Contingencia de factura electrónica un aliado para su negocio

Contingencia de factura electrónica un aliado para su negocio

La contingencia de Factura Electrónica es un aliado para la operación de nuestros clientes. En el marco de la entrada en vigencia de la obligatoriedad a partir del 1 de febrero de 2024 para la adopción del anexo técnico de factura electrónica de venta versión 1.9, en el cual se tiene establecido entre sus principales cambios que "La fecha de generación y la fecha de la firma de la factura electrónica debe ser el mismo día" se ha eliminado la regla de 10 días posterior e inferior a la fecha. Por lo antes mencionado, va a ser clave que como aliados y casas de software se tengan implementados los procedimientos de facturación en escenarios de contingencia total o parcial bajo la premisa de máximo esfuerzo de validación ante la DIAN con esquemas auditables. Y su vez el tener procesos bien implementados para la contingencia de Facturación Electrónica va a ser un gran aliado a la hora que se presenten intermitencias o timeouts en el servicio de la DIAN, interrupción del servicio de internet o ante intermitencias en la plataforma de emisión de facturas electrónicas de The Factory HKA Colombia. Sobre todo en los puntos de ventas tengamos procedimientos que garanticen que las operaciones continúen y no se detengan. En tal sentido los invitamos a estudiar el material o contenido que se presenta a continuación:

Analizando el alcance que pueden tener los escenarios de contingencia de nuestros clientes podemos hablar de dos tipos de alcance:

Tipos de Contingencia Facturador Electrónico (Tipo 03)

Contingencia Total

Es lo que se tiene establecido en el anexo técnico 1.9 y está alineado con esquemas B2B, ahora con la masificación de la factura electrónica no es tan sencillo aplicarlo. Eventos fuera de la operación normal, hacking, como ejemplo lo recientemente ocurrido con los hechos de hackeo a nubes privadas que generaron total indisponbilidad impidiendo el proceso de facturación electrónica.

Contingencia Parcial

Es una sugerencia de Procedimiento TFHKA bajo la premisa de “Máximo Esfuerzo de Validación ante la DIAN” con Esquemas Auditables. En la regulación no se presentan esquemas aplicables a este tipo de contingencia es más alineado a esquemas B2C.

Contingencia Total Facturador Electrónico (Tipo 03) – Anexo Técnico 1.9

Corresponde al esquema que se tiene establecido en el anexo técnico 1.9.

Los inconvenientes tecnológicos por parte del facturador electrónico implican que esté tenga en cuenta lo siguiente: • Por el tiempo en que dure la contingencia expedir factura de venta de talonario o de papel, la cual se podrá generar para su expedición de forma manual o autógrafa o a través de sistemas informáticos electrónicos • El facturador electrónico deberá generar una carta declarando el inconveniente tecnológico o superación del misma, la cual debe ir firmada por el representante legal de la compañía o quien haga de sus veces y remitirla al correo electrónico contingencia.facturadorvp@dian.gov.co con lo siguiente: o Asunto: Nit de la empresa separado con un guión el digito de verificación; Nombre de la empresa. o Adjunto: PDF de la carta donde se declaren en contingencia con la firma del representante legal o quien haga de sus veces. o Cuerpo del correo: Datos de contacto (Nombres, teléfono/Celular de contacto). ▪ Nota: Este correo únicamente será para la recepción de correos de los facturadores electrónicos para informar el inconveniente tecnológico o superación de este. ▪ Nota: Adicionalmente, si quieren entregar estas constancias por escrito lo pueden realizar a través de radicados, el cual deberá remitirse a la DIAN - nivel central - factura electrónica.

• Una vez el facturador electrónico superé el inconveniente tecnológico deberá proceder a generar, transmitir, expedir y recibir sus documentos e instrumentos electrónicos de manera habitual. • Se deberá transcribir la información mediante el documento electrónico de transmisión de cada una de las facturas de venta de talonario o papel expedidas en el tiempo que duró la contingencia, al momento de transmitir la DIAN está informará las notificaciones y/o rechazos a que haya lugar sobre estás, las cuales deberán expedir dentro de las 48 horas siguientes al momento en que se supera el inconveniente. • El envío de los instrumentos electrónicos debe realizarse a través del método SendBillSync.

Se informa que los documentos CreditNote, DebitNote y ApplicationResponse no tienen esquemas de contingencia, por tanto, el facturador no deberá usar la numeración de contingencia para estos documentos, sino la numeración establecida por el facturador para estos. Dicho lo anterior se deberán generar, transmitir, validar y expedir los documentos según se establece el presente anexo cuando los inconvenientes tecnológicos presentados por parte del facturador electrónico estén superados.

Declaración Contingencia Total Facturador Electrónico (Tipo 03)

A continuación se presentan ejemplos de Inicio y Finalización de Declaración Contingencia Total Facturador Electrónico.

