Manual de Usuario Portal De Inscripción The Factory HKA

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Revisión del 18:05 26 may 2023 de Eramirez (discusión | contribuciones) (se suben las otras imagenes faltantes,)
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Descripción del portal de inscripción

El portal de Vinculación o Inscripción permite a los clientes poder formalizar su proceso por primera vez con The Factory HKA Colombia, por medio de el pueden registrar los datos de la empresa, representante legal, vendedor y enviar los documentos requeridos para iniciar el proceso dentro de la empresa.
Paso a paso se indicara los datos solicitados para ser registrados y ser procesado en el portal de inscripción.
Es importante que tengan en consideración:

  1. El documento requerido para el proceso se genera de forma automática
  2. Es importante que el representante legal este en el proceso porque debe realizar la firma electrónica del documento en el momento del registro.
  3. Es importante tener el código del vendedor al momento de realizar el registro.
  4. El RUT que vayan a utilizar en el proceso debe ser descargado directamente de la DIAN.
  5. la Cámara de comercio no debe tener mas de 1 mes de generada.

PASOS PARA REALIZAR EL REGISTRO

Inicio

En la pestaña de inicio se da a conocer la política de tratamientos de los datos, es importante que lean y verifiquen esta información, lo cual da una información detallada sobre el uso y la protección que darán con dichos datos.

Imagen 1: Pantalla de Inicio


  • Al haber leído bien detalladamente la información la política de datos basado con la ley 1581 de 2012, se requiere que Acepten y que estén de Acuerdo con las políticas de tratamientos de datos.
  • Al dar la opción de estar de acuerdo con la política de tratamiento de datos.
Se genera una pequeña ventana de información, donde se especifica bien el registro del sistema, detallando bien los documentos que se requieren tener para completar el registro. Es importante leer bien esta información, para tener en cuenta lo que se requiere del registro. Dar opción de continuar… y SIGUIENTE.


Ventana de información



ANTES DE EMPEZAR Es importante que tengan en consideración:

Se recomienda tener en cuenta que antes de continuar con el registro se debe tener a mano los documentos que nos solicitan para poder subirlas en el portal, el Representante legal debe estar disponible para este proceso y dar continuar con el registro. Estos Documentos que deben ser cargados los cuales son:

  • Cédula del representante Legal
  • RUT (No superior a 2Mb)
  • Comprobante de pago
  • Carta Notariada
  • Formato de vinculación con The Factory HKA

EMPRESA

En esta pestaña se da el registro de la empresa obteniendo los datos de la empresa Seleccionando Tipo de persona, Si es persona Natural se registran los siguientes Datos:

Imagen 2: Tipo de persona natural



    • Nombre
    • Apellido
    • Tipo de documento
    • Número de documento


Imagen 3: Pantalla de Inicio



Seleccionando Tipo de persona, Si es persona Jurídica se registran los siguientes Datos:

Imagen 4: Tipo de persona jurídica
  • Razón social
  • Nombre Comercial
  • Tipo de documento
  • Número de documento
  • Dígito verificador


Imagen 5: Datos Empresa Tipo persona jurídica


  • Una vez, registrado los datos damos SIGUIENTE

REPRESENTANTE

En esta pestaña vamos a encontrar y vamos a diligenciar los Datos del representante legal que son con los siguientes datos:

  • Tipo de documento
Imagen 6: Tipo de documento representante

    • Número de Documento
    • Nombre
    • Apellido
Imagen 7: Datos del representante

  • Luego, se requiere agregar los correos, y números telefónicos del representante legal con tal de que se pueda recibir la notificación correspondiente, ya que el portal enviará un Código de a la emisión del Certificado Digital
  • Se requiere correo de pagos, y de facturas si son diferentes o son los mismos
Imagen 8: Datos de Contacto Representante

  • Cuando estemos ingresando el correo electrónico del representante, el sistema nos dará una pequeña información sobre el campo requerido.
Imagen 9: Ventana de información del correo del representante

  • Se requiere leer bien esta información, para lograr entender el uso que se le dará al correo electrónico previamente registrado, lo cual marcamos que Hemos leído y estamos de acuerdo
    Check
    con dicha información y damos CONTINUAR
  • Debemos tener en cuenta que en este correo se estará enviando notificaciones que requiere el sistema para validar
  • También tenemos el campo de un correo (opcional) si así lo requerimos.
    • APODERADO:
En el siguiente campo seleccionamos (posee apoderado), si no poseemos apoderado, seleccionamos que NO y le damos SIGUIENTE, para continuar a la siguiente pestaña
Imagen 10: No posee Apoderado

    • Si poseemos apoderado, debemos seleccionar en y llenamos los datos del apoderado correspondientes
      • REQUISITO:
Debemos tener en cuenta que SI poseemos apoderado el portal solicitará documentos de dicho apoderado.
Imagen 11: Si posee Apoderado

Imagen 12: Datos del apoderado Persona Jurídica

      • Si es persona Jurídica llenamos los siguientes datos:
Imagen 13: Datos del Apoderado Persona Jurídica

Imagen 14: Tipo de documento del representante

Imagen 15: Datos del apoderado representante Persona Jurídica


  • Si el tipo de persona es Natural, se llena el número de identificación y su Dígito verificador con los demás datos. y le damos SIGUIENTE
Imagen 16: Datos del apoderado representante Persona Natural


UBICACIÓN

En esta pestaña llenamos los datos de la ubicación:

Imagen 17: Departamento en Datos de Ubicación

Imagen 18: Datos de Ubicación


COMERCIAL

En esta pestaña, llenamos la información del aliado comercial, indicando:

  • Medio de Adquisición,
Imagen 19: Medio de Adquisición

  • Su vendedor
  • Su código de agencia
    • (El código requerido, puede obtener más información con su asesor comercial para obtener dicha información)

y le damos VALIDAR, para verificar el aliado

Imagen 20: Datos del comercial

Aparecerá la Validación del código de Agencia, para seguir con el proceso, daremos CONTINUAR y SIGUIENTE

Imagen 21: Ventana de información validación codigo de agencia


DOCUMENTOS

En esta pestaña cargamos los Documentos correspondientes para el registro correspondiente En Total son 5 Documentos que deben ser cargados los cuales son:

  • Cédula del representante Legal
  • RUT (No superior a 2Mb)
  • Comprobante de pago
  • Carta Notariada
  • Formato de vinculación con The Factory HKA


Adjuntamos dichos documentos:

  • Cédula del representante Legal
  • damos en examinar, buscamos el respectivo documento y le damos ABRIR.
Imagen 22: Carga de documento EXAMINAR Documento de Identidad del Representante Legal

Imagen 23: Abrir Documento de Identidad del Representante Legal

Podemos visualizar el documento subido de la siguiente manera, de igual manera podemos ver una vista previa detallada del documento dando Click en la lupa
Imagen 24: Lupa para visualizar Documento de Identidad del Representante Legal

Se puede dar una vista previa más detallada el documento que adjuntamos, podemos utilizar las herramientas señaladas para ver mejor el :: documento
Imagen 25: Visualización del Documento de Identidad del Representante Legal

  • RUT
damos en EXAMINAR, buscamos el respectivo documento y le damos ABRIR.
Igualmente podemos realizar una respectiva vista previa del documento
Imagen 26: Abrir Documento RUT

Imagen 27: Lupa para visualizar del Documento RUT

  • Comprobante de pago
damos en EXAMINAR, buscamos el respectivo documento y le damos ABRIR
Imagen 28: Abrir el Documento Comprobante de Pago

Imagen 29: Lupa para visualizar Documento Comprobante de Pago

  • Carta Notariada
damos en EXAMINAR, buscamos el respectivo documento y le damos ABRIR
Imagen 30: Abrir documento Carta Notariada

Imagen 31: Lupa para visualizar el Documento Carta Notariada

  • Formato de vinculación con The Factory HKA
damos en EXAMINAR, buscamos el respectivo documento y le damos ABRIR
Imagen 32: Abrir documento de Formato de Vinculación TFHKA

Imagen 33: Lupa para visualizar el documento de Formato de vinculación

Adjuntamos dichos documentos si poseemos (APODERADO):

  • Cédula del Apoderado
damos en EXAMINAR, buscamos el respectivo documento y le damos ABRIR
Imagen 34: Abrir documento de identidad del Apoderado

Imagen 35: Lupa para visualizar el documento de identidad del Apoderado

  • RUT del apoderado
damos en EXAMINAR, buscamos el respectivo documento y le damos ABRIR
Imagen 36: Abrir documento de Rut del apoderado

Imagen 37: Lupa para visualizar el documento de Rut del Apoderado

  • Poder conferido del apoderado
damos en EXAMINAR, buscamos el respectivo documento y le damos ABRIR
Imagen 38: Abrir documento de poder conferido Apoderado

Imagen 39: Lupa para visualizar el documento Poder Conferido del Apoderado

  • Documento de confianza del apoderado, DILIGENCIADO A MANO
(Es importante aclarar que este documento NO se firma electrónicamente) damos en EXAMINAR, buscamos el respectivo documento y le damos ABRIR
Imagen 40: Abrir documento de Documento de Confianza Apoderado

Imagen 41: Lupa para visualizar el documento de Confianza del Apoderado


Acá seleccionamos el Tipo de formato de vinculación de acuerdo con la información de dicho documento

Imagen 42: Tipo de Formato De vinculación

Podemos también agregar un comentario si así lo deseamos Por último le damos VALIDAR

Imagen 43: Selección del tipo de formato de Vinculación

Esperamos que la plataforma valide los documentos que ingresamos

Imagen 44: Validando Documentos Por favor esperar

Una vez que haya validado los documentos, se genera un cuadro donde puede validar y verificar si los datos de la empresa sean exactamente los mismo que aparecen en el RUT, si estamos de acuerdo damos Click en VALIDAR
Imagen 45: Ventana de información Validación de datos

Una vez validado los datos correctamente damos Click en SIGUIENTE

Imagen 46: Dar siguiente para continuar

Se genera otro cuadro con información del documento de confianza que genera el sistema de acuerdo con la información suministrada, es muy importante leer bien esta información ya que se tiene en cuenta el Firmado electrónico.

Damos Click en CONTINUAR

Imagen 47: Ventana de información del documento de Confianza

VISTA PREVIA

En esta pestaña nos da una vista previa de la generación del documento de confianza según con los datos suministrados para dar continuidad con el firmado del documento
Imagen 48: Vista previa del documento de Confianza

Imagen 49: Envio del Documento de confianza

  • Una vez que hayamos verificado el documento damos Click en ENVIAR
  • Nos genera un cuadro dando indica sobre el código de autenticación que fue enviado al correo electrónico del Representante que registramos en el sistema.
  • Damos Click en CONTINUAR
Imagen 50: Ventana de información sobre el código de autenticación enviado al correo Representante Legal

  • Nos dirigimos a nuestro Correo electrónico para ver el código de autenticación generado. El correo que nos llegará con el asunto


Código de autenticación

Imagen 51: Correo The Factory HKA Código de Autenticación

  • Vemos el correo electrónico, y podemos leer información detalladamente sobre el proceso de la firma electrónica
Imagen 52: Abrir correo Código de Autenticación

  • Ingresamos el Código que nos llegó por el correo y validamos el re CAPTCHA
  • Damos Click en FINALIZAR
Imagen 53: Validar Código de Autenticación, reCAPTCHA

  • El portal estará cargando y guardando dicho documento para tenerlo en cuenta
  • El documento será enviado por el mismo correo que nos llegó el código de autenticación, el mismo que registramos.
  • Nos genera un recuadro dándonos información del proceso. Lo cual, se ha guardado y firmado exitosamente y enviado al respectivo correo electrónico
Imagen 54: Ventana de información sobre el guardado y firmado el documento Exitosamente al Correo del Representante Legal

  • Verificamos el correo electrónico, el Asunto que nos llega es

Documento de Confianza'

  • Procedemos a abrir el correo y en la parte inferior entramos el Documento de Confianza generado por el sistema.
Imagen 55: Asunto correo Documento de confianza al Representante Legal

  • Procedemos a descargar dicho documento para tenerlo presente, ya que se puede requerir más adelante.
Imagen 56: Opción para Descargar el Documento de confianza

SOPORTE

  • Cualquier novedad que se les pueda presentar en el portal pueden observar en la parte superior derecha como lo muestra la siguiente imagen para obtener información..
  • Podemos dar Click
Imagen 57: Principal icono de soporte
::
Imagen 57: icono de soporte

  • Podemos obtener apoyo durante el proceso comunicándonos a través de las siguientes canales:
Imagen 58: Ventana de información Soporte