a proveedores Al realizar el envío de las invitaciones (individual o masivo), se reflejarán en el portal con el estatus
Pendiente, el cual se actualizará como Aceptada una vez que cada proveedor complete el registro y active
su cuenta (Ver Figura 6).
NOTA: Los proveedores que acepten la invitación activarán su cuenta en DFactura para subir
comprobantes electrónicos y gestionar el seguimiento de los mismos mediante el portal.
Las invitaciones que permanezcan como Pendientes no serán listados como Proveedores en el catálogo
ni podrán subir comprobantes electrónicos. Si el UR desea eliminar la invitación, la dejará sin efecto.
Registrar estatus.
Figura 7: Catálogo Estatus Desde la sesión del Usuario Receptor (UR), se podrán asignar un máximo de 20 Status personalizados a
partir de la ruta Catálogo > Estatus (Ver Figura 7).
Los datos correspondientes para el registro de estatus son: Nombre, Descripción y Código, por selección
tiene las opciones Visible al proveedor, Notificación (al proveedor) y Observación.
El campo Nombre y Descripción son de tipo Alfanumérico con un Máx. de 50 caracteres.
Se permite registrar un máximo de 20 estatus, ejemplo:
- En revisión
- En espera
- Finanzas
- Director de Compras
- Unidad de Costo
- Tesorería
- Caja
El cambio de status responderá de acuerdo a la conFiguración del mismo. Los status podrán ser visibles o
no para el receptor (control interno), podrá notificar o no al proveedor, permitirán incluir observaciones
al proveedor y podrán desactivarse de ser necesario. Estas características podrán habilitarse /
deshabilitarse en el catálogo de status.
Figura 8: Ventana de Verificación para cambio de estatus del documento en Gestión del documento En la gestión de cada comprobante Pendiente o Aceptado, podrá hacerse uso de los status conFigurados.
(Ver Figura 8).
Asociación de metadatos.
Figura 27: Catálogo metadatos En el portal se encuentra disponible una lista de 23 metadatos para conFigurar en el usuario receptor.
Esta funcionalidad la tendrá disponible el usuario principal Receptor y usuarios con Rol Administrador
siempre y cuando tenga activo el permiso, los usuarios con rol Básico y Avanzado tendrán disponible el
modo solo consulta. Esta opción se dispone en el Menú inicial- Catálogo - Metadatos. (Ver Figura 27).
Figura 28: Catálogo metadatos Posteriormente se presenta la pantalla inicial de metadatos asociados donde permitirá asociar metadatos
en el botón Asociar Metadatos. (Ver Figura 28).
Figura 29: Metadatos disponibles Nota: la conFiguración de Metadatos no son obligatorios para la carga de documentos, sólo si es
requerido por algún cliente.
El portal presentará una lista base de metadatos estándar de tipo listable y no listable que permitirá
conFigurar según las necesidades de la empresa, estos formarán parte de la validación en la radicación de
documentos electrónico que los contenga, tales como: sucursal, unidad de costo, línea de negocio, región,
ubicación geográfica entre otros. (Ver Figura 29).
Figura 30: Catálogo metadatos Para conFigurar los metadatos, presionar la acción Asociar que se encuentra en el lateral derecho de
cada metadato requerido. (Ver Figura 30).
Figura 31: Asociar metadato Al asociar metadatos tipo lista se presenta la pantalla con los campos fijos (Código Metadatos, Nombre
Genérico) y campos disponibles para la conFiguración (Nombre Propio, Requerido) donde en Nombre
Propio es el nombre asignado por el usuario y el check de requerido que indicará si el metadato es
obligatorio, adicional se debe agregar un valor propio en el campo Valor1 que se activa presionando el
botón con el signo (+) permitiendo así crear la lista del mismo metadato con diferentes valores, cada
metadato puede conFigurarse de forma activo e inactivo indicándolo con el check. (Ver Figura 31).
Figura 32: Asociar metadato La asociación de metadatos que no son listable tendrá disponible la conFiguración de Nombre propio y
activación si es requerido, el valor será indicado en la funcionalidad Comprobante- Subir documentos-
Metadatos, ya es donde solicita el valor correspondiente. (Ver Figura 32).
Figura 33: Metadatos Asociados Por cada asociación de metadatos, el portal mostrará la lista de los mismos conFigurados al receptor donde
estarán disponible con la acción Editar en caso de requerir cambios o agregar nuevo valor a los metadatos
tipo lista. (Ver Figura 33)
Todos los metadatos activos listable o no listable estarán disponible en la funcionalidad Comprobantes-
Subir documentos - Metadato para ser radicado junto un documento XML que se requiera.