Solicitud Aprobación Contingencia Parcial Facturador Electrónico (Tipo 03)

A continuación se presenta ejemplo de Solicitud Aprobación Contingencia Parcial Facturador Electrónico (Tipo 03), este tipo de esquemas no se encuentra en la regulación actual pero es el esquema que algunos de nuestros aliados han implementado y los cuales han superado procesos de auditorías por parte de la DIAN. Y es la recomendación que damos por experiencia. Esta solicitud la debe elaborar la empresa emisora en el momento que vaya a masificar su facturación electrónica, es un ejemplo o referencia, cada contribuyente debe adecuarla a sus procesos y operación. Debe quedar debidamente resguardado y bajo esquemas de documentación propias de Sistemas de Gestión de la empresa de ser posible. Se recomienda que al momento de generarse la necesidad de entrar en contingencia parcial haya una aprobación o autorización por parte de un supervisor o persona designada por la empresa, y que quede trazabilidad del inicio y fin de la contingencia, con la finalidad que pueda ser auditado posteriormente. No debe estar en potestad de un cajero o agente de punto de venta el entrar en contingencia tipo 03. Se busca garantizar que la operación y ventas no se detengan.

A continuación se presentan los gráficos de cómo pueden presentarse las contingencias parciales.

Escenario 1 Contingencia Parcial con base en Ejemplo en Solicitud

En la generación se tienen los datos que va a tener en el futuro la factura, aún no se tiene la factura electrónica. Intento de transmisión, se envían los datos de lo que va a tener la factura para que con base a las validaciones de la DIAN si se convierta en factura electrónica de venta, hasta que la DIAN no lo valide no se tiene la factura electrónica. Expedición, es entregar la factura con la validación de la DIAN. Bajo un esquema de contingencia voy a tener generación, en la generación los datos deben estar almacenados en una base de datos (disco duro, nube, sistema POS, RAM-ROM de un celular) para tener la posibilidad de reconstruir la transacción en caso de contingencia, sobre todo en contingencias parciales. En el escenario 1 se hacen dos intentos cada uno de 1 minuto y después del segundo se toma la decisión de expedirlo sin validación de la DIAN. La contingencia va ir sin validación pero cumpliendo con los requisitos de la factura de venta de talonario papel, tiene una fecha de expedición, independientemente de que se transmita o no ya al adquirente le sirve esa factura para deducción de costos y gastos. La responsabilidad queda de parte del facturador electrónico, y puede estar expuesto a sanciones por no transmitir en debida forma en los tiempos establecidos, es decir, 48 horas contadas a partir de haber salido de la contingencia. Después de la expedición se debe hacer la transmisión de los documentos.

Escenario 2 Contingencia Parcial con base en Ejemplo en Solicitud

Escenario 3 Contingencia Parcial con base en Ejemplo en Solicitud

Estamos en rutas de venta y se llega a un sitio donde no hay internet, las transacciones se van almacenando en el dispositivo móvil, se hace el intento de transmitir y no se puede transmitir, se entrega la factura contingencia de talonario papel y cuando se llega a una zona de cobertura ya se tiene en el sistema la posibilidad de empezar a transmitirla. Es recomendable mantener una copia física de la transacción para tener respaldo en caso de robo o extravío del dispositivo móvil.

Conciliación

Ante escenarios de estados indeterminados de transacciones electrónicas que pueden ser origen de documentos emitidos en contingencia, es necesario realizar el último esfuerzo de conciliar el estado definitivo de los mismos, ejemplos: 1. Transacción validada por la DIAN después del lapso de tiempo especificado para la expedición de una factura electrónica de contingencia. Esta transacción se debe anular con una nota crédito referenciada.

2. Transacción en estado de error por la DIAN después del lapso de tiempo especificado para la expedición de una factura electrónica de contingencia. Esta transacción se puede consultar por API y no se puede ver por el portal de la DIAN. Se debe dejar registrado el intento de anulación de la transacción así no se logre.

3.En la documentación técnica de TFHKA de estatus indeterminados pueden ver escenarios adicionales y sugerencias de manejo.

Documentos con estatus indeterminado en HKAFactura, En esta sección de la felcowiki puede encontrar información acerca de que es, porque ocurre y como solucionar los estatus indeterminados en la emisión de facturas.

Canal de Notificaciones Técnicas Telegram

Documentos con estatus indeterminado en HKAFactura

Datos Origen de conciliación:

1. Reporte del Portal DIAN “Facturando Electrónicamente” (Emisión / Recepción).
2. Reporte de documentos desde los portales de TFHKA.
3. Reporte de documentos desde los Sistemas de Facturación – ERP´s.

Requisitos de las facturas de talonario o papel A continuación se muestran los requisitos que deben cumplir las facturas de talonario o papel según lo establecido en el artículo 12 de la resolución DIAN 000165 de 01-11-2023.

Las facturas de Talonario o Papel deben incluir código QR si se expiden a través de Sistemas Informáticos & el código QR debe incluir CUFE

En el numeral 14 del artículo 12 de de la resolución DIAN 000165 de 01-11-2023.indica que El Código de respuesta rápida -Código QR-, en caso de que la factura de venta de talonario o de papel se genere a través de sistemas informáticos electrónicos.

Generación del CUFE

Ejemplo - Generación del CUFE