RIPS - Portal HKA Fácil RIPS

🧭 Navegación por esta página
1. Use el menú a su derecha para ir directamente a la sección deseada. 2. En cada sección encontrará una ⬆️ que lo regresa al menú de esta página. 3. Al final de la página encontrará una 🏠, que también lo lleva al menú de esta página. 4. El botón ← Regresar lo llevará al menú principal de RIPS.

📚 Menú de navegación - RIPS

• 📘 Nuevo RIPS
  • 📄 1. Selección del Tipo de RIPS
  • 👥 2. Selección de Usuarios para el RIPS
    • 🩺 Añadir Servicios al RIPS
  • 🗂️ 3. Datos Adicionales
  • 📎 4. Cargar Documento XML (Attached Document)
  • 📤 5. Generación y Transmisión del RIPS
• 📋 Emitidos
  • 🔍 Visualización del detalle del RIPS
• 🚫 Rechazados
• 💾 Guardados
• 📦 Carga Masiva

🏥 Creación de un Nuevo RIPS ⬆️

En esta sección podrá generar un nuevo Registro Individual de Prestación de Servicios de Salud (RIPS). El sistema lo guiará paso a paso para seleccionar el tipo de RIPS, los usuarios involucrados y la información detallada de la atención prestada.

🧭 Pasos para iniciar la creación

Al hacer clic sobre el módulo RIPS, se despliega un submenú con cinco opciones disponibles:

• 🆕 Nuevo RIPS
• 📄 Emitidos
• ❌ Rechazados
• 💾 Guardados
• 📂 Cargas Masivas

Creación de nuevo RIPS

Creación de nuevo RIPS

Cada opción abre su respectiva sección en el panel derecho de la pantalla.

🧩 1. Selección del Tipo de RIPS ⬆️

A partir de la selección de Nuevo RIPS, el sistema ofrece cinco tipos de RIPS. En esta sección se describe en qué consiste cada uno:

Tipos de RIPS y su uso en la transmisión al Ministerio de Salud

Tipo de RIPS	Descripción
RIPS con Factura Electrónica	Se utiliza cuando la prestación de servicios de salud está asociada a una factura electrónica válida. En este caso, el RIPS debe transmitirse incluyendo el xml AttachedDocument de la factura correspondiente.
RIPS de Nota Crédito	Se transmite cuando es necesario anular o disminuir total o parcialmente el valor reportado en un RIPS previamente enviado. No reemplaza el RIPS original, sino que lo complementa con la corrección.
RIPS de Nota Débito	Se utiliza para incrementar el valor reportado en un RIPS previamente transmitido, cuando se han identificado ajustes posteriores a la atención que afectan el valor total.
RIPS de Nota de Ajuste	Permite modificar información no valorada en un RIPS ya transmitido, como corrección de datos del paciente, servicios, códigos o fechas. No afecta los valores monetarios del reporte.
RIPS sin Factura	Aplica para casos en los que la atención en salud no genera un documento soporte electrónico (factura o nota), pero igualmente debe ser reportada al Ministerio. Se debe justificar adecuadamente su transmisión sin xml.

🧩 RIPS con Factura Electrónica ⬆️

En esta sección se describe el flujo que sigue el sistema cuando se selecciona la opción Nuevo RIPS.

✅ Confirmación de creación del RIPS

Una vez se selecciona en el Paso 1 la opción RIPS con Factura Electrónica, el sistema muestra en la parte superior derecha un mensaje de confirmación:

🟢 RIPS creado exitosamente → Este mensaje indica que se ha iniciado la creación del registro, y que la información diligenciada se irá almacenando de forma progresiva.

Inmediatamente después, justo encima del título 1. Selección del Tipo de RIPS, se despliega un encabezado adicional que indica:

Información del RIPS #xxxxxxxx-xxxx-xxxx-xxxx-xxxxxxxxxxxx

Este identificador único se asigna automáticamente al crear un nuevo RIPS. 🔍 Sirve como referencia interna para rastrear y distinguir el RIPS que se está construyendo dentro del sistema.

Nota: Este código no debe confundirse con el consecutivo del RIPS ni con el CUV.
🔒 Se trata de un identificador interno generado automáticamente por la plataforma para gestionar y rastrear cada registro de RIPS.

Selección tipo de RIPS a crear

Selección tipo de RIPS a crear

 🔎 Observación: En caso de cerrar sesión o salir de la pantalla, el RIPS se guardará automáticamente con la información registrada hasta ese momento. Posteriormente, podrá consultarse desde la sección “Guardados”.

👥 2. Selección de Usuarios para el RIPS ⬆️

Una vez elegido el tipo de RIPS:

• Aparece el cuadro de diálogo Selección de Usuarios.
• Ingrese el número de identificación o el nombre del paciente.
• El sistema sugerirá coincidencias automáticamente.
• Seleccione uno o varios pacientes.

Selección de Usuarios

Selección de Usuarios

🏷️ Añadir Servicios al RIPS

Después de seleccionar los pacientes:

• Buscar Servicio: Ingrese palabras clave, como "odon".
• Seleccionar Servicio: Elija de la lista desplegada.
• Agregar el Servicio: Haga clic en el ícono "+" o botón "Agregar".

Añadir servicios al RIPS

Añadir servicios al RIPS

Cada servicio agregado aparecerá listado con su tipo y estado.

🧾 3. Datos Adicionales ⬆️

• Número de Factura: Campo obligatorio. (Marcado con una flecha en la imagen).
• Ingrese el número con precisión.
• Luego, haga clic en el botón azul Guardar.

Datos adicionales

Datos adicionales

Se recomienda guardar periódicamente para evitar pérdida de información.

📎 4. Cargar Documento XML (Attached Document) ⬆️

Opciones disponibles:
🔍 Buscar documento automáticamente desde FEL

Puede consultar y cargar sus facturas o notas directamente desde nuestro sistema de emisión. Solo ingrese el número de documento y haga clic en Consultar.

👉 Esta opción aplica únicamente para clientes que emiten documentos a través de FELCO, ya sea desde el portal o mediante integración.

Cargar Documento XML

Buscar y cargar automáticamente desde FEL

📂 Cargar un archivo XML manualmente

Existen dos formas de subir el documento:

1. Arrastrar y soltar: Mueva el archivo XML al área designada.

2. Seleccionar desde el equipo: Haga clic en el área para abrir el explorador de archivos.

⚠️ Recomendación: Verifique el archivo antes de cargarlo. Debe corresponder al XML correcto y no estar dañado.

📝 Nota aclaratoria: En el caso de RIPS sin factura, el cuarto paso de carga del documento XML no aplica.

📤 5. Generación y Transmisión del RIPS ⬆️

• Clic en el botón verde Generar RIPS (con ícono de documento).

Generación y Transmisión del RIPS

• El archivo se enviará automáticamente al Ministerio de Salud.
• Se mostrará una notificación si el envío fue exitoso.

Vea el siguiente video explicativo:

📑 Listado de RIPS Emitidos ⬆️

Una vez generado el RIPS, el sistema redirige al módulo “Listado de RIPS Emitidos”.

✨ Características principales

• 🔎 Seguimiento detallado según su tipo 📄, estado ✅ y registro de envío 🔗.

Vista del módulo “Listado de RIPS Emitidos”

Vista del módulo “Listado de RIPS Emitidos”

📋 Información visible por fila

• 🔢 N.º Consecutivo: Identificador único del RIPS.
• ✅ Estado: Resultado del envío (ej. VALIDADO).
• 🕒 Fecha y hora: Ej. 13:33:46.
• 📄 Tipo de RIPS:
  • RIPS con factura (RIPS-FEL)
  • Nota crédito
  • Nota débito
  • Nota de ajuste
  • Sin factura
• 🧾 N° de DOC: Número de Documento al cual está asociado el RIPS .
• 👁️ Acciones: Ver detalle completo. 👉 Ver sección: 🔍 Visualización del detalle del RIPS

💡 Recomendación

Revise este módulo tras cada emisión para confirmar el procesamiento correcto.

🚫 RIPS Rechazados ⬆️

En esta sección se listan los RIPS que han sido rechazados por el Ministerio de Salud y Protección Social de Colombia. Estos rechazos pueden deberse a inconsistencias en los datos, errores en los valores reportados (como códigos, fechas, identificación del paciente, entre otros).

Cuando un RIPS es rechazado en el portal, se muestra el motivo del rechazo para que el usuario pueda identificar qué información debe ajustar en sus registros. Esta retroalimentación permite corregir los datos y preparar nuevos RIPS que cumplan con las validaciones requeridas.

Se recomienda revisar detalladamente cada motivo de rechazo antes de generar nuevos RIPS, para evitar errores repetitivos.

Ejemplo típico de rechazo:

"RECHAZADO", "Código": "DND133", "Descripción": "Interoperabilidad.Group.Collection.AdditionalInformation.MODALIDAD_PAGO] El valor reportado no es válido o está vacío"

Listado de RIPS rechazados

Listado de RIPS rechazados

🗂️ Descripción de la sección "Listado de RIPS Rechazados"

Esta vista presenta un listado estructurado de los RIPS que no superaron el proceso de validación. Su presentación es similar a la sección RIPS Emitidos, con columnas como RIPS, Estado, Fecha, Tipo, N.° Doc y Acciones.

La diferencia principal es que en esta sección los registros aparecen con estado RECHAZADO, lo que permite identificar rápidamente los casos que deben ser revisados y ajustados según corresponda.

❓ ¿Tiene dudas sobre el motivo del rechazo?

Puede consultar la sección detallada de validaciones del Ministerio de Salud para obtener más información sobre esta y otras reglas de rechazo, clic aquí: 👇

📚 Ver Reglas de Rechazo y Validaciones →

💾 RIPS Guardados ⬆️

🗂️ Detalles de la vista "Listado de RIPS Guardados"
Esta vista muestra el conjunto de RIPS que han sido generados y guardados en el sistema, pero que aún no han sido transmitidos al Ministerio de Salud. Su estructura es similar a la presentada en la sección de RIPS Emitidos, con columnas como RIPS, Estado, Fecha, Tipo, N.° Doc y Acciones.

La diferencia principal se encuentra en la columna ACCIONES, donde se presentan dos íconos con funcionalidades específicas:

✏️ Ícono de lápiz: Permite retomar el diligenciamiento del RIPS guardado para completarlo y prepararlo para su envío.

🗑️ Ícono de papelera: Permite eliminar el RIPS guardado del sistema en caso de que no se vaya a continuar con la creación del RIPS.

ESTADO: Los registros se encuentran en estado CREADO, lo que indica que han sido generados pero aún no se han enviado ni validado.

En la parte inferior se encuentra un sistema de paginación que permite recorrer fácilmente los diferentes grupos de registros, mediante opciones como Primero, Anterior, los números de página disponibles, Siguiente y Último. En la imagen de referencia, la página activa es la número 1.

Listado de RIPS Guardados

Listado de RIPS Guardados

📦 Carga Masiva ⬆️

💡 Toda la información de este proceso está explicada paso a paso aquí:

Ir a la página de Carga Masiva

🏠 ← Regresar