Manual de Usuario Portal De Inscripción The Factory HKA

De tfhkacolwiki
Revisión del 16:33 17 may 2023 de Eramirez (discusión | contribuciones) (Ajustes, en los campos de las pestañas: INICIO, EMPRESA, REPRESENTANTE, APODERADO, UBICACIÓN, COMERCIAL, DOCUMENTOS, Adjuntamos dichos documentos, y documentos del apoderado (Sin Imagenes))
Ir a la navegación Ir a la búsqueda


Pagina en construcción

Descripción del portal de inscripción

Este portal nos da la funcionalidad de registrar a nuevos usuarios, que desean realizar una compra con The Factory HKA, lo cual se genera por otro portal de Recompra, y lo veremos más adelante.
Este Portal de registro tiene como funcionalidad de registrar los datos del nuevo usuario o el nuevo cliente y poder subir los documentos solicitados, para tener la información detallada y así podrá realizar la compra en el portal de Recompra sin ningún inconveniente.

PASOS PARA REALIZAR EL REGISTRO

Inicio

En la pestaña de inicio se da a conocer la política de tratamientos de los datos, es importante que lean y verifiquen esta información, lo cual da una información detallada sobre el uso y la protección que darán con dichos datos.

Imagen 1: Pantalla de Inicio



  • Al haber leído bien detalladamente la información la política de datos basado con la ley 1581 de 2012, se requiere que Acepten y que estén de Acuerdo con las políticas de tratamientos de datos.
  • Al dar la opción de estar de acuerdo con la política de tratamiento de datos.

Se genera una pequeña ventana de información, donde se especifica bien el registro del sistema, detallando bien los documentos que se requieren tener para completar el registro. Es importante leer bien esta información, para tener en cuenta lo que se requiere del registro. Dar opción de continuar… y SIGUIENTE.

Imagen 1: Pantalla de Inicio



CONSIDERACIONES (ANTES DE EMPEZAR):

Se recomienda tener en cuenta que antes de continuar con el registro se debe tener a mano los documentos que nos solicitan para poder subirlas en el portal, el Representante legal debe estar disponible para este proceso y dar continuar con el registro. Estos Documentos que deben ser cargados los cuales son:

  • Cédula del representante Legal
  • RUT (No superior a 2Mb)
  • Comprobante de pago
  • Carta Notariada
  • Formato de vinculación con The Factory HKA

EMPRESA

En esta pestaña se da el registro de la empresa obteniendo los datos de la empresa

Seleccionando Tipo de persona, Si es persona Natural se registran los siguientes Datos:
Imagen 1: Pantalla de Inicio


  • Nombre
  • Apellido
  • Tipo de documento
  • Número de documento


Imagen 1: Pantalla de Inicio



Seleccionando Tipo de persona, Si es persona Jurídica se registran los siguientes Datos:

Imagen 1: Pantalla de Inicio



  • Razón social
  • Nombre Comercial
  • Tipo de documento
  • Número de documento
  • Dígito verificador


Imagen 1: Pantalla de Inicio



Imagen 1: Pantalla de Inicio



Imagen 1: Pantalla de Inicio


  • Una vez, registrado los datos damos SIGUIENTE

REPRESENTANTE

En esta pestaña vamos a encontrar y vamos a diligenciar los Datos del representante legal que son con los siguientes datos:

    • Tipo de documento
Imagen 1: Pantalla de Inicio
    • Número de Documento
    • Nombre
    • Apellido
Imagen 1: Pantalla de Inicio

  • Luego, se requiere agregar los correos, y números telefónicos del representante legal con tal de que se pueda recibir la notificación correspondiente, ya que el portal enviará un Código de a la emisión del Certificado Digital
  • Se requiere correo de pagos, y de facturas si son diferentes o son los mismos
Imagen 1: Pantalla de Inicio

  • Cuando estemos ingresando el correo electrónico del representante, el sistema nos dará una pequeña información sobre el campo requerido.
Imagen 1: Pantalla de Inicio

  • Se requiere leer bien esta información, para lograr entender el uso que se le dará al correo electrónico previamente registrado, lo cual marcamos que Hemos leído y estamos de acuerdo
    Imagen 1: Pantalla de Inicio
    con dicha información y damos CONTINUAR
  • Debemos tener en cuenta que en este correo se estará enviando notificaciones que requiere el sistema para validar
  • También tenemos el campo de un correo (opcional) si así lo requerimos.
    • APODERADO:
En el siguiente campo seleccionamos (posee apoderado), si no poseemos apoderado, seleccionamos que NO y le damos SIGUIENTE, para continuar a la siguiente pestaña
Imagen 1: Pantalla de Inicio

Imagen 1: Pantalla de Inicio

    • Si poseemos apoderado, debemos seleccionar en y llenamos los datos del apoderado correspondientes
      • REQUISITO:
Debemos tener en cuenta que SI poseemos apoderado el portal solicitará documentos de dicho apoderado.
Imagen 1: Pantalla de Inicio

Imagen 1: Pantalla de Inicio

      • Si es persona Jurídica llenamos los siguientes datos:
Imagen 1: Pantalla de Inicio

Imagen 1: Pantalla de Inicio

      • Si el tipo de persona es Natural, se llena el número del NIT y su Dígito verificador con los demás datos. y le damos SIGUIENTE
Imagen 1: Pantalla de Inicio

UBICACIÓN

En esta pestaña llenamos los datos de la ubicación:

Imagen 1: Pantalla de Inicio

COMERCIAL

En esta pestaña, llenamos la información del aliado comercial, indicando:

  • Medio de Adquisición,
  • Su vendedor
  • Su código de agencia
    • (El código requerido, puede obtener más información con su asesor comercial para obtener dicha información)

y le damos VALIDAR, para verificar el aliado

Imagen 1: Pantalla de Inicio

Aparecerá la Validación del código de Agencia, para seguir con el proceso daremos CONTINUAR y SIGUIENTE

Imagen 1: Pantalla de Inicio

DOCUMENTOS

En esta pestaña cargamos los Documentos correspondientes para el registro correspondiente En Total son 5 Documentos que deben ser cargados los cuales son:

  • Cédula del representante Legal
  • RUT (No superior a 2Mb)
  • Comprobante de pago
  • Carta Notariada
  • Formato de vinculación con The Factory HKA

Adjuntamos dichos documentos:

  • Cédula del representante Legal
  • damos en examinar, buscamos el respectivo documento y le damos ABRIR.
Imagen 1: Pantalla de Inicio

Imagen 1: Pantalla de Inicio

Podemos visualizar el documento subido de la siguiente manera, de igual manera podemos ver una vista previa detallada del documento dando click en la lupa
Imagen 1: Pantalla de Inicio

Se puede dar una vista previa más detallada el documento que adjuntamos, podemos utilizar las herramientas señaladas para ver mejor el :: documento
Imagen 1: Pantalla de Inicio

  • RUT
damos en EXAMINAR, buscamos el respectivo documento y le damos ABRIR.
Igualmente podemos realizar una respectiva vista previa del documento
Imagen 1: Pantalla de Inicio

Imagen 1: Pantalla de Inicio

  • Comprobante de pago
damos en EXAMINAR, buscamos el respectivo documento y le damos ABRIR
Imagen 1: Pantalla de Inicio

Imagen 1: Pantalla de Inicio

  • Carta Notariada
damos en EXAMINAR, buscamos el respectivo documento y le damos ABRIR
Imagen 1: Pantalla de Inicio

Imagen 1: Pantalla de Inicio

  • Formato de vinculación con The Factory HKA
damos en EXAMINAR, buscamos el respectivo documento y le damos ABRIR
Imagen 1: Pantalla de Inicio

Imagen 1: Pantalla de Inicio

Adjuntamos dichos documentos si poseemos (APODERADO):

  • Cédula del Apoderado
damos en EXAMINAR, buscamos el respectivo documento y le damos ABRIR
Imagen 1: Pantalla de Inicio

Imagen 1: Pantalla de Inicio

  • RUT del apoderado
damos en EXAMINAR, buscamos el respectivo documento y le damos ABRIR
Imagen 1: Pantalla de Inicio

Imagen 1: Pantalla de Inicio

  • Poder conferido del apoderado
damos en EXAMINAR, buscamos el respectivo documento y le damos ABRIR
Imagen 1: Pantalla de Inicio

Imagen 1: Pantalla de Inicio

  • Documento de confianza del apoderado, DILIGENCIADO A MANO
(Es importante aclarar que este documento NO se firma electrónicamente) damos en EXAMINAR, buscamos el respectivo documento y le damos ABRIR
Imagen 1: Pantalla de Inicio

Imagen 1: Pantalla de Inicio

Acá seleccionamos el Tipo de formato de vinculación de acuerdo con la información de dicho documento

Imagen 1: Pantalla de Inicio

Podemos también agregar un comentario si así lo deseamos Por último le damos VALIDAR

Imagen 1: Pantalla de Inicio

Esperamos que la plataforma valide los documentos que ingresamos

Imagen 1: Pantalla de Inicio

Una vez que haya validado los documentos, se genera un cuadro donde puede validar y verificar si los datos de la empresa sean exactamente los mismo que aparecen en el RUT, si estamos de acuerdo damos click en VALIDAR
Imagen 1: Pantalla de Inicio

Una vez validado los datos correctamente damos click en SIGUIENTE

Imagen 1: Pantalla de Inicio

Se genera otro cuadro con información del documento de confianza que genera el sistema de acuerdo con la información suministrada, es muy importante leer bien esta información ya que se tiene en cuenta el Firmado electrónico.

Damos click en CONTINUAR

Imagen 1: Pantalla de Inicio

VISTA PREVIA

En esta pestaña nos da una vista previa de la generación del documento de confianza según con los datos suministrados para dar continuidad con el firmado del documento
Imagen 1: Pantalla de Inicio

Imagen 1: Pantalla de Inicio

  • Una vez que hayamos verificado el documento damos Click en ENVIAR
  • Nos genera un cuadro dando indicaciones sobre el código de autenticación que fue enviado al correo electrónico del Representante que registramos en el sistema.
  • Damos Click en CONTINUAR
Imagen 1: Pantalla de Inicio

  • Nos dirigimos a nuestro Correo electrónico para ver el código de autenticación generado. El correo que nos llegará con el asunto
Imagen 1: Pantalla de Inicio

Código de autenticación

Imagen 1: Pantalla de Inicio

  • Vemos el correo electrónico, y podemos leer información detalladamente sobre el proceso de la firma electrónica
Imagen 1: Pantalla de Inicio

  • Ingresamos el Código que nos llegó por el correo y validamos el re CAPTCHA
  • Damos Click en FINALIZAR
Imagen 1: Pantalla de Inicio

  • El portal estará cargando y guardando dicho documento para tenerlo en cuenta
Imagen 1: Pantalla de Inicio

  • El documento será enviado por el mismo correo que nos llegó el código de autenticación, el mismo que registramos.
  • Nos genera un recuadro dándonos información del proceso. Lo cual, se ha guardado y firmado exitosamente y enviado al respectivo correo electrónico
Imagen 1: Pantalla de Inicio

  • Verificamos el correo electrónico, el Asunto que nos llega es

Documento de Confianza'

Imagen 1: Pantalla de Inicio

  • Procedemos a abrir el correo y en la parte inferior entramos el Documento de Confianza generado por el sistema.
Imagen 1: Pantalla de Inicio

  • Procedemos a descargar dicho documento para tenerlo presente, ya que se puede requerir más adelante.
Imagen 1: Pantalla de Inicio

SOPORTE

  • Cualquier novedad que se les pueda presentar en el portal pueden observar en la parte superior derecha como lo muestra la siguiente imagen para obtener información..
  • Podemos dar Click
Imagen 1: Pantalla de Inicio

  • Podemos obtener apoyo durante el proceso comunicándonos a través de las siguientes canales:
Imagen 1: Pantalla de Inicio